In dem vielseitigen Notizbuchprogramm Microsoft OneNote kann man auch verschiedene Ansichten einstellen, wie die App angezeigt wird – je nach dem jeweiligen Aufgabenbereich, den man gerade zu bearbeiten hat. Das reicht von der ganzseitigen Ansicht einer einzelnen Seite, über ein vereinfachtes Menüband für das kleinere Display eines Tablets, bis zum individuell richtigen Ort für das Anzeigen der Notizbuchstruktur und Abschnitte (links, rechts oder oben). Eine spezielle Bearbeitungsansicht ist das dauerhafte „Andocken an den Desktop“, wodurch der Bildschirm geteilt und das Abtippen aus anderen Programmen in OneNote erleichtert wird.

Inhaltsverzeichnis

Die Basics: Was ist und was kann Microsoft OneNote?

OneNote ist ein digitales Notizbuchprogramm, das in einem digitalen, papierlosen Büro die klassischen Leitz-Ordner ersetzt. Hier können alle Medien- und Dateiarten abgelegt, strukturiert, umgeordnet, weiter- und zusammen bearbeitet werden. Damit ist es erheblich universeller als zum Beispiel Microsoft Word, einem reinen Textbearbeitungsprogramm.

Die OneNote-Notizbücher eignen sich beispielsweise für das Dokumentieren von Projekten und offenen Vorgängen in Unternehmen aller Art, das Führen und Teilen von Besprechungsprotokollen, gemeinsame To-Do-Listen, das gemeinsame Planen von Events und aufwendigeren Terminen und vieles mehr. Die größten Stärken des laut Microsoft „am meisten unterschätzten Office-Programms“ sind:

das einfache Teilen der Inhalte mit Kollegen
das gemeinsame konfliktfreie und gleichzeitige Bearbeiten der Inhalte durch mehrere Personen
dass universell alle Medien- und Dokumentenarten integriert werden können
dass sich die Endlosseiten automatisch der Größe des Inhalts anpassen (OneNote wird praktisch nie voll und die Seiten sind nie zu klein)
dass Sie die Ansicht in OneNote je nach Endgerät ändern und an verschiedene Aufgabenarten anpassen lässt.

Weitere Hintergrundinformationen und Details zu der OneNote-App finden Sie in unserem Beitrag → „OneNote Anleitung: Wichtige Grundlagen für den Start“!

Die 8 wichtigsten Optionen zum Anpassen der OneNote-Ansicht:

1. Die OneNote-Ansicht anpassen: Schlankeres Menüband für kleinere Displays

Laptops und Surface-Geräte haben nun Mal ein kleineres Display als Desktop-Computer – und Sie werden meist mit den Fingern oder einem Stift bedient. Da wirkt eine multifunktionale Menüleiste schnell überladen und fummelig. Die Lösung hierfür lautet „vereinfachtes Menüband“.

Wie bei den meisten Office-Programmen (zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint) besitzt auch OneNote am oberen Bildschirmrand ein Menüband, über das man die wichtigsten Funktionen und Features ansteuern kann.
Das Menüband ist dabei thematisch in verschiedene Registerkarten unterteilt (→ Start, Einfügen, Zeichnen, Verlauf, Überprüfen, Ansicht und Hilfe), die sich oberhalb der Menüleiste befinden.
Speziell für die kleineren Bildschirme gibt es nun die Möglichkeit, sich ein „vereinfachtes Menüband“ anzeigen zu lassen. Dieses zeigt weniger Funktionen und Schaltflächen auf einmal an als die klassische Ansicht. Daher ist es deutlich einfacher mit dem Finger zu bedienen und das Risiko sinkt, aus Versehen die falsche Menüfunktion anzutippen.
Für das Umstellen auf die vereinfachte Menüansicht klicken Sie in dem Menüband ganz rechts auf den kleinen Pfeil für → Menüband-Anzeigeoptionen und in dem Dropdownmenü dann auf → Vereinfachtes Menüband.
Tipp: In diesem Dropdownmenü finden Sie direkt darüber auch den gegenläufigen Befehl → Klassisches Menüband, mit dem Sie bei Bedarf in die Standardansicht zurückkehren können.

2. Die OneNote-Ansicht auf „Nacht“ umstellen: Der augenschonende Dark Mode

Klar, nachts ist es dunkler. Dann bestrahlt der weiße Hintergrund der Computerbildschirme grell die Gesichter der davor arbeitenden Menschen. Das ist weder für die Augen noch für das Aussehen vorteilhaft – und wieder eine Frage der Ansicht. Denn bei einer weißen Schrift auf einem schwarzen Hintergrund (dem Nacht-Modus) ist das nicht mehr der Fall. Und auch die Augen ermüden dann durch die geringeren Kontraste nicht mehr so schnell (keine roten, tränenden und schmerzenden Augen mehr). In vielen Apps gibt es mittlerweile solch eine Nachtansicht, genannt „Dark Mode“.

Für das Umstellen auf die Dark-Mode-Ansicht in OneNote klicken Sie einfach auf die Registerkarte → Datei, dann links unten auf → Konto und im Bereich → Office-Design entweder auf → Schwarz (= die volle Dark-Mode-Ansicht) oder auf → Dunkelgrau (= eine etwas abgeschwächte Dark-Mode-Ansicht in Graustufen).
Für das Zurückwechseln zur Tagesansicht wählen Sie dann in demselben Auswahlbereich einfach wieder → Weiß oder → Bunt.
Wie Sie Ihre Augen bei der Computerarbeit darüber hinaus noch schonen können, erfahren Sie hier in unserem Beitrag zum → Dark Mode in OneNote.

OneNote Ansicht ändern (Dark Mode) — Durch das Ändern der OneNote Ansicht in den Dark Mode können Sie langfristig Ihre Augen schonen.

3. Die Vollbild-Ansicht in OneNote: Nur das Notizbuch (ohne Menüband und Registerkarten)

Wenn Sie über beide Ohren vertieft Ihre Notizbuchstruktur bearbeiten oder umsortieren, kann der Vollbildmodus hilfreich sein, eine größere Übersicht zu erhalten. Denn dann werden per Knopfdruck das Menüband inklusive der Registerkarten am oberen Bildschirmrand ausgeblendet. So haben Sie mehr Platz für den Notizbuchbereich und die Seiten.

Klicken Sie dafür im Menüband ganz rechts auf den kleinen Aufklapppfeil → Menüband-Anzeigeoptionen und dann auf → Vollbildmodus. Daraufhin werden das Menüband und die Registerkarten darüber ausgeblendet.
Durch einen Klick auf die Titelleiste ganz oben (im Vollbildmodus sind in dieser Titelleiste nur drei Punkte zu sehen) öffnet sich das Menüband wieder. Jetzt können Sie entweder eine einzelne Menüfunktion ausführen (anschließend verschwindet das Menüband wieder automatisch), oder erneut rechts auf den Aufklapppfeil Menüband-Anzeigeoptionen und dann auf → Menüband immer anzeigen klicken, um zur Standardansicht zurückzukehren.
Noch einen Schritt weiter als der gerade beschriebene Vollbildmodus geht die folgende „Ganzseitenansicht“.

4. Die Ganzseitenansicht in OneNote einstellen: Nur die aktuelle OneNote-Seite sehen, sonst nix

Wenn Ihnen der Vollbildmodus für das Bearbeiten eines OneNote-Inhalts noch nicht ausreicht, dann können Sie auch die „Ganzseitenansicht“ aktivieren. Dann verschwindet nicht nur das Menüband, sondern auch der gesamte Notizbuchbereich mit der Übersicht über alle Notizbücher, Abschnitte, Seiten und Unterseiten. Sie sehen dann wirklich nur die aktuell geöffnete OneNote-Seite in Großansicht auf Ihrem Bildschirm.

Klicken Sie dafür in OneNote auf die Registerkarte → Ansicht und dann auf die Schaltfläche → Ganzseitenansicht.
Wenn Sie in der Ganzseitenansicht eine bestimmte Menüfunktion benötigen, oder das Notizbuch, den Abschnitt oder die Seite wechseln wollen, klicken Sie einfach in die Titelzeile am oberen Bildschirmrand hinein. Daraufhin wird Ihnen die Navigations- und Menüauswahl wieder temporär eingeblendet.
Wenn Sie die Ganzseitenansicht beenden und zur Normalansicht zurückkehren wollen, müssen Sie ebenfalls einfach in die Titelzeile ganz oben klicken und dann in der Registerkarte → Ansicht die Menüoption → Normalansicht auswählen.
Tipp: Für das Ändern der Ganzseitenansicht gibt es auch einen Schnelldrückbutton: Den kleinen diagonalen Pfeil rechts oben auf jeder OneNote-Seite. Damit können Sie mit nur einem Klick zwischen der normalen und der Ganzseitenansicht hin und herwechseln.

OneNote Ganzseitenansicht — Mit der Ganzseitenansicht in OneNote verschwinden die Notizbücher, Abschnitte und Seiten aus der Darstellungsansicht.

5. Den Notizbuchbereich und die Seitenliste lieber links, rechts oder oben anzeigen lassen?

OneNote hat ein kleines Namensgebungsproblem. Der Begriff „Registerkarten“ ist doppelt vergeben, das führt leicht zu Irritationen. Denn sowohl die Auswahlmöglichkeiten oberhalb des Menübands heißen offiziell „Registerkarten“ (= die verschiedenen Themenbereiche in der Menüleiste, zum Beispiel → Datei, Start, Einfügen, Ansicht, Hilfe etc.), genauso wie die verschiedenen Abschnitte innerhalb eines Notizbuchs (= das digitale Pendant zu den Papp-Registerkarten, die einen klassischen Leitz-Ordners in einzelne Abschnitte unterteilen). Diese Abschnitte werden von Microsoft ebenfalls Registerkarten genannt. Für eine bessere Unterscheidung werden beide Varianten im Folgenden als „Abschnitts-Registerkarten“ sowie „Menü-Registerkarten“ bezeichnet.

Der Notizbuchauswahlbereich kann entweder am oberen oder am linken Bildschirmrand abgebildet werden. Ganz nach Ihren individuellen Vorlieben und Ihrem aktuell benutzten Endgerät. Klicken Sie hierfür auf die Menü-Registerkarte → Ansicht, anschließend auf die Schaltfläche → Registerkartenlayout und wählen Sie dann eine der beiden folgenden Optionen aus.
Vertikale Registerkarten: Die Notizbücher, die Abschnitts-Registerkarten und auch die Seitenliste werden nebeneinander senkrecht am linken Bildschirmrand eingeblendet.
Horizontale Registerkarten: Die Notizbuchübersicht wird am linken Bildschirmrand, die Abschnitts-Registerkarten waagerecht oben und die Seitenliste am rechten Bildschirmrand eingeblendet.
Tipp: So geht die optimale Notizbuchstruktur! Ein über die Jahre gewachsenes Notizbuch kann schnell unübersichtlich werden. Das kann jedoch ganz leicht vermieden werden. Wie viele Abschnitte und welche genau Sie für eine berufliche Nutzung von OneNote in Unternehmen tatsächlich benötigen, zeigt Ihnen unserer Beitrag → „Die richtige Struktur für Notizbücher und Abschnitte in OneNote“!

OneNote Registerkartenlayout — Die Registerkarten in OneNote können je nach Belieben vertikal oder horizontal angeordnet werden.

6. Multitasking-Tipp: OneNote für leichteres Abtippen dauerhaft am Bildschirm „andocken“

Eine ganz spezielle, geniale OneNote-Ansicht ist das „Andocken an den Desktop“. Dies ist genau für die Anwendungsfälle gedacht, wenn man Inhalte aus anderen Programmen oder dem Browser in eine OneNote-Seite abtippen will – oder umgekehrt. Denn dann wird der Bildschirm geteilt und das OneNote-Anwendungsfenster wird nur am rechten Bildschirmrand eingeblendet. Dort bleibt es dann dauerhaft sichtbar („angedockt“), auch wenn Sie zwischenzeitlich andere Programme öffnen oder im verbleibenden Bildschirmbereich hin und her navigieren.

Klicken Sie dafür in OneNote auf die Menü-Registerkarte → Ansicht und dann im Menüband auf die Schaltfläche → An Desktop andocken.
Um anschließend von der Andockansicht wieder in die Normalansicht zurückzuwechseln, müssen Sie lediglich auf den diagonalen Pfeil rechts oben in dem Andockbereich klicken.
Den angedockten OneNote-Bereich können Sie sich wahlweise und ganz nach Belieben auch noch nach oben, links oder unten verschieben. Greifen Sie dafür einfach den angedockten OneNote-Bereich mit der linken Maustaste in der Titelzeile und ziehen Sie in entweder nach oben, links oder unten.

7. Weitere Ansichts-Optionen in OneNote: Seitenfarbe, Hilfslinien, Zoom & Seitenbreite

Weitere Feineinstellungen für das Anpassen des OneNote-Layouts finden Sie in der Menü-Registerkarte → Ansicht. Die wichtigsten, noch nicht besprochenen Menüfunktionen sind dort vor allem:

Die Seitenfarbe: Durch das Ändern der Seitenfarbe (= Hintergrundfarbe) können Sie zusätzliche Farbsignale oder Akzente in Ihrem Notizbuchdokument setzen. Zum Beispiel eine rote Seitenfarbe als Signal für „Alarm/Fehler/falsch“, eine gelbe Hintergrundfarbe für „Achtung“ und eine grüne für „verifiziert/freigegeben“. Hierfür steht Ihnen die gesamte Farbpalette zur Verfügung.
Hilfslinien: Durch das Einblenden von Hilfs- und Gitternetzlinien tun Sie sich beim Anordnen von grafischen Elementen oder Eingabefeldern deutlich leichter und erreichen ein optisch akkurates Ergebnis.
Zoom: Mit dieser Funktion können Sie in die OneNote-Seite hinein und auch wieder heraus zoomen – also den Inhalt verkleinern oder vergrößern.
Seitenbreite: Die Seite wird so vergrößert oder verkleinert (passend skaliert), dass die Seitenbreite genau zur Breite des Anwendungsfensters passt.

OneNote Ansicht ändern — In OneNote können Sie nicht nur die Darstellung des Menüs anpassen, sondern auch Seitenfarbe, Hilfslinien…

8. Das Seitenformat für Papierausdrucke in DIN A4, A3 oder A5 ändern

Jede OneNote-Notizbuchseite ist grundsätzlich grenzenlos und passt sich in ihrer Größe immer dem tatsächlichen Inhalt an. Ganz ähnlich wie ein aufblasbarer Luftballon. Das ist für die digitale Bearbeitung am Computer zwar sehr praktisch, aber beim Ausdrucken auf Papier manchmal eine Herausforderung. Das Problem können Sie lösen, wenn Sie in OneNote in der Menü-Registerkarte → Ansicht auf → Papierformat klicken. Dann können Sie anschließend ein festes Format für Ihre OneNote-Seite festlegen, zum Beispiel DIN A3 oder A4 (mehr Details hierzu finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung → OneNote ausdrucken).