Für das „OneNote exportieren“ gibt es zwei verschiedene Lösungswege. Mit der Desktop-App ist es ganz einfach. Mit der „OneNote für Windows 10“ App (der UWP-App) ist allerdings ein kleiner Umweg nötig. Es erfordert dann zudem auch einen kleinen Behelfstrick, um eine Fehlermeldung zu vermeiden. Wie Sie mit beiden Versionen Ihre OneNote-Notizbücher problemlos exportieren können – ob als Sicherungskopie, PDF-, Word- oder Excel-Datei – erfahren Sie hier Schritt für Schritt in dieser Büro-Kaizen-Anleitung.
Inhaltsverzeichnis
Wo speichert OneNote eigentlich die Notizbuch-Dateien?
Der Speicherort, wo OneNote die Notizbuch-Dateien abspeichert, hängt ganz von der Programmversion ab. Denn bis 2022 gab es über lange Jahre hinweg zwei verschiedene App-Versionen von Microsofts digitalem Notizbuch. Einmal eine Vollversion im Rahmen eines Microsoft 365/Office 365 Abonnements (zunächst „OneNote 2016“genannt, dann ohne Jahreszahl nur noch als „OneNote“ bezeichnet), sowie eine kostenlose, abgespeckte OneNote-App (zunächst als „UWP-App“ bezeichnet, dann in „OneNote für Windows 10“ umbenannt).
- Lediglich bei der Desktop-Vollversion „OneNote“ ist der Speicherort bislang frei wählbar. Also beispielsweise die lokale Festplatte, die Firmenablage, ein beliebiger Ort in der Cloud oder ein externes USB-Speichermedium.
- Die kostenlose UWP-App „OneNote für Windows 10“ hingegen speichert automatisch in Microsofts Cloudspeicher OneDrive ab. Ein anderer Speicherort ist bislang nicht wählbar. Den Sicherungsordner für die UWP-Notizbücher finden Sie jedoch unter → C:\Users\IhrBenutzername\AppData\Local\Microsoft\OneNote\Version\Backup. Das Format ist eine ONE-Datei (.one). Diese können Sie bei Bedarf kopieren, um die Datei beispielsweise in eine andere OneNote-Anwendung eines anderen Nutzers zu importieren.
- „Aus Zwei mach Eins“! In folgendem Beitrag erfahren Sie mehr Infos zu den Hintergründen der → 2022er-Fusion der beiden OneNote-App-Versionen.
Schritt 1: Vor dem Exportieren zunächst die Desktop-App „OneNote“ installieren
Lediglich die Desktop-App „OneNote“ bietet die direkte Funktion „Exportieren“. Das macht vieles einfacher. Diese Desktop-App ist mittlerweile auch kostenlos von der Microsoft-Homepage downloadbar (siehe Link unten). Die „OneNote für Windows 10“ App bietet hingegen allgemein nur eingeschränkte Funktionen. So ist damit zum Beispiel kein direktes Exportieren möglich, weshalb ein Umweg benötigt wird (siehe unten, Punkt 4).
- Um herauszufinden, welche Programmversion bei Ihnen auf dem Computer installiert ist, klicken Sie ganz links unten auf das Windows-Symbol → Start und tippen Sie dann direkt (ohne eine Eingabezeile zu sehen oder anzuklicken) „OneNote“ ein.
- Wenn bei Ihnen nun lediglich die „OneNote für Windows 10“ App angezeigt wird, können Sie sich über folgenden Link die → Desktop-App-Version kostenlos von der Microsoft-Webseite herunterladen.
Schritt 2: OneNote-Notizen exportieren mit der Desktop-App
Öffnen Sie die Desktop-App, klicken Sie oben im Menü ganz links auf die Registerkarte → Datei und dann im darauf folgenden Fenster links auf die Option → Exportieren. Nun haben Sie die freie Auswahl, was genau exportiert werden soll (ob eine Seite, ein Abschnitt oder ein ganzes Notizbuch) und in welches Format (OneNote-Datei, Word-Dokument, PDF-Datei, XPS-Datei für Excel-Tabellen oder MHT-Dateien für Webseiten).
In welches Format sollten die OneNote-Notizen am besten exportiert werden?
- Für eine Sicherungsdatei exportieren: Wenn Sie eine Sicherungskopie von einem OneNote-Notizbuch anlegen wollen, die Sie später bei Bedarf wieder importieren und bearbeiten können, dann müssen Sie das Format → ONE-Datei oder → OneNote-Paket auswählen.
- Für einen Report oder Bericht exportieren: Häufig will man aber nur eine „Momentaufnahme“ bestimmter Notizen exportieren. Zum Beispiel, um diese in einen Bericht einzufügen oder einer anderen Person per E-Mail zu schicken, die selber kein OneNote verwendet. Dann empfiehlt es sich, die OneNote-Notizen als PDF zu exportieren. Die PDF-Dateien lassen sich dann jedoch nur noch eingeschränkt mit OneNote bearbeiten und eignen sich nicht für das (verlustfreie) importieren.
- Für Word oder Excel exportieren: Wenn Sie die OneNote-Notizen möglichst original mit Formatierung und Layout in Word oder Excel weiterbearbeiten wollen, sollten Sie das entsprechende Datei-Format *.doc, *.docx oder *.xps wählen.
- Hinweis für Word: Es ist nicht möglich, ein ganzes Notizbuch in eine Word-Datei zu konvertieren. Komplette Notizbücher können Sie lediglich als OneNote-Paket abspeichern (z.B. für eine Sicherungskopie in Ihrem digitalen Archiv), oder in eine PDF- bzw. XPS-Datei umwandeln.
- Wichtig: Genügend Speicherplatz! Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Speicherort genügend Speicherplatz besitzt. Notizbücher können über die Jahre viele Bilder, Videos, Dokumente etc. enthalten und dann schnell einige GB groß werden. Reicht der Speicherplatz beim Exportieren nicht aus, wird der Vorgang abgebrochen und muss dann neu gestartet werden.
- Tipp für sehr große Notizbücher: Sehr große Notizbücher können vor dem Exportieren auch in mehrere kleinere Notizbücher aufgeteilt werden, das geht schneller und spart Rechenzeit sowie Speicherplatz.
Fehlerlösung: Notizbücher aus der „OneNote für Windows 10“ App exportieren
Manchmal hat man einen Leihrechner und keine Möglichkeiten, die Desktop-App zu installieren. Dann muss das Exportieren von OneNote-Notizen auch mit der Windows-UWP-App oder der Web-App von OneNote funktionieren. Hier der Lösungsweg mit einem kleinen Workaround, um einen „Bug“ (= Fehler) auf der Microsoft-Webseite zu umgehen.
- Öffnen Sie auf der Microsoft-Webseite mit einem modernen Browser (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera etc.) die → Web-Version von OneNote und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
- Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Notizbuch und wählen sie die Option → Notizbuch exportieren aus. Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Exportierungsvorgang abschließen und einen Speicherort dafür auswählen können. …oder doch nicht? Falls sich nichts tut und das neue Fenster „einfriert“, probieren Sie folgenden Workaround zur Fehlerbehebung.
- Fehlerbehebung: Wenn das Exportierungsfenster leer bleibt, besteht auf der Microsoft-Webseite immer noch der als „Sprachenproblem“ bezeichnete Bug (= Fehler). Dieser lässt sich jedoch ganz einfach umgehen. Dafür müssen Sie lediglich auf der OneNote-Webseite mit der Übersicht über alle Ihre Notizbücher ganz nach unten scrollen, im Footer-Bereich ganz links unten auf → Sprache ändern klicken und dann auf → Englisch (US) umstellen. Anschließend funktioniert das Exportieren der Notizbücher tadellos. Sobald Sie fertig sind, können Sie die Sprache wieder zurück auf Deutsch ändern.
Extra-Tipp: Notizen mittels „als PDF drucken“ aus OneNote für Windows 10 exportieren
Wenn Sie mit der „OneNote für Windows 10“ App nur einzelne Seiten, Abschnitte oder auch ganze Notizbücher als PDF exportieren wollen (in eine PDF-Datei umwandeln), machen Sie das am einfachsten über die Druck-Funktion. Denn Windows 10 und 11 besitzen bereits ab Werk eine integrierte Print-to-PDF-Funktion, einen sogenannten virtuellen Drucker. Ansonsten gibt es alternativ auch zahlreiche virtuelle PDF-Drucker-Apps kostenlos im Internet zum Downloaden (→ zu einem App-Vergleich des Computermagazins Heise).
- Öffnen Sie dafür ganz einfach in der „OneNote für Windows 10“ App den zu exportierenden Bereich, klicken Sie ganz rechts oben auf die drei Punkte für → Einstellungen und mehr und dann auf die Option → Drucken.
- Wählen Sie nun in den sich öffnenden Druckereinstellungen unter „Drucker“ nicht Ihren normalen Bürodrucker aus, sondern den virtuellen Drucker → Microsoft Print to PDF (oder einen alternativen virtuellen Drucker wie PDF24 oder PDF-Creator). In demselben Dialogfenster können Sie dann etwas weiter unten in dem Bereich „Seiten“ noch einstellen, ob die aktuell geöffnete OneNote-Seite, der aktuelle Abschnitt oder das ganze aktuelle Notizbuch in eine PDF-Datei umgewandelt (exportiert) werden soll. Abschließend mit einem Klick auf → Ok bestätigen, fertig.
- Der Lösungsweg sieht in der OneNote-Web-App ein klein wenig anders aus. Hier müssen Sie dafür zunächst oben auf die Registerkarte → Datei klicken und bekommen dann im Menü am linken Bildschirmrand die Option → Drucken angezeigt. Nun wird Ihnen in den Druckeinstellungen als „Ziel“ gleich → Als PDF speichern angeboten. Alternativ können Sie mit einem Klick auf den Pfeil daneben auch einen anderen virtuellen Drucker auswählen.
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- Microsoft OneNote im Überblick: Die besten Anleitungen und Video-Tutorials.
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Büro-Kaizen Video-Tutorial: Fünf OneNote-Tipps in unter 1 Minute!
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