Wer macht was: Das Organigramm zeigt’s an



Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht – ich selbst bin kein Fan von Hierarchien „um jeden Preis“. Dennoch braucht jedes Unternehmen eine Struktur; eine Klarheit darüber, wer für was zuständig ist. In kleinen Firmen scheint das auf den ersten Blick klar zu sein – doch selbst dort ist nicht immer eindeutig geregelt, welche Aufgaben die einzelnen Mitarbeiter ausführen und wer für was verantwortlich ist. In großen Firmen erfordert es oft viel Detektivarbeit von neuen Mitarbeitern und Geschäftspartnern, diese Einzelheiten herauszufinden.

Hier kommt das Organigramm ins Spiel. Es ist mit einem guten Stadtplan vergleichbar, der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner den Weg zu ihrem Ansprechpartner zeigt. Wenn Sie jetzt fragen, warum ein Organigramm auch für Mitarbeiter wichtig ist, lesen Sie einfach weiter. Denn in diesem Beitrag geht es um genau diese und andere Fragen.

INHALTSVERZEICHNIS

Farben, Formen und Funktionen

Ein Organigramm lebt von seiner visuellen Kraft. Das bedeutet, dass wir hier mit verschiedenen Farben, Formen und Symbolen arbeiten, zum Beispiel:

  • Ein Quadrat für die Leitungsebene.
  • Ein Kreis für die Stellen, die der Leitungsebene zuarbeiten.
  • Eine durchgehende Linie für Vollkompetenzen.
  • Eine gestrichelte Linie für Fachkompetenzen.
  • Pfeile für die Richtung von Anweisungen.

Zusätzlich kann jedem Bereich eine Farbe zugeordnet werden, zum Beispiel:

  • Gelb: Entwicklung
  • Grün: Fertigung
  • Rot: Verkauf
  • Blau: Verwaltung

Keine Zauberei

Das Organigramm wird heute mit dem Computer erstellt. Dafür eignen sich Programme von Microsoft wie Word, Excel und Power Point. Wer mit Linux arbeitet, kann das Programm Kivio nutzen und viele Mac-Nutzer schwören auf OmniGraffle.

Auch spezialisierte Software, die teilweise sogar kostenfrei ist, wird vielfach angeboten.

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Ein Organigramm lässt sich leicht erstellen mit geeigneter Software.

Für ein einfaches Organigramm eignet sich zum Beispiel Microsoft Word:

  • 1. Öffnen Sie in Microsoft Word ein leeres Dokument.
  • 2. Gehen Sie über den Reiter „Einfügen“ auf „SmartArt“ in der Gruppe „Illustrationen“.
  • 3. Wählen Sie in dem geöffneten Pop-up-Fenster den Menüpunkt „Hierarchie“.
  • 4. Wählen Sie eine Vorlage für ein Organigramm aus.
  • 5. Beschriften Sie die Felder, indem Sie jeweils einen Doppelklick darauf setzen und dann die Bezeichnung eintragen.
  • 6. Für weitere Felder gehen Sie mit der Maus auf ein Feld und klicken es mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie dann „Form hinzufügen“ aus.

In dem so erstellten Organigramm lassen sich Farben und Formen über die jeweiligen Befehle individuell anpassen.

Für große Unternehmen gibt es neben dem Organigramm für die allgemeine Firmenstruktur weitere Organigramme, um die jeweiligen Abteilungen darzustellen. Um diese Grafiken zu erstellen, braucht es genaue Vorarbeit, die sich jedoch in jedem Fall lohnt.

Das fertige Organigramm können Sie in OneNote ablegen, so dass alle Mitarbeiter Zugang dazu haben. So lässt es sich auch leicht aktuell halten.

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Alte Hasen wissen mehr

Wer seit mehreren Jahren in einem kleinen oder mittleren Unternehmen tätig ist, kennt sich in den Strukturen schon recht gut aus. Das Organigramm haben diese Mitarbeiter sozusagen „im Kopf“. Sie wissen, wer welche Unterschrift leisten darf und wen sie im Falle eines Problems ansprechen können. Besonders dann, wenn das Unternehmen eher „flache Hierarchien“ praktiziert, sind die Kommunikationswege meistens recht kurz und unkompliziert.

In großen Unternehmen ist das Organigramm auch für die langjährigen Mitarbeiter eine praktische Hilfe. Denn wenn es zum Beispiel mehrere Niederlassungen gibt, können sich Kommunikationswege erheblich verkürzen, wenn gleich der zuständige Mitarbeiter angesprochen werden kann. Ein ausführliches, laufend aktualisiertes Organigramm enthält nicht nur die Namen der zuständigen Mitarbeiter, sondern auch ihre Kontaktdaten.

Für neu eingestellte Mitarbeiter verkürzt sich die Zeit ihrer Einarbeitung ganz erheblich, wenn sie ein Organigramm zur Verfügung haben.

Neuzugang

Je besser der Eintritt neuer Mitarbeiter vorbereitet wird, umso leichter finden sie sich in das Unternehmen ein. Und umso schneller laufen sie in Bezug auf ihre Produktivität und Effizienz „zur Hochform auf“. Sie können eigenständig arbeiten und wissen, wer zum Beispiel Fragen zur Rechnungslegung, zum Gebäudemanagement oder zur Urlaubsplanung beantwortet.

Deshalb ist es eine gute Idee, neuen Mitarbeitern zusammen mit dem Telefonverzeichnis und dem Computerpasswort auch ein Organigramm zu übergeben.

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Das Organigramm hilft neuen Mitarbeitern dabei, sich schneller im Unternehmen zu orientieren.

Lese-Tipp für den Empfang von Neulingen: In meinem Artikel 5 Tipps für den perfekten Start neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden Sie außer bewährten Tipps und Erfahrungen auch den Link zu einer Checkliste zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die im Downloadbereich kostenlos für Sie bereitsteht.

Der nächste Schritt

Viermal im Jahr verabrede ich mich mit jedem Mitarbeiter zu einem Quartalsgespräch. Wir sprechen über Erfolge und Herausforderungen der zurückliegenden Monate. Dabei geht es auch um das Ziel, das sich jeder Einzelne gesetzt hat. Es ist in der Zielvereinbarung genau formuliert, die wir für das laufende Jahr geschlossen haben.

Das Organigramm leistet uns auch hier gute Dienste: Es zeigt, wie sich ein Mitarbeiter innerhalb der Unternehmensstruktur entwickelt hat, wie er die „Karriereleiter“ aufgestiegen ist und wohin sein nächster Karriereschritt führen kann.

Lese-Tipp für Gesprächsfreudige: Anregungen für ein optimales Mitarbeitergespräch finden Sie in diesem Artikel: Sprich mit mir – Das Mitarbeitergespräch als Chance zum Kennenlernen.

Auch kleinen und mittleren Unternehmen nützt ein Organigramm. Klick um zu Tweeten

Klare Kommunikation

Wenn Kunden und Geschäftspartner ein Organigramm Ihres Unternehmens nutzen können, profitiert Ihr Unternehmen ganz erheblich davon. Denn bei Fragen zu Bestellungen, Verträgen oder auch bei Reklamationen wissen die Partner gleich, wen sie ansprechen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch eine verbindliche Atmosphäre, in der sich Ihre Partner ernstgenommen und willkommen fühlen.

Wenn die Mitarbeiter dann noch – durch ein Telefontraining geschult – den Gesprächsverlauf positiv gestalten, erhalten Kunden und Geschäftspartner ein rundum positives Bild des Unternehmens.

Telefon-Trainings-Tipps: Telefonieren kann man trainieren; mit diesen Tipps geht das ganz leicht: Keep smiling – Mit Telefontraining führen Sie effiziente Gespräche

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Organigramm in Ihrem Unternehmen gemacht? Was hat sich dabei besonders bewährt? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Das Organigramm ist verwandt mit dem Strukturplan, der Ihnen bei Projekten aller Art nützlich ist. Praktische und bewährte Tipps dazu habe ich für Sie in meinem Artikel Raus aus dem kreativen Chaos, her mit dem Strukturplan zusammengestellt.

Niemand mag sie, die Reklamation. Doch sie birgt eine Chance auf Verbesserung in sich, die Sie mit einer positiven Einstellung leicht entdecken. Davon profitieren Sie und Ihre Kunden. Lesen Sie mehr dazu in meinem Artikel Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer Reklamation.

Wenn Sie sich mit OneNote noch mehr vertraut machen möchten, empfehle ich Ihnen mein Kleines OneNote-Tutorial: Drei Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank.





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