Sind Sie betriebsblind geworden oder auf dem besten Weg dahin? Vermeiden Sie diese Probleme und handeln Sie jetzt!



Wer länger an einem Arbeitsplatz arbeitet, kann im Laufe der Zeit betriebsblind werden. Und „betriebsblind“ heißt hier, blind für ineffiziente Abläufe, für schlechten Kundenservice, für Fortbildungslücken beim Personal, aber auch blind für eigene Fehler.

Was ist das Problem

Fehler sind menschlich und können passieren. Dass mal jemand einen schlechten Tag hat, kann auch vorkommen. Wenn sich aber die Fehler häufen, weil man betriebsblind geworden ist, kann das gravierende Folgen für das Unternehmen haben: Kundschaft springt ab, die Motivation im Team sinkt, die Fehler häufen sich immer weiter.

So kann kein Unternehmen auf Dauer mit den anderen Schritt halten, geschweige denn sich von der Konkurrenz absetzen. Erst recht nicht, wenn lange Zeit niemand merkt, wie betriebsblind man geworden ist.

So funktioniert es

Wenn Sie fürchten, betriebsblind geworden zu sein, dann ist das schon einmal ein gutes Zeichen. Denn es bedeutet, dass Sie erkannt haben, dass irgendetwas nicht ganz rund läuft oder dass Sie etwas übersehen haben.

Selbst wenn Sie jetzt noch nicht wissen, was genau schiefgelaufen ist und welche Folgen das haben kann, können Sie aber hier schon ansetzen und eine Überprüfung beginnen: Wo sind Sie betriebsblind geworden? Welche Automatismen haben sich eingeschlichen, wenn individuelles Handeln nötig gewesen wäre? Welche Hindernisse gibt es in Ihrem Büro? Wo stocken Abläufe und weshalb?

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Die Ablage ist in Unternehmen ein besonders wunder Punkt.

1. Tipp:

Ich erlebe es immer wieder in Unternehmen, dass die Angestellten an ganz bestimmten Stellen betriebsblind geworden sind. Ein besonders wunder Punkt dabei ist die Ablage.

Den meisten ist es sogar irgendwie bewusst, dass ihr System entweder gar keins oder mindestens verbesserungswürdig ist. Doch solange es keine größeren Katastrophen deshalb gegeben hat, und solange nie wirklich die Zeit dafür da ist, ein effizientes, sinnvolles und für alle verständliches System zu implementieren, wird immer weiter gemacht.

So lange, bis etwas passiert, das nicht mehr rückgängig zu machen ist und erhebliche Auswirkungen hat: zu spät gekündigte Verträge, nicht bezahlte Rechnungen, fehlende Unterlagen bei wichtigen Besprechungen …

Mein Credo ist deshalb, dass Sie sich unbedingt die Zeit nehmen sollten, in Ihren Ordnern einmal gründlich auszumisten. Entwerfen Sie ein System für die Ablage, mit dem alles Wichtige abgeheftet und sehr leicht wieder auffindbar ist.

Es gibt ein paar Dinge, die Ihnen besonders dabei helfen können, dieses System auch weiterhin beizubehalten und nicht wieder in das alte Durcheinander zurückzukehren. Dazu gehören z. B. Inhaltsverzeichnisse in Ordnern. Laden Sie sich dafür einfach unsere Vorlage herunter. Für Terminprojekte habe ich ebenfalls eine Vorlage für Sie hier.

Außerdem hat sich eine auch aus einiger Entfernung noch gut erkennbare Ordnerbeschriftung als sehr nützlich und effizient erwiesen. Mehr dazu finden Sie hier.

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Setzen Sie sich regelmäßig zusammen, um die Kommunikationswege zu überprüfen und zu optimieren.

2. Tipp:

Etwas, das ebenfalls oft leidet, wenn Menschen ein wenig betriebsblind geworden sind, ist die Kommunikation. Wie oft höre ich die Frage: Ich bin seit einem Jahr in der Firma, aber ich bin immer noch nicht in allen nötigen Verteilern – wie kann ich das ändern?

Die Antwort ist: es an verantwortlicher Stelle ansprechen. Denn für schlechte Kommunikation sind nicht ausschließlich jene Kollegen verantwortlich, die schlecht kommunizieren. Es ist auch an den Vorgesetzten, die Kommunikationswege regelmäßig auf ihre Effizienz und Effektivität zu überprüfen.

Wenn sich ineffiziente Arbeitsweisen aufgrund von Betriebsblindheit einschleichen, sollten Sie sofort handeln. #BüroKaizen Klick um zu Tweeten

Wenn es Lücken gibt, und auch die sind durchaus menschlich, dann kann man denen mit Hilfe vorgefertigter Formulare oder auch mit Hilfe von Listen (die man z. B. im Sichtbuch unterbringen kann) entgegenwirken.

Überprüfen Sie deshalb alle Kommunikationswege, beschränken Sie sich jetzt nicht nur auf Memos. Wie ist es um Ihre Regeln in Sachen Anrufbeantworter bestellt? Oder Abwesenheitsnachrichten für die E-Mails? Wie ist es mit Vertreterregelungen für diese Fälle? Haben Sie überhaupt Regeln dafür? Hier und hier finden Sie unsere Vertretungsregelungen – vielleicht helfen auch sie Ihnen.

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Sind die Angestellten glücklich an ihrem Arbeitsplatz? In Mitarbeitergesprächen finden Sie es heraus.

3. Tipp:

Wer sich im Betrieb bewährt hat und ohne merkliche Probleme vor sich hin arbeitet, fällt nicht weiter auf. Und das ist ja erst einmal recht positiv. Was aber oft durch die Lappen geht, wenn man schon betriebsblind geworden ist, ist die Frage, ob die Angestellten wirklich glücklich mit ihrer Arbeit sind. Ob sie am richtigen Arbeitsplatz sind. Ob Sie sich unter- oder überfordert fühlen. Ob sie sich vielleicht gerne mal weiterentwickeln würden. Ob ihnen vielleicht eine Fortbildung nützen würde.

Überprüfen Sie auch das regelmäßig durch Mitarbeitergespräche und stecken Sie gemeinsam Ziele. So verhindern Sie übrigens auch, dass die betreffenden Mitarbeiter selbst betriebsblind werden.

Erstellen Sie ein Wissensprofil Ihrer Angestellten und nutzen Sie gerne auch unsere Leistungsbeurteilungsbögen und unsere „Checkliste Weiterbildung“.

Darauf kommt es an

Betriebsblind wird nur, wer aufhört, Fragen zu stellen. Und die wichtigsten Fragen im Büro sind „Warum?“, „Welchen Zweck erfüllt das?“ und „Welche effizientere und zugleich mitarbeiter- und kundenfreundlichere Lösung gäbe es dafür?“

Hören Sie nie auf, sich selbst und Ihrem Team diese Fragen zu stellen. Denn man wird viel schneller betriebsblind als man glaubt. Dafür muss man nicht erst 30 Jahre im Unternehmen sein und jeden Tag dieselben Arbeiten ausführen. Das kann schon nach ein paar Wochen losgehen, insbesondere dort, wo Fragen nicht erwünscht sind.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Fragen nicht erwünscht sind, ist auch das selbstständige Mitdenken der Mitarbeiter nicht erwünscht. Und wer keine Fragen stellt und deshalb betriebsblind wird, kann auf Dauer nicht effizient und lösungsorientiert arbeiten.

Wenn Sie aber regelmäßig überprüfen, regelmäßig Fragen stellen und Ihre Systeme und Abläufe regelmäßig auf Effizienz und Effektivität checken, dann haben Sie die Chance, Ihren Effizienzpegel und damit auch die Verlässlichkeit Ihres Unternehmens dauerhaft auf hohem Niveau zu halten.

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Ein reges Vorschlagswesen hat sich als sehr hilfreich für Unternehmen erwiesen.

Extra-Tipp

Apropos dauerhaft hohes Niveau: Als sehr hilfreich hat sich dafür auch ein positives Vorschlagswesen erwiesen. Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Sinne des Unternehmens mitdenken, ist das etwas, das Sie unbedingt begrüßen und unterstützen sollten. Denn niemand kennt ihren Arbeitsplatz und seine Stolperfallen besser als sie – kaum jemand kann besser wissen, wo sie selbst oder die Abteilung betriebsblind geworden ist.

Fragen Sie proaktiv nach Vorschlägen, und erleichtern Sie es auch den eher Introvertierten in Ihrem Büro, Ihnen Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Dafür können Sie sich gerne unser Vorschlagsformular herunterladen und es nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Richten Sie einen zentralen Abgabeort dafür ein, z. B. einen Briefkasten im Flur, und sorgen Sie dafür, dass immer genügend Formulare vorhanden sind. Hilfreich ist es auch, das Formular zum Ausdruck im Intranet bereitzustellen.

Und Sie?

Vorher-Nachher-Fotos schicken, E-Mail-Kurs mitmachen, Buch kaufen



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