Verbesserungsvorschläge: Gute Vorschläge fördern & richtig umsetzen

„Die Mitarbeiter sind zum Arbeiten da – der Chef löst die Probleme.” Denken Sie auch so? Zeit, dies zu ändern. Ihre Mitarbeiter sind tagtäglich in die praktischen Prozesse Ihres Unternehmens eingebunden. Wer könnte also besser Bescheid wissen über Probleme und mögliche Lösungen? Machen Sie sich dieses Potenzial zu Nutze. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und lassen diese Verbesserungsvorschläge geben.

Meine Entdeckungen zu den Verbesserungsvorschlägen

Unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer glauben, dass einem doch irgendwann die Ideen ausgehen müssen, wenn man eine bestimmte Anzahl an Verbesserungsvorschlägen hat. Interessanterweise ist genau das Gegenteil der Fall! Auf der Suche nach den Gründen habe ich drei Entdeckungen gemacht, die ich gerne mit Ihnen teile:

Entdeckung Nr. 1: Die Schere geht auseinander!

Meine erste Erkenntnis bei der Beschäftigung mit der Frage ist: Die Schere geht immer weiter auseinander. Das heißt, innovative Firmen machen jedes Jahr noch mehr Verbesserungsvorschläge und die weniger innovative Firmen tun sich immer noch schwerer mit dem Thema. Wieso ist das so? Ich glaube, dass das Verbesserungspotential steigt, wenn Mitarbeiter dazu herausgefordert werden, ihre Vorschläge einzureichen! Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entwickeln mit jedem Jahr einen immer besseren Blick für Herausforderungen, Fehler und Probleme. Mit jedem Vorschlag spüren sie noch mehr den Nutzen und den Erfolg von Verbesserungen. Das bekräftigt und bestärkt sie darin, weitere Verbesserungen anzugehen und umzusetzen.

Unser Ziel 2016: 252 Verbesserungsvorschläge.

Entdeckung Nr. 2: Das Prinzip der Trägheit

Wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht genügend Vorschläge machen, gibt es nicht selten dafür eine einfache Ursache: Sie haben erlebt, dass ihre Vorschläge nicht ernstgenommen, ewig verschoben und nicht umgesetzt wurden.

Ein kleiner Exkurs in eine Firma: Ich kann mich gut an ein Unternehmen erinnern, bei dem ich regelmäßig zu Gast war. Man hat dort Wertstromanalysen in der Produktion gemacht. Das ist eine sehr strukturierte und durchdachte Methode, wie man systematisch Durchlaufzeiten reduzieren und Verbesserungsbereiche im Unternehmen aufzeigen kann. Als ich das erste Mal kam, war in einem Besprechungszimmer eine ca. 6 m lange Wand komplett mit Flipcharts beklebt. Das war wirklich sehr beeindruckend. Auf meine Frage, ob man denn schon etwas umgesetzt hatte, meinte mein Ansprechpartner: „Nein!“. Nach ca. vier Wochen war ich wieder im Unternehmen und die zweite, in etwa gleich lange Wand, war ebenfalls nahezu komplett beklebt mit Pos-Its. Es sah wirklich großartig aus! Wieder stellte ich die Frage, ob man denn schon etwas umgesetzt hätte, und bekam die Antwort: „Nein!“ In den nächsten Monaten war ich regelmäßig im Haus. Selbstverständlich war ich immer sehr gespannt, wie sich der Raum verändert hat. Die Aushänge wurden immer umfangreicher und mittlerweile hingen auch einige Flipcharts voll. Doch umgesetzt wurde nichts! Solch eine Trägheit in der Umsetzung erlebe ich gar nicht so selten. Ich habe dann viel Verständnis dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter irgendwann frustriert sind. Das gilt auch dann, wenn Ideen pauschal ohne Begründung abgelehnt oder nur mit sehr großer zeitlicher Verzögerung angegangen werden.

Entdeckung Nr. 3: Keine Zeit

Geht man den Dingen auf den Grund und fragt die Führungskräfte, weshalb nur so wenige Ideen umgesetzt werden, erhält man in der Regel als Standardantwort: Dafür habe ich keine Zeit.

Das Hauptproblem mit dem Thema Zeit ist aus meiner Sicht folgendes: Erst wenn man Zeit investiert, wird man Zeit sparen. Dabei ist die eingesparte Zeit in aller Regel größer als die eingesetzte Zeit. Das sollte Sie motivieren, Zeit zu investieren. Wenn Sie einen Veränderungsprozess starten und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motivieren wollen, das Verbesserungspotential Ihres Unternehmens zu entdecken, sollten Sie Zeit für die Umsetzung einplanen! Sie sollten es sich zur Chefaufgabe machen, die Verbesserungen zu sichten und die Veränderungen voranzutreiben!

4 hilfreiche Tipps für Verbesserungsvorschläge

Tipp Nr. 1: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!

Auch in dem oben genannten Beispiel gab ich mich mit der Antwort meines Ansprechpartners nicht zufrieden. Als er auf meine Frage nach der Umsetzung sagte, es sei noch nichts umgesetzt, bohrte ich nach. Er nannte mir nicht das „Keine-Zeit“-Argument, sondern sagte: „Wir wollen das Thema grundsätzlich angehen!“ Immer wieder treffe ich in Firmen auf die Situation, dass Geschäftsleitung oder Führungskräfte sagen, sie wollen Themen ganz grundsätzlich angehen (wenn sie mal Zeit haben). Kleinere Verbesserungen sind für sie nicht ausreichend.

Es gilt der Spruch von Erich Kästner: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es. Kommen Sie ins Handeln! Ich liebe Kaizen, weil es sich mit 80 Prozent-Lösungen zufrieden gibt. Ich bin überzeugt, es ist besser 80 % schnell umzusetzen, als zu warten, bis man 100 % auf dem Papier hat!

Wenn Sie ins Handeln kommen wollen, empfehle ich Ihnen die Arbeit mit Checklisten. Wir haben z.B. einige Checkliste auf unserer Website www.büro-kaizen.de für die Optimierung des Arbeitsplatzes, der Abteilung und des gesamten Unternehmens.

Füllen Sie diese Checklisten allein oder gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen aus. Überall dort, wo Sie sich selber positiv bewerten und Punkte geben, können Sie stolz sein. Überall dort, wo Sie sich 0 Punkte geben, können Sie sich genau so sehr freuen. Dort haben Sie Verbesserungspotenzial! Die Checklisten enthalten je 20 Fragen. Die Ausfüllzeit ist ca. 5-7 Minuten. Suchen Sie sich am Ende des Prozesses einfach das Thema aus, dass das größte Verbesserungspotenzial und die größte Wirkung für Ihren Geschäftserfolg hat und legen Sie los. Ich drücke Ihnen die Daumen!

Tipp Nr. 2: Plattformen schaffen

Damit Ideen sich entwickeln und andere inspirieren können, braucht es Orte und Räume, in denen Ideen ausgetauscht und verbreitet werden können. Eine einfache Möglichkeit ist der Briefkasten mit Verbesserungsvorschlägen!

Eine weitere Idee kann die Gründung einer Unternehmenszeitung oder eines Kaizen-Newsletters für Good-Practise-Beispiele aus anderen Abteilungen sein. Auch Hausmessen, bei denen die Mitarbeiter ihre Positivlösungen präsentieren, stellen eine kreative Möglichkeit da, in den Austausch zu treten oder Sie nutzen einen Activity Day. An einem solchen Tag kann man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens in Projektgruppen aufteilen, die unterschiedliche Themen bearbeiten.

Zum Abschluss des Tages feiert man dann die Erfolge miteinander und kann auch hier überlegen, wie die Übertragung der einzelnen Punkte erfolgen kann.

Tipp Nr. 3: Schaffen Sie die Basis für das Mit-Denken!

In manchen Unternehmen wird auf Fehler mit Schuldzuweisungen reagiert und der Mitarbeiter zum Beispiel vor versammelter Mannschaft getadelt. Das führt dazu, dass Mitarbeiter davor zurückschrecken, etwas Neues auszuprobieren – es könnte ja schiefgehen. Doch Fehler müssen erlaubt sein. Sie können sich als richtige Goldnuggets erweisen, wenn Sie als Chance betrachtet werden und sie dazu führen, dass Ideen für Verbesserungen entwickelt werden! Ziel ist es, Fehler durch Verbesserungsvorschläge so wirksam zu beseitigen, dass sie künftig nicht mehr auftreten.

Tipp Nr. 4: Honorieren Sie die Ideen!

Jeder freut sich über eine Belohnung oder eine Bestätigung! Drücken Sie Ihre Wertschätzung aus, in dem Sie die Ideen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter honorieren. Das Honorierungssystem können Sie beispielsweise folgendermaßen differenzieren:

• Bei errechenbaren Verbesserungen werden 20 Prozent der Ersparnis des ersten Jahres ausbezahlt.
• Bei nicht messbaren Verbesserungen wird eine Pauschale gezahlt. (wir haben uns auf 25 Euro, plus ein Mittagessen geeinigt)
• Das Mittagessen gibt es auch bei abgelehnten Vorschlägen. Denn immerhin hat sich der Mitarbeiter ja Gedanken gemacht).

Verbesserungsvorschläge: Darauf kommt es an 

Der Umgang mit dem Thema Verbesserungsmanagement ist vor allem eine Frage der Kultur und der Haltung. Am besten und effizientesten wirken Verbesserungsvorschläge dort, wo die Geschäftsführung den wirklichen Wunsch verfolgt, besser zu werden und dafür Ressourcen und Freiräume zur Verfügung stellt. Wenn der Rücklauf regelmäßig mager ausfällt, sollten Sie schauen, was die Gründe für den Mangel an Beteiligung ist. Vielleicht gilt es erst andere Fragen im Hinblick auf die Kultur des Miteinanders in Angriff zu nehmen, als auf Biegen und Brechen ein Verbesserungsmanagement einzuführen.

Büro-Kaizen Video: So WICHTIG sind Verbesserungsvorschläge

(Dauer 4:34 Minuten)