Prozessoptimierung: Methoden, Anleitung & Vorgehen – mit Beispielen und Praxistipps

Die Prozessoptimierung sorgt allgemein für schnellere Abläufe, mit weniger Fehlern und das zu günstigeren Kosten. Und das führt automatisch auch zu freieren Schreibtischen und entspannteren Mitarbeitern. Damit bedeutet Prozessoptimierung keinesfalls, dass Hetze, Akkord und das Drangsalieren mit der Stoppuhr einsetzen sollen. Stattdessen soll vielmehr die viele unnütz verschwendete Arbeitszeit, die vor allem für Suchen, Warten und unklare Prozesse vergeudet wird, reduziert werden. Mit Büro-Kaizen – der japanischen Managementmethode der schrittweisen Optimierung von Abläufen und Prozessen – werden seit Anfang der 2000er Jahre einfache und zugleich hocheffiziente Methoden entwickelt, um analoge und digitale Arbeitswelten besser zur organisieren.

1. Definition und Synonyme: Was bedeutet „Prozessoptimierung“?

Prozessoptimierung (englisch: process optimisation) ist die Verbesserung von Abläufen, um die Effizienz und Effektivität eines Prozesses zu steigern (von Entwicklungs-, Produktions-, Arbeits- und Geschäftsprozessen). Das betrifft die dafür aufgewendete Zeit, die Qualität der Ergebnisse (Fehlerquote) und den Einsatz der dafür benötigten Ressourcen.

Gängige Synonyme sind Geschäftsprozessoptimierung (GPO), Prozessverbesserung, Prozessorganisation, Prozessmanagement, Ablaufverbesserung, Ablaufoptimierung, Ablauforganisation, KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

2. Warum ist die Prozessoptimierung so immens wichtig?

Die Prozessoptimierung ermöglicht, dass die Arbeitszeit sinnvoller verwendet, statt sinnlos verschwendet wird. Dabei ist die Verringerung von Zeitverschwendung eines der drängendsten Themen unserer Zeit! Denn Zeitverschwendung kostet nicht nur an sich bares Geld, sondern verschärft auch noch den Fachkräftemangel – und der geht vielen Betrieben an die Substanz. Hier die aktuellen Zahlen und Fakten dazu.

Produktion hui, Büro pfui? Die Optimierung der Büroprozesse wird am häufigsten vernachlässigt!

Vor allem dort, wo das Augenmerk auf qualitativ hochwertigen Produkten liegt – deren Fertigung bis nahe an die Perfektion optimiert wird – fliegen die Prozesse in den Büros oftmals unterhalb des Radars. Dabei entstehen gerade hier, das zeigt unsere Beratungserfahrung immer wieder in der Praxis, die Fehler, die am leichtesten begangen werden, am schwierigsten zu finden sind und die häufig mit die teuersten Auswirkungen und Folgen haben.

3. Wie funktioniert die Prozessoptimierung? Welche Möglichkeiten, Methoden & Ansätze gibt es?

Ein Prozess ist erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne das Ergebnis dadurch zu verschlechtern. Oder anders gesagt: Einfaches ist selten genial, aber Geniales ist immer auch einfach – entweder es geht einfach oder es geht einfach nicht! Es geht also nicht darum, in derselben Zeit mehr zu arbeiten, sondern intelligenter und dadurch insgesamt sogar weniger (zum Beispiel keine Überstunden mehr).

Die drei Kernaufgaben einer Prozessoptimierung:

1. Zeitverschwendung minimieren (Such-, Warte- und Wegezeiten und unnötige Doppelarbeit)
2. Fehlerquoten reduzieren
3. Ressourceneffizienz verbessern (Einsatz von Material, Energie und Bestandskontrolle)

Die wichtigsten Methoden für die Optimierung von Prozessen und Abläufen aller Art:

• Prozessanalyse (= Prozesslandkarte x Prozessdokumentation)
• Gemba Walk (= der Arbeitsprozess muss vor Ort verstanden und beobachtet werden)
• DMAIC Methode (= definieren, messen, analysieren, verbessern und steuern)
• Wertstromanalyse (= Aufdecken und Optimieren der Schwachstellen in den Geschäftsprozessen)
• Six Sigma (= eine statistisch-analytische Methode zur Optimierung der Geschäftsabläufe)
• Kaizen (= „Veränderung zum Besseren“; also die kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Abläufen in kleinen Schritten)

Wie funktioniert die Prozessoptimierung mit Büro-Kaizen?

Kurz zusammengefasst sind es diese universellen Kaizen-Prinzipien, die helfen, die Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu verbessern und kontinuierlich zu optimieren:

• Die Prinzipien von Büro-Kaizen fördern keine starre Strukturen, die sich für Jahrzehnte nicht mehr ändern, sondern eine kontinuierliche und schrittweise Verbesserung.
• Dabei ist jede Lösung besser als keine Lösung. Denn Perfektion ist eine Illusion – und kleine Schritte sind besser als Stillstand. Sie sind Anfang, Weg, Ziel und Mittel zum Zweck zugleich.
• Alle Faktoren, die Prozesse unnötig verlangsamen, werden optimiert oder beseitigt. Denn schneller, besser und entspannter zu arbeiten, davon haben alle Beteiligten etwas – Firma, Mitarbeiter und Kunden.
• Ein Kernprinzip von Büro-Kaizen lautet auch: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.“ Das schafft Orientierung, Sicherheit und eine verlässliche Grundlage – in allen Bereichen, vom Büro bis zuhause.
• Eine ausführlichere Beschreibung des Büro-Kaizen-Prinzips finden Sie hier.

4. Schritt 1 der Prozessoptimierung mit Kaizen: Die Zeitverschwendung minimieren

Es gibt vier Hauptbrocken, die zusammen für fast die gesamte Zeitverschwendung in Prozessen verantwortlich sind.

a) Lange Suchzeiten (nach analogen und digitalen Dingen)
b) Unnötige Wartezeiten mit Leerlauf (v.a. an den Schnittstellen)
c) Zu lange Wegezeiten und Entfernungen (die räumlichen Distanzen sind zu groß)
d) Überflüssige Doppelarbeit (v.a. wegen Kommunikations- und Abstimmungsproblemen)

a) Wie lassen sich Suchzeiten verringern (analog und digital)?

Ordnung erspart Zeit fürs Suchen und ermöglicht eine professionelle Zusammenarbeit. Chaos hingegen verschwendet Zeit und schafft Unzufriedenheit. Das folgende Alltagsbeispiel bringt das plakativ auf den Punkt.

Ähnlich sieht es aus, wenn wichtige Unterlagen schwierig zu finden sind. Wenn das Zusammensuchen der Informationen zu einem Projekt frustriert, weil es zu viel Zeit kostet. In einem System, in dem alles an seinem durchdachten Platz zu finden ist und auch dort wieder hingelangt, löst sich dieser Stressfaktor und die Suchzeiten werden signifikant verringert.

• Wenn alles seinen Platz hat, kann es auch sofort gefunden werden. Feste Plätze reduzieren die Suchzeiten – das gilt für wichtige Kundendateien ebenso wie für Telefonnummern, Locher und Tacker.
• Dafür muss nur jeder das Ablagesystem kennen (zum Beispiel durch visualisierte Aushänge direkt vor Ort) und sich an die Ablageregeln halten.
• Die Verkürzung von Suchzeiten ist mittlerweile ein wichtiger wirtschaftlicher Faktor. Unsere Arbeitseffizienz-Studie hat gezeigt, dass im Durchschnitt fast ein Fünftel der Arbeitszeit (19,6 %) fürs Suchen aller Art verwendet wird – das entspricht einem vollen Arbeitstag pro Woche oder einen dauerhaften Totalausfall pro fünf Mitarbeitern.
• Wie einfach Sie die Prozesse rund um das Ablegen und Suchen sinnvoll strukturieren und optimieren können, finden Sie auf unserer → Themenseite rund um „Ablage-Systeme“.

Schneller Tipp zum sofort umsetzen (zum Aufklappen den Tipp bitte anklicken)

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b) Wie lassen sich Wartezeiten und damit Leerlauf verringern?

Das zweite ebenso einfache wie wirkungsvolle Mittel für die Prozessoptimierung ist das Verringern der Wartezeiten. Denn diese sind per se unnütz. Wartezeiten entstehen per Definition an Schnittstellen und sind entweder ein Zeichen für Überlastung/Überforderung oder für unklare Zuständigkeiten. Beides lässt sich lösen oder zumindest verbessern.

Optimalere Prozesse durch Reduzierung von Überlastung und Überforderung:

• Wenn Sie wissen möchten, ob Prozesse in Ihrem Unternehmen überlastet oder einzelne Mitarbeiter dabei überfordert sind, dann sollten Sie das messen.
• Messen Sie mit einem Übersichtsformulars, wie lange ein Vorgang tatsächlich bearbeitet wird (die Netto-Bearbeitungszeit) und ebenso, wie viel Zeit vom Prozessstart bis zum Prozess-Ende vergeht (die Brutto-Durchlaufzeit).
• Machen Sie das mehrmals für die gleichen Prozesse. Schwanken die Zahlen stark, gibt es erhöhten Handlungsbedarf bei der Standardisierung und Verbesserung der Prozesse.
• Der Quotient aus Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten ist ein wichtiger Indikator dafür, wie effizient Prozesse im Unternehmen ablaufen und wo es Handlungsbedarf gibt.
• Denn auf diese Weise können Sie auch die Prozessschritte herausfinden, in denen der Vorgang am längsten stockt und somit die größte Wartezeit entsteht. Nicht selten wartet ein Papier oder Vorgang 95 % der Durchlaufzeit darauf, weiter bearbeitet zu werden.
• Wenn Sie identifiziert haben, wo die Wartezeiten entstehen, können Sie gezielt dort ansetzen und die Abläufe gezielt verbessern.
• Für die Lösungsfindung kann dabei eine ausführliche Prozessdokumentation oder auch die DMAIC-Methode (Six Sigma) helfen.

Optimalere Prozesse durch Vermeidung von Schnittstellen- und Zuständigkeitsproblemen:

Je komplexer Projekte sind, desto mehr Schnittstellen gibt es in der Regel auch. Dabei ist es immens wichtig, die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungen geschickt zu bündeln. Denn je unklarer die Zuständigkeiten im Unternehmen geregelt sind, desto mehr kommt es zu Fehlern und desto größer ist der kontinuierliche Zeitverlust. Ungeklärte Zuständigkeiten haben also nur negative Folgen: Mehr Stress, mehr Fehler und mehr verlorene Zeit. Reibungslose Schnittstellen führen dagegen zu mehr Effizienz, vermeiden Missverständnisse und verringern zugleich auch die Wartezeiten für alle Beteiligten.

• Flüssig laufende Prozesse setzen voraus, dass die Zuständigkeiten (und deren Vertretungen!) klar und für jeden einsehbar geregelt sind.
• Wenn Mitarbeiter hingegen ständig Nachfragen müssen oder zu viele Dinge liegen bleiben (oder ganz verschwinden), dann ist das fast immer ein untrügliches Zeichen dafür, dass die Verantwortlichkeiten nicht ausreichend geklärt wurden.
• Eine gute Übersicht über die Zuständigkeiten in einem Prozess oder Geschäftsbereich können Sie sich am schnellsten und einfachsten mit einer sogenannten → RACI-Matrix erstellen.
• In folgendem Kaizen-Beitrag erklären wir Ihnen zudem, wie Sie die → Zuständigkeiten optimal regeln können, um möglichst wenig Zeit durch unnötiges Warten zu verschwenden.

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c) Wie lassen sich zu lange Wegezeiten/Entfernungen verringern?

Je häufiger etwas gebraucht wird, desto näher sollte es am Arbeitsplatz sein. Klingt logisch, oder? Umso überraschter war ich, als ich bei einem unserer Beratungskunden das Weihnachtspapier im Schreibtisch fand und die täglich benötigten Briefumschläge im Nebenraum. Das systematische Sortieren ist in vielerlei Hinsicht ein wichtiger Schritt. Die wichtigsten Ergebnisse hiervon sind eine organisierte Gestaltung des Arbeitsumfeldes, eine signifikante Verbesserung der Suchzeiten sowie auch ein beachtlicher Flächen- und Raumgewinn.

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d) Wie lässt sich der Zeitverlust durch doppelte Kontrolle vermeiden?

Das Vieraugenprinzip ist in vielen Fällen sinnvoll – aber nicht immer ist es notwendig, dass jeder Beteiligte alle Unterlagen zum X-ten Mal von vorne bis hinten erneut überprüft! Das kostet viel zu viel Zeit.

• Die einfachste Lösung, um diese immense Zeitverschwendung zu vermeiden, ist das Anlegen von Checklisten oder auch Auftragsbegleitzettel .
• Auf diesen Begleitzetteln werden alle bereits geprüften Kriterien auf einen Blick erkennbar abgezeichnet.
• Damit weiß dann jeder sofort, was bereits von wem geprüft wurde und was noch zu kontrollieren ist.

5. Schritt 2 der Prozessoptimierung mit Kaizen: Die Fehlerquote reduzieren

Es ist ein Fehler, keine Fehler zu machen. Fehler sind menschlich und nur wer nicht arbeitet, macht auch keine Fehler. Deshalb gilt es herauszufinden, wo häufige Fehlerquellen liegen – und die Fehler dann als Chance zu begreifen, die zugrundeliegenden Prozesse zu optimieren. Als Möglichkeit, die Ursachen erkennen und beheben zu können. Das nennt man eine positive oder auch agile Fehlerkultur.

Die sechs Schritte einer positiven Fehlerkultur:

1. Fehlerbewusstsein
2. Fehlerakzeptanz
3. Neutrale Fehlerkommunikation
4. Sanktionsfreiheit
5. Gemeinsame Fehleranalyse
6. Veränderung der Umstände und/oder des Verhaltens

Eine der größten Fehlerquellen vermeiden: Optimierung der Ablage und Speicherprozesse

Eine besonders häufige Fehlerquelle verbirgt sich hinter der Mehrfachspeicherung, also der Doppelablage von digitalen Dokumenten. Das Vereinbaren von klaren Spielregeln für die gemeinsame Dateiablage ist somit eine der einfachsten und zugleich wichtigsten Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlern. Was wird digital und was in Papierform abgelegt? Wo und wie wird es abgelegt? Geht es um ein Dokument, auf das mehrere Personen zugreifen müssen, die Abteilung oder sogar verschiedene Standorte? Gehört es zu einem bestimmten Projekt oder Geschäftsbereich?

• Wird ein Dokument an mehreren Orten abgelegt, ist unklar, welche Version die aktuelle ist.
• Wird dann aus Versehen eine veraltete Version bearbeitet, ist das Ergebnis fehlerhaft – mit entsprechenden Folgekosten (Zeit, Geld, Reputation).
• Das Ziel muss daher sein, das oberste Kaizen-Prinzip zu befolgen: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.“ Wird ein Dokument an mehreren Orten benötigt, dann wird es nur einmal als Originaldatei abgespeichert und dann an den anderen Speicherorten lediglich als Verknüpfungen hinterlegt/gespiegelt, die auf die Originaldatei verweisen (bei Apple: Alias).
• Mehr Tipps rund um die optimal organisierte Dateiablage finden Sie auf unserer → Themenseite „Ablage“.

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6. Schritt 3 der Prozessoptimierung mit Kaizen: Ressourceneffizienz (Material, Energie, Bestandskontrolle)

Wenn ein Entwicklungs-, Produktions- oder Geschäftsprozess effizient und reibungslos klappt, dann werden dabei keine Zeit, keine Ressourcen und somit auch kein Geld verschwendet. So weit, so klar. Aber oftmals liegt der Fehler im Detail und man merkt gar nicht, wo der Prozess überall hakt und Ressourcen verloren gehen. Das summiert sich dann auf und wirkt erst in der Masse erdrückend.

Wie man den Ressourceneinsatz in Prozessen optimiert:

Für die Prozessoptimierung mit Blick auf die Ressourceneffizienz bietet sich eine sogenannte „Wertstromanalyse“ an. Mit dieser Methode können Sie die Schwachstellen in einem Ablauf aufdecken und gleichzeitig Verbesserungsvorschläge erarbeiten, um den Ressourceneinsatz in dem Prozess zu optimieren. Hier finden Sie unsere Anleitung, wie Sie → eine Wertstromanalyse durchführen.

Wie man mit der „Kanban-Methode“ die Bestandskontrolle effizient organisiert:

Wie lässt sich der Bestand an Produktions- und Büromaterialien möglichst effizient organisieren? Wie schaffen Sie es, dass immer genügend benötigtes Material in Greifweite zum erforderlichen Ort zu finden ist und auch immer rechtzeitig nachbestellt wird?

• Die Lösung heißt „Kanban“ (japanisch für „Signal“). Die Kanban-Karte taucht immer dort auf, wo Nachschub rechtzeitig und in ausreichender Menge besorgt werden muss.
• Für das Praxisbeispiel „Kopierpapier rechtzeitig nachbestellen“ heißt das: Die Kanban-Karte liegt auf dem vorletzten Päckchen. Auf der Karte steht dann ganz klar, wer zuständig ist und was zu tun ist. Also wer diese Karte erhalten muss und was diese Person dann genau und in welcher Menge (und ggfs. wo) nachbestellen muss.
• Eine Vorlage, wie das konkret funktioniert, finden Sie in unserem kostenlosen eBook → „Das Kanban-Prinzip: So steuert sich der Nachschub für alle Materialien von allein“.

7. Epilog (Nachwort): Wie lässt sich der Erfolg einer Prozessoptimierung messen?

Gut abgestimmte Prozesse lassen sich auch in Zahlen messen. Eine mögliche Kennzahl hierfür ist, welche Kosten in der Verwaltung verursacht werden und in welchem Verhältnis sie zur Gesamtleistung des Unternehmens stehen. Sinkt der Kostenanteil, steigt die Effizienz. Weitere Kennzahlen sind die durchschnittliche Arbeitszeit, die für den Ablauf eines vollständigen Prozesses oder einzelner Prozessschritte aufgewendet wird, sowie die Fehler- und Reklamationsquote. Welche Zahlen Sie zur Bestimmung des Kostenanteils heranziehen, ist höchst individuell. Wichtig ist dabei vor allem nur, dass erkennbar ist, wie sich diese Kennzahlen (langfristig) verändern, wenn Sie die jeweiligen Prozesse optimieren.

• Dabei ist die Prozessoptimierung nicht nur messbar, sondern vor allem auch sichtbar.
• Zum Beispiel an den Papierstapeln, die nicht mehr stetig größer werden, sondern umgekehrt endlich abgearbeitet werden können.
• An den Schreibtischen, auf denen nur noch die wichtigsten Unterlagen für das aktuelle Projekt liegen.
• An den Bestellungen für Produktions- und Büromaterialien, die immer genau den Bedarf abdecken – nicht mehr und nicht weniger.
• Und an den aufgeräumten Dateiordnern und übersichtlichen Aktenschränken, dank denen man innerhalb einer Minute die gewünschte Information findet und nicht mehr ewig danach suchen muss.