Prozessdokumentation: Wer den Weg beschreibt, bleibt



Kommen Sie sich manchmal vor wie Josef K., die Hauptfigur von Franz Kafkas Erzählung „Der Prozess“? In vielen Unternehmen sind die Arbeitsabläufe und Prozeduren ähnlich verschachtelt und undurchsichtig wie in der berühmten Literaturvorlage: Keiner weiß, wen der Prozess betrifft, keiner weiß wer zuständig ist, keiner für den Prozess verantwortlich und natürlich funktioniert der Prozess an sich überhaupt nicht und eine Richtung oder ein Produktivitätsgewinn ist nicht einmal mit sehr viel gutem Willen oder einer Lupe zu erkennen.

Solche Probleme sind vermeidbar - mit einer guten Prozessdokumentation, die alle Prozesse des Unternehmens erfasst und für alle nachvollziehbar und verständlich dokumentiert. So weiß jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin, welches kleine oder große Rad er oder sie im Prozess zu drehen hat und welche Arbeitsschritte ineinandergreifen. Klar wird dann auch, dass es auf jeden einzelnen in diesem Prozess ankommt. In diesem Artikel möchte ich ihnen daher zeigen, wie sie eine gute Prozessdokumentation aufbauen – und „kafkaeske“ Unternehmensstrukturen hinter sich lassen können.

Vor Prozessdokumentation braucht man Prozesse

Bevor man einen Prozess dokumentieren kann, muss man erstmal einen erstellen – und schon hier treten die ersten Schwierigkeiten auf. Wer ist im Unternehmen eigentlich für welche Arbeiten zuständig? Wie kann sichergestellt werden, dass ein Auftrag von der Annahme bis zur Auslieferung sicher und in einem definierten Zeitrahmen bearbeitet wird – und dies natürlich bei höchster erreichbarer Qualität?

prozessdokumentation-gemeinsam-dialog-prozess
Wo soll es hingehen? Gemeinsam und im Dialog Prozesse erarbeiten

All diese Fragen sind ein großes Kapitel für sich und wurden von mir auch schon in diversen Artikeln behandelt, die ich ihnen in dieser kompakten Liste kurz zusammengestellt habe. Hier finden Sie Lösungen und Ansätze zu Prozessen, Prozessarchitekturen und sinnvollen Optimierungen.

Mit welchen Mitteln kann eine Prozessdokumentation erstellt werden?

Die nötigen Mittel für eine Prozessdokumentation hängen stark davon ab, wie groß und detailliert der abzubildende Prozess ist. In einem kleinen Unternehmen werden hierzu die Bordmittel von Microsoft PowerPoint sicherlich ausreichen, in größeren Unternehmen sind Tools wie Atlassian Confluence oder vergleichbare Lösungen im Einsatz, die auch gleichzeitig einen wichtigen Teil der Prozessdokumentation übernehmen. Für eine Fertigungshalle mit Taktstraßen ist das Management nur noch eingeschränkt zuständig – hier muss auch der Maschinenbauer mit seiner eigenen Methode und Software ran. Eine Sache ist jedoch bei jedweder Prozessdokumentation wichtig: der Prozess muss eindeutig, klar und verständlich und nachvollziehbar beschrieben sein. Jeder muss, mit Kenntnis seiner genauen Position, wissen was er wann und zu welchem Zeitpunkt zu tun hat.

prozessdokumentation-vermittlung-mitarbeiter
Wissen, was zu wann zu tun ist: Prozesse sind nur so gut wie ihre Vermittlung an die Mitarbeiter

Mit der Einführung neuer Datenschutzbestimmungen kommt 2018 darüber hinaus eine weitere Herausforderung auf Ihr Unternehmen zu: An jeder Stelle, wo in Prozessen Kundendaten, Lieferantendaten oder ähnliche Daten erhoben werden, muss nachvollziehbar dokumentiert sein, zu welchem Zweck und unter welchen Sicherheitsvorkehrungen und mit welchen Löschfristen und Löschbedingungen Daten gespeichert werden.

der Prozessdokumentation zum Erfolg: Wie Sie Prozesse wirksam darstellen und etablieren können, erfahren Sie in meinem neuen Artikel. Klick um zu Tweeten

Die Prozessdokumentation für alle Mitarbeiter zugänglich machen

Wichtig ist auch, dass sie sich auf eine bestimmte Darstellungsform bei der Prozessdokumentation einigen: in Form eines Posters, online im Intranet, abgespeichert als PDF einer PowerPoint-Präsentation auf dem Austauschserver… es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Sie sollten sich jedoch auf ein unternehmensweit einheitliches Tool für die Darstellung einigen, dass gegebenenfalls in einer Schulung erläutert wird.

Zusätzlich empfehle ich Ihnen, für jede Abteilung auf einem Aushangposter (DIN A2 oder größer) alle die Abteilung betreffenden Prozessschritte oder Prozesse zusammenzufassen und in der Kaffeeküche, im Pausenraum oder auch an der Wand gegenüber der Toilettentür aufzuhängen – wie bei guter Werbung zählt hier weniger die Ästhetik des Ortes, sondern mehr der Publikumsverkehr. Für die Erstellung dieser Poster benötigen sie nicht unbedingt einen Grafiker: Microsoft PowerPoint bietet nicht nur zahlreiche Prozessgrafikvorlagen, hier auch “Smart Art” genannt, sondern auch die Möglichkeit zur Erstellung von Druckvorlagen in DIN A2 und darüber hinaus. Informationen hierzu habe ich Ihnen auch in meinem Artikel Visualisierung von Prozessen – So machen Sie sich ein Bild zusammengestellt.

Prozessdokumentation ist gut, den Prozess leben ist besser

Nachdem der Prozess durchdacht, dokumentiert und ins aktive Arbeitsleben integriert ist, muss er für alle Mitarbeiter zum Alltag werden. Hierzu gehört vor allem, dass es offene Fragen der Mitarbeiter durch die Prozessverantwortlichen geklärt werden und Sinn und Nutzen des Prozesses transparent erklärt werden.

Hierzu sollten nicht nur in Gruppenmeetings, sondern auch in Einzelgesprächen an besonders neuralgischen Stellen die Prozessverantwortlichen den Ablauf der neuen Arbeitsvorgänge genau betreuen und überwachen, wenn nötig helfend eingreifen und, falls nötig, den Prozess nachträglich optimieren. Natürlich müssen diese Änderungen regelmäßig erneut dokumentiert werden – nach der Prozessdokumentation ist vor der Prozessdokumentation.

Ihre Erzählung vom Prozess: Schreiben Sie mir Ihre Meinung

Prozessdokumentation ist eine Herausforderung, der sich jedes Unternehmen, auch meines, im täglichen Arbeitsleben stellen muss. Als Landkarte, Navigationssystem und Stundenplan helfen uns Prozesse, den gemeinsamen Arbeitsalltag miteinander zu organisieren und produktiv zu gestalten.

Wie immer interessieren mich an dieser Stelle Ihre eigenen Erfahrungen mit dem Thema Prozessdokumentation: Was hat bei Ihnen besonders gut funktioniert, was weniger, was überhaupt nicht? Wie vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern neue Arbeitsschritte, neue Prozesse und neue gesetzliche Vorschriften, die diese in ihrem täglichen Arbeitsleben beachten müssen? Schreiben Sie mit einfach einen Kommentar, eine E-Mail oder rufen Sie mich an - ich freue mich auf Ihre Meinungen und Erfahrungen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: