Wie man eine Prozessdokumentation erstellt: Aufbau, Inhalte, Tipps & Tools – mit Video-Anleitung!

Eine Prozessdokumentation stellt einen bestimmten Geschäftsprozess klar und transparent in einzelnen Schritten dar. Das ist eine wichtige Voraussetzung für die Optimierung der Abläufe. Denn auf dieser Grundlage können Schwachpunkte und Reibungsverluste aufgedeckt und damit Gutes noch besser werden.

• Mit einer guten Prozessdokumentation, die einen Ablauf detailliert erfasst und für alle verständlich beschreibt, weiß jeder Mitarbeitende sofort, wie die einzelnen Arbeitsschritte aussehen und aufeinander aufbauen.
• So wird jedem Mitarbeiter klar, welche Aufgaben er oder sie übernimmt – und dass es in einem Prozess auf jedes noch so kleine und große Rädchen ankommt, die ineinandergreifen.
• Die Prozessverantwortlichen wiederum können so einfacher erkennen, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt.

In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen daher, wie Sie eine gut aufgebaute Prozessdokumentation erstellen, welche Tools Ihnen dabei helfen und wie Sie das für eine Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe nutzen können.

Was ist eine Prozessdokumentation? Definition laut der DIN EN ISO 9001

Prozessbeschreibung vs. Prozessdokumentation: Die DIN (Deutsches Institut für Normung) und die ISO (Internationale Organisation für Normung) sprechen in ihrer gemeinsamen DIN EN ISO 9001, dem national und international verbreitetsten Standard für das Qualitätsmanagement, von „Prozessbeschreibung“ statt „Prozessdokumentation“ – beide Begriffe werden jedoch im Allgemeinen, ohne Unterschied, synonym verwendet.

Warum sind Prozessdokumentationen für Unternehmen so wichtig?

Kommen Sie sich manchmal vor wie Josef K., die Hauptfigur in Franz Kafkas „Der Prozess“? In vielen Unternehmen sind die Arbeitsabläufe ähnlich verschachtelt und undurchsichtig wie in der berühmten Literaturvorlage. Keiner weiß, wen der Prozess betrifft, keiner weiß wer zuständig ist und keiner ist für den Prozess verantwortlich. Natürlich funktioniert auch der Prozess an sich überhaupt nicht und eine Richtung oder gar ein Produktivitätsgewinn ist auch mit gutem Willen nicht erkennbar.

• Mit einer guten Prozessbeschreibung, die alle Prozessschritte aufzeigt und nachvollziehbar macht, lassen sich solche Probleme zuverlässig vermeiden.
• Auf dieser Grundlage lassen sich dann im Nachgang die Abläufe weiter verbessern und optimieren – oder auch neue Mitarbeiter besser einarbeiten (Onboarding).
• Unternehmen, die ihr Qualitätsmanagement nach ISO 9001 zertifizieren lassen wollen, müssen sowieso für alle ihre Kern- und Wertschöpfungsprozesse, Managementprozesse und relevanten Unterstützungsprozesse jeweils eine eigene Prozessdokumentation erstellen.
• Tipp: Eine umfassende grafische Komplettdarstellung aller Prozesse im Unternehmen, eine sogenannte Prozesslandschaft , wird vom ISO-Standard hingegen nicht gefordert. Sie erleichtert jedoch den Gesamtüberblick enorm und ist daher gerade bei größeren oder breit aufgestellten Unternehmen mit vielen komplexen Abläufen sehr zu empfehlen.

Verschiedene Darstellungsarten und Methoden für Prozessdokumentationen: Beispiele

Die ISO-Norm 9001 schreibt keine genaue Dokumentationsart oder -methode vor. Die Prozessbeschreibung in Form eines Prozessmodells kann demnach sowohl in schriftlich-beschreibender wie auch in grafisch-visueller Form erfolgen. Welche Darstellungsmethode sich am besten eignet, hängt ganz vom Einzelfall ab. Vor allem von der Komplexität des zu dokumentierenden Prozesses, von den zur Verfügung stehenden Tools, den Zielen und Zwecken der zu erstellenden Prozessdokumentation und auch von dem Adressatenkreis. Hier eine Übersicht der häufigsten Darstellungsarten.

• Prozessdiagramme: Die Darstellung der einzelnen Prozessschritte erfolgt üblicherweise in Form eines Diagramms, meist eines Flussdiagramms. Denn durch diese Visualisierung werden die einzelnen Abläufe auf einen Blick erfassbar.
• Textliche Beschreibung: Eine reine schriftliche Prozessbeschreibung (Steckbrief) ist zwar generell möglich, wird aber bei komplexen Themen schnell unübersichtlich. Daher wird meist eine Kombination aus Prozessbeschreibung und Prozessvisualisierung gewählt.
• Prozesstabellen: Wenn eine grafische Prozessvisualisierung nur schwer realisierbar ist, wird häufig auf Prozesstabellen ausgewichen, um die visuellen Modelle zu ergänzen und zu vervollständigen.
• BPMN: Die BPMN-Methode (Business Process Modeling Notation) wird häufig für die Beschreibung von Geschäftsprozessen verwendet. Die Methode liefert unter anderem eine einheitliche Notation und Symbolik, um die Abfolge der einzelnen Prozessschritte grafisch darzustellen.
• Schaubilder und Infografiken: Diese ermöglichen eine anschauliche und komprimierte, visuelle Vermittlung von Fakten, Fachinformationen und deren Zusammenhänge.
• Turtle-Darstellung von Prozessen: Bei dieser Prozessdarstellungsart wird aus der Vogelperspektive auf die sieben Körperteile einer Schildkröte geschaut. Diese werden dann der Reihe nach mit den wichtigsten Elementen der Prozessbeschreibung befüllt, vom Kopf (Input und Zielvorgaben) bis zum Schwanz (Output, Zielkontrolle).
• Wertschöpfungskettendiagramme (WKD): Wertschöpfungskettendiagramme dienen ebenfalls der Darstellung von Geschäftsprozessen, allerdings auf einem hohen Abstraktionsniveau (ähnlich einer umfassenden Prozesslandkarte). Das Ziel ist hier vor allem die Strukturierung der wesentlichen Aufgaben und Funktionen.
• Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK): Diese Modellierungsmodelle werden vor allem genutzt, um verschiedene Sichtweisen auf einen Prozess darzustellen (z.B. aus Daten-, Steuerungs- und Organisationsperspektive).

Vier Tipps, Tools & Hilfsmittel für das Erstellen einer Projektdokumentation

Jede Prozessdokumentation ist eine kleine Herausforderung, der sich aber jedes Unternehmen regelmäßig stellen sollte. Denn als Landkarte, Navigationssystem, Nachschlagewerk und Einarbeitungsplan helfen uns die Prozessbeschreibungen, den gemeinsamen Arbeitsalltag besser zu organisieren und damit reibungsloser, stressfreier und im Ergebnis auch produktiver zu gestalten. Das ist auch das Kernprinzip des Büro-Kaizen, der japanischen Managementphilosophie einer schrittweisen Optimierung von Prozessen und Abläufen. Folgende vier Tipps, Methoden und Tools helfen Ihnen dabei!

Tipp 1: Für eine Prozessdokumentation braucht es einen funktionierenden Prozess!

Bevor man einen Prozess dokumentieren kann, muss man zuerst einmal einen erstellen. Und das ist meist schon die erste Schwierigkeit. Wer ist im Unternehmen eigentlich konkret für welche Arbeiten zuständig? Wie kann sichergestellt werden, dass ein Auftrag (von der Annahme bis zur Auslieferung) sicher und in einem definierten Zeitrahmen bearbeitet wird – und das natürlich bei der höchsten erreichbaren Qualität? All diese Fragen haben wir schon in diversen Büro-Kaizen-Artikeln behandelt. Hier eine kompakte Liste mit den wichtigsten Lösungen und Ansätzen zu Prozessen, Prozessarchitekturen und sinnvollen Optimierungen!

• Kurzer Prozess: 7 Kennzeichen eines permanent perfektionierten Prozesses
• Gemeinsame Komfortzone statt angestaubte Prozesse: Alle auf Anfang!
• Mit effizienten Bürostrukturen gegen Stress und Burnout

Tipp 2: Diese Software-Tools erleichtern die Erstellung einer Prozessdokumentation erheblich

Die benötigten Mittel & Tools für eine Prozessdokumentation hängen stark davon ab, wie groß und detailliert der abzubildende Prozess ist. Eine Sache ist jedoch bei jeder Prozessdokumentation wichtig: Der Prozess muss eindeutig, klar, verständlich und nachvollziehbar beschrieben werden. So dass damit im Ergebnis jeder, mit Kenntnis seiner genauen Position, weiß, wer wann und zu welchem Zeitpunkt was zu tun hat.

• In kleineren und mittelgroßen Unternehmen reichen in den allermeisten Fällen die Bordmittel der Microsoft 365 Bürosoftware-Suite für die Prozessdokumentation vollkommen aus. Das sind namentlich Microsoft Visio , PowerPoint , Excel , Word und OneNote.
• Dabei erfolgt die Prozessvisualisierung üblicherweise mit Microsoft Visio (siehe unsere Video-Anleitung unten), während die gesamte Dokumentation dann in dem Universalnotizbuch OneNote erstellt wird – dem ultrakompatiblen Sammelbecken, in das sich sämtliche Medien, Dateiarten, Schaubilder, Grafiken und Diagramme problemlos integrieren lassen.
• In Produktions- und Fertigungshallen mit Taktstraßen kann das Management die Prozessdokumentationen hingegen nicht mehr vollständig allein erstellen – hier müssen auch die Maschinenbauer und Ingenieure mit geeigneten Methoden und Softwarelösungen ihren fachlich-technischen Teil dazu beitragen. Aber auch hier ist für die gemeinsame Zusammenarbeit an einem Dokument OneNote eine der geeignetsten Lösungen.
• Große Unternehmen und Konzerne nutzen hingegen meist noch umfangreiche Tools wie Confluence des australischen IT-Dienstleisters Atlassian oder vergleichbare Lösungen (wie z.B. die Alternativen Eliza, Adonis, FlowShare, Lucidchart, Symbio, PKS NETPlan, orgavision, QM-Pilot, iGrafx, Camunda, AristaFlow, Lana, Celonis, viflow oder N5-Solutions).

Tipp 3: Die Prozessbeschreibungen allen Mitarbeiter zugänglich machen und offen aushängen

Was nutzt eine gute Prozessdokumentation, wenn niemand hineinschaut, um Schlüsse daraus zu ziehen und die Abläufe zu verbessern? Oder selbstständig seine Aufgaben daraus abzuleiten?

• Daher sollten Sie sich auf ein einheitliches Tool und Speicherort einigen, so dass die Prozessbeschreibungen jedem jederzeit zugänglich sind. Idealerweise ist das die unternehmensinterne Wissensdatenbank (deren Nutzung gegebenenfalls in einer internen Schulung erläutert werden kann und sollte).
• Empfehlenswert ist auch, auf einem Aushangposter (DIN A2 oder größer) alle für eine Abteilung relevanten Prozesse und Prozessschritte zusammenzufassen und in der Teeküche, im Pausenraum oder auch an der Wand gegenüber den Toiletten aufzuhängen – denn wie bei einer guten Werbung zählt hier weniger die Ästhetik des Ortes, sondern vielmehr die Frequenz des Publikumsverkehrs.
• Mehr Informationen, wie Sie solch ein Aushangposter schnell und einfach selbst erstellen können, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → Visualisierung von Prozessen – So machen Sie sich ein Bild!

Tipp 4: Prozessdokumentation ist gut, ein lebender Prozess besser! Betriebsblindheit vermeiden

Nachdem der Prozess durchdacht, geplant, dokumentiert und ins aktive Arbeitsleben integriert wurde, muss er für alle Mitarbeitenden zur Alltagsroutine werden. Dabei hilft, dass der Sinn und Nutzen des Prozesses durch die Prozessverantwortlichen transparent erklärt wird und alle offenen Fragen der Mitarbeiter geklärt werden.

• Das kann in Gruppenmeetings oder auch, an besonders neuralgischen Stellen, in Einzelgesprächen erfolgen.
• Die Prozessverantwortlichen haben dann die Aufgabe, den Ablauf der neuen Arbeitsvorgänge genau zu betreuen, wenn nötig helfend einzugreifen und kontinuierlich weiter zu optimieren.
• Erfolgte Änderungen müssen dann natürlich erneut dokumentiert werden. Auf diese Weise wird die Prozessdokumentation selbst zu einem lebenden Prozess.
• Drei Strategien, wie sich die Prozesse in Ihrem Unternehmen kontinuierlich selbst verbessern können, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → Betriebsblindheit vermeiden!

Video-Anleitung „Prozessvisualisierung mit Microsoft Visio“!

Alle Abläufe, Strukturen und Prozesse in einem Unternehmen sollten so klar und einfach wie möglich sein. Das gilt vor allem auch für Veränderungsprozesse und neue Abläufe. Dabei gibt es zahlreiche Management-Methoden, die bei der Visualisierung, Dokumentation und Optimierung der Geschäftsprozesse maßgeblich helfen – und dadurch viel Stress und Arbeitszeit einsparen. Eine gute Übersicht hierzu finden Sie in folgendem Link.

• Unsere Themenseite zu „Prozesse“: Hier finden Sie viele nützliche Methoden & Tools, z.B. RACI, Scrum, Gemba Walk, Wertstromanalyse, DMAIC, Six Sigma, Kanban, OKR etc.
• Unsere Themenseite „Büroorganisation“: Eine gute Büroorganisation ist eine der wichtigsten Grundlagen für effiziente Prozesse.
• Kostenloses Download-Center: Hier können Sie viele weitere praxisnahe Anleitungen, Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro kostenlos herunterladen!

Büro-Kaizen Video-Tutorial: Prozessvisualisierung mit Microsoft Visio (für Einsteiger)

(Dauer 11:02 Minuten)

1. Einleitung 00:00
2. Was ist Visio? 00:22
3. Ein Diagramm erstellen und bearbeiten 01:04 
4. Zusammenarbeit mit Visio 08:20
5. Fazit und Empfehlung 09:50