„Endlich Urlaub!” Nur noch schnell die Vertretungsregelung abstimmen und dann kann es endlich losgehen: „Sehr geehrter Kunde … Bitte melden Sie sich in drei Wochen … !” Aber ist das sinnvoll? Wollen Sie es wirklich dem Kunden überlassen, ob er sich wieder meldet oder inzwischen an anderer Stelle eine Lösung für seine Herausforderungen sucht? 1. […]

Ein Büro ist ein Ort der Informationsverarbeitung: es kommt etwas herein – es geht etwas heraus. Damit diese Information optimal verarbeitet wird, braucht es eine Struktur, die mir das optimal ermöglicht. Eine hilfreiche Maxime, die viele Unternehmen dazu ins Leben gerufen haben, ist die Clean Desk Policy – was so viel heißt: am Abend wird […]

„Disziplin lernen“ hat nichts mit Langweiligkeit, Verbissenheit, Spaßbremse oder Unfreiheit zu tun. Denn Disziplin zu erlernen, bedeutet vor allem, die persönlichen Ziele besser erreichen zu können – und das schafft ein gutes Gefühl! Das reicht vom Abnehmen und Diäterfolgen durch eine disziplinierte Ernährung, über eine bessere Gesundheit durch mehr Sport, bis zum Meistern beruflicher Herausforderungen, […]

Kanban – der japanische Ausdruck für Signalkarte – wurde ursprünglich von Toyota zur Produktionssteuerung entwickelt. Die Idee findet sich heutzutage jedoch in vielen anderen Bereichen ebenfalls wieder. 1. Was ist die Personal Kanban Methode? Mit der Personal Kanban Methode kann man Aufgaben so strukturieren, dass man jederzeit weiß, was zu tun ist und in welchem […]

Geht es Ihnen auch so? Sie planen die Woche, richten Aufgaben ein – und erledigen das Geplante doch nicht? Sie beherzigen Weisheiten wie „Gut geplant ist die halbe Miete”, aber Sie müssen trotzdem an vielen Freitagen Aufgaben in die nächste Woche schieben. Oder Sie fragen sich, wie Sie einen Tag wohl planen, wenn immer wieder […]

Beim Lean Office geht es schlank zu. Es geht darum, allen unnötigen Ballast loszuwerden. Dann können Prozesse – auch im Büro – so richtig fließen. Willkommen im Flow. Lesedauer ca. 7 Minuten 1. Lean Office Definition Lean ist ein englischer Begriff und bedeutet auf Deutsch schlank. Der Begriff tauchte zum ersten Mal im Zusammenhang mit […]

Im Büro fallen immer wieder Routineaufgaben bzw. Routinearbeit an, manche täglich, andere bei Bedarf. Ob wir diese sich wiederholenden Abläufe als „langweilig“ oder als „entspannend“ empfinden, hängt davon ab, wie leicht wir sie uns machen. Wenn wir nämlich an die richtige Stelle unsere Häkchen setzen, dann geht alles wie von selbst. Die Psychologie hat schon […]

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess beginnt im Team. Was zwei Augen mehr sehen können, gelingt einem engagierten Team umso besser. Genau hier liegt die Stärke von KVP-Gruppen im betrieblichen Vorschlagswesen. Viele Unternehmen setzen bereits auf Vorschläge einzelner Mitarbeitender – ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne feste Strukturen und regelmäßige Austauschformate bleiben Potenziale oft ungenutzt. KVP-Gruppen schaffen hier […]

„Hast du schon den Raum gebucht?” Die Erledigung der Buchung wäre eine Sache von 5 Minuten gewesen, doch Sie hatten sich erst dem Projekt mit der obersten Priorität gewidmet. Nun mussten Sie die Kollegin schon drei Mal am Telefon vertrösten. Das nervt und kostet unnötig Zeit. Mit der 5-Minuten-Regel wäre das nicht passiert. Lesen Sie […]

Das haben wir doch im vorletzten Meeting besprochen! Schade nur, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer gar nicht mehr an die Beschlüsse erinnert oder fehlerhaft umsetzt. Noch schlimmer sind ausufernde Protokolle bei großen Gesprächsrunden, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren, sondern mit ihren schwafeligen Informationen erschlagen. Sie entwickeln viel mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen, […]

Die Strebsamkeit und Zielorientierung der Japaner ist wahrscheinlich auf der ganzen Welt bekannt. Sie gelten als unermüdlich, effizient und immer motiviert. In Harlem hat Toyota, statt einer Sachspende, Effizienz gespendet. Sie reduzierten die Wartezeit in einer Suppenküche für die wartenden Bedürftigen von über 90 auf lediglich 18 Minuten. Und das ohne zusätzliches Personal oder eine […]

Halten Sie die Daten Ihres Internet Service Providers bereit, öffnen Sie das Outlook-Programm. In nur wenigen Schritten können Sie Outlook einrichten. Neuer Mitarbeiter, neuer Rechner? Outlook einrichten steht mal wieder an. Vielleicht ist es das erste Mal, vielleicht ist das aber auch eins von den Dingen, die Sie so selten machen, dass Sie beim nächsten […]

Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter sich den Arbeitsplatz entsprechend den anstehenden Aufgaben wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten. 1. Was ist Desk Sharing? „Desk Sharing“ oder auch „Hot Desking“ ist eine moderne Organisationsform, die mittlerweile nicht nur bei den […]

Im modernen Berufsalltag gehören Großraumbüros zum Standard. Gemeinsames Arbeiten steigert die Motivation und Leistungsbereitschaft. Soweit die Theorie. In der Praxis gleichen gemeinsam genutzt Räume einem Hexenkessel, in dem sich niemand zurechtfindet. Abgesehen von unnötigen Suchzeiten hinterlässt dieses Durcheinander einen unprofessionellen Eindruck auf Besucher und Kunden. Da hilft nur ein einheitliches Konzept, um alle Kollegen auf […]

Es gibt so unglaublich viele Methoden für das Priorisieren von Aufgaben, dass man sich allein schon bei der Recherche nach effizienten und unmittelbar umsetzbaren Tipps recht schnell in einem wahren Dschungel der Begrifflichkeiten verzettelt. ABC-Methode und Eisenhower-Prinzip, 80:20-Regel und SMART-Methode, Vorgehen nach Ivy Lee? Pomodoro? Oder ALPEN? Wir stellen immer wieder fest, wie wichtig es […]

In dem Outlook-Kalender sind ab der Produktversion Outlook 2013 die Feiertage nicht mehr vor eingestellt, sondern müssen extra importiert werden. Das können Sie ausnutzen und sich mit einer kostenlosen Erweiterung gleichzeitig auch noch die Schulferien und inoffiziellen Feier- und Gedenktage mit anzeigen lassen. Wir zeigen Ihnen hier den schnellsten Weg, wie Sie in Outlook Feiertage […]

„Ja, hab Zeit. Oh, nein doch nicht“. Kennen Sie das? Ihr Kalender ist gut gepflegt aber Sie übersehen trotzdem Termine. Terminüberschneidungen zwischen den einzelnen Lebensbereichen sind schwer zu überschauen. Neben beruflichen Terminen stehen im privaten Umfeld noch weitere Verpflichtungen an, die mit dem geschäftlichen Terminkalender unter einen Hut zu bekommen sind. Wie Sie dem Terminchaos […]

In einer sich immer schneller ändernden Arbeitswelt mit hartem Wettbewerb ist eine kontinuierliche Verbesserung der eigenen Arbeitsorganisation unverzichtbar. Denn dadurch können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet, Ressourcen optimal genutzt und die Produktivität deutlich gesteigert werden. Durch die Optimierung der Arbeitsstrukturen werden aber nicht nur die Qualität der Arbeit und die Arbeitsergebnisse verbessert, sondern auch das allgemeine Stressniveau […]

Der Mensch ist ein visuelles Wesen. Was wir bildlich erfassen können, bleibt meist besser hängen als alles, was uns in zehn Meetings erzählt wird. Deshalb mögen wir Diagramme, Statistiken und Grafiken. Sie sagen uns auf einen Blick, was wichtig ist, ohne dass wir uns zuerst durch Zahlenkolonnen und Textwüsten schlagen müssen. Selbst die größten Nebensächlichkeiten […]

Wer sich mit neuen Computerprogrammen auseinandersetzen muss, lernt häufig zunächst nur das Nötigste und setzt dann auf den Faktor „Learning by Doing“. Aufgrund des Alltagsbusiness kommen wir dann aber meistens nicht mehr dazu, uns wirklich weiter damit zu beschäftigen. Daher wissen viele oftmals gar nicht, wie vielfältig die Möglichkeiten im Bereich der Outlook-Kontakte tatsächlich sind […]

Vor der Suche kommt die Indizierung. Und diese sollte immer aktuell sein, damit Sie auch vollständige Ergebnisse für Ihre Suche erhalten. Mit wenigen Klicks können Sie sogar erreichen, dass nicht nur die E-Mail-Texte, sondern auch Dateianhänge durchsucht werden. Das verhilft Ihnen zu noch mehr Möglichkeiten, in der Masse an E-Mails die richtige Nachricht bzw. die […]

Microsoft bietet mit Outlook eine tolle Möglichkeit, alle Ihre Kontakte an einem Ort zentral zu verwalten. Und nicht nur das Verwalten, sondern auch das Weiterarbeiten mit E-Mail-Adressen, Verteilerlisten, Geburtstagen oder Telefonnummern wird dadurch wesentlich vereinfacht. Das spart Arbeitszeit und trägt zu Ihrer Effizienz im Büroalltag bei. Wie Sie am besten vorgehen und das meiste aus […]

Wer seinen Kalender häufig nutzt, muss ab und zu auch einmal ausmisten und alte Kalendereinträge aus seinem Outlook Kalender löschen. Die entsprechenden Kalenderfunktionen sind allerdings oft gar nicht so leicht zu finden. Viel leichter ist es da schon, Kalenderdaten aus Versehen zu löschen! Aber keine Panik, hier zeigen wir Ihnen, wie Sie in Outlook gelöschte […]

Sie möchten endlich einmal wieder Urlaub machen und beschließen eine Reise nach Italien zu unternehmen. Voller Vorfreude sitzen Sie nun im Flugzeug, welches von einem Piloten gesteuert wird, der über 20 Jahre Berufserfahrung besitzt. Jeder Pilot verwendet dabei standartmäßig Checklisten. Stellen Sie sich jetzt vor, er würde auf Checklisten verzichten, weil das Fliegen für ihn […]

Für das Organisieren von Besprechungsanfragen ist Outlook die beste Lösung. Hier haben Sie Ihre E-Mails, Termine und die Adressen der Besprechungsteilnehmer an einer Stelle. Durch diese praktische Kombination lassen sich Besprechungsanfragen mit Outlook ganz einfach Organisieren, Versenden sowie Nach- und Weiterbearbeiten. Wie das nun genau funktioniert, erfahren Sie hier. 1. Aufwändiges und zeitintensives Organisieren von […]