Wochenplan – raus aus dem Chaos, rein in geordnete Verhältnisse



Geht es Ihnen auch so? Sie planen die Woche, richten Aufgaben ein – und erledigen das Geplante doch nicht? Sie beherzigen Weisheiten wie „Gut geplant ist die halbe Miete”, aber Sie müssen trotzdem an vielen Freitagen Aufgaben in die nächste Woche schieben. Oder Sie fragen sich, wie Sie einen Tag wohl planen, wenn immer wieder Unerwartetes stört?

Vor Unerwartetem ist niemand gefeit, auch vor Pannen nicht – aber Ihnen kann trotzdem geholfen werden, schon im Vorfeld besser damit umzugehen. Mit einem Wochenplan, der mehr als nur Termine und Aufgaben listet. Ein wertvoller Wochenplan, der Ihnen hilft, die wirklich relevanten Aufgaben zu bearbeiten – und dabei auch noch die nötige Flexibilität zu bewahren.

Wochenplan sinnvoll erstellen
Erstellen Sie sinnvoll Ihren persönlichen Wochenplan.

Wochenplanung: auf Papier oder lieber elektronisch?

Bei dieser Frage scheiden sich die Geister. Manche schwören immer noch auf das klassische Zeitplanbuch mit seinen verschiedenen Einlagen für Checklisten, Kalender etc. Andere wünschen sich ihre Wochenplanung vollständig digital – wieder andere lieben die Kombination. Wählen Sie das System, das Sie mögen. Aber beherzigen Sie dabei die folgenden Tipps.

Termine und Aufgaben erfassen

Der erste Schritt für Ihren Wochenplan ist immer: alle Termine und Aufgaben in einem System zu erfassen – wie z. B. in Outlook. Damit haben Sie schon einmal die Basis eines guten Wochenplans erarbeitet. Aber das Erfassen alleine genügt ja nicht. Projekte und Aufgaben benötigen – damit sie überhaupt erledigt werden und Sie nicht überlasten – eine Priorität und ein Zeitbudget, die Sie jeweils bestimmen.

Wochenplan: Prioritäten setzen, Aufgaben erledigen! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 1: Prioritäten vergeben

Ganz wichtig – fragen Sie sich: Wenn ich heute nur eine Aufgabe bearbeiten könnte, welche wäre die wichtigste? Geben Sie dieser Aufgabe Priorität 1. Nehmen Sie sich die nächste Aufgabe nach dem gleichen Was-wäre-wenn-Prinzip vor und ordnen Sie so alle Aufgaben nach Wichtigkeit.

Tipp Nr. 2: Zeitbudget pro Projekt und Aufgabe vergeben

Gehen Sie wie folgt vor, um jedem Projekt und jeder Aufgabe die Zeit für Ihre Bearbeitung zuzuordnen:
1. Prinzip Vollständigkeit: Eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine Schätzung.

2. Prinzip „Kleinwünschen ausschließen”: Multiplizieren Sie den errechneten oder geschätzten Aufwand für Ihre Projekte mit 1,5 und geben Sie dazu auch noch etwas Zeitpuffer hinzu.

So erstellen Sie Ihren Wochenplan


Halten Sie sich an die folgenden Eckdaten:
1. Erstellen Sie Ihren Wochenplan für die Folgewoche immer am Freitag.

2. Verteilen Sie die Aufgaben und Projekte auf die kommende Woche unter Berücksichtigung Ihres festen, für die Arbeit zur Verfügung stehenden Zeitbudgets. Sie dürfen also nicht mehr Zeit vergeben als Sie zur Verfügung haben.

3. Kennzeichnen Sie immer wiederkehrende Aufgaben oder Termine wie Kundentermine, Teammeetings etc. mit einem bestimmten Symbol wie Stern, Pfeil o. ä. – das sorgt für eine schnelle Übersicht, was in Ihrer Woche anfällt und schnellen Durchblick, wenn es um neue Termine geht.

4. Begrenzen Sie die Zahl der Aufgaben pro Woche auf ein gesundes, realisierbares Maß.

Extra-Tipp 1

In Outlook können sie Aufgaben nach Fälligkeit in der Aufgabenübersicht sortieren, so haben sie schnell einen Überblick, was in der jeweiligen Woche anfällt.

Dauerbrenner-Problem: Aufgabenlisten zu lang – so kürzen Sie sinnvoll

Die Ursachen für zu lange Aufgabenlisten sind vielfältig, die Folgen für Ihren Wochenplan immer absehbar: Sie verschieben Woche für Woche Aufgaben in die nächste Woche – oder müssen Prioritäten spontan verschieben. Prüfen Sie deshalb die folgenden Punkte für sich:

  • Gehe ich vielleicht zu kleinschrittig vor bei Projekten – und generiere deshalb zu viele Aufgaben? Bestimmt können Sie mehrere Aufgaben unter einem Titel zusammenfassen.
  • Geht mein Blick zu weit in die Zukunft – und plane ich eigentlich für mehrere Wochen im Voraus? Wenn das nicht unbedingt sein muss, planen Sie nur die nächste Woche.
  • Bin ich schlicht und ergreifend einfach überfordert? Dann gibt es nur vier Möglichkeiten: Aufgaben streichen. Delegieren. Unterstützung anfordern. Oder längere Arbeitszeiten akzeptieren.

Extra-Tipp 2

Wenn Sie Outlook nutzen, drucken Sie Ihre Aufgabenliste aus. Auf ein DIN A4-Blatt passen ca. 50 Aufgaben drauf. Sehen Sie diese 50 als „natürliche” Obergrenze für Ihren Wochenplan vor.

Und Sie?

Berichten Sie mir von Ihrem Wochenplan. Womit kommen Sie besser klar: Arbeiten Sie komplett in einem Zeitmanagement-System, nur mit Systemen wie Outlook oder nutzen Sie ein Zeitplanbuch? Und wie gut konnten Sie unsere Erfahrungen vor einem alltäglichen Chaos und freitäglichen Dilemma bewahren? Ich freue mich!



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