Ordnungssystem Schreibtisch: Optimaler 3-Schritte-Workflow für einen reibungslosen Arbeitsfluss – weniger Stress und nie mehr aufräumen

Auf dem Schreibtisch läuft im Arbeitsalltag vieles zusammen: E-Mails, Dokumente, Aufgaben, Termine und Notizen. Mit dem Büro-Kaizen-Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“ bringen Sie all diese Eingänge in einen klaren Arbeitsfluss. Auf diese Weise lassen sich die Aufgabeneingänge inklusive E-Mail-Flut wesentlich einfacher und schneller bearbeiten und erfolgreich abschließen. Das reduziert Stress und Hektik spürbar und Sie gewinnen mehr Freiraum für Wichtigeres. Wie der Workflow konkret funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Leitfaden, inklusive dazugehöriger Infografik, kostenlosem eBook und Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags!

1. Der Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“ im Überblick: Vom Eingang bis zur Ablage

Der Büro-Kaizen® Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“ schlägt die Brücke zwischen Aufgabeneingang, Sichtung, Priorisierung, Terminierung, Wiedervorlage, Bearbeitung, Abschluss und Ablage und verbindet all diese Stationen zu einem reibungslosen Arbeitsfluss. Dabei steht allerdings nicht die Art oder Beschaffenheit spezieller Büromöbel oder des Ablagemediums an sich im Mittelpunkt, sondern vielmehr, wie effizient der Bearbeitungsweg ist, den eine Aufgabe oder Information durch unser persönliches Arbeitssystem an unserem Schreibtisch durchläuft.

• Wenn das Organisationssystem konsequent umgesetzt wird, führt das im Ergebnis zu einer deutlich effizienteren Bearbeitung und vermeidet unnötige Zeitverluste durch Such- und Wartezeiten. Und das reduziert Stress und Überstunden gleichermaßen.
• Als Nebeneffekt wird zudem ganz nebenbei eine dauerhafte Ordnung im Sinne einer Clean Desk Policy geschaffen, also ein dauerhaft ordentlicher Schreibtisch, ohne dafür regelmäßig extra aufräumen zu müssen.

2. Warum wird so ein Bearbeitungsworkflow überhaupt benötigt? Alarmierende Studienergebnisse

Ein gutes Ordnungssystem für den Schreibtisch ist kein Selbstzweck. Es reduziert Zeit- und Reibungsverluste genau dort, wo wir einen erheblichen Teil unserer täglichen Arbeitszeit verbringen: Bei der Bearbeitung der eingehenden Kommunikationsflut, der Priorisierung und Einplanung der einzelnen Aufgaben sowie den vielen allzu langen Suchvorgängen während der Bearbeitung. All das wird mit unserem durchgehenden Arbeitsfluss erheblich einfacher, schneller und handhabbarer.

Welch dramatisches Ausmaß die unnötige Zeitverschwendung am Schreibtisch vielerorts bereits erreicht hat, wird eindrücklich von unserer Langzeitstudie „Arbeitswelten im Wandel“ belegt. Die Langzeitstudie wird seit 2013 von der AKAD-Hochschule in Stuttgart in Kooperation mit der Büro-Kaizen® GmbH durchgeführt und untersucht systematisch die Veränderungen in der Kommunikationskultur und im Arbeitsumfeld heimischer Unternehmen. Für das persönliche Ordnungssystem Schreibtisch sind nun insbesondere zwei Ergebnisse und Trends der Erhebung aus dem Jahr 2026 relevant:

1. Für E-Mails und andere schriftliche Kommunikation wird die meiste Arbeitszeit verbraucht und verschwendet: Für die Bearbeitung der E-Mails und die weitere schriftliche Kommunikation werden im Durchschnitt 201 Minuten pro Tag benötigt. Das entspricht 36,8 % der gesamten verfügbaren Arbeitszeit eines Beschäftigten und einem Anstieg um 97 % zwischen 2013 und 2026. 19,5 % dieser Arbeitszeit wird der Umfrage zufolge allgemein als verschwendet wahrgenommen – hochgerechnet auf ein Arbeitsjahr ergibt das mehr als einen halben Monat verschwendeter Arbeitszeit pro Beschäftigten. Was unter anderem daran liegt, dass 73,3 % der Unternehmen immer noch keine verbindlich gelebten Regeln für die schriftliche Kommunikation in der eigenen Organisation nutzen.

1. Die Suchzeiten explodieren trotz digitaler Suchmöglichkeiten dramatisch: Laut der Erhebung von 2026 entfallen mittlerweile 17,4 % der gesamten verfügbaren Arbeitszeit allein auf Suchvorgänge (11,5 % auf digitale und 5,9 % auf analoge Suchvorgänge). Im Vergleich zum Jahr 2013 entspricht das einem Anstieg um 33 %. Das liegt unter anderem daran, dass in 66 % der Unternehmen immer noch keine funktionierenden Ablagespielregeln existieren (2022: 69 %). Auf ein Arbeitsjahr hochgerechnet bedeutet dies, dass Ihre Mitarbeitenden zwar pünktlich Anfang Januar erscheinen, dann aber bis Mitte Februar nur mit Suchen beschäftigt sind, bevor sie dann endlich effektiv zu arbeiten anfangen können.

Zwischenfazit: Ohne funktionierendem Ordnungssystem wird viel wertvolle Arbeitszeit am Schreibtisch vernichtet

Digitalisierung ist notwendig, aber eine wild wachsende Digitalisierung ohne funktionierende Ablage- und Bearbeitungsregeln ist einer der größten Effizienzkiller. Denn Digitalisierung entfaltet ihren größten Nutzen erst dann, wenn eindeutige Ablage- und Bearbeitungsregeln den Informationsfluss möglichst optimal steuern und dadurch vereinfachen. Ohne diese Regeln entsteht unnötig viel Unordnung und Chaos – bei papierbasierten Unterlagen genauso wie in digitalen Systemen.

• Ob unsere beruflichen Bemühungen also in messbarem Erfolg oder in vermeidbaren Überstunden resultieren, hängt somit wesentlich von effizienten Workflows und Routinen ab.
• Unser persönlicher Büro-Kaizen-Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“ regelt nun genau diesen Arbeitsfluss wirksam an Ihrem eigenen Schreibtisch, entlastet Sie von unnötigen Zeitverschwendungen und hilft Ihnen damit, die gestiegenen Anforderungen zu meistern – für mehr Erfolg statt Frust und mehr Freiraum statt Überstunden.

3. Der Büro-Kaizen-Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“ in drei einfachen Schritten

Jeder der folgenden drei Schritte hat eine eindeutige Funktion und verhindert, dass Informationen zwischen Eingang, Bearbeitung und Ablage unnötig liegen bleiben, unnötig lange gesucht oder unnötig oft in die Hand genommen werden müssen. Zusammen bilden sie einen geschlossenen Kreislauf für einen optimalen Arbeitsfluss und Ablauf an Ihrem Schreibtisch, mit dem Sie alle Aufgaben deutlich einfacher und übersichtlicher erledigen können.

Schritt 1: Der perfekte Eingang am Schreibtisch (analoge & digitale Schnittstellen für alles Neue)

Alle neuen Informationen benötigen einen definierten Eingang und durchlaufen anschließend stets dieselbe Bearbeitungsroute (Workflow). Das Ordnungssystem beginnt daher mit der Frage, wie eigentlich neue Aufträge, Briefe, Anfragen, Rechnungen und Nachrichten auf Ihren Schreibtisch gelangen. Gibt es einen festen Ort, an dem alles, was bei Ihnen eingeht, gesammelt wird? Oder werden diese Dinge von Ihren Kollegen einfach irgendwo auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem EDV-System abgelegt? Ähnlich wie ein Briefträger, der nicht den Briefkasten nutzt, sondern die Post mal in der Garage, mal im Garten und mal auf der Kellertreppe ablegt? Der Schreibtisch braucht also jeweils einen zentralen Posteingang für Analoges sowie für Digitales. Begrenzen Sie dementsprechend gemeinsam im Team, über welche Kanäle Neues überhaupt auf den Schreibtischen gelangen darf. Nutzen Sie dafür das Kaizen-Motto „alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz“ – nichts darf doppelt oder ungeordnet abgelegt werden. Diese verbindlichen Eingangsschnittstellen machen die Übergaben wesentlich transparenter und einfacher und damit den gesamten Prozess effizienter und zeitsparender.

1. Insgesamt sollte es nur maximal drei Eingänge zu dem Ordnungssystem Schreibtisch geben: Ein analoger Eingang, in dem alle eingehenden Papierunterlagen gesammelt werden (= die Posteingangsschale am Arbeitsplatz) sowie ein bis maximal zwei digitale Eingänge (= der E-Mail-Posteingang in Outlook und gegebenenfalls Microsoft Teams).
2. Darüber hinaus sollten weitere informelle Ablageorte wie Messenger-Dienste und ähnliches konsequent verbindlich ausgeschlossen werden.
3. Dadurch werden alle neuen Informationen automatisch ausschließlich nur in diesen zentralen Eingangsorten bereitgestellt, was die weitere Bearbeitung deutlich übersichtlicher macht und vereinfacht.

Weitere Tipps für die Eingangspunkte im Ordnungssystem Schreibtisch

• Kommunizieren Sie die vereinbarten Eingangspunkte als verbindliche Schnittstellen: Sobald eine Information dort eingeht – und nur hier eingeht – gilt sie automatisch als zugegangen und übergeben und wird automatisch in den Bearbeitungsworkflow der betreffenden Person aufgenommen. Die Verantwortung für die Bearbeitung der Aufgabe ist damit an diese Person übergegangen.
• Vereinbaren Sie zudem feste Reaktionszeiten im Team: Eingehende Nachrichten sollten möglichst innerhalb von 24 Stunden bearbeitet bzw. beantwortet werden. Ist eine finale Antwort innerhalb dieser Zeit nicht möglich, sollte zumindest eine kurze Zwischeninfo an den Absender erfolgen. Tipp: Wird diese 24-Stunden-Regel öfters überschritten, deutet dies auf systemische Schwachstellen im Prozess und/oder eine strukturelle Überlastung der betreffenden Person hin.
• Machen Sie an den Eingangspunkten gleich auch die Vertretungsregeln sichtbar: Für eine verlässliche Zusammenarbeit und Vertretungsfähigkeit ist zudem wichtig, dass an den Eingangspunkten klar ersichtlich ist, wer Sie in Fällen Ihrer Abwesenheit vertritt und für dringende Anliegen erreichbar und zuständig ist. Digital kann das einfach über die Abwesenheitsnotiz in Outlook erfolgen. Für den Papierposteingang hat sich bewährt, die Vertretungsinformationen direkt an der Posteingangsschale anzubringen. So erkennt jeder Mitarbeiter, der etwas an diesem Schreibtisch ablegt, sofort, wer bei Abwesenheit in dringenden Fällen für Rückfragen zur Verfügung steht.

Schritt 2: Einfaches Entscheidungssystem für die weitere Bearbeitung im Ordnungssystem Schreibtisch

Eine der wichtigsten Grundregeln für ein effizientes Arbeiten am Schreibtisch lautet: Verarbeiten Sie den Posteingang gleich sofort vollständig, anstatt ihn bloß zu sichten. So muss für jede Information nur einmal entschieden werden, was der unmittelbar nächste Arbeitsschritt dafür im Workflow ist, ohne dass die Aufgabe dafür zu einem späteren Zeitpunkt erneut begutachtet werden muss. Das spart in der Summe sehr viel Zeit ein und gelingt mit folgender Methode ganz schnell und einfach.

Einfaches Ad-hoc-Entscheidungssystem für die Eingänge im Ordnungssystem Schreibtisch:

Entscheiden Sie beim Sichten Ihrer Eingänge sofort, welcher der folgenden Wege für den jeweiligen Vorgang der richtige ist und setzen Sie das entsprechend gleich sofort um.

1. Löschen oder entsorgen: Irrelevante, unwichtige und unerwünschte Informationen verlassen das System Schreibtisch sofort und werden umgehend entsorgt bzw. gelöscht.
2. Delegieren oder weiterleiten: Betrifft die Information eine andere Person oder sollte von jemand anderem bearbeitet werden, wird der entsprechende Eingang sofort weitergeleitet bzw. übergeben.
3. Ablegen oder archivieren: Ist der Eingang eine reine Information, ohne dass eine weitere Bearbeitung notwendig ist, dann wird diese erhaltene „Referenzinformation“ unmittelbar in den dafür vorgesehen Speicherort abgelegt (siehe dazu unten).
4. Lesestapel: Längere Inhalte ohne unmittelbare Aktion, die Sie vielleicht irgendwann später einmal lesen möchten (falls Sie dazu Zeit haben werden), werden auf einen Lesestapel gelegt bzw. in eine Leseliste verschoben (idealerweise mit einem definierten Verfallsdatum, siehe unser Video-Tutorial unten).
5. Sofort erledigen: Alle Aufgaben in den Eingängen des Ordnungssystems Schreibtisch, die sich innerhalb von fünf Minuten vollständig final abschließen lassen, werden sofort bearbeitet und erledigt.
6. Aufgaben planen und terminieren: Umfangreichere Aufgaben, die mehr als 5 Minuten Bearbeitungszeit benötigen, aber keinen festen Termin besitzen, kommen in die persönliche Aufgabenliste – falls der Eingang hingegen einen festen Termin beinhaltet, wird dieser Vorgang dementsprechend sofort fest in den Kalender eingeplant. Beides funktioniert wie folgt.

Tipp: So planen und priorisieren Sie die Bearbeitungszeiten im Ordnungssystem Schreibtisch

Nicht alles muss gleich noch am selben Tag erledigt werden. Aber jede relevante Aufgabe, die nicht sofort erledigt werden kann, benötigt einen Termin, um die Weiterverarbeitung verbindlich zu planen und gleichzeitig die dafür benötigte Bearbeitungszeit zu reservieren.

• In dem persönlichen Arbeitskalender, beispielsweise im Outlook-Kalender, können alle verbindlichen Zeitfenster und Termine direkt eingetragen und übersichtlich verwaltet werden.
• Alle zeitlich flexiblen Aufgaben ohne festen Termin werden hingegen in der Aufgabenliste angelegt, zum Beispiel in der Aufgabenliste von Outlook, Teams oder Planner (Outlook, Teams, Planner und To-Do haben mittlerweile eine gemeinsame Aufgabenliste in Microsoft 365).
• Diese Aufgabenliste wird entweder morgens bei der Tagesplanung oder am besten wöchentlich bei der Wochenplanung per Drag-and-Drop in den Outlook-Kalender hineingezogen und damit terminiert, so dass entsprechende Zeitblöcke für die Bearbeitung reserviert werden. So blocken Sie ganz einfach und konkret die benötigte Zeit für Ihre Aufgabenbearbeitung, anstatt die Aufgaben lediglich in einer Liste zu sammeln.
• Die Priorisierung, in welcher Reihenfolge die Aufgaben dabei erledigt werden sollten, können Sie im Handumdrehen mit dem Eisenhower-Quadrat herausfinden (wichtig vs. unwichtig, dringend vs. nichtdringend).
• Alle relevanten Informationen in den digitalen Eingängen, wie zum Beispiel E-Mails und deren Anhänge, werden dabei für eine schnelle Wiedervorlage direkt in der jeweiligen Aufgabe oder dem jeweiligen Termin gespeichert. Oder noch schneller und simpler: Die E-Mail wird einfach per Mausklick direkt in eine Aufgabe oder Termin umgewandelt. Alle relevanten Papiereingänge werden dagegen in der dafür vorgesehenen analogen Wiedervorlage des Ablagesystems abgelegt (siehe nächster Absatz).

Schritt 3: Richtiges Ablegen (Wiedervorlage, lebende Ordner und Archiv organisieren)

Wirklich effizient und wirksam wird das Ordnungssystem Schreibtisch nur dann, wenn jede benötigte Information – egal ob digital oder analog – in unter einer Minute gefunden werden kann. Dafür braucht es ein gut organisiertes und funktionierendes Ablagesystem, das unter anderem temporäre Vorgänge und dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen klar voneinander trennt. Dabei gilt stets das Kaizen-Prinzip: Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz. Das bedeutet, dass Sie für jeden Unterlagentyp konsequent immer denselben Speicher- bzw. Ablageort verwenden. Denn umso weniger mögliche Optionen an Fundstellen existieren, desto kürzer sind die Suchzeiten und desto reibungsloser funktioniert das persönliche Ordnungssystem am Schreibtisch.

1. Nach der Bearbeitung verlässt jeder Vorgang wieder den Schreibtisch. Die Arbeitsfläche ist ein Bearbeitungsort und kein Ablageort.
2. Wurde der Vorgang final abgeschlossen, wird er dauerhaft abgelegt und kehrt auch nicht mehr zurück auf die Arbeitsfläche.
3. Falls noch eine Aktion aussteht, wird der Vorgang entweder dementsprechend delegiert oder mit einem erneuten Termin im persönlichen Arbeitskalender versehen und in die Wiedervorlage abgelegt.

Tipps zur analogen und digitalen Ablage und Wiedervorlage:

Alle aktiven Unterlagen zu offenen Vorgängen benötigen eine klare Wiedervorlage oder „lebendige“ Projektablagen (aktive Projektakten) in unmittelbarer Nähe des Schreibtischs. Alle fertig abgeschlossenen, aber aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gehören ins Archiv außerhalb der unmittelbaren Arbeitsumgebung. Das heißt, alle Unterlagen zu laufenden Projekten, offenen Vorgängen und aktuellen Aufgaben werden bis zum Abschluss des Vorgangs in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes aufbewahrt, damit sie schnell und ohne Umwege erreichbar sind.

• Temporäre Ablage (Wiedervorlage): Unterlagen zu laufenden Aufgaben und Projekten bleiben nur so lange in der Wiedervorlage am Schreibtisch oder in den aktiven, „lebendigen Akten“ in der unmittelbaren Umgebung des Arbeitsplatzes, wie sie für die Bearbeitung benötigt werden. Für die Wiedervorlage von Papierdokumenten eignen sich Hängeregister oder Ordnungsmappen besonders gut, die beispielsweise in einem Rollcontainer unter oder neben dem Schreibtisch aufbewahrt werden. Digitale Unterlagen benötigen entsprechend gekennzeichnete Ordner im Verzeichnis des digitalen Ablagesystems.
• Referenzunterlagen: Alle Referenzunterlagen, auf die man nur gelegentlich zugreifen muss, wie zum Beispiel Informationen zu Mitarbeitern, Produkten oder Kunden, gehören in eine dauerhafte Ablage außerhalb der direkten Arbeitszone am Schreibtisch. Sie werden in den entsprechenden Ordnern des Ablagesystems abgelegt, in denen die jeweiligen Vorgänge aufbewahrt werden. Das kann beispielsweise ein Foliensichtbuch am Arbeitsplatz, die Personalakte in einem Mitarbeiterordner oder der jeweilige Stehordner in einem Aktenschrank sein, der sich gut erreichbar innerhalb der erweiterten Büroumgebung befindet.
• Dauerhafte Ablage: Abgeschlossene aber langfristig relevante Dokumente, beispielsweise ein abgeschlossener, aufbewahrungspflichtiger Projektordner, erhalten einen festen Ablageort im Archiv, also außerhalb der aktiven Bearbeitungszone.
• Digitale Ablage: Das Verzeichnis des digitalen Ablagesystems wird in der Regel ähnlich wie ein klassischer Aktenschrank mittels Ordnern und Unterordnern strukturiert. Auch hier gilt: Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz – auch digitale Unterlagen erhalten also nur einen einzigen Speicherort. Das reduziert Suchzeiten und vermeidet zugleich Versionskonflikte. Dementsprechend werden die digitalen Unterlagen aktiver Vorgänge nach derselben Logik in eindeutig benannten Wiedervorlagenverzeichnisse der digitalen Ablage abgelegt. Alles Digitale, was abgeschlossen ist, wird in die digitalen Archivordner verschoben.

4. Ergänzendes Ordnungssystem für die Arbeitsmittel am Schreibtisch und Büro

Mit dem Büro-Kaizen-Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“ haben Sie den Arbeitsfluss vom Posteingag über die Aufgaben- und Terminplanung bis zur Bearbeitung und Ablage sehr effizient geregelt. Damit die Ordnung und Organisation an Ihrem Arbeitsplatz aber dauerhaft funktioniert, muss es auch noch eine geeignete Strategie für den Umgang und die Lagerung der Büroutensilien und Arbeitsmittel innerhalb Ihres Schreibtischsystems geben, wie zum Beispiel für Tacker, Locher, Klebestifte, Textmarker, Notizblock etc.

1. Auch hierfür gilt das Büro-Kaizen-Prinzip: Alles hat seinen Platz, alles hat einen Platz.
2. Dabei werden am Schreibtisch selbst nur die Arbeitsmittel aufbewahrt, die Sie regelmäßig und häufig benötigen, wie zum Beispiel Tacker, Locher und Stifte.
3. Definieren Sie dafür einen festen Ort in Ihrem Schreibtischsystem, zum Beispiel eine Schublade unter Ihrem Arbeitstisch, und legen Sie die Dinge nach dem Gebrauch immer wieder sofort konsequent dahin zurück, damit die Arbeitsfläche frei und ordentlich bleibt.
4. Tipp: Beschriften Sie die Schubladen entsprechend nach ihrem Inhalt, so dass Sie auf Anhieb erkennen können, was sich darin befindet, ohne dass Sie dafür jedes Mal alle Schubladen öffnen und durchsuchen zu müssen. Für Schubladen haben sich zudem sogenannte Organizer-Einlagen bewährt, die das konstruktionsbedingte Chaos in Schubladen effektiv ordnen.
5. Alle unregelmäßig und selten benötigten Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterialien, wie zum Beispiel Druckerpatronen, Ersatzheftklammern für den Tacker oder weitere Klebestifte, sollten hingegen nicht direkt am eigenen Schreibtisch aufbewahrt werden, sondern in gemeinsam genutzten und klar beschrifteten, abteilungsübergreifenden Materialschränken. Das schafft Transparenz, vermeidet Mehrfachbestände und erleichtert die Bestandshaltung sowie Nachbestellung. Zudem unterstützt das dabei, die einzelnen Schreibtische dauerhaft ordentlich und übersichtlich zu halten.

Wichtige Tipps für die Organisation der Arbeitsmittel im Schreibtisch- und Bürosystem:

Die folgenden Tipps für eine bedarfsgerechte Organisation und Verwaltung der Arbeitsmittel erleichtern die Ordnung im Büro zusätzlich.

• Lagern Sie selten benötigte Zubehörteile, Ersatz- und Verschleißteile, zum Beispiel für IT und Hardware, zentral in einem Arbeitsmaterialschrank, anstatt sie auf die Schubladen einzelner Schreibtische zu verteilen. Wichtig: Beschriften Sie die einzelnen Fächer, um dauerhafte Ordnung und Übersicht in dem Schrank zu erhalten.
• Steuern Sie die Nachbestellungen der Mindestbestände automatisch mittels Kanban-Karten. Der Einsatz von Kanban-Karten verhindert, dass Materialien oder Prospekte plötzlich ausgehen und Probleme oder Wartezeiten entstehen, nur weil die Dinge nicht rechtzeitig nachbestellt wurden. Die Kanban-Karten regeln zudem, wer die Nachbestellung wo anstößt und initiiert, was den Vorgang quasi „narrensicher automatisiert“. Weiterführende Hinweise zu dem praktischen Kanban-Organisationssystem erfahren Sie in unserem kostenlosen eBook „Geheimwaffe Kanban-Prinzip – jetzt auch im Büro“.
• Wenn Sie mit Prospekten und Werbemitteln arbeiten, ist es oft schwierig, diese sinnvoll und übersichtlich zu lagern. Hierfür eignen sich spezielle Prospekteschränke hervorragend, wie sie oft in Reisebüros eingesetzt werden. Der Bestand in diesen Prospektschränken lässt sich ebenfalls optimal mittels Kanban-Karten verwalten, was die Organisation der nötigen Nachbestellungen automatisiert.
• Standardisieren Sie idealerweise auch Ihre Büroausstattung, indem Sie wo möglich immer Produkte derselben Hersteller kaufen, zum Beispiel bei den Telefonen, Druckern, Presentern, Laptops etc. Das vereinheitlicht nicht nur die Bedienung und reduziert dadurch die Lernzeiten. Gleichzeitig werden so auch die Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien vereinheitlicht (z. B. Akkus, Ladekabel, Netzstecker, Druckerpatronen etc.), was in der Folge die Lagerbestände, Suchzeiten und den Beschaffungsaufwand reduziert und zugleich die Verfügbarkeit verbessert.

5. Infografik, Gratis-eBook & Video-Tutorial zum Büro-Kaizen-Workflow „Ordnungssystem Schreibtisch“

Wenn das Ordnungssystem konsequent angewendet wird, verkürzen sich dadurch die Such- und Bearbeitungszeiten deutlich. Die E-Mail-Flut lässt sich schneller und einfacher meistern und es werden weniger Dinge vergessen oder gehen gar verloren. Im Ergebnis gewinnen Sie so mehr Zeit und Freiraum für die Erledigung Ihres Arbeitsalltags! Beginnen Sie dafür mit klar definierten Eingängen für Ihr persönliches Bearbeitungssystem Schreibtisch und führen Sie dann jeden Vorgang konsequent durch: Von der Entscheidung und Aufgabenplanung über die Bearbeitung bis zur Ablage. Die folgende Grafik fasst den oben beschriebenen Workflow noch einmal anschaulich und übersichtlich zusammen.

→ Weitere nützliche Infos finden Sie zudem auch in unserem kostenlosen Büro-Kaizen® eBook „Der Büro-Kaizen® Workflow – von der E-Mail-Verarbeitung über die Ablage bis zur Tages- und Wochenplanung“ (als Gratis-Download).
→ Wie die Entscheidungsstrategie im Ordnungssystem Schreibtisch konkret funktioniert, sehen Sie zudem auch in unseren Video-Tutorials „Mein Workflow: Die Wochenplanung mit Outlook“ sowie in „7 Schritte zum für immer aufgeräumten Schreibtisch“.

6. Extra Tipps für eine bessere Büroorganisation und Selbstmanagement

Die Ordnung im persönlichen System Schreibtisch hängt auch stark von der Qualität des Ordnungssystems im Büro und der ganzen Organisation ab. Gleichzeitig wirkt aber auch das persönliche Zeit- und Selbstmanagement stark hinein, wie gut man seine persönliche Arbeitszeit und Arbeitskraft nutzen kann. In den folgenden Büro-Kaizen® Beiträgen und Leitfäden finden Sie weitere wertvolle Tipps für mehr Ordnung im Büro und eine effizientere Organisation der Arbeitsabläufe.

• Zu unserer Themenseite „Büroorganisation“: Alle Beiträge und Leitfäden zum Thema Büroorganisation, Arbeitsplatzeinrichtung, Büroeinrichtung und Spielregeln.
• Zu unserer Themenseite „Selbst- und Zeitmanagement“: Übersicht über die wichtigsten Methoden und Prinzipien, um den Arbeitsalltag möglichst einfach zu bewältigen.
• Schreibtisch organisieren: Tipps für mehr Ordnung und Produktivität am eigenen Arbeitsplatz.
• Büro aufräumen leicht gemacht: Mit Struktur und Ordnung zu einem effizienteren Arbeiten.
• Arbeitsplatz richtig einrichten: Schritt für Schritt zu mehr Komfort und Ergonomie im Büro und Homeoffice.