Obwohl wir sehr viel Zeit an unserem Schreibtisch verbringen, machen wir uns doch seltsamer Weise wenig Gedanken über die Effizienz und Wirksamkeit unseres wichtigsten Arbeitsmittels. Lesen Sie fünf Tipps für ein funktionierendes Ordnungssystem an Ihrem Schreibtisch. Ich bin mir sicher, dieser Artikel wird Ihren beruflichen Erfolg steigern.
Inhaltsverzeichnis
Ordnungssystem Schreibtisch – Effizienter arbeiten
Wenn wir von einer Lebensarbeitszeit von 45 Jahren und einem Arbeitstag von acht Stunden ausgehen, so arbeitet ein Mensch ca. 80.000 Stunden in seinem Leben. Der Büroarbeiter verbringt davon die meiste Zeit an seinem Schreibtisch. Dort am Schreibtisch entscheiden sich Erfolg oder Misserfolge. Dort entstehen Motivation oder Frust. Ich bin überzeugt, das Ordnungssystem Ihres Arbeitsplatzes sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Sie sollten nach einem Ordnungssystem am Schreibtisch suchen, das Ihnen Spaß macht und die Arbeit effizient und wirksam unterstützt.
Ordnungssystem Schreibtisch – 5 Tipps
Mit diesen fünf Tipps können Sie ganz einfach ein Ordnungssystem für Ihren Schreibtisch einrichten. So verlieren Sie nie wieder den Überblick ihres Arbeitsplatzes.
Tipp 1: Der perfekte Einstieg
Die Suche nach einem geeigneten Ordnungssystem beginnt mit der Frage, wie eigentlich Aufträge, Briefe, Anfragen, Rechnungen usw. auf Ihren Schreibtisch gelangen. Gibt es einen festen Ort, an dem alles, was bei Ihnen eingeht, gesammelt wird oder werden die Dinge von den Kollegen einfach irgendwo an Ihrem Schreibtisch abgelegt?
In meinen Beratungen erzähle ich an dieser Stelle gerne die Geschichte vom Briefträger. Wie wäre es, wenn er die Post, mal im Garten, mal an der Garage oder auf der Treppe zum Keller ablegt? Das wäre doch sehr kompliziert. Der ganze Prozess wird dadurch, dass wir einen Briefkasten, also eine definierte Schnittstelle haben, einfacher und zeitsparender. Die Posteingangsschale ist solch eine Schnittstelle für unseren Arbeitsplatz.
Hier werden alle Informationen gesammelt. Nichts geht mehr verloren und niemand kann sagen: „Aber das habe ich Dir doch ins Büro gelegt! Warum hast Du es noch nicht bearbeitet?”
Auch auf dem digitalen Schreibtisch im Computer haben Sie eine zweite „Posteingangsschale”: ihren Posteingang in Ihrem E-Mail-Programm, z.B. in Outlook oder in Mail auf dem Mac. Sie muss in das Ordnungssystem integriert werden.
Darüber hinaus sollte es keine weitere Plätze im Ordnungssystem geben, an denen Dinge bei Ihnen eingehen. Die Posteingangsschale ist die zentrale Schnittstelle im Ordnungssystem Schreibtisch. Ihre Kolleginnen und Kollegen wissen, wenn etwas in den Posteingang gelegt wurde, dann gilt es als zugegangen. Die Verantwortung für die Bearbeitung der Aufgabe ist nun an Sie übergegangen.
Für die Zusammenarbeit haben sich folgende zwei Dinge für dem Umgang mit der Posteingangsschale bewährt:
- Vereinbaren Sie, dass die Posteingangsschale der Ort ist, an dem Sie eine möglich Vertretung kennzeichnen, bzw. markieren, wie Sie erreichbar sind. So weiß der Mitarbeiter, der etwas am Schreibtisch ablegt direkt, ob Sie im Urlaub sind und wer Sie vertritt, bzw. ob Sie in dringenden Fällen für Rückfragen zur Verfügung stehen. Wenn Sie nicht da sind, dann ist es die Aufgabe des Vertreters, den elektronischen und Papierposteingang zu sichten. Durch die Konzentration auf die beiden Orte ist es dem Vertreter einfach gemacht, den Überblick in Ihrem Ordnungssystem zu behalten.
- Definieren Sie eine gemeinsame Reaktionszeit! Es hat sich in Büro-Kaizen-Umsetzungsberatungen sehr bewährt, eingehende Post innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Dort, wo eine finale Antwort nicht möglich ist, sollte zumindest eine Zwischeninfo erfolgen. Das beschleunigt die interne Kommunikation ungemein. Werten Sie Schwierigkeiten, die Sie daran hindern die 24-Stunden Regel einzuhalten, als Hinweis dafür, dass sich hier noch Schwachstellen in Ihrem System befinden oder sehen Sie darin ein Anzeichen für Überlastung.
Tipp 2: Die Bearbeitungsstrategie
Wenn Sie den Start in das Ordnungssystem Schreibtisch definiert haben, beginnt nun die Phase der Verarbeitung. Dabei gilt für das Ordnungssystem an Ihrem Schreibtisch die Regel: Verarbeiten Sie den Posteingang, anstatt ihn bloß zu sichten. Das heißt, dass immer der nächste Schritt sofort gemacht werden sollte.
Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:
- Bei dem Dokument handelt es sich um SPAM/„Müll” → Sie sollte es wegwerfen bzw. löschen.
- Die Information betrifft jemand anderes, bzw. von sollte jemand anderem weiterbearbeitet werden → Die Information wird weitergeleitet.
- Die Unterlagen dienen zur Information → abgelegt oder archiviert werden.
- Im Posteingang liegt etwas, das (vielleicht) irgendwann gelesen werden sollte → Legen Sie es auf den Lesestapel.
- Die Unterlage ist eine Aufgaben, die innerhalb von 5 Minuten final erledigt werden kann → Erledigen Sie diese Aufgabe sofort!
- Bei Aufgaben, die mehr als 5 Minuten benötigen, muss unterschieden werden → Aufgaben ohne Termin werden in die Aufgabenliste eingetragen, Aufgaben mit Termin kommen in den Kalender.
In unserer Grafik für das Ordnungssystem Schreibtisch sieht das dann so aus:
Tipp 3: Die perfekte Ablage
Optimal ist das Ordnungssystem Schreibtisch dann, wenn jede benötigte Information – egal ob digital oder analog – in einer Minute gefunden wird. Dafür braucht es in Ihrem Ordnungssystem eine funktionierende Ablage!
Wir unterscheiden für das Ordnungssystem Schreibtisch – sowohl im digitalen Bereich als auch in der Papierablage – zwischen temporärer und dauerhafter Ablage. Unterlagen, die für einen begrenzten Zeitraum – z.B. bis zum Abschluss eines Projektes – zur Verfügung stehen müssen, landen in der Wiedervorlage bzw. in den lebendigen Akten. Alle anderen Unterlagen landen in dem Ordner in Ihrem Ordnungssystem, in dem sie die Dinge dauerhaft aufbewahren wollen: z. B. dem Mitarbeiterordner oder dem Foliensichtbuch.
Dabei achten Sie darauf, dass Sie für ein funktionierendes Ordnungssystem Schreibtisch alle „lebendige” Akten – also alle Unterlagen aktueller Projekte und laufender Aufgaben – in unmittelbarer Nähe des Schreibtisches aufbewahren. Aus meiner Sicht eignet sich hierfür vor allem der Einsatz von Hängeregistern oder den Ordnungsmappen von Mappei bzw. Classei. Diese bewahren Sie in einem Rollcontainer an Ihrem Schreibtisch auf.
Für Referenzunterlagen – also z.B. Informationen zu Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – nutze ich Stehordner, wie die bekannten System der Firma Leitz.
Es ist auch bei der Ablage zunächst nebensächlich, ob Sie die Papierablage oder digitale Speicherung bevorzugen. Wichtig ist, dass im gesamten Ordnungssystem das Kaizen-Prinzip gilt: „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz!”. Das heißt, verwenden Sie für bestimmte Gattungen von Unterlagen immer den gleichen Speicherort/Ablageort in Ihrem Ordnungssystem. So reduzieren Sie die Optionen, an denen sich die Unterlagen befinden können. Damit verkürzen Sie die Suchzeiten und erleichtert die Arbeit am Schreibtisch.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von YouTube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Tipp 4: Die Zeitplanung
Die Dokumente und Informationen, die auf Ihrem Schreibtisch landen, müssen jedoch nicht nur anständig abgelegt werden. Damit das Ordnungssystem am Schreibtisch funktioniert, muss in der Regel auch die Weiterverarbeitung der Aufgaben geplant werden.
Vergleichbar mit einem Trichter sollen neben den Kalendereinträgen und der Aufgabenliste auch alle weiteren Quellen möglicher Aktivitäten, wie z. B. betriebliche Ziele, private Ziele, private Termine usw. mit in die Wochenplanung einbezogen werden. Gleiches gilt für Projekte aus der Vorwoche, die noch offen bzw. noch nicht vollständig erledigt sind.
Ergebnis der Wochenplanung ist die Übersicht, welche Termine und welche Aufgaben in der nächsten Woche angegangen werden sollen. Auch hier gilt wieder, dass es nicht maßgeblich ist, ob man sich beim Planungsinstrument für die Papier- oder die digitale Variante entscheidet. Wichtig ist, dass man die Planung konsequent und regelmäßig durchführt.
Mehr Informationen zum Thema „Wochenplanung” erhalten Sie in meinem Blogbeitrag mit dem Titel „52 starke Wochen – wie Sie mit einer Wochenplan-Vorlage Ihren Alltag in den Griff bekommen”
Tipp 5: Umgang mit Arbeitsmittel und Büroutensilien
Wenn Sie den Posteingang und dessen Bearbeitung geregelt haben, wenn sie Ablage und die Terminplanung geplant sind, bleibt für ein funktionierendes Ordnungssystem am Schreibtisch eigentlich nur noch eine Sache zu klären: der Umgang mit Ihren Büroutensilien, wie z.B. dem Tacker, Locher, den Klebestiften etc.
Auch hier gilt das oben angesprochene Prinzip: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz! Definieren Sie einen Ort, an den die Dinge immer zurückgestellt werden. Und achten Sie auch hierbei darauf: alle Dinge, die Sie täglich nutzen gehören an den Schreibtisch. Alle unregelmäßig genutzten Dinge aber auch Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen, Ersatzheftklammern für den Tacker oder weitere Klebestifte können an einem anderen Ort als dem Schreibtisch aufbewahrt werden. Oft eignen sich hierfür gemeinsam und abteilungsübergreifend genutzte Schränke.
Ordnungssystem Schreibtisch – Der Büro-Kaizen®-Workflow
Fangen Sie heute an und machen Sie den ersten Schritt zu Ihrem persönlichen Ordnungssystem am Schreibtisch. Den gesamten oben beschrieben Workflow habe ich in folgender Grafik zusammengefasst:
Der Büro-Kaizen®-Workflow:
[bctt tweet=“Alles hat einen Platz! Alles hat seinen Platz! “ username=““]
Ordnungssystem Schreibtisch – Vorteile
Sie werden erleben, wie sich Suchzeiten minimieren lassen. Es entsteht seltener Frust, weil Dinge liegen bleiben und in Vergessenheit geraten oder sogar verloren gehen. Sie werden zum CEO Ihres Lebens und erleben das befreiende Gefühl, sich konzentriert und selbstbestimmt den wirklich wichtigen Aufgaben widmen zu können!
Ordnungssystem Büro – 4 Tipps
Mit diesen vier Tipps rund um das Thema Ordnungssysteme können Ihren Büroalltag deutlich erleichtern.
Tipp 1: Der EDV-Schrank für Ihre Ersatzteile
Statt dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Schubladen ihres Schreibtisches mit Akkus, USB-Kabeln, Ladegeräten füllen, sollten Sie prüfen, ob sich nicht ein gemeinsam genutzter EDV-Schrank installieren lässt.
Da Ersatz- und Verschleißteile recht unregelmäßig genutzt werden, sollten sie in einem durchdachten Ordnungssystem nicht im Büro gelagert werden. Dort belegen sie nur wichtigen Stauraum. Außerdem lässt sich so verhindern, dass Dinge doppelt und dreifach angeschafft werden und manchmal ein trostloses Dasein in irgendeiner Schublade fristen, während sie an anderer Stelle dringend benötigt werden.
Wichtig: Beschriften Sie die einzelnen Fächer!
Tipp 2: Prospektschrank für Ihre Werbemittel
Wenn Sie mit Prospekten und Werbemitteln arbeiten, ist oft unklar, wie diese sinnvoll gelagert werden können. Wir haben irgendwann die Prospekteschränke aus Reisebüros bewundert und gemerkt: so ein Ordnungssystem brauchen wir auch in unserem Büro!
Braucht eine Person etwas, kann sie das Gesuchte schnell und unkompliziert für ihr Büro entnehmen.
Tipp 3: Mit Kanban-Karten den Bestand im Griff behalten
Der Einsatz von Kanban-Karten verhindert, dass Materialien und Prospekte plötzlich ausgehen und Wartezeiten entstehen, weil Dinge nachbestellt werden müssen. Mit Kanban-Karten lässt sich dieser Vorgang vermeiden und automatisieren.
Laden Sie sich direkt das kostenlose eBook mit dem Titel „Das Kanban-Prinzip – auch im Büro“ herunter.
Tipp 4: Produkte eines Herstellers nutzen
Wenn Sie mit vielen Telefonen, mehreren Kameras oder Presentern arbeiten, sollten Sie stets Produkte eines Herstellers kaufen.
Sie greifen immer auf dasselbe Bediensystem und häufig auf gleiche Kabel oder Akkus zurück. Das reduziert die Lernzeiten, vereinfacht die Bedienung und verhindert, dass Sie zu viele verschiedene Verbrauchsteile, Akkus, Kabel etc. anschaffen müssen.
