Crowd Intelligence mal anders: 4 Schritte wie Sie mit KVP-Gruppen Ihr Vorschlagswesen optimieren


„Vier Augen sehen mehr als zwei“, heißt das Sprichwort. Stellen Sie sich vor, was dann eine ganze Gruppe sehen kann! Für Ihr betriebliches Vorschlagswesen liegt genau hier eine wichtige Chance und die heißt: KVP-Gruppe.

Definition der Abkürzung KVP

Die Abkürzung KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“. Manchmal wird auch die Abkürzung KEP (Kontinuierlicher Erneuerungsprozess) verwendet. Ist dieser entsprechend organisiert, heben Sie Ihr betriebliches Vorschlagswesen damit auf einen neuen Level.

Die Abkürzung KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“.
Die Abkürzung KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“.

Welche KVP-Methoden gibt es?

Für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gibt es einige Methoden:

Kontinuierliche Verbesserung erreicht man am einfachsten durch viele kleine Schritte.
Kontinuierliche Verbesserung erreicht man am einfachsten durch viele kleine Schritte.

Das Problem

Viele Unternehmen haben ein Vorschlagswesen installiert – das ist schon mal gut. Oft richtet sich dieses aber an den einzelnen Mitarbeiter und es fehlt die zeitliche Planbarkeit. Die Vorschläge kommen, wenn die Inspiration zuschlägt oder der Leidensdruck entsprechend groß ist. Außerdem gibt es immer wieder Probleme, die von einem Einzelnen nicht gelöst werden können. Genau hier kommt die KVP-Gruppe ins Spiel. Diese bietet eine größere Schlagkraft und man kann daraus auch zeitlich eine feste Einrichtung machen.

KVP-Gruppen einführen

KVP-Gruppen bearbeiten Probleme, die ein einzelner Mitarbeiter nicht lösen kann. Zu einer KVP-Sitzung werden deshalb alle Mitarbeiter hinzu geholt, die von dem Problem betroffen sind und die zur Lösung beitragen können. Dieser Ansatz stammt aus dem Kaizen-Denken. Im Sinne von Kaizen sind die Mitarbeiter die Experten für alles, was sie angeht. Sie können deshalb meist gut beurteilen, welche Idee im Alltag funktioniert und welche eher scheitern wird.

Schritt Nr. 1: Zeitrahmen setzen

Die Sitzung einer KVP-Gruppe soll Lösungen für Verbesserungsvorschläge entwickeln und nicht zum Debattierzirkel werden. Deshalb wird der Zeitrahmen der Sitzungen begrenzt. In der Regel dauert eine Sitzung maximal 60 Minuten. Diese Zeit ist dazu da, um zwei Punkte zu diskutieren:

  • mögliche Ursachen
  • alternative Lösungsvorschläge

Schritt Nr. 2: Vorschläge schriftlich erarbeiten lassen

Je tiefer man in einem Problem drin steckt, desto schwerer ist es manchmal, auf den Punkt zu kommen. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, dass ich Vorschläge schriftlich erarbeiten lasse. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem sowie mögliche Ideen zu dessen Behebung in Worte fassen muss, trägt dies spürbar zur gedanklichen Klarheit bei. Aber Vorsicht: Bitten Sie nicht einfach darum, die Dinge aufzuschreiben. Wenn Mitarbeiter Probleme notieren, kann es sein, dass sie dies mit vielen Worten tun und ihre Gedanken vor allem auf das Problem richten.

Schritt Nr. 3: Lösungsorientiert denken mit dem Reagan-Formular

Die Problemdefinition als Ausgangsbasis ist wichtig. Aber Sie möchten, dass die KVP-Gruppe lösungsorientiert denkt. Geben Sie deshalb einen Rahmen vor, zum Beispiel mit Hilfe des Reagan-Formulars. Dieses bietet jeweils ein Feld wo Problem, Lösungsvorschläge und Handlungsempfehlung eingetragen werden können. Dabei funktioniert das Formular nach dem Prinzip des sich selbst begrenzenden Systems: Die Fläche für das Problem ist am kleinsten, die für die Lösungsvorschläge am größten.

Schritt Nr. 4: Einen festen Rhythmus einführen mit dem „Problemspeicher“

Überlassen Sie die zeitliche Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen nicht dem Zufall. Führen Sie stattdessen einen festen Rhythmus für die Sitzungen der KVP-Gruppe ein. Diese kann sich zum Beispiel freitagnachmittags treffen und an den sich ergebenden To-do-Punkten aus dem Verbesserungsprozess arbeiten. Mobilisieren Sie weitere Mitarbeiter, in dem Sie beispielsweise im Rahmen Ihres Aushangwesens einen Bereich definieren, den Sie „Problemspeicher“ nennen. Einen Vorschlag wie dieser Papierbogen aussehen kann, gibt beispielsweise das Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft (RKW).

Alternativ können Sie auch ein Flipchart-Blatt entsprechend beschriften. Stellen Sie neben dem Problemspeicher auch Karten mit dem Reagan-Formular bereit. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem erkennt das er nicht allein – im Rahmen eines Verbesserungsvorschlages – lösen kann, dann kann er hier seine Gedanken notieren.

Schritt Nr. 5: Prioritäten festlegen und Entscheidungen treffen

Bei der nächsten Sitzung der KVP-Gruppe gehen Sie gemeinsam den Problemspeicher und die Reagan-Formulare durch. Legen Sie fest, welches Thema als erstes bearbeitet werden soll. Im weiteren Verlauf der KVP-Gruppenarbeit dient der Problemspeicher als Erinnerung, wo alle noch nicht gelösten Probleme aufgelistet sind. Besprechen Sie diese Probleme im Team, erarbeiten Sie Lösungen und tauschen Sie sich über Erfahrungen aus.

Der richtige Umgang mit Veränderungen

Wir leben in einem Umfeld, das immer schnelllebiger wird. Das heißt, dass auch unser Unternehmen sich in ständigem Wandel befindet. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, darauf zu reagieren:

  1. Situationsabhängige Anpassung: Sie können warten bis Dinge sich ändern und dann schnell Ihre Organisation neu ausrichten. Das nennt man reaktives Vorgehen.
    Der Vorteil: Sie wissen, was sich geändert hat und können konkret reagieren.
    Der Nachteil: Sie reagieren möglicherweise zu spät und laufen den Gegebenheiten am Markt immer hinterher.
  2. Vorhergehende Anpassung: Sie können proaktiv vorgehen und sich fragen, wie sich der Markt wohl entwickeln wird. Durch geeignete Maßnahmen können Sie dann frühzeitig Änderungen vorweg nehmen, um gut aufgestellt zu sein.
    Der Vorteil: Sie sind schneller als der Rest.
    Der Nachteil: Die Dinge könnten sich anders entwickeln, als Sie angenommen haben.

In der Praxis empfiehlt es sich, beides zu kombinieren. Seien Sie vorbeugend an Stellen aktiv, die unproblematisch sind, aber lohnende Verbesserungen versprechen.

Prozesse mit einem kritischen Blick beobachten

Keiner von uns hat eine Glaskugel, mit der er die Zukunft voraussehen kann. Bei einer proaktiven Haltung können Sie aber mit Leitfragen arbeiten. Dabei setzen Sie sich gedanklich unterschiedliche Brillen auf, durch die Sie Ihre Prozesse kritisch betrachten:

  • Prozess-Brille Welche Prozesse kommen bei Ihnen besonders häufig vor? Was lässt sichtun, um diese besser (schneller, einfacher, kundenorientierter) alsbisher zu erledigen?
  • Verschwendungs-Brille Wo gibt es bei Ihnen Abläufe, die nichts zur Wertschöpfung beitragen, also Prozesse, für die Sie der Kunde nicht bezahlt?
  • Struktur-Brille Strukturen geben den alltäglichen Abläufen ihre Gestalt. Welche Strukturen lassen sich verbessern?
  • Fehler-Brille Was können Sie tun, um Fehler zu vermeiden, bevor sie entstehen?
  • Gruppen-Brille Welche Berufsgruppe kommt bei Ihnen besonders häufig vor? Was passiert, wenn Sie Prinzipien des Büro-Kaizen auf den Alltag dieser Gruppe anwenden?


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