KVP: Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozess zur Verbesserung von Abläufen im Unternehmen

„Vier Augen sehen mehr als zwei“, heißt das Sprichwort. Stellen Sie sich vor, was dann eine ganzes Team sehen kann! Für Ihr betriebliches Vorschlagswesen liegt genau hier eine wichtige Chance und die heißt: KVP-Gruppe.

Viele Unternehmen haben bereits ein Vorschlagswesen etabliert – das ist schon mal gut. Oft richtet sich dieses aber an den einzelnen Mitarbeiter und es fehlt die zeitliche Planbarkeit. Die Vorschläge kommen, wenn die Inspiration zuschlägt oder der Leidensdruck entsprechend groß ist. Außerdem gibt es immer wieder Probleme, die von einem Einzelnen nicht gelöst werden können. Genau hier kommt die KVP-Gruppe ins Spiel. Diese bietet eine größere Schlagkraft und man kann daraus auch zeitlich eine feste Einrichtung machen.

Definition: Was bedeutet die Abkürzung KVP?

Die Abkürzung KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ (englisch: CIP – Continual Improvment Process). Manchmal wird auch die Abkürzung KEP (Kontinuierlicher Erneuerungsprozess) verwendet. Mit KVP wird eine ständige Verbesserung angestrebt, die in kleinen Etappen Produkte, Abläufe, Mitarbeiterzufriedenheit uvm. verbessern soll. Ist dieser Prozess entsprechend organisiert, heben Sie Ihr betriebliches Vorschlagswesen damit auf einen neuen Level.

Welche KVP-Methoden gibt es?

Für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess gibt es einige Methoden:

• DMAIC
• QFD (Quality Function Deployment)
• 5 S Methode
• Wertanalyse
• 8D-Report
• Null-Fehler-Prinzip
• Six Sigma
• PDCA Zyklus

5 Schritte zur Einführung von KVP-Gruppen im Unternehmen

KVP-Gruppen bearbeiten Probleme, die ein einzelner Mitarbeiter nicht lösen kann. Zu einer KVP-Sitzung werden deshalb alle Mitarbeiter hinzu geholt, die von dem Problem betroffen sind und die zur Lösung beitragen können. Dieser Ansatz stammt aus dem Kaizen-Denken. Im Sinne von Kaizen sind die Mitarbeiter die Experten für alles, was sie angeht. Sie können deshalb meist gut beurteilen, welche Idee im Alltag funktioniert und welche eher scheitern wird.

1. Einen Zeitrahmen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess setzen

Die Sitzung einer KVP-Gruppe soll Lösungen für Verbesserungsvorschläge entwickeln und nicht zum Debattierzirkel werden. Deshalb wird der Zeitrahmen der Sitzungen begrenzt. In der Regel dauert eine Sitzung maximal 60 Minuten. Diese Zeit ist dazu da, um zwei Punkte zu diskutieren:

• mögliche Ursachen
• alternative Lösungsvorschläge

2. Verbesserungsvorschläge schriftlich erarbeiten lassen

Je tiefer man in einem Problem drin steckt, desto schwerer ist es manchmal, auf den Punkt zu kommen. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, dass ich Vorschläge schriftlich erarbeiten lasse. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem sowie mögliche Ideen zu dessen Behebung in Worte fassen muss, trägt dies spürbar zur gedanklichen Klarheit bei. Aber Vorsicht: Bitten Sie nicht einfach darum, die Dinge aufzuschreiben. Wenn Mitarbeiter Probleme notieren, kann es sein, dass sie dies mit vielen Worten tun und ihre Gedanken vor allem auf das Problem richten.

3. Lösungsorientiert denken mit dem Reagan-Formular

Die Problemdefinition als Ausgangsbasis ist wichtig. Aber Sie möchten, dass die KVP-Gruppe lösungsorientiert denkt. Geben Sie deshalb einen Rahmen vor, zum Beispiel mit Hilfe des Reagan-Formulars. Dieses bietet jeweils ein Feld wo Problem, Lösungsvorschläge und Handlungsempfehlung eingetragen werden können. Dabei funktioniert das Formular nach dem Prinzip des sich selbst begrenzenden Systems: Die Fläche für das Problem ist am kleinsten, die für die Lösungsvorschläge am größten.

4. Einen festen Rhythmus der KVP-Gruppen einführen

Überlassen Sie die zeitliche Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen nicht dem Zufall. Führen Sie stattdessen einen festen Rhythmus für die Sitzungen der KVP-Gruppe ein. Diese kann sich zum Beispiel freitagnachmittags treffen und an den sich ergebenden To-do-Punkten aus dem Verbesserungsprozess arbeiten. Mobilisieren Sie weitere Mitarbeiter, in dem Sie beispielsweise im Rahmen Ihres Aushangwesens einen Bereich für ein KVP-Board definieren. Dort können Fortschritte des Verbesserungsprozesses dokumentiert werden, damit alle Mitarbeiter Zugang zu den Veränderungen und Kennzahlen einsehen können. Alternativ können Sie auch ein Flipchart-Blatt entsprechend beschriften. Stellen Sie daneben auch Karten mit dem Reagan-Formular bereit. Wenn ein Mitarbeiter ein Problem erkennt, das er nicht allein – im Rahmen eines Verbesserungsvorschlages – lösen kann, dann kann er hier seine Gedanken notieren.

5. Prioritäten festlegen und Entscheidungen treffen

Bei der nächsten Sitzung der KVP-Gruppe gehen Sie gemeinsam die Sammlung an Problemen und die Reagan-Formulare durch. Legen Sie fest, welches Thema als erstes bearbeitet werden soll. Im weiteren Verlauf der KVP-Gruppenarbeit dient die Sammlung als Erinnerung, wo alle noch nicht gelösten Probleme aufgelistet sind. Besprechen Sie diese Probleme im Team, erarbeiten Sie Lösungen und tauschen Sie sich über Erfahrungen aus.

Der richtige Umgang mit Veränderungen durch den kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Wir leben in einem Umfeld, das immer schnelllebiger wird. Das heißt, dass auch unser Unternehmen sich in ständigem Wandel befindet. Prinzipiell gibt es zwei Möglichkeiten, darauf zu reagieren:

1. Situationsabhängige Anpassung: Sie können warten bis Dinge sich ändern und dann schnell Ihre Organisation neu ausrichten. Das nennt man reaktives Vorgehen.
   Der Vorteil: Sie wissen, was sich geändert hat und können konkret reagieren.
   Der Nachteil: Sie reagieren möglicherweise zu spät und laufen den Gegebenheiten am Markt immer hinterher.
2. Vorhergehende Anpassung: Sie können proaktiv vorgehen und sich fragen, wie sich der Markt wohl entwickeln wird. Durch geeignete Maßnahmen können Sie dann frühzeitig Änderungen vorweg nehmen, um gut aufgestellt zu sein.
   Der Vorteil: Sie sind schneller als der Rest.
   Der Nachteil: Die Dinge könnten sich anders entwickeln, als Sie angenommen haben.

In der Praxis empfiehlt es sich, beides zu kombinieren. Seien Sie vorbeugend an Stellen aktiv, die unproblematisch sind, aber lohnende Verbesserungen versprechen. Keiner von uns hat eine Glaskugel, mit der er die Zukunft voraussehen kann. Bei einer proaktiven Haltung können Sie aber mit Leitfragen arbeiten. Dabei setzen Sie sich gedanklich unterschiedliche Brillen auf, durch die Sie Ihre Prozesse kritisch betrachten:

• Prozess-Brille Welche Prozesse kommen bei Ihnen besonders häufig vor? Was lässt sich tun, um diese besser (schneller, einfacher, kundenorientierter) als bisher zu erledigen?
• Verschwendungs-Brille Wo gibt es bei Ihnen Abläufe, die nichts zur Wertschöpfung beitragen, also Prozesse, für die Sie der Kunde nicht bezahlt?
• Struktur-Brille Strukturen geben den alltäglichen Abläufen ihre Gestalt. Welche Strukturen lassen sich verbessern?
• Fehler-Brille Was können Sie tun, um Fehler zu vermeiden, bevor sie entstehen?
• Gruppen-Brille Welche Berufsgruppe kommt bei Ihnen besonders häufig vor? Was passiert, wenn Sie Prinzipien des Büro-Kaizen auf den Alltag dieser Gruppe anwenden?

Praxisbeispiel: Ein kontinuierliche Verbesserungsprozess im Büroalltag

KVP lässt sich in den verschiedensten Branchen einsetzen. Auch im Büro können kleine Verbesserungen große Einsparungen bringen. Folgende Maßnahmen können Sie in Ihrem Unternehmen einführen um sich beispielsweise Zeit zu sparen:

• Feste Ablageorte: Ganz nach dem Motto „Alles hat seinen Platz“ sollten auch Büroutensilien an einem festen Ort vorzufinden sein.
• Beschriftungen: Wenn alle Schränke von außen beschriftet sind, brauchen Sie nicht erst jeden Schrank einzeln zu öffnen, um den eigentlich gesuchten Inhalt zu finden.
• Vorlagen: Wenn Sie häufig die identische E-Mails verschicken müssen, können Sie sich E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen. Alternativ können Sie für einzelne Textausschnitte Text- und Schnellbausteine anlegen.
• Tastenkombinationen: Mit Tastenkombinationen (oder auch Shortcuts genannt) können Sie einige Aktion an Ihrem Laptop oder PC ausführen, ohne extra nach der Maus greifen zu müssen. Zusätzlich können mehrere Inhalte in der Zwischenablage gespeichert werden.
• Klare Ablagespielregeln: Das komplette Team sollte Dokumente und Ordner nach den selben Ablagespielregeln ablegen/abspeichern. Wenn Sie zukünftig das Dokument suchen, werden Sie es deutlich schneller finden.
• Checklisten: Für wiederkehrende Aufgaben können Sie Checklisten (evtl. mit zeitlichem Ablauf) erstellen. Somit müssen Sie sich nicht mehrmals Gedanken machen, ob Sie an alles Gedacht haben. Das kann zum Beispiel bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, beim Bearbeiten von Arbeitsabläufen oder die Vorbereitung einer Geschäftsreise sein.
• …

Fazit: Was bewirkt die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses? Welche Ziele, Vor- und Nachteile hat KVP?

Vorteile und Ziele von KVP

• Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen
• Qualitätsverbesserungen
• Optimierung der Produktpalette
• Durchlaufzeiten verbessern
• Einsparung von Ressourcen (z. B. Zeitaufwand und Kostensenkung)
• Steigerung der Mitarbeitermotivation, sowie der Zufriedenheit
• Leistungspotentiale der Mitarbeiter nutzen
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Servicequalität
• Optimierung der Zusammenarbeit mit Lieferanten
• Termintreue ggü. Kunden verbessern
• Sicherung von Arbeitsplätzen
• Wettbewerbsfähigkeit steigern

Nachteile und Hindernisse von KVP

• Die Einführung beansprucht anfangs viel Aufwand (Zeit- und Personalaufwand).
• Wenn die Zusammenarbeit im Team nicht gut funktioniert, kann auch KVP nicht im nötigen Maß wirken. Alle müssen hierbei das selbe Ziele verfolgen.
• Durch genaueres Betrachten der bestehenden Prozesse können weitere Fehler, Probleme und unerwartete Hindernisse ans Licht treten.
• Fehlende Mitarbeitermotivation oder Unterstützung von Führungskräften kann die Projekte ausbremsen.
• Lange Umsetzungsdauer und fehlende Zeit hindert das Voranschreiten des Verbesserungsprozesses.