Büro Blog – Effizient am Arbeitsplatz

Besprechungsprotokoll – 3 hilfreiche Tipps



In einer Umfrage unter unseren Newsletter-Abonnenten fragten wir: Werden bei Ihren Besprechungen Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt, so dass jeder weiß, was zu tun ist und wer der jeweilige Ansprechpartner ist? Nur 22 Prozent der Leserinnen und Leser antworteten: „Ja, immer!“ Finden Sie auch, dass das schockierend ist? Mit einem Besprechungsprotokoll verlieren Sie nie wieder […]

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Wie das richtige Beschriften von Ordnern zum Effizienzmotor in Ihrem Büro wird



„Schnell – logisch – einfach“ – so sollte es zugehen, wenn Sie einen Ordner mit Unterlagen in Ihrem Büro suchen. Doch häufig sind Ordnerrücken unsystematisch, zu klein oder nicht aussagekräftig beschriftet. Individualität und Vielfalt sind fast immer wunderbar, doch wenn jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter bei der Beschriftung seinen oder ihren eigenen Regeln folgt, führt […]

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Die Checkliste fürs Büro – Fehler & Co. gleich abhaken



Cleared for take-off – Ihr Ferienflieger steht ruhig auf der Startbahn, bevor er endlich in den Urlaub durchstartet. Das haben viele sicher schon erlebt – doch bis es soweit ist, ackern Pilot und Co-Piloten eine ganze Reihe Checklisten durch. Die gibt’s sogar für stressige Notfallsituationen im Flugbetrieb. Checklisten tragen nämlich enorm zur Sicherheit bei – […]

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Die Prozesslandkarte: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen



Kundenanfragen, Reklamationen, Benchmarking – Sie stehen orientierungslos im Gelände und wissen manchmal nicht, wie sie wieder herausfinden sollen? Eine Prozesslandkarte hilft, Zeit zu gewinnen, Orientierung zu geben und Abläufe zu systematisieren. Im Wirrwarr aus immer komplizierteren Vorgängen und Prozessen, geht es darum, nicht nur einen einzelnen Schritte zu verbessern, sondern ganze Schrittfolgen effektiver aufeinander abzustimmen. […]

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Die perfekte Projektdokumentation – 5 hilfreiche Tipps



Wie lautete der genaue Auftrag? Was stand noch einmal im Angebot? Welche Meilensteine hatten wir vereinbart? Wie, wo, was weiß … Niemand? Stopp! Gerade für komplexe Zusammenhänge ist es dringend notwendig, eine reibungslose Projektdokumentation zu gewährleisten. Sämtliche beteiligte Personen müssen zu jedem Zeitpunkt in der Lage sein, auf alle wichtigen Informationen zuzugreifen. Die folgenden 5 […]

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Personal Kanban: Erklärung + Tipps (incl. OneNote)



Kanban – der japanische Ausdruck für Signalkarte – wurde ursprünglich von Toyota zur Produktionssteuerung entwickelt. Die Idee findet sich heutzutage jedoch in vielen anderen Bereichen ebenfalls wieder. 1. Was ist die Personal Kanban Methode? Mit der Personal Kanban Methode kann man Aufgaben so strukturieren, dass man jederzeit weiß, was zu tun ist und in welchem […]

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Wochenplan – raus aus dem Chaos, rein in geordnete Verhältnisse



Geht es Ihnen auch so? Sie planen die Woche, richten Aufgaben ein – und erledigen das Geplante doch nicht? Sie beherzigen Weisheiten wie „Gut geplant ist die halbe Miete”, aber Sie müssen trotzdem an vielen Freitagen Aufgaben in die nächste Woche schieben. Oder Sie fragen sich, wie Sie einen Tag wohl planen, wenn immer wieder […]

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Dateipfad ausdrucken, Suchzeiten radikal reduzieren!



Endlich Urlaub: Sie dösen gerade träge in der Sonne am Strand – einen kühlen Drink in der Hand. Da klingelt Ihr Handy. Am anderen Ende der Leitung Ihr Kollege, der unbedingt wissen muss, wo Sie das wichtige Dokument auf der Festplatte abgespeichert haben. Er muss es dringend überarbeiten und an den wichtigen Kunden weiterleiten, von […]

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Routineaufgaben leicht gemacht: Effizientes Arbeiten mit Checklisten



Im Büro fallen immer wieder Routineaufgaben bzw. Routinearbeit an, manche täglich, andere bei Bedarf. Ob wir diese sich wiederholenden Abläufe als „langweilig“ oder als „entspannend“ empfinden, hängt davon ab, wie leicht wir sie uns machen. Wenn wir nämlich an die richtige Stelle unsere Häkchen setzen, dann geht alles wie von selbst. Die Psychologie hat schon […]

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5-Minuten-Regel: effizienter & produktiver werden (Tipps und Definition)



„Hast du schon den Raum gebucht?” Die Erledigung der Buchung wäre eine Sache von 5 Minuten gewesen, doch Sie hatten sich erst dem Projekt mit der obersten Priorität gewidmet. Nun mussten Sie die Kollegin schon drei Mal am Telefon vertrösten. Das nervt und kostet unnötig Zeit. Mit der 5-Minuten-Regel wäre das nicht passiert. Lesen Sie […]

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Ergebnisprotokoll: Mehr Effizienz in Ihren Meetings (Vorlagen & Tipps)



Das haben wir doch im vorletzten Meeting besprochen! Schade nur, wenn sich die Hälfte der Teilnehmer gar nicht mehr an die Beschlüsse erinnert oder fehlerhaft umsetzt. Noch schlimmer sind ausufernde Protokolle bei großen Gesprächsrunden, die sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren, sondern mit ihren schwafeligen Informationen erschlagen. Sie entwickeln viel mehr Effizienz bei Ihren Besprechungen, […]

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Office Kaizen: Die Kraft der kontinuierlichen Verbesserung für effizientere Büroabläufe (Anwendung + Tipps)



Die Strebsamkeit und Zielorientierung der Japaner ist wahrscheinlich auf der ganzen Welt bekannt. Sie gelten als unermüdlich, effizient und immer motiviert. In Harlem hat Toyota, statt einer Sachspende, Effizienz gespendet. Sie reduzierten die Wartezeit in einer Suppenküche für die wartenden Bedürftigen von über 90 auf lediglich 18 Minuten. Und das ohne zusätzliches Personal oder eine […]

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Outlook einrichten: So funktioniert es



Halten Sie die Daten Ihres Internet Service Providers bereit, öffnen Sie das Outlook-Programm. In nur wenigen Schritten können Sie Outlook einrichten. Neuer Mitarbeiter, neuer Rechner? Outlook einrichten steht mal wieder an. Vielleicht ist es das erste Mal, vielleicht ist das aber auch eins von den Dingen, die Sie so selten machen, dass Sie beim nächsten […]

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Desk Sharing – 7 hilfreiche Tipps für maximale Effizienz



Desk Sharing ist eine Organisationsform, bei der die Mitarbeiter sich den Arbeitsplatz entsprechend den anstehenden Aufgaben wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber nur, wenn sich alle an klare Regeln und Absprachen halten. 1. Was ist Desk Sharing? „Desk Sharing“ oder auch „Hot Desking“ ist eine moderne Organisationsform, die mittlerweile nicht nur bei den […]

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Wie, Wer, Wo, Was – So zähmen Sie das Chaos im Großraumbüro



Im modernen Berufsalltag gehören Großraumbüros zum Standard. Gemeinsames Arbeiten steigert die Motivation und Leistungsbereitschaft. Soweit die Theorie. In der Praxis gleichen gemeinsam genutzt Räume einem Hexenkessel, in dem sich niemand zurechtfindet. Abgesehen von unnötigen Suchzeiten hinterlässt dieses Durcheinander einen unprofessionellen Eindruck auf Besucher und Kunden. Da hilft nur ein einheitliches Konzept, um alle Kollegen auf […]

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Priorisieren von Aufgaben: Strategien für erfolgreiches Zeitmanagement



Es gibt so unglaublich viele Methoden für das Priorisieren von Aufgaben, dass man sich allein schon bei der Recherche nach effizienten und unmittelbar umsetzbaren Tipps recht schnell in einem wahren Dschungel der Begrifflichkeiten verzettelt. ABC-Methode und Eisenhower-Prinzip, 80:20-Regel und SMART-Methode, Vorgehen nach Ivy Lee? Pomodoro? Oder ALPEN? Wir stellen immer wieder fest, wie wichtig es […]

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Feiertage in Outlook importieren und Schulferien anzeigen lassen



In dem Outlook-Kalender sind ab der Produktversion Outlook 2013 die Feiertage nicht mehr vor eingestellt, sondern müssen extra importiert werden. Das können Sie ausnutzen und sich mit einer kostenlosen Erweiterung gleichzeitig auch noch die Schulferien und inoffiziellen Feier- und Gedenktage mit anzeigen lassen. Wir zeigen Ihnen hier den schnellsten Weg, wie Sie in Outlook Feiertage […]

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Outlook Kalender hinzufügen oder erstellen (+ Mac)



„Ja, hab Zeit. Oh, nein doch nicht“. Kennen Sie das? Ihr Kalender ist gut gepflegt aber Sie übersehen trotzdem Termine. Terminüberschneidungen zwischen den einzelnen Lebensbereichen sind schwer zu überschauen. Neben beruflichen Terminen stehen im privaten Umfeld noch weitere Verpflichtungen an, die mit dem geschäftlichen Terminkalender unter einen Hut zu bekommen sind. Wie Sie dem Terminchaos […]

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Arbeitsorganisation



Immer unterwegs und immer alles dabei – das ist die Arbeit des Außendienstlers. Unverhofft kann ein vergessenes Arbeitsmittel zeitraubenden Extra-Aufwand verursachen. Damit Ihnen das nicht passiert, habe ich 5 Tipps für die Arbeitsorganisation zusammengestellt, die sich speziell im Außendienst bewährt haben. Definition: Was versteht man unter Arbeitsorganisation? Unter Arbeitsorganisation wird die strukturierte Gestaltung von Arbeitsabläufen […]

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Gedächtnisprotokoll schreiben – Definition, Vorlage und Tipps



Im Laufe eines Arbeitstages müssen Sie sich viel merken: Morgens ruft ein Kunde an, mittags findet ein kurzes Meeting statt und kurz vor dem Feierabend treffen Sie eine Verabredung mit Ihrem Kollegen für den nächsten Tag. Kein Wunder, wenn Sie ab und zu eine Uhrzeit vergessen oder nicht mehr wissen, wer genau für einen bestimmten […]

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Ein Ziel muss vor Augen sein! Wie Prozessvisualisierung bei der Erreichung der Unternehmensziele hilft



Der Mensch ist ein visuelles Wesen. Was wir bildlich erfassen können, bleibt meist besser hängen als alles, was uns in zehn Meetings erzählt wird. Deshalb mögen wir Diagramme, Statistiken und Grafiken. Sie sagen uns auf einen Blick, was wichtig ist, ohne dass wir uns zuerst durch Zahlenkolonnen und Textwüsten schlagen müssen. Selbst die größten Nebensächlichkeiten […]

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Outlook-Kontakte: Importieren, zusammenführen und freigeben



Wer sich mit neuen Computerprogrammen auseinandersetzen muss, lernt häufig zunächst nur das Nötigste und setzt dann auf den Faktor „Learning by Doing“. Aufgrund des Alltagsbusiness kommen wir dann aber meistens nicht mehr dazu, uns wirklich weiter damit zu beschäftigen. Daher wissen viele oftmals gar nicht, wie vielfältig die Möglichkeiten im Bereich der Outlook-Kontakte tatsächlich sind […]

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Chaos verschwinde! Wie Sie nur noch einmal Ihr Büro aufräumen müssen



Aufräumen mag doch niemand, da stimmen Sie mir vermutlich zu. Nur die wenigsten Menschen lieben es, zu bügeln, den Staubwedel zu schwingen oder endlich Ordnung ins Papierchaos auf dem Schreibtisch zu bringen. Man muss es auch nicht lieben, das Aufräumen – ohnehin hat es viel zu viel Raum in unserem Leben. Ich zeige Ihnen, wie […]

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