Office Kaizen: Die Kraft der kontinuierlichen Verbesserung für effizientere Büroabläufe (Anwendung + Tipps)

Die Strebsamkeit und Zielorientierung der Japaner ist wahrscheinlich auf der ganzen Welt bekannt. Sie gelten als unermüdlich, effizient und immer motiviert. In Harlem hat Toyota, statt einer Sachspende, Effizienz gespendet. Sie reduzierten die Wartezeit in einer Suppenküche für die wartenden Bedürftigen von über 90 auf lediglich 18 Minuten. Und das ohne zusätzliches Personal oder eine andere Einrichtung. Lediglich die Kraft des sogenannten Kaizen verhalf zu den Verbesserungen. In unserem Blogbeitrag geht es genau um die Methode, die man auch im Büro anwenden kann: Office Kaizen.

Lesedauer ca. 4 Minuten

1. Definition: Was ist Office Kaizen?

In Japan gang und gäbe, hier in Europa fast unbekannt. Kai heißt „Veränderung” oder „Wandel”. Zen bedeutet „zum Besseren”. Wichtig ist die schrittweise, durch ständiges Feedback gefütterte Veränderung bis hin zu einer optimalen Verwendung von Zeit und Ressourcen.

Das Prinzip lässt sich nicht nur in der Produktion oder Verteilung verwenden. Auch in Büros kann man unter Einbeziehung aller Betroffenen die Abläufe schrittweiße optimieren. Beim Office Kaizen werden die bewährten japanischen Methoden auf die Abläufe, Methoden und Vorgehensschritte in Büros auf der ganzen Welt übertragen.

2. Studie: Warum brauchen Sie Office Kaizen?

Die meisten verbinden mit dem Kaizen Begriff eher Bereiche in der Produktion. Der Begriff „Office Kaizen“ widmet sich dem Büro-Bereich. In jedem Unternehmen gibt es administrative Aufgaben und Bürotätigkeiten und somit auch hier genügend Verschwendungsquellen, die Sie als Führungskraft angehen müssen:

• E-Mails: In unserer Studie gaben die Teilnehmer an, dass sie fast 30 % Ihrer Arbeitszeit nur mit der Bearbeitung von Mails verbringen.
• Besprechungen: Rund ein Viertel der Arbeitszeit verbringen die Mitarbeiter in Meetings, davon werden 13 % als ineffizient eingestuft.
• Projekte: Fast 40 % der Projekte laufen nicht wie geplant und verursachen somit Mehrkosten für Ihr Unternehmen.
• Ablage: Durch fehlende oder schlechte Ablagespielregeln verbringen Ihre Mitarbeiter ca. 20 % Ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten und Dateien.

Solche Verschwendungen müssen Sie als Führungskraft angehen, um nicht von Ihrer Konkurrenz überholt zu werden. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie effizienter werden können, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite.

3. Anwendung: Die 5 Stufen des Office Kaizen Prinzips (Pyramide)

Kaizen ist eine Pyramide. Nur, wenn die Basis gelegt ist, kann die Spitze – also das große Ziel: Effizienz – erreicht werden. Fangen Sie nicht oben, sondern unten an:

Stufe 1 von Office Kaizen: Aufgeräumter Arbeitsplatz

Der Start des Office Kaizen beginnt mit etwas, was auch jeder Mutter Freude machen würde: Ordnung. Mitarbeiter räumen auf, sortieren aus und kategorisieren. Die kleinen Schritte beginnen am eigenen Arbeitsplatz. Stellen Sie nur noch die Dinge auf den Tisch, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen: Laptop, Monitor, Tastatur, Maus und die Posteingangsschale. Was Sie sonst noch regelmäßig brauchen, verstauen Sie in die Schreibtischschubladen oder Ihren Rollcontainer. Geben Sie jedem Arbeitsgerät und den Arbeitsmaterialien ein festes Zuhause nach dem Büro-Kaizen^®-Motto: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Nach und nach werden die nächsten Levels „freigeschaltet”. Irgendwann ist Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz selbstverständlich und Verschwendung von Zeit und Ressourcen wird erkannt.

Stufe 2 von Office Kaizen: Spielregeln für die Abteilung

Die nächste Stufe kann nur im Team erreicht werden. Hier wird die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen verbessert. Jeder Mitarbeiter bringt sich ein. Gemeinsam werden Fragen diskutiert, Lösungen erarbeitet und dann sofort umgesetzt. Setzen Sie sich hohe Ziele, zum Beispiel: Alle Daten, Dokumente, Gegenstände etc. müssen innerhalb einer Minute aufgefunden werden. Jeder weiß, was er wo finden und bekommen kann oder wer der passende Ansprechpartner ist. Standards, wie zum Beispiel die Dateiorganisation, werden visualisiert und eingehalten. Neben den Spielregeln sollten auch die einzelnen Zuständigkeiten geklärt werden.

Stufe 3 von Office Kaizen: Permanent perfektionierte Prozesse

Dieser Schritt soll interne Prozesse und Abläufe verbessern. Jeder Mitarbeiter denkt nicht von Schreibtischkante zu Schreibtischkante, sondern auch an die nächsten, oder vorhergegangenen Arbeitsschritte. Gemeinsam erreicht man so hohen Geschäftserfolg und vor allem: Zufriedenheit! Was können meine Zuarbeiter besser machen und was kann ich machen, damit meine „Kunden” innerhalb des Büros effizienter arbeiten können? Dafür muss jeder Mitarbeiter den „inneren Kunden” in sich entdecken. Auf diese Art können im Team Probleme erkannt und direkt gelöst werden.

Stufe 4 von Office Kaizen: Erfolg durch Eigeninitiative

Wenn alle mitziehen, ist Stufe fünf ein Klacks! Büros- und Raumkonzepte werden optimiert, die IT-Lösungen werden gegebenenfalls angepasst und auch nach den Schritten des Kaizen-Prinzips optimiert. Jeder Mitarbeiter trägt die Verantwortung für seinen eigenen idealen Arbeitsplatz. Eigenverantwortlichkeit macht Spaß und sorgt für große Effizienz!

Stufe 5 von Office Kaizen: Ziele und Kennzahlen

Gemeinsam erreichen wir mehr! Das wird erreicht durch das Einführen transparenter Leistungszahlen und weiterführender Visualisierung. Die Leistungen sollen auch aus der Sicht eines Kunden messbar sein.

4. Das Ziel von Office Kaizen

Jedes Büro kann mit Kaizen den „Heiligen Gral“ der Effizienz erreichen. Werden Sie Benchmark für andere Unternehmen. Alles wird reibungslos ablaufen. Entscheidend ist, dass der Weg des Kaizens nie wirklich aufhört. Die schrittweiße, kontinuierliche Verbesserung wird jeden Tag weiter gelebt und ausgeführt. Dadurch wird nicht nur die Qualität, sondern auch die Produktivität der Büro-Prozesse und der Administration stetig verbessert.

5. Praxistipps

Office Kaizen ist in jedem Büro und Betrieb, egal ob Finanzamt, Marketing oder Saftfabrik praktisch und sinnvoll. Die Maßnahmen können die Leistungsfähigkeit um mehr als 20 % erhöhen. Das Besondere dabei sind die kleinschrittigen Verbesserungen. Rom wurde nicht über Nacht erbaut und die Japaner auch nicht über Nacht so effizient wie sie heute sind. Das gilt auch für Ihr Büro. Doch auch schon diese kleinen Schritte erhöhen die Effizienz und die Zufriedenheit aller beteiligten Mitarbeiter spürbar. Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass für Ihren Betrieb Office Kaizen genau richtig wäre, können Sie hier kostenlos viele Praxistipps bekommen:

1. E-Mail-Ablage: Seien Sie nicht länger Sklave Ihres Posteingang!
2. Verbesserungsvorschläge: Gute Vorschläge fördern & richtig umsetzen.
3. Arbeitseffizienz steigern: 10 erfolgsversprechende Tipps.
4. Teamregeln gemeinsam erarbeiten – 6 Schritte und 20 Beispiele.
5. Arbeitsplatz einrichten: 6 Tipps fürs Büro und Homeoffice.