Die Strebsamkeit und Zielorientierung der Japaner ist wahrscheinlich auf der ganzen Welt bekannt. Sie gelten als unermüdlich, effizient und immer motiviert. In Harlem hat Toyota, statt einer Sachspende, Effizienz gespendet. Sie reduzierten die Wartezeit in einer Suppenküche für die wartenden Bedürftigen von über 90 auf lediglich 18 Minuten. Und das ohne zusätzliches Personal oder eine andere Einrichtung. Lediglich die Kraft des sogenannten Kaizens verhalf zu den Verbesserungen. In meinem Blog steckt dieses magische Wort sogar im Titel. In Japan gang und gäbe, hier in Europa fast unbekannt. Kai heißt „Veränderung” oder „Wandel”. Zen bedeutet „zum Besseren”. Wichtig ist die schrittweise, durch ständiges Feedback gefütterte Veränderung bis hin zu einer optimalen Verwendung von Zeit und Ressourcen.
Das Prinzip lässt sich nicht nur in der Produktion oder Verteilung verwenden. Auch in Büros kann man unter Einbeziehung aller Betroffenen die Abläufe schrittweiße optimieren. Beim Office-Kaizen werden die bewährten japanischen Methoden auf die Abläufe, Methoden und Vorgehensschritte in Büros auf der ganzen Welt übertragen.
Kaizen ist eine Pyramide. Nur, wenn die Basis gelegt ist kann die Spitze, also das große Ziel Effizienz erreicht werden. Fangen Sie nicht oben, sondern unten an:
Office Kaizen – Stufe 1:
Der Start des Office-Kaizens beginnt mit etwas, was auch jeder Mutter Freude machen würde: Ordnung. Mitarbeiter räumen auf, sortieren aus und kategorisieren. Die kleinen Schritte beginnen am eigenen Arbeitsplatz. Nach und nach werden die nächsten Levels „freigeschaltet”. Irgendwann ist Ordnung selbstverständlich und Verschwendung von Zeit und Ressourcen wird erkannt.
Office-Kaizen – Stufe 2:
Die nächste Stufe kann nur im Team erreicht werden. Hier wird die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen verbessert. Jeder Mitarbeiter bringt sich ein. Gemeinsam werden Fragen diskutiert, Lösungen werden erarbeitet und dann sofort umgesetzt. Setzen Sie sich hohe Ziele, zum Beispiel: Alle Daten, Dokumente, Gegenstände etc. müssen innerhalb einer Minute aufgefunden werden. Jeder weiß was er wo finden und bekommen kann, oder wer der passende Ansprechpartner ist. Standards, wie zum Beispiel die Dateiorganisation, werden visualisiert und eingehalten.
Office-Kaizen – Stufe 3:
Dieser Schritt soll interne Prozesse und Abläufe verbessern. Jeder Mitarbeiter denkt nicht von Schreibtischkante zu Schreibtischkante, sondern auch an die nächsten, oder vorhergegangenen Arbeitsschritte. Gemeinsam erreicht man so hohen Geschäftserfolg und vor allem: Zufriedenheit! Was können meine Zuarbeiter besser machen und was kann ich machen, damit meine „Kunden” innerhalb des Büros effizienter arbeiten können? Dafür muss jeder Mitarbeiter den „inneren Kunden” in sich entdecken. Auf diese Art können im Team Probleme erkannt und direkt gelöst werden.
Office-Kaizen – Stufe 4:
Gemeinsam erreichen wir mehr! Das wird erreicht durch das Einführen transparenter Leistungszahlen und weiterführender Visualisierung. Die Leistungen sollen auch aus der Sicht eines Kunden messbar sein.
Office-Kaizen – Stufe 5:
Wenn alle mitziehen, ist Stufe fünf ein Klacks! Büros- und Raumkonzepte werden optimiert, die IT-Lösungen werden gegebenenfalls angepasst und auch nach den Schritten des Kaizens optimiert. Jeder Mitarbeiter trägt die Verantwortung für seinen eigenen idealen Arbeitsplatz. Eigenverantwortlichkeit macht Spaß und sorgt für große Effizienz!
Das Ziel:
Jedes Büro kann mit Kaizen den „Heiligen Gral“ der Effizienz erreichen. Werden Sie Benchmark für andere Unternehmen. Alles wird reibungslos ablaufen. Entscheidend ist, dass der Weg des Kaizens nie wirklich aufhört. Die schrittweiße, kontinuierliche Verbesserung wird jeden Tag weiter gelebt und ausgeführt.
Was bewirkt der Tipp
Office-Kaizen ist in jedem Büro und Betrieb, egal ob Finanzamt, Marketing oder Saftfabrik praktisch und sinnvoll. Die Maßnahmen können die Leistungsfähigkeit um mehr als 20% erhöhen. Das Besondere dabei sind die kleinschrittigen Verbesserungen. Rom wurde nicht über Nacht erbaut und die Japaner auch nicht über Nacht so effizient wie sie heute sind. Das gilt auch für Ihr Büro. Doch auch schon diese kleinen Schritte erhöhen die Effizienz und die Zufriedenheit aller beteiligten Mitarbeiter spürbar. Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass für Ihren Betrieb Office-Kaizen genau richtig wäre, können Sie hier kostenlos viele Praxistipps bekommen:
