Ich bin dann mal zurück – So gehen Sie stressfrei aus dem Urlaub ins Büro



Immer mehr Büroarbeiter kennen das: Der Urlaub war erholsam und ließ keine Wünsche offen – doch nun neigt er sich dem Ende zu. Ein mulmiges Gefühl stellt sich ein: Wie erwartet mich mein Arbeitsplatz? Kam die Präsentation gut an, die wir im Team mit Hochdruck fertiggestellt haben? Wie wird mein E-Mail-Fach aussehen, wie mein Posteingangskorb? Hoffentlich startet nicht gleich am ersten Tag ein Meeting. Und falls doch, werde ich alles bewältigen?

Spätestens hier machen sich Anzeichen von Stress bemerkbar: Herzklopfen, Magenschmerzen, Müdigkeit. Wie weggeblasen ist der Urlaubszauber; stattdessen breitet Trauer sich aus.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann habe ich eine gute Nachricht für Sie: So wie oben beschrieben muss die Rückkehr aus dem Urlaub nicht verlaufen. In diesem E-Book finden Sie praktische Tipps und wirksame Strategien, wie Sie stressfrei aus dem Urlaub ins Büro gehen und Ihr Urlaubsfeeling im Alltag lebendig halten.

Vor dem Urlaub ist nach dem Urlaub: Gute Vorbereitung ist die halbe Erholung

Schon vor dem Urlaubsantritt beeinflussen Sie Ihre Rückkehr. Organisieren Sie schon zwei Wochen vorher alles rund um das Thema Vertretung. Von Vorteil ist, wenn es in der Abteilung eine Vertretungsregelung gibt. Dann ist klar, welcher Kollege oder welche Kollegen Ihre Aufgaben übernehmen. Falls es in Ihrem Unternehmen solche Regelung bisher nicht gibt, könnten Sie die Anregung dazu geben. Bei uns im Hause Tempus sieht die Vertretungsregelung so aus:

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Stressfrei aus dem Urlaub: Die Vertretungsregelung trägt dazu bei

Download-Tipp zur Inspiration: Laden Sie sich die komplette Liste hier herunter und passen Sie diese Ihren betrieblichen Gegebenheiten an.

Doch die Vertretungsregelung allein reicht nicht aus, sie möchte auch mit Leben erfüllt werden. Damit Sie stressfrei aus dem Urlaub an Ihre Arbeit gehen können, empfehle ich Ihnen den Einsatz von Checklisten.

Checkliste: Fühlen Sie sich gut vertreten
Checklisten eignen sich für fast alle Vorgänge – von der Postbearbeitung bis zum Projektablaufplan. Sie können für Ihre Vertretung Checklisten für fast alle Abläufe anlegen:

  • Wiederkehrende Aufgaben
  • Aufgaben, bei denen es auf jeden Schritt ankommt
  • Komplexe Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren

Nutzen Sie Checklisten auch für die Vorbereitung von Meetings, für die Ausstattung von Besprechungsräumen und zur Gedankenstütze, ob beim Verlassen des Büros alles bedacht wurde.

Service: Eine Fülle von Tipps, wie Sie Checklisten einsetzen können, habe ich hier für Sie zusammengestellt: Wie Checklisten Ihr Leben leichter machen Im letzten Absatz des Artikels finden Sie auch einen Download-Link zu unseren praxiserprobten Checklisten. Wählen Sie dort einfach aus, welchen Bereich Sie künftig vereinfachen wollen.

Checklisten eignen sich auch für die Vorbereitung der Urlaubsvertretung. Hier gibt es zwei „Deadlines“ vor dem Urlaubsantritt: Zwei Wochen und zwei Tage. Hier als Anregung eine Checkliste für die Urlaubsvorbereitung:

2 Wochen vor Urlaubsantritt:

  • Planen Sie Ihr Arbeitspensum. Was muss unbedingt noch erledigt werden?
  • Tipp: Schieben Sie schon jetzt Projekte an, die erst nach Ihrem Urlaub fällig sind. So vermeiden Sie unnötigen Aufgabenstau.
  • Information: Welche Kollegen übernehmen welche Aufgaben?
  • Übergabe vorbereiten.
  • Termine festlegen: Bis wann soll welche Aufgabe erledigt sein?
  • Zeitpuffer schaffen: Letzte Termine zwei Tage vor dem Urlaub legen.

2 Tage vor Urlaubsantritt
Erinnerung: Informieren Sie die engsten Kollegen nochmals über Ihren Urlaubsantritt. So können offene Fragen oder Anliegen noch in Ruhe geklärt werden.

Der Countdown läuft: Sprechen Sie die vertretenden Kollegen nochmals an: Welche Informationen werden noch benötigt? Denken Sie vor allem an:
1. Schlüssel für Räume, Schränke, Tresore: Hat Ihre Vertretung überall den benötigten Zugang?

2. Zugänge und Passwörter, zum Beispiel für E-Mail Fächer

a. Tipp 1: Legen Sie zwei Ordner an. Je nach Priorität sortiert Ihre Vertretung die E-Mails entsprechend ein.

b. Tipp 2: Eine tägliche Zusammenfassung der E-Mail-Vorgänge dient als Gedächtnisprotokoll und trägt dazu bei, dass Sie nach Ihrer Rückkehr schneller den Überblick gewinnen.

3. Termine und offene Vorgänge: Diese Information ist wichtig, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Ihre Vertretung muss wissen, wie Sie zum Beispiel mit offenen Aufträgen oder dem Protokoll aus dem letzten Meeting verfahren soll. Richten Sie dafür eine Liste ein, in der die letzte Spalte die Statusmeldung über den Stand der Bearbeitung enthält.

4. Kontaktdaten: Jetzt bewährt sich Ihr Foliensichtbuch, in dem Sie alle wichtigen Ansprechpartner aufgelistet haben.

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Ein Foliensichtbuch unterstützt den vertretenden Kollegen.

Service: Falls Sie bisher noch nicht mit einem Folienbuch gearbeitet haben, lade ich Sie dazu ein, es einmal auszuprobieren. In meinem Artikel Für Jäger und Sammler finden Sie eine Anleitung dazu.

5. Ablageregeln: Falls Sie in Ihrer Abteilung noch keine einheitliche Ablageregelung haben, weihen Sie Ihre Vertretung in Ihr Ablagesystem ein. So findet der Kollege benötigte Unterlagen und kann auch eingehende Post zuverlässig ablegen.

Service: Ihre Abwesenheit könnte der Anlass sein, dass Sie Ihr Ablagesystem optimieren wollen. Dann kommen Ihnen unsere Tipps gerade recht: Kein Drama mit –zig Akten

6. Unterschriftsregelung: Für Vorgänge, die sofort erledigt werden müssen, erteilen Sie bei Bedarf eine Vollmacht.

7. Telefon: Am besten betreut fühlen sich Anrufer, wenn Sie Ihr Telefon zu Ihrem Stellvertreter umleiten.

Tipp: Falls Sie sich für eine Abwesenheitsnotiz entscheiden, nennen Sie unbedingt auch den Namen und Kontaktdaten Ihrer Vertretung. So stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden und Interessenten sich nicht brüskiert fühlen und womöglich zu einem Mitbewerber abwandern.

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Sie kommen stressfrei aus dem Urlaub zurück, wenn ein Kollege Sie am Telefon vertritt.

8. Erreichbarkeit im Notfall: Legen Sie eine Uhrzeit fest, zu der Sie einmal täglich telefonisch erreichbar sind. Und hören Sie nur zu dieser Zeit Ihre Mailbox ab. Das ist nicht ideal für ein unbeschwertes Urlaubs-Feeling; allerdings ergab eine Umfrage bei meinen Newsletter–Abonnenten, dass die Hälfte von ihnen ihr Diensthandy notwendigerweise mit in den Urlaub nimmt.

9. Blockieren Sie im gemeinsamen Kalender den ersten Arbeitstag. So wissen auch die Kollegen, dass Sie nicht an Meetings teilnehmen können.

„Erholung ist die Würze der Arbeit“
Was der griechische Philosoph Plutarch im ersten Jahrhundert notierte, ist auch uns heute vertraut: Erholung ist wichtig, damit wir die Arbeit wieder positiv und mit frischer Kraft angehen können.

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Stressfrei aus dem Urlaub: Vor der Reise noch entspannen, damit Sie gut erholt und stressfrei aus dem Urlaub heimkehren.

Gönnen Sie sich einen oder zwei Tage für die Reisevorbereitungen oder zum „Herunterfahren“. Wer voller Berufsgedanken seine Reise antritt, schaltet erfahrungsgemäß schwerer um.

Am Urlaubsort: Beherzigen Sie meinen obigen Tipp 8 und seien Sie dabei konsequent. Berufliche E-Mails müssen Sie nicht lesen, denn darum kümmert sich Ihre Vertretung. Der Kollege wird sich über die Notfall-Regelung melden, falls es ein Problem gibt.

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Stressfrei aus dem Urlaub ins Büro telefonieren? Bitte nur zu festgelegten Zeiten.

Sagen Sie sich das immer wieder, denn gerade in den ersten Tagen ist es nicht so leicht, inneren Abstand von der Arbeit zu bekommen.

Egal, ob Sie mehr passiv oder mehr aktiv „urlauben“ – genießen Sie ganz bewusst die freie Zeit, die neuen Eindrücke und Aktivitäten, auf die Sie sich schon lange gefreut haben.

Der Urlaubsreport 2017 der Deutschen Angestellten Krankenkasse (DAK) ergab: 87 Prozent der Urlauber freuen sich über eine gute oder sehr gute Erholung. Leider sagt die Statistik nichts darüber aus, ob auch alle Befragten stressfrei aus dem Urlaub in die Arbeit gehen.

Das Nach-Urlaubs-Stimmungstief steht diesem Start jedoch nicht im Wege, auch wenn es sich zunächst so anfühlen mag.

Post-Holiday-Syndrom – Der Blues nach dem Urlaub

Etwa ein Dritter der Beschäftigten in Deutschland soll unter dem Post-Holiday-Syndrom leiden. So lautet der offizielle Name des Stimmungstiefs nach dem Urlaub. Bei manchen Urlaubern überschattet es die letzten Ferientage, bei manchen setzt es erst mit der Landung am Flughafen oder mit dem Öffnen der Wohnungstür ein.

Die Ursache für diese „Kurz-Depression“ wird von Psychologen mit Umstellungsschwierigkeiten von Körper und Psyche erklärt. Diese treten auch am Urlaubsbeginn auf, werden jedoch eher der Alltags-Erschöpfung zugeschrieben. Außerdem wirkt hier die Vorfreude als „Stärkungsmittel“.

Das Post-Holiday-Syndrom ist wie ein Chamäleon, es kann als Müdigkeit und Erschöpfungsgefühl auftreten oder als Unkonzentriertheit, Gereiztheit, Schlaflosigkeit. Die Konzentration fällt schwer, das Lachen sowieso. Und am stärksten ist die Trauer, dass die schöne Zeit vorbei ist. Diese Beschwerden treten umso häufiger und stärker auf, je länger der Urlaub andauerte.

Die gute Nachricht: Gegen den Post-Holiday-Blues ist ein Kraut gewachsen; genauer gesagt, gleich mehrere. Wählen Sie aus den folgenden Tipps die für Sie passenden aus:

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Urlaubsblues muss nicht sein: 7 Tipps, wie Sie stressfrei aus dem Urlaub kommen

1. Planen Sie nach Ihrer Rückkehr mindestens zwei Tage zum „Ankommen“ ein. Bei längeren Flugreisen gönnen Sie sich für den Jetlag mindestens einen weiteren Tag. Wenn Sie also Samstag zurückkommen, sollten Sie mindestens Sonntag und Montag noch ganz ruhig angehen lassen.

2. Steigern Sie Ihre Alltagsaktivitäten allmählich: Koffer auspacken, Urlaubswäsche waschen und Briefe lesen –– für diese und andere Erledigungen dürfen Sie sich ruhig mehrere Tage Zeit nehmen.

3. Der Tagesrhythmus wird sich in Kürze wieder ändern. Deshalb: Widerstehen Sie der Versuchung, mit einem späten Frühstück, einer ausgedehnten Siesta und dem Genuss des fröhlichen Nachtlebens in Ihrer Stadt den Urlaub zu verlängern. Stellen Sie stattdessen schon vor dem Arbeitsantritt Ihren Tagesrhythmus langsam wieder auf „Alltagszeiten“ um.

4. Starten Sie mit der Arbeit möglichst an einem Mittwoch oder Donnerstag. So liegt das nächste Wochenende näher. Die nächste Pause ist in Sicht, das motiviert.

5. Wenn Sie am Tag vor dem Urlaubsantritt ein mulmiges Gefühl bekommen, erinnern Sie sich daran, dass Sie Ihrer Vertretung alle Vorgänge optimal übergeben haben. Die Katastrophen-Vorahnungen werden sich deshalb nicht bewahrheiten. Denken Sie also positiv; das hilft Ihnen, motiviert und stressfrei aus dem Urlaub wieder an die Arbeit zu gehen.

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Stressfrei aus dem Urlaub kommen mit Vorfreude auf die Kollegen.

6. Fragen Sie sich: Worauf kann ich mich freuen? Denken Sie zum Beispiel an die nette Kollegin, den sympathischen Kunden oder an das neue Projekt, zu dem Sie schon gute Ideen haben.

7. Wenn der erste Arbeitstag kommt, legen Sie am Vorabend „kleine Helferlein“ bereit:

  • Ein Urlaubsfoto auf Papier oder digital
  • Ein Urlaubssouvenir, zum Beispiel eine schöne Muschel als Dekoration, eine Tasse für die Kaffeepause oder einen Kugelschreiber aus dem Urlaubsort für tägliche Notizen.
  • Snacks aus dem Urlaubsort wie Pralinen, Bonbons oder ähnliches. Diese können Sie auch mit Ihren Kollegen teilen, das hilft beim Ankommen.

Kurz-Tipp: Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, den Tag meiner Rückkehr nicht in der Firma zu kommunizieren. So habe ich einen Tag „frei“, um die ersten Themen anzugehen, das E-Mail-Postfach durchzuarbeiten und Gespräche mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten vorzubereiten.

Stressfrei aus dem Urlaub: Trara, die Post ist da

So jubelnd, wie es in dem 170 Jahre alten Lied von der Post klingt, werden Sie Ihr Posteingangskörbchen und Ihren E-Mail-Zugang wahrscheinlich nicht begrüßen. Denn am ersten Tag warten doch einige Aufgaben mehr auf Sie. Deshalb lautet mein wichtigster Rat: Vermeiden Sie es, alles auf einmal zu übernehmen.

Service: Für die Verwaltung Ihrer E-Mails empfehle ich Ihnen mein kostenloses E-Book E-Mail-Stress ade zum Download. Es wird Ihnen gute Dienste leisten, damit Sie beim nächsten Mal noch müheloser stressfrei aus dem Urlaub zurückkehren.

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Sagen Sie Ihrem E-Mail-Stress ade

So gehen Sie stressfrei aus dem Urlaub an Ihre Aufgaben
Verschaffen Sie sich einen Überblick durch ein ausführliches Gespräch mit dem Vertretungskollegen.

Erstellen Sie, so wie einst Präsident Eisenhower, eine Liste mit Prioritäten. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach folgenden Kategorien:

1. Wichtig und dringend
2. Dringend
3. Wichtig
4. Nicht wichtig und nicht dringend.

In der unten stehenden Grafik sehen Sie, wie Sie mit den Aufgaben in jeder Kategorie verfahren.

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Prioritäten setzen hilft, stressfrei aus dem Urlaub in die Arbeit zu starten.

Aus diesen Prioritäten erstellen Sie einen Wochenplan. Der wiederum ist die Grundlage für die jeweiligen Tagespläne. Falls Sie Ihre Termine und Aufgaben schon länger auf diese Weise managen, fällt es Ihnen leichter, stressfrei aus dem Urlaub in die Fülle der Aufgaben einzutauchen. Falls Sie noch auf der Suche nach einer effektiven Methode für Ihr Zeitmanagement sind, dann sind folgende Service-Tipp genau richtig für Sie:

Service 1: In meinem Artikel Smarter arbeiten habe ich Ihnen die besten Tipps zum Thema Zeitmanagement zusammengestellt. Außerdem finden Sie hier auch ein Video, indem ich Ihnen zeige, wie effektiv ich meine Jahresplanung mit OneNote verwalte.

Service 2: Auf den Hintergrund und die Anwendung der Eisenhower-Methode gehe ich in diesem Artikel ausführlich ein: Endlich erfolgreich

Kurze Pausen für den Arbeitsfluss
Achten Sie darauf, mehrere kurze Pausen einzulegen. Optimal ist es, wenn Sie in jeder Stunde fünf bis zehn Minuten Pause einlegen können. Schauen Sie in dieser Zeit aus dem Fenster oder – noch besser – stellen Sie sich ans geöffnete Fenster und nehmen ein paar tiefe Atemzüge.

Gönnen Sie sich einen träumerischen Blick auf Ihren Desktop-Hintergrund, der Ihr liebstes Urlaubs-Foto zeigt. Nehmen Sie Ihr Urlaubssouvenir in die Hand oder genießen Sie bewusst einen Kaffee oder Tee aus Ihrer Urlaubs-Tasse.

Service: Noch mehr Anregungen zur Gestaltung Ihrer Pausen finden Sie in meinem Artikel Morgens halb 10 in Deutschland.

Und Sie können noch mehr tun, um Ihr Urlaubsfeeling zu erhalten.

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Ein Urlaubsbild trägt dazu bei, die Erinnerung an die schönen Tage wachzuhalten

„Eine Reise ist ein Trunk aus der Quelle des Lebens“: Das Urlaubsfeeling erhalten

Was der Lyriker Friedrich Hebbel im 19. Jahrhundert notierte, bestätigen auch Psychologen. Allerdings behaupten sie auch, dass nach spätestens drei Wochen vom Urlaubsgefühl und der Erholung nichts mehr zu spüren ist. Doch es gibt einige Möglichkeiten, diese Zeitspanne deutlich auszudehnen:

Traumtänzer sind entspannter: Gönnen Sie sich mehrmals am Tag eine bewusste Urlaubserinnerung, so wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Urlaub auf der Couch: Nehmen Sie sich täglich 15 Minuten Zeit und erinnern Sie sich an einen schönen entspannten Urlaubs-Moment. Der Körper folgt dem Impuls und entspannt Muskeln, Herz und Kreislauf. Diese Reaktion beruht auf dem „Carpenter-Effekt“. Das ist eine faszinierende Fähigkeit unseres Körpers: Wenn Sie sich eine Bewegung oder eine Entspannung vorstellen, führt Ihr Körper entsprechend winzige, nicht wahrnehmbare Bewegungen aus.

Werden Sie zum „Gewohnheitstier“: Haben Sie im Urlaub das Müsli-Frühstück für sich entdeckt? Oder haben Sie sich vom Zauber eines Spaziergangs in den Sonnenuntergang einfangen lassen? Solche Gewohnheiten können Sie in den Alltag mitnehmen. Oft sind es Kleinigkeiten, die sich mit wenig Aufwand in Ihren Alltag integrieren lassen und Körper und Seele langfristig wohltun.

Seien Sie bewegt: Fehlt Ihnen tagsüber die Bewegung, an der Sie im Urlaub so viel Freude hatten? Dann holen Sie sich täglich etwas Bewegung als Bürogymnastik in den Alltag. Bewegung hilft, Stress abzubauen, bringt den Kreislauf und die „grauen Zellen“ in Schwung.

In der Kürze liegt die Würze: Der Trend geht zum Dritturlaub

„Eine kleine Reise ist genug, um uns und die Welt zu erneuern“, notierte der französische Dichter Marcel Proust. Das bestätigen in gewisser Weise auch heutige Wissenschaftler: Lang-Urlauber sind nicht glücklicher als Kurz-Urlauber. Der Erholungseffekt ist derselbe.

Zudem ist nach einem kurzen Urlaub das „Post-Holiday-Syndrom“ weniger stark ausgeprägt und es fällt Kurz-Urlaubern leichter, stressfrei aus dem Urlaub in den Alltag zu finden. Experten raten deshalb, lieber viermal im Jahr fünf bis zehn Tage Urlaub zu machen als einmal Im Jahr vier Wochen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unseren Tipps, stressfrei aus dem Urlaub an den Schreibtisch zurückzukehren.

Service: Damit Sie aus Ihrem nächsten Urlaub noch entspannter zurückkehren können, lege ich Ihnen hier noch zwei Extras ans Herz:

1. In meiner E-Mail-Serie Endlich frei Sie 12 Strategien, mit denen Sie das ganze Jahr über erfolgreich und gelassen arbeiten können.

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12 Strategien wie Sie erfolgreich und gelassen arbeiten.

2. Unser Einsparungsrechner zeigt Ihnen auf verblüffend einfache Weise auf, welches Potenzial an Zeit Sie schon während des laufenden Bürobetriebes einsparen können – so haben Sie vor und nach dem Urlaub keine so großen Arbeitsberge mehr zu bewältigen!

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Wie viel Potenzial steckt noch in Ihrem Unternehmen?

Wenn Ihnen unsere Tipps geholfen haben, überraschen Sie jemanden mit diesem E-Book, der sich ebenfalls eine stressfreie Rückkehr aus dem Urlaub wünscht!



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