Endlich Urlaub: Sie dösen gerade träge in der Sonne am Strand – einen kühlen Drink in der Hand. Da klingelt Ihr Handy. Am anderen Ende der Leitung Ihr Kollege, der unbedingt wissen muss, wo Sie das wichtige Dokument auf der Festplatte abgespeichert haben. Er muss es dringend überarbeiten und an den wichtigen Kunden weiterleiten, von dem Sie alle schon die ganze Zeit träumen. Ihr Kollege hat zwar den Ausdruck in der Hand, findet aber die Datei nicht. Natürlich wissen Sie – im entspannten Urlaubsgefühl – gerade nicht mehr ganz genau, wo Sie das gespeichert haben. Wie hieß der Dateipfad? Haben Sie es überhaupt gespeichert? Schweißperlen auf der Stirn, geben Sie per Handy Anweisungen an ihren Kollegen, der im Büro vor Ihrem Computer sitzt. Endlich hat er es gefunden – puh! Sie legen auf, lehnen sich zurück und nehmen sich ganz fest vor, eine Lösung für das Problem zu finden, wenn Sie wieder aus dem Urlaub zurück sind.
Was ist das Problem
Festplattenspeicher im Computer kosten heute nichts mehr. Sie haben nicht nur unendliche Möglichkeiten alles abzuspeichern, was Sie abspeichern wollen. Sie haben auch unzählige Möglichkeiten, alles nach Ihrem eigenen Ordnungssystem abzuspeichern. Das ist solange kein Problem, solange Sie selber mit Ihrer Ordnung klar kommen. In meinen Beratungen zeigen mir Menschen oft, wie schnell sie ein beliebiges Dokument auf Ihrem Computer finden. Das ist schön und gut. Aber was ist, wenn Sie mal krank, auf Dienstreise oder im Urlaub sind und Ihr Kollege braucht ganz dringend ein Dokument aus Ihrem Computer. Wenn es keine einheitliche Dateistruktur in Ihrem Unternehmen gibt, dann wird es wohl nicht so einfach sein, das gewünschte Dokument zu finden. Die Suchzeit ist einfach viel zu hoch. Es sei denn, Sie haben den Dateipfad mit ausgedruckt. Anregungen für eine optimale Dateistruktur finden Sie hier.
Suchzeiten sind keine Kleinigkeit
Ich habe eine große Umfrage zur Arbeitseffizienz durchgeführt. Ergebnis: 6% der Arbeitszeit wird mit der Suche nach Dateien verschwendet. Das sind 30 Minuten pro Tag, 2,5 Stunden pro Woche, 10 Stunden pro Monat und 120 Stunden pro Jahr. Wir verbringen also 5 Tage pro Jahr mit der Dateiensuche. Hier geht’s zu den anderen Studienergebnissen.
So geht‘s
Drucken Sie Dateinamen und Dateipfad klein und automatisch am Fuß Ihrer Dokumente aus. Wir bei tempus drucken die Dateipfade auf allen Papieren mit aus. Das gilt auch für das Bestellfax an die Firma „Hofmann-Menü” unserer Küche.
Sucht jemand das Bestellfax auf der Festplatte, braucht er oder sie einfach nur dem Dateipfad zu folgen. Das verringert die Suchzeiten radikal.
Einrichtung
Wie kommt der Dateipfad nun automatisch mit auf den Ausdruck. Grundsätzlich müssen Sie dazu eine dementsprechende Fußzeile in Ihre Vorlagen einbauen. Eine Anleitung zum Einrichten eines Dateipfades mit Word und Excel finden Sie hier.
Dateipfad auch auf externen Dokumenten?
Eine interessante Frage ist, ob der Dateipfad auch auf Dokumenten ausgedruckt werden sollten, die Unternehmensfremde in die Hand bekommen. Hier sind die Meinungen geteilt. Manche finden es riskant, weil Externe dadurch Einblick in interne Strukturen bekommen. Viele meiner Seminar-Teilnehmer denken allerdings, dass der Dateipfad ruhig auf externen Dokumenten stehen kann.
Und Sie?
Drucken Sie Ihre Dateipfade auf Ihre Dokumente? Wenn ja: Gilt das auch für Ihre externen Dokumente?
