Stapel „Unerledigtes”, volle Postkörbchen, Terminsachen mit Post-its am Bildschirm – und täglich trudeln neue Aufgaben, Termine, Anfragen & Co ein. Im E-Mail-Posteingang, per Post oder per Telefon – und diese Flut will gebändigt werden. Täglich. Aber wie? Ohne ein sinnvolles System geht es nicht. Panik hilft kaum – und jede E-Mail auszudrucken schon lange nicht mehr – denn das produziert wieder neue Stapel Papier auf Ihrem Schreibtisch.
Schritt für Schritt: wie Beppo Straßenkehrer
Seien wir ehrlich: Alles gleichzeitig und dauernd, schafft keiner. Das Geheimnis liegt in den kleinen Häppchen, die wir uns selbst sukzessive vorsetzen. Genauso wie Beppo Straßenkehrer in dem Kinderklassiker Momo es macht, wenn er eine schrecklich lange Straße kehren muss: Er tut es Schritt für Schritt – und Platte für Platte. Dazwischen einen Atemzug. So kommt man ans Ziel und merkt es gar nicht – das ist wichtig! Stressig wird es, wenn wir uns beeilen und noch mehr beeilen, alles zu erledigen. Denn dann erreichen wir unser Ziel nur unendlich langsam – oder gefühlt mal gar nicht.
Wiedervorlage digital und in Papierform
Ein Hilfsmittel im Büroalltag, das Ihnen diese Struktur hilft einzuhalten, ist die Wiedervorlage. Und zwar sowohl für die digitale Bearbeitung von E-Mails, Aufgaben sowie Termine als auch in Papierform wie Rechnungen, Briefe, Aufträge etc.
Spielregeln für E-Mails: Wiedervorlage und Nachverfolgung in Outlook
Bei uns im Büro gibt es Regeln im Umgang mit E-Mails. U.a., dass Aufgaben und Termine aus Mails immer und systematisch in das Wiedervorlagesystem eingefügt und termingerecht erledigt werden. Denn so behalten wir bei Projekten stets den Überblick und überfordern uns nicht mit der permanenten Konfrontation zu erledigender Aufgaben. Einer der größten Fehler ist, alle unerledigten E-Mails im Posteingang zu belassen, bis sie erledigt sind. Das tun – Sie werden es nicht glauben – 80 % der Outlooknutzer – anstatt das integrierte Wiedervorlagesystem zu nutzen, mit dem Sie optimal alles zu Erledigende termingerecht planen und sich einteilen können.
Wiedervorlage für Papiere und Dokumente
Wiedervorlage bei Dokumenten in Papierform funktioniert fast genauso. Nur benötigen Sie dafür einen Pultordner – z. B. für 12 Monate oder 31 Tage, ganz nach Bedarf – oder ein Mappensystem mit Wochen, Tagen oder Datums-Register. Jeden Tag, wenn Sie Ihr Postfach bearbeiten und Ihre Projekte strukturieren, ordnen Sie sie einfach direkt in das Fach des jeweiligen Termins ein, um sie pünktlich zu bearbeiten.
Vorteil 1: Sie verschwinden vom Schreibtisch, machen Ihren Kopf frei und sind auffindbar, wenn sie fällig werden.
Vorteil 2: Im Falle von Urlaub, Krankheit oder Geschäftsreise kommt auch Ihre Vertretung damit zurecht!
Die jeweiligen Vor- und Nachteile von Pultordner und Mappensystem habe ich Ihnen hier zusammengestellt, so dass Sie optimal entscheiden können, welche Methode IHRE Methode ist! Wir hier bei tempus arbeiten seit Jahren mit dem Mappei-System, das wir auch unseren Kunden weiterempfehlen.
Hilft Ihnen das Prinzip der Wiedervorlage, Ihre Projekte digital oder in Papierform zu strukturieren ohne sich zu überfordern? Und was bevorzugen Sie? Erzählen Sie von Ihren Erfahrungen!
