Wiedervorlage organisieren: Behalten Sie die Übersicht über all Ihre Aufgaben und Projekte (Papier und digital)

Täglich trudeln neue Aufgaben, Termine, Anfragen & Co ein. Im E-Mail-Posteingang, per Post oder Telefon – und diese Flut will gebändigt werden. Täglich. Aber wie? Das Geheimnis liegt in den kleinen Häppchen, die wir uns selbst sukzessive vorsetzen. So kommt man ans Ziel und merkt es gar nicht. Stressig wird es, wenn wir uns beeilen alles zu erledigen. Denn dann erreichen wir unser Ziel nur sehr langsam – oder gefühlt mal gar nicht.

Ein Hilfsmittel im Büroalltag, das Ihnen diese Struktur hilft einzuhalten, ist die Wiedervorlage. Und zwar sowohl für die digitale Bearbeitung von E-Mails, Aufgaben sowie Termine als auch in Papierform wie Rechnungen, Briefe, Aufträge etc.

Lesedauer ca. 7 Minuten

1. Bedeutung: Was ist eine Wiedervorlage?

Etwas auf „Wiedervorlage legen” bedeutet ganz einfach ein Dokument, eine Aufgabe oder eine Information in einem entsprechenden Ablagesystem abzulegen und eine Erinnerung zu erstellen, wann das Dokument etc. nochmals überprüft oder bearbeitet werden soll. Die Erinnerung hilft Ihnen dabei nichts zu vergessen und alles im Blick zu behalten.

Praxisbeispiel

Sie erhalten einen Vertrag von einem Kunden, den Ihr Vorgesetzter unterschreiben muss. Ihr Vorgesetzter ist jedoch noch zwei Wochen auf Dienstreise. Damit Sie nichts vergessen oder sich große Stapel auf Ihrem Schreibtisch bilden, erstellen Sie sich eine Erinnerung an den Vertrag in zwei Wochen. Den besagten Vertrag legen Sie in einen Ordner oder Hängeregister ab und vermerken das in Ihrer Erinnerung. In zwei Wochen ploppt dann die Erinnerung auf und Sie können den Vertrag unterschreiben lassen und anschließend zurücksenden.

2. Welche Möglichkeiten der Wiedervorlage gibt es?

Unabhängig davon, welches System Sie benutzen, gibt es bei der Wiedervorlage zwei Möglichkeiten. Sie können diese beiden Möglichkeiten jedoch auch kombinieren.

Möglichkeit 1: Alle Dokumente in der Wiedervorlage

Sie legen alle nötigen Dokumente in der Mappe/Ordner oder Hängeregister in der Wiedervorlage ab. Der Vorteil ist, dass Sie bei Bedarf alles sofort zur Hand haben. Allerdings wächst bei vielen Vorgängen Ihre Wiedervorlage stark an, wodurch sich schnell ein Platzproblem entwickeln kann.

Möglichkeit 2: Hinweis in der Wiedervorlage, wo etwas zu finden ist

Sie legen nur einen Zettel in die betreffende transparente Tagesmappe oder ins Register. Auf diesem notieren Sie, was geschehen soll („Bei Schön & Co. nachhaken”) und wo Sie die zugehörigen Unterlagen finden (Schrank 1, „Offene Angebote”). Der klare Vorteil ist hier, dass Ihre Wiedervorlage schlank bleibt. Die Unterlagen befinden sich dort, wo sie inhaltlich hingehören und sind auch für Kollegen zugänglich. Vom Nachteil ist es, dass Sie die Unterlagen vor dem Bearbeiten erst raussuchen müssen.

3. Wiedervorlage für Papiere und Dokumente

Für die Wiedervorlage bei Dokumenten in Papierform benötigen Sie einen Pultordner – z. B. für 12 Monate oder 31 Tage, ganz nach Bedarf – oder ein Mappensystem mit Wochen, Tagen oder Datums-Register. Jeden Tag, wenn Sie Ihr Postfach bearbeiten und Ihre Projekte strukturieren, ordnen Sie sie einfach direkt in das Fach des jeweiligen Termins ein, um sie pünktlich zu bearbeiten.

Vorteile einer funktionierenden Wiedervorlage:

1. Sie verschwinden vom Schreibtisch, machen Ihren Kopf frei und sind auffindbar, wenn sie fällig werden.
2. Im Falle von Urlaub, Krankheit oder Geschäftsreise kommt auch Ihre Vertretung damit zurecht!
3. Sie vergessen keine Terminsachen mehr.

Wiedervorlage organisieren mit Pultordnern

Viele Menschen kennen Pultordner als Wiedervorlagesystem. Diese haben jedoch den Nachteil, dass einliegende Dokumente nicht mit einem Blick zu finden sind. Nehmen wir an, Sie legen ein Angebot in einem Pultorder auf den 16. des Monats ab, weil Sie dann nachhaken wollen. Ruft Sie der Kunde vorher an, haben Sie ein Problem. Sie müssen dann die Tage durchblättern, bis Sie das Angebot haben. Eine Wiedervorlage sollte aber gerade den Zweck erfüllen, Ihr Gedächtnis zu entlasten.

Es gibt Pultordner für 12 Monate und für 31 Tage. Ihre Dokumente lassen sich nun bestimmten Monaten und Tagen zuordnen. Schlagen Sie den heutigen Tag auf, so sehen Sie sofort die heute fälligen Projekte. Dokumente, die erst mittelfristig relevant werden, haben ihren Platz in dem jeweiligen Monat. Im gemeinsamen Einsatz entwickeln die beiden Pultordner ihr wirkliches Potenzial. Pultordner eignen sich perfekt für Aufgabenlisten und überschaubare To Dos. Ein Nachteil besteht jedoch darin, dass Pultordner größere Vorgänge nicht fassen können. In diesem Fall notieren Sie sich den genauen Standort der Dokumente, die Sie zur weiteren Bearbeitung benötigen, auf einem Zettel und legen Sie diesen in den Pultordner!

Wiedervorlage mit Hängeregistern: Vorgänge auf einen Blick erkennbar halten

Eine Alternative zum Pultordner bietet ein Wiedervorlagesystem aus markierten Hängeordnern bzw. Hängeregistern (12 Monate, 5 Wochen, 7 Tage). Achten Sie darauf, dass der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat vorn stehen. Kleinere Aufgaben und Vorgänge finden auch hier in dem jeweiligen Tagesordner ein Zuhause. Doch der große Vorteil ist, dass Sie auch ganze Hängeordner mit umfangreicheren Vorgängen zuordnen können. So müssen Sie nicht die für die Bearbeitung notwendigen Unterlagen erst umständlich zusammensuchen. Sie stehen direkt am richtigen Ort. Auch das Mappen basierte Vorlagesystem der Firmen MAPPEI oder CLASSEI eignet sich gut zur Verwendung als Wiedervorlage. Es besteht ebenfalls aus Tages- und Monatsmappen.

Das Leitkartensystem als Wiedervorlagesystem

Daneben gibt es bei MAPPEI ein weiteres Wiedervorlagesystem. Für jeden Tag gibt es eine Leitkarte. Dahinter werden die Mappen abgestellt, die am jeweiligen Tag bearbeitet werden sollen oder bei denen Sie nachfassen wollen (etwa bei Angeboten). Die Leitkarte des aktuellen Tages steht immer vorne. Die zugehörigen Mappen wandern im Laufe der Zeit automatisch mit nach vorn.

Vorteil: Sie haben zum Termin alles sofort zur Hand. Zudem bekommen Sie auf einen Blick eine Ahnung davon, wie voll die kommenden Tage schon sind.

Nachteil: Bei vielen Vorgängen wächst Ihre Wiedervorlage auch hier stark an.

4. Wiedervorlage von laufenden Projekten organisieren (Papier und digital)

In vielen Büros kann man fast papierlos arbeiten, da ist das Organisieren einer Wiedervorlage sehr einfach. In manchen Projekten haben Sie jedoch nicht nur digitale Dokumente, sondern auch Verträge, haptische Ordner etc. Da stellt sich schnell die Frage: Wie kann ich meine Wiedervorlage organisieren? Ganz einfach: Sie verknüpfen Outlook und Ihre Papierdokumente, indem Sie die Aufgabe in Ihre Aufgabenliste einpflegen und die Unterlagen so ablegen, dass diese bei Bedarf mit einem Griff auffindbar sind.

Vorgehen bei einer Wiedervorlage mit digitalen und Papierunterlagen

Sie müssen es nun schaffen die digitale Welt und die Papierwelt zu verknüpfen. Dies geschieht am einfachsten, indem Sie die Wiedervorlage anhand von Zahlen organisieren. Wir haben Ihnen die wesentlichen Schritte unten beschrieben.

Schritt 1: Passendes Wiedervorlagesystem auswählen

Besorgen Sie sich ein nummeriertes Wiedervorlagesystem, entweder einen Pultordner oder ein Hängeregister. Sie haben dabei die Wahl zwischen folgenden Varianten:

• 12 (Monate)
• 31 (Tage eines Monats)
• 52 (Wochen eines Jahres)

Achten Sie bei Ihrer Wahl darauf, dass Sie die Unterteilung nehmen, die für die Anzahl Ihrer gleichzeitig laufenden Projekten ausreicht. Wenn Sie unsicher sind, welche Unterteilung am besten passt, wählen Sie die Unterteilung in 31 Fächer. Dies hat sich bei unseren Beratungsprojekten meist als beste Wahl herausgestellt. Wichtig ist hier, dass es sich um die Projekte mit kurzer Verweildauer handelt.

Schritt 2: Nummerierung der Mappen

In diesem Schritt zweckentfremden Sie die Nummerierung der Mappen bzw. Pultordner. Sie verwenden diese Nummerierung nicht mehr zeitbezogen, sondern verstehen die Zahlen als einfache Mappennummern ohne zeitlichen Bezug. Das heißt die 31 Mappen sind keine Tagesmappen mehr, sondern nur 31 Projektmappen.

Schritt 3: Einordnung der Papiere und Verknüpfung der Mappe

Die Mappen bilden nun die Basis unseres Ablagesystems. Sie legen nun die Unterlagen Ihrer neuen Aufgabe einfach in eine leere Mappe. Dabei ist es egal, welche Mappe es ist. Nun verknüpfen Sie die neue Outlook Aufgabe mit der Mappe, indem Sie die Mappennummer vorne in den Betreff der Aufgabe einfügen. So sehen Sie schnell, dass es zu dieser Aufgabe auch Unterlagen in Papierform gibt.

Schritt 4: Aufgaben nach Betreff/Mappen-Nummer sortieren

Durch einen Blick auf Ihr Hängeregister oder den Pultordner wird jedoch nicht ersichtlich, welche Mappe, welche Aufgabe enthält. Verwenden Sie aus diesem Grund Ihre Aufgabenliste in Outlook als Inhaltsverzeichnis. Das funktioniert, indem Sie die Aufgabenliste nach Betreff sortieren lassen. Dafür müssen Sie lediglich bei der Nummerierung von 1 bis 9 darauf achten eine 0 voranzustellen.

Beispiel: „04 Kundenpräsentation vorbereiten” (hier sind Ihre Dokumente in der vierten Mappe)

5. Wiedervorlage digital organisieren mit Outlook

Bei uns im Büro gibt es Regeln im Umgang mit E-Mails. Unter anderem, dass Aufgaben und Termine aus Mails immer und systematisch in das Wiedervorlagesystem eingefügt und termingerecht erledigt werden. Denn so behalten wir bei Projekten stets den Überblick und überfordern uns nicht mit der permanenten Konfrontation zu erledigender Aufgaben. Einer der größten Fehler ist, alle unerledigten E-Mails im Posteingang zu belassen, bis sie erledigt sind. Das tun – Sie werden es nicht glauben – 80 % der Outlooknutzer – anstatt das integrierte Wiedervorlagesystem zu nutzen, mit dem Sie optimal alles zu Erledigende termingerecht planen und sich einteilen können.

Wiedervorlage von E-Mails mithilfe der Aufgabenliste

Wenn Sie sich eine E-Mail auf Wiedervorlage legen möchten, dann können Sie das tun, indem Sie die E-Mail als Outlook Aufgabe anlegen und sich diese in Ihrer Aufgabenliste anzeigen lassen. Sie können die gewünschte E-Mail ganz einfach mit dem QuickStep „Eine Aufgabe mit Anlage erstellen” als Aufgabe anlegen. Bei diesem QuickStep wird die E-Mail als Anhang in der Aufgabe hinzugefügt, so dass Sie nicht erst nach weiteren Details suchen müssen.

Hinweis: Ausführliche Tipps finden Sie in unserem Beitrag zum Thema „Outlook Wiedervorlage”.

Erinnerung für E-Mails einstellen

Wenn Sie eine Aufgabe per E-Mail erhalten und nur einen kurzen Denkanstoß brauchen, dann können Sie sich auch nur eine Erinnerung zu dieser E-Mail anzeigen lassen. Dies eignet sich für kleine und einfache Aufgaben, die jedoch erst zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen. Die Erinnerung für die E-Mail erstellen Sie wie folgt:

1. Verschieben Sie die E-Mail in den gewünschten Ordner, in dem sie abgelegt werden soll. Das ist sehr wichtig, denn wenn Sie erst die Erinnerung erstellen und dann die E-Mail verschieben, wird die Erinnerung gelöscht.
2. Tätigen Sie einen Rechtsklick auf die E-Mail.
3. Fahren Sie mit Ihrem Cursor über → Zur Nachverfolgung.
4. Wählen Sie nun → Erinnerung hinzufügen… aus.
5. Geben Sie die Daten ein, wann Sie an die E-Mail erinnert werden möchten.
6. Es erscheint zu dem Zeitpunkt nicht nur die Erinnerung, sondern an dem eingestellten Tag wird auch die E-Mail als Aufgabe hinterlegt.

6. Tipps: So klappt es mit der Wiedervorlage

Die nachfolgenden Tipps sollten Sie unbedingt beachten, damit das Wiedervorlagesystem funktioniert:

• Arbeiten Sie die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich ab. Wenn ein Wiedervorlagesystem immer dicker wird, weil Sie es zum Aufschieben benutzen, missbrauchen Sie es.
• Achten Sie außerdem darauf, möglichst genaue Termine festzulegen. „So schnell wie möglich” funktioniert in der Regel nicht.
• Planen Sie am Ende der Woche und am Ende des Monats Zeit ein, um die Vorgänge aus dem Wochen- bzw. Monatsordner oder Hängeregister den konkreten Tagen zuzuordnen.
• Verknüpfen Sie die Wiedervorlage mit dem gesamten Workflow. Dieser ist wie eine Art Masterplan. Von E-Mail-Verarbeitung der Ablage bis hin zur Tagesplanung und Wochenplanung.
• Gestalten Sie Ihre Wiedervorlage so einfach wie möglich, so dass Sie auch in einer stressigen Situation alles unter Kontrolle haben und wieder finden.