Ja, Sie haben richtig gehört: Gestalten Sie Ihren Büroalltag doch mal REAKTIV



Jeder kennt es – aus dem täglichen Straßenverkehr: Bremslichter flammen vor uns auf – wir treten auf die Bremse. Blitzschnell. Intuitiv. Wie schnell genau – das hängt von Ihrem persönlichen Reaktions-Vermögen ab. Fakt ist: ein gutes Reaktionsvermögen schützt – und kann uns sogar zu Hochleistungen anspornen. Letzteres kennen wir vor allem auch aus dem Sport, wenn es darum geht, einen eigentlich genialen Ball kurz vorm Tor hoch heldenhaft zu halten. Oder den Top-Spin im Tennis trotz allem zu erwischen und zurückzuspielen.

Bringen Sie sich reaktiv bei
Bringen Sie sich reaktives Arbeiten bei.

Geistig fitter, reaktionsschneller, effizienter

Um mentale Fitness geht es aber auch täglich im Büro – denn wer fit ist, erledigt Aufgaben schneller und effektiver. So wie man im Sport ein besseres Reaktionsvermögen trainiert kann, kann man mit einigen kleinen Tipps und etwas Training auch seine Arbeits-„Reaktionen” effizienter gestalten. Die folgenden 5 Punkte dafür sind Gold wert.

  1. Reaktiv antworten – Kommunikation beschleunigen
    Briefe erhalten, lesen, Briefe beantworten – aus Zeitgründen wandert ein Brief häufig zuerst im „Erledigen”-Körbchen und schmort in der Regel dann dort vor sich hin.
    Unser Tipp: Schreiben Sie Ihre Antwort leserlich direkt auf den Brief, also auf das Originaldokument, Firmenstempel drauf und zurückfaxen oder schicken. Fertig. So bearbeiten Sie Briefe direkt „reaktiv”.
  2. Reaktiv abarbeiten – 5-Minuten-Regel anwenden
    Wenn Sie eingehende E-Mails in weniger als 5 Minuten beantworten können – dann tun Sie es. Denn ansonsten verschwenden Sie Ihre wertvolle Zeit, eine solche E-Mail abzulegen und eventuell noch für eine Antwort zu terminieren. Oder schlimmer noch: Sie provozieren dadurch Nachfragen bzw. weitere E-Mails. Gerade das erleben wir in unseren Beratungsprojekten sehr häufig, weil E-Mails nicht rechtzeitig bearbeitet werden. Mit der 5-Minuten-Regel können Sie also auch aktiv der E-Mail-Flut entgegenwirken. Mehr darüber erfahren Sie z.- B. in unserem eBook zum Thema E-Mail-Stress ade, das wir Ihnen gerne kostenlos zur Verfügung stellen.
  3. Reaktiv erledigen – mit Checklisten arbeiten
    Tun wir Dinge automatisch, also ohne viel nachzudenken, funktionieren sie am schnellsten. Ein Grund, warum sich Checklisten bei wiederkehrenden Projektabläufen bewähren. Einmal durchdacht, können Sie die Tätigkeiten schematisch „abhaken”. Einige Checklisten haben wir für Ihren Büroalltag schon für Sie vorbereitet. Apropos: Checklisten eignen sich auch hervorragend, um Aufgaben optimal zu delegieren.
  4. Reaktiv arbeiten mit Checklisten
    Checklisten helfen Ihnen dabei reaktiv zu arbeiten.

  5. Reaktiv ablegen – alles in 1 Minute finden
    Unterlagen suchen, kann zu einer nerven- und zeitraubenden Angelegenheit werden. Problemlösung ist ein sinnvolles Ablagesystem , durch das Sie und alle Mitarbeiter und Kollegen, die ebenfalls Zugriff haben sollen, innerhalb 1 Minute fündig werden.
  6. Reaktiv verteilen – Workflow optimieren und verarbeiten statt sichten
    Nehmen Sie jeden Tag Ihren Posteingangskorb vor und sichten Sie nicht nur, sondern verarbeiten Sie ihn direkt. Werfen Sie weg, was direkt weg kann, geben Sie Dokumente oder Mails direkt weiter, archivieren Sie Wichtiges und erledigen Sie, was in 5 Minuten erledigt werden kann. Und wenn Sie merken, Sie haben einfach zu viele Aufgaben, dann lesen Sie doch einmal hier weiter über den Turbo-Modus…

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Wodurch sind Sie im Büro reaktiver? Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen – vielen Dank für Ihren Kommentar!





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