Laufende Projekte organisieren mit einer zuverlässigen Wiedervorlage



Ihre Konzerttickets brauchen Sie am Freitag. Die Rechnung muss nächste Woche raus. Und was ist eigentlich aus dem Angebot geworden, das Sie vor einer Woche versandt haben? Eine zuverlässige Wiedervorlage hilft Ihnen, laufende Projekte im Auge zu behalten, ohne dass sie den Schreibtisch füllen und ohne, dass sie in der Ablage verschwinden, wo sie später aufwendig gesucht werden müssen!

Was ist das Problem?

Dokumente, die zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen, stellen für Viele eine Herausforderung dar. Will ich Stapel vermeiden und sortiere die Vorgänge schon in die jeweiligen Ordner, geraten die Dokumente schnell in Vergessenheit. Lagere ich die Dokumente in Schreibtischnähe, entsteht das Problem, dass sich große Stapel bilden. Diese Stapel enthalten in der Regel Papiere, die ich heute, übermorgen oder erst in zwei Wochen erledigen muss. Wenn ich immer wieder den gesamten Stapel durchgehen muss, um nichts zu vergessen, verliere ich viel Zeit. Ganz davon abgesehen erzeugen Stapel immer ein flaues Gefühl im Magen. Man fragt sich: Was schlummert da noch alles, was ich möglicherweise vergessen habe?

So funktioniert es

Bevor Dokumente endgültig in Ordnern abgeheftet werden, müssen sie in einem System abgelegt werden, das eine zeitliche Zuordnung ermöglicht. Eine zuverlässige Wiedervorlage stellt solch ein System dar. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. In unserer Beratungspraxis treffe ich am häufigsten Pultordner oder eine mappenbasierte Wiedervorlage an.

Möglichkeit 1: Nutzen Sie einen Pultordner!

Es gibt Pultordner für 12 Monate und für 31 Tage. Ihre Dokumente lassen sich nun bestimmten Monaten und Tagen zuordnen. Schlagen Sie den heutigen Tag auf, so sehen Sie sofort die heute fälligen Projekte. Dokumente, die erst mittelfristig relevant werden, haben ihren Platz in dem jeweiligen Monat. Im gemeinsamen Einsatz entwickeln die beiden Pultordner ihr wirkliches Potenzial. Pultordner eignen sich perfekt für Aufgabenlisten und überschaubare To-Dos. Ein Nachteil besteht jedoch darin, dass Pultordner größere Vorgänge nicht fassen können. In diesem Fall notieren Sie sich den genauen Standort der Dokumente, die Sie zur weiteren Bearbeitung benötigen, auf einem Zettel und legen Sie diesen in den Pultordner! Ich benutze hierbei einfache Kürzel, wie z. B.

Möglichkeit 2: Verwenden Sie mappenbasierte Ordner!

Eine Alternative zum Pultordner bietet ein Wiedervorlagesystem aus markierten Hängeordnern (12 Monate, 5 Wochen, 7 Tage). Achten Sie darauf, dass der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat vorn stehen. Kleinere Aufgaben und Vorgänge finden auch hier in dem jeweiligen Tagesordner ein Zuhause. Doch der große Vorteil ist, dass Sie auch ganze Hängeordner mit umfangreicheren Vorgängen zuordnen können. So müssen Sie nicht die für die Bearbeitung notwendigen Unterlagen erst umständlich zusammensuchen. Sie stehen direkt am richtigen Ort.

Auch das mappenbasierte Vorlagesystem der Firmen MAPPEI oder CLASSEI eignet sich gut zur Verwendung als Wiedervorlage. Es besteht ebenfalls aus Tages- und Monatsmappen.

Darauf kommt es an!

  • Arbeiten Sie die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich ab. Missbrauchen Sie Ihr Wiedervorlagesystem nicht, indem es immer dicker wird und Sie es nur zum Aufschieben benutzen!
  • Achten Sie darauf, dass Sie, wenn Sie Projekte annehmen, möglichst genaue Termine festlegen. „So schnell wie möglich” funktioniert in der Regel nicht.
  • Planen Sie am Ende der Woche und am Ende des Monats Zeit ein, um die Vorgänge aus dem Wochen- bzw. Monatsordner den konkreten Tagen zuzuordnen.
  • Verknüpfen Sie die Wiedervorlage mit dem gesamten Workflow. Dieser ist wie eine Art Masterplan. Von E-Mail-Verarbeitung der Ablage bis hin zur Tages- und Wochenplanung. In einem unserer absoluten Top-Downloads sehen Sie, wie die Dinge zusammengehören und wie auch Sie Ihren Büroalltag einfach schaffen können. Die detaillierte Beschreibung des Büro-Kaizen Workflow finden Sie hier

Eine gute Wiedervorlage ist wie ein Knoten im Taschentuch – nichts wird vergessen! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Beide Möglichkeiten funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Statt Stapel zu bilden oder Dokumente bereits in Ordner einzuordnen, wo sie vergessen werden, werden Dokumente konkreten Terminen zugeordnet. Die Vorteile sind:

  • Sie vergessen keine Terminsachen mehr.
  • Es geraten nur diejenigen Dokumente und Aufgaben in Ihr Blickfeld, die sie heute brauchen.
  • Ihre Vertretung findet sich schnell und unkompliziert zurecht.

Falls Sie Ihre Wiedervorlage digital am Computer organisieren wollen, finden Sie in dem folgenden Video 5 praxiserprobte Tipps, wie man ein einfaches Wiedervorlagesystem mit der Outlook Aufgabenliste anlegen kann:

Video Thumbnail

Und Sie?

Wie gelingt Ihnen die Arbeit mit der Wiedervorlage? Kommen Sie an einer Stelle nicht weiter? Schreiben Sie mir! Ich helfe Ihnen gerne.

Übrigens:

Wenn Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz auf den Prüfstand stellen möchten, nutzen Sie die Checkliste "Büro-Kaizen® Arbeitsplatz". Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial. Die Checkliste finden Sie kostenlos im Downloadbereich.



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28 Kommentare
  • Ich bin Sekretärin, hatte in meiner letzten Tätigkeit die Wiedervorlage mit Hängemappen eingeführt und fand sie perfekt. In der neuen Tätigkeit wünscht meine Chefin die Fortführung der WV mit Pultordnern (Monats- und Jahresordner) – damit komme ich auch gut zurecht.
    Mein Problem: Es werden Wiedervorlagen “ohne Datum” gewünscht, z. B. werden Bestell-Unterlagen wieder benötigt, wenn die Rechnung eingeht. Das ist aber nur ein Beispiel, vor allem aber geht es um Unterlagen, auf deren Reaktion man wartet – die Reaktion kann aber zwischen wenigen Tagen und einigen Monaten liegen und eine Erinnerung ist i. d. R. zwischendurch nicht erforderlich. Ich lege die Unterlagen von Tag zu Tag oder Monat zu Monat weiter, aber das ist ja tatsächlich keine elegante Lösung.

  • Das mit der Vertretung ist in der Tat so eine Sache. Wenn ich spontan für meinen Kollegen einspringen muss, finde ich kaum etwas, das ich für die Aufgaben benötige. Im Grunde finde ich nicht mal die Aufgaben. Also, das wäre schon gut, hier zu vereinheitlichen. Doch wie bekommt man alle Bedürfnisse unter einen Hut?

    • Lieber Herr Wannemaker,

      von Albert Einstein stammt der Spruch „Das Genie beherrscht das Chaos“. Ich sage gerne „Das Genie beherrscht „sein“ Chaos“. Genau das ist bei Ihnen die Situation. Wenn wir Umsetzungsbegleitungen in Firmen durchführen, dann ist es kein Problem, wenn jeder Mitarbeiter „sein“ System hat. Wichtig ist nur, dass die Vertretung diese Regelung kennt. Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht mit der Vereinbarung von Spielregeln. Die lassen genug Raum für Individualität und sind aber trotzdem strukturiert genug, um Vertretungsprobleme zu eliminieren. Vielleicht möchten Sie sich auf der Website mal unsere Checklisten zu diesem Thema anschauen: https://www.buero-kaizen.de/download-center/

      Herzlicher Gruß
      Jürgen Kurz

  • Vor lauter Organisieren komme ich dann ja nicht mehr zum Arbeiten? Aber der Pultordner ist schon ok, das ist auf jeden Fall ein guter Tipp.

    • Lieber Herr Nussbaum,
      Menschen sind unterschiedlich strukturiert. Es gilt: „Gut ist, was Ihnen gut tut“. Gehen Sie so weit mit der Organisation, dass Sie sich wohlfühlen. Wenn der Pultordner hilft, ist das gut, dann lassen Sie den Rest einfach weg oder Sie testen bestimmte Dinge mal und werden dann ganz schnell feststellen, ob Ihnen die Dinge nutzen.
      Herzliche Grüße Jürgen Kurz

  • Ich komme mit Outlook nicht klar, daher benutze ich es nicht. Gibt es eine Alternative dazu, so dass ich die digitale Aufgabenorganisation wie im Video umsetzen kann?

    • Liebe Frau Theissen,
      wenn Menschen mit Outlook Probleme haben, dann oft, weil die Aufgabenliste zu voll ist. Das liegt dann daran, dass sie jede Idee in die Aufgabenliste übernehmen. Dann empfiehlt es sich, eine eigene Ideenliste anzulegen (der Unterschied von Aufgabe zu Idee ist, dass eine Aufgabe mindestens einen Fertigstellungstermin hat, während die Idee das nicht hat)
      Natürlich gibt es viele Alternativen zu Outlook. Wir arbeiten sehr stark mit dem Programm, da durch Outlook in Verbindung mit OneNote Posteingang, Aufgabenmanagement, Terminmanagement und Ablage sehr gut kombiniert werden können.
      Vielleicht könnten Sie mir ja noch einmal Ihr Problem beschreiben oder Sie rufen mich an (07322 950-180), dann suchen wir – natürlich unentgeltlich – nach einer Lösung für Ihre Situation.

    • Liebe Frau Yegorova,
      es freut mich, das Ihnen mein Workflow gefällt. Ich darf gestehen, dass ich selbst auch ganz begeistert bin :-)

      Herzlice Grüße aus Giengen
      Jürgen Kurz

  • „Unser Gehirn ist nicht dafür gemacht, sich alles zu merken“ – das ist wohl wahr. Sehr schönes Video mit praktischen Tipps.

  • Das ist ganz schön viel Organisation – aber wers mag… Kommt wohl auch auf den Umfang an. Wenn ich nur drei laufende Projekte habe, fällt die Übersicht leichter als bei sechs oder zehn. Die mappenbasierte Ablage kann ich in jedem Fall empfehlen, sie spart wirklich viel Zeit.

  • Die Tipps sind ganz ok, aber das Video ist schon ein bisschen lang. Ich hab es schneller laufen lassen und trotzdem alles verstanden.

    • Lieber Herr fenstermacher, Menschen haben unterschiedliche Vorkenntnisse. Die Videos sind für alle gemacht. Wichtig ist, dass alles verständlich war. Das finde ich klasse. Offensichtlich haben Sie schon überdurchschnittliche Vorkenntnisse. Prima! Es grüßt Sie herzlichst Jürgen Kurz

  • Wenn man das Prinzip erstmal eingeführt hat uns auch konsequent nutzt, stellt man schnell fest, dass es eine große Erleichterung darstellt. Die Suchzeiten nehmen rapide ab und der Stress auch.

  • Ich bin ein großer Fan meines Pultordners, denn mein Homeoffice ist endlich mal dauerhaft übersichtlich. Und ich übersehe keine Termine mehr!

  • […] Tipp Nr. 1: Entrümpeln Sie Ihren Schreibtisch! Entfernen Sie alles von Ihrem Schreibtisch, was nicht gebraucht wird. Nicht selten gibt es in Schubladen, Schränken und Regalen jede Menge Dinge , die seit Jahren unbeachtet dort lagern! Alles, was Sie täglich brauchen, bleibt in Schreibtischnähe. Alles, was Sie regelmäßig aber nicht täglich brauchen, wird in die Schränke und Regale in Ihrem Büro einsortiert. Alles, was nicht mehr gebraucht wird, landet im Papierkorb. Übrig bleiben Ihre Akten! Auf den Schreibtisch gehört nur die Akte, die Sie gerade bearbeiten. Alle anderen Akten gehören in Ordner und Regale. Aktuelle Projekte legen Sie in eine Wiedervorlage. […]


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