Ja, Sie haben richtig gelesen: Im Kaizen geht es nicht um Sparsamkeit, sondern darum, unsere Mittel und Möglichkeiten optimal zu nutzen. Ressourcenallokation ist der volkswirtschaftliche Fachbegriff dafür. Ressourcen sind alle Mittel, auf die wir zugreifen können, um unsere Vorhaben umzusetzen. Allokation steht für das sinnvolle Verteilen dieser Mittel. Und das ist ein wesentlicher Teil der Kaizen-Philosophie: Ressourcen und Potentiale entdecken und für die ständige Verbesserung von Prozessen nutzbar zu machen. Ich zeige Ihnen an vier Beispielen, wie das funktioniert:
1. Ressourcenallokation auf dem Schreibtisch: Platz gerecht verteilen
Wie nutzen Sie den Platz auf Ihrem Schreibtisch und den Stauraum in den Schubladen? Stapeln sich Ablagekästen, Prospekte, Notizzettel und Telefonverzeichnisse? Dann werden Sie jetzt zum „Leertischler” und werden Sie kreativ am Wohlfühlschreibtisch. Falls Sie dafür keinen ganzen Tag Zeit haben, nehmen Sie sich die Flächen abschnittsweise vor:
1. Alle unnützen Gegenstände und Papiere vom Schreibtisch und aus den Schubladen entfernen und entsorgen oder archivieren.
2. Auf dem Schreibtisch verbleiben nur wenige Gegenstände: Monitor und Tastatur oder Laptop, Telefon, Foliensichtbuch, Ihr liebstes Urlaubsfoto.
3. In den Schubladen erhalten alle Dinge ihre Heimat, die Sie häufig mit einem Griff zur Hand haben müssen: Kugelschreiber und Signierstift, Locher und Heftgerät, Büroklammern und Tesafilmrolle.
Ressourcenallokation bedeutet hier: Mit der Ressource Platz sinnvoll umgehen. Außerdem nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoller, denn wenn alles an seinem Platz ist, fallen weniger Suchzeiten an.
Der Vorteil von Spielregeln ist, dass sie gemeinsam entwickelt und so leichter eingehalten werden. Klick um zu Tweeten2. Ressourcenallokation in der Abteilung: Spielregeln vereinbaren
Sie finden sich nun an Ihrem Schreibtisch und in Ihren Schubladen zurecht: Prima, doch wie sieht es aus, wenn Sie einen Kollegen vertreten oder selbst vertreten werden? Ohne allgemeingültige Ablageregeln fallen hier Suchzeiten an, die sich vermeiden lassen. Vertretungsregelungen sind deshalb ein wichtiger Teil der Ressourcenallokation im Unternehmen.
Überhaupt können Sie mit Standards viel Zeit und Frust vermeiden. Ich lade Sie dazu ein, mit Spielregeln zu experimentieren.
Fangen Sie in der Abteilung mit einfachen Fragestellungen an, die alle betreffen. Beispiele dafür sind gemeinsam genutzte Geräte. Beobachten sie, wie sich Entspannung einstellt, weil das Benutzen der Geräte reibungsloser funktioniert und Suchzeiten minimiert werden. Erfahren Sie in meinem Video mehr darüber, wie Sie den Druckerarbeitsplatz organisieren.
Ressourcenallokation findet hier vor allem mit der Zeit statt. Such- und Wartungszeiten werden reduziert und können sinnvoll für die produktive Tätigkeit eingesetzt werden.
3. Ressourcenallokation durch angstfreie Fehlerkultur: Fehler als Ratgeber sehen
Sprechen Sie gern vom „Fehlerteufel”? Falls ja, dann ist es Zeit zum Umdenken. Grund: Wenn wir Fehler als Ratgeber betrachten, sind wir offener für das Potential, das sie uns aufzeigen.
Ressourcenallokation heißt hier ganz einfach: Aus Fehlern lernen. Das funktioniert mit einer angstfreien Fehlerkultur. Fragen Sie nicht, WER Schuld hat, sondern WAS Schuld hat. So können sich alle direkt auf die Lösung des Problems konzentrieren, anstatt blockiert zu sein aus Angst vor Kritik.
Mehr Tipps für eine angstfreie Fehlerkultur lesen Sie in meinem Artikel: ‚„Ich sehe was, was du nicht siehst”
4. Ressourcenallokation durch konstruktives Vorschlagswesen: Offen für Verbesserung
Die Kreativität der Mitarbeiter ist eine Ressource, die jedes Unternehmen konstruktiv nutzen sollte. Leider wird das noch oft vernachlässigt. Grund: Für Verbesserungen fühlt sich allein die Chefetage zuständig. Dabei haben die Mitarbeiter, die täglich mit den einzelnen Prozessen betraut sind, oft geniale Ideen zur Verbesserung, die einfach umzusetzen sind.
Ressourcenallokation bedeutet hier: Installieren Sie ein motivierendes Vorschlagswesen. Dazu benötigen Sie:
- Ein Formular, das es den Mitarbeitern leicht macht, von der Idee zum konkreten Vorschlag zu kommen. Eine Vorlage dafür können Sie sich im Downloadcenter herunterladen.
- Einen Briefkasten, der an zentraler Stelle hängt. Er nimmt die Vorschlagsformulare auf und wird regelmäßig geleert.
Ein Prämiensystem, das auch die Vorschläge honoriert, die nicht angenommen werden. Bei uns besteht die Prämie für jeden Vorschlag aus einem Mittagessen. Wird der Vorschlag angenommen, erhält der Mitarbeiter 25 Euro. Bei Vorschlägen, die eine messbare Einsparung bewirken, erhält der Mitarbeiter 20 Prozent der Ersparnis des ersten Jahres.
Sie sehen, Ressourcenallokation hat weniger mit Einsparen als vielmehr mit sinnvollem Verteilen der vorhandenen Möglichkeiten zu tun. Ob es sich um Platz, Zeit, das Lernen aus Fehlern oder um Kreativität handelt – das Aufspüren und Nutzen von Ressourcen führt zur ständigen Verbesserung der Prozesse in Ihrem Unternehmen.
Tipp: In meinem kostenlosen E-Book „Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer” zeige ich Ihnen, wie Sie Ressourcenallokation auch an Ihrem digitalen Arbeitsplatz realisieren können.
Und Sie? Was heißt für Sie Ressourcenallokation?
Wie gehen Sie beim Aufspüren und Nutzen von Ressourcen vor? Wie betreiben Sie Ressourcenallokation? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, ich freue mich darauf!
