Eine Prozesslandkarte, die alle Geschäftsprozesse in einem Unternehmen abbildet, ist wie eine Schatzkarte. Am Ende winkt zwar kein Topf voll Gold, aber dafür vielfältige Vorteile, die im wahrsten Sinne Gold wert sind: Effizientere Abläufe, produktivere Prozesse, eingesparte Such- und Wartezeiten, Ressourceneffizienz sowie mehr Mitarbeiterzufriedenheit und weniger Stress durch vermiedene Mehrarbeit.

Natürlich ist das Erstellen einer Prozesslandkarte zunächst einmal aufwendig. Aber wenn Sie sich von unnötigem Ballast und ineffizienten Routinen befreien, kommen Sie ohne Umwege deutlich schneller ans Ziel! Und in dem komplexen Zusammenspiel immer komplizierterer Vorgänge und Prozesse geht es nicht nur darum, einen einzelnen Schritt zu verbessern, sondern ganze Schrittfolgen effektiver aufeinander abzustimmen.

Mit folgender Anleitung, Tipps und Beispielen kommen Sie relativ einfach zu einer belastbaren Grundlage, mit der Sie ihre eigene Prozesslandschaft gezielt optimieren können!

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine „Prozesslandkarte“? Definition

Das „Kompetenzzentrum Prozessmanagement“ des Bundesverwaltungsamts definiert den Begriff in seinem Leitfaden „Erstellung einer Prozesslandkarte“ prägnant (und sinngemäß) wie folgt:

In einer Prozesslandkarte werden sämtliche Prozesse in einer Organisation (Unternehmen, Behörden, Vereine) inklusive deren Schnittstellen systematisch und anschaulich abgebildet. Damit bietet eine Prozesslandkarte eine übergeordnete Gesamtsicht (= Meta-/Top-Level-Ebene) auf sämtliche Abläufe innerhalb der Organisation. Dafür wird jeder einzelne Prozess der komplexen Prozesslandschaft detailliert dargestellt, um diese dann voneinander abgrenzen, Gemeinsamkeiten und Zusammenhänge identifizieren und jeden einzelnen Ablauf auf seine Effizienz hin bewerten zu können. Das Erstellen einer Prozesslandkarte dient dabei vor allem drei übergeordneten Zielen:

Prozessmanagement: Die Metaübersicht ist essenziell für das Prozessmanagement, um die gesamte Prozessarchitektur analysieren, strukturieren und optimieren zu können. Die Prozesslandkarte dient zudem auch dazu, die wichtigen Führungsprozesse und wertschöpfenden Kernprozesse im Unternehmen von den prinzipiell auslagerungsfähigen Unterstützungsprozessen unterscheiden zu können (Outsourcing).
Interne Navigationskarte: Die Prozesslandkarte dient auch dazu, den eigenen Beschäftigten die Aufgaben, Abläufe und Funktionen in dem eigenen Unternehmen zu veranschaulichen. Damit ist es ein wichtiges Nachschlagewerk sowie eine nützliche Einarbeitungshilfe für neue Mitarbeiter (Onboarding).
Außendarstellung: Kunden, Auftraggeber, Investoren und potenzielle Partner können mittels der Metaübersicht über sämtliche Geschäftsprozesse die Ausrichtung, Stärken und den Fokus der Organisation schneller und einfacher erkennen.

Eine Prozesslandkarte ist keine Pflicht für eine ISO-Zertifizierung:

Der internationale Standard DIN DE ISO 9001:2015 „Qualitätsmanagement“ fordert zwar eine Prozessorientierung und stellt definierte Anforderungen an die Prozessdokumentation in Unternehmen – schreibt aber keine explizite Prozesslandkarte vor.

Eine Prozesslandkarte bietet aber dennoch viele Vorteile und konkreten Nutzen:

Transparenz und Übersicht schaffen
Abgrenzung von Prozessen
Aufgaben veranschaulichen
Informationen vermitteln
Planung, Steuerung und Qualitätskontrolle
Darstellung der strategischen Ausrichtung
Optimierungspotenziale aufzeigen

Wie sieht eine Prozesslandkarte aus? Aufbau & Beispiele

Eine Prozesslandkarte wird in folgende drei Ebenen bzw. Abschnitten gegliedert, die sich gegenseitig beeinflussen (siehe Abb. 1).

Zuerst werden alle Führungs- und Managementprozesse aufgeführt (das sind vor allem die Unternehmensplanung, -leitung & -ziele; Projektmanagement, Organisation & Ressourcenplanung; Auditmanagement, Qualitätskontrolle & Berichterstattung; sowie Personalführung, Aus- & Weiterbildung).
Dann folgen die eigentlichen Kernprozesse des Unternehmens, in denen die tatsächliche Wertschöpfung stattfindet (das sind meist Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Einkauf).
Zum Schluss werden die Unterstützungs- und Support-Prozesse dargestellt. Diese unterstützen zwar die Führungs- und Kernprozesse, in ihnen wird aber selbst keine direkte Wertschöpfung erzielt – und auch deren Kundschaft sitzt im eigenen Unternehmen (wie zum Beispiel bei dem Instandhaltungs- und Wartungsdienst, der IT-Abteilung, der Buchhaltung, dem Personalwesen, der Kantine oder auch der Intralogistik).

Prozesslandkarte Prozessarten — Darstellung des Zusammenspiels der drei Abschnitte einer Prozesslandkarte. Quelle: Bundesverwaltungsamt.

Prozesslandkarte Beispiel — Praxisbeispiel für eine Prozesslandkarte am Beispiel des Technischen Hilfswerks (THW). Quelle: Bundesverwaltungsamt, Kompetenzzentrum Projektmanagement.

Wie man eine Prozesslandkarte erstellt und nutzt: Anleitung in 4 Schritten – mit Tipps & Tools!

Schritt 1: Alle Prozesse identifizieren, nach Wichtigkeit bewerten und dann priorisieren

Identifizieren Sie zunächst alle Prozesse in Ihrem Unternehmen. Heben Sie dann genau die Abläufe hervor, die besonders gut, produktiv und wichtig sind, sowie das genaue Gegenteil: Alle Prozesse, die so schwierig sind, dass Sie diese am liebsten ganz einstampfen würden. The best and the worst – genau hier liegen die größten Optimierungspotenziale für Ihren Unternehmenserfolg.

Für den Geschäftserfolg relevante Prozesse: Prozesse sind nur dann wertschöpfend, wenn der Kunde auch dafür bezahlt. Identifizieren Sie daher die wichtigsten Standardprozesse, die die meisten Einnahmen generieren, wie zum Beispiel die Auftragsbearbeitung.
Die Prozesse mit dem höchsten Entwicklungspotential: Fragen Sie sich, welche Kunden und Märkte, die Sie derzeit bedienen, welche Technologien und Produkte oder welche internen Prozesse würden Sie heute nicht mehr starten, wenn Sie es nicht schon tun würden. Diese Frage hilft Ihnen, die Prozesse ausfindig zu machen, bei denen sich mithilfe einer Prozesslandkarte meist sehr schnell und wirksam ein hohes Optimierungspotential heben lässt (zum Beispiel, indem die Qualität der Zusammenarbeit an den Schnittstellen verbessert wird, siehe unten).
Priorisieren Sie dann die zu bearbeitenden Prozesse: Haben Sie die Themen identifiziert, die eine hohe Relevanz (positiv wie negativ) für Ihren Geschäftserfolg ausweisen? Dann sind Sie jetzt in der Lage eine Matrix anzulegen und darin die Prozesse zu identifizieren, denen Sie sich als erstes zuwenden sollten. Das geht am schnellsten und effektivsten mit der → Eisenhower-Matrix.

Schritt 2: Jeden Prozess nach ISO 9001 beschreiben und alle Schnittstellen hervorheben

Beschreiben Sie nun die einzelnen Prozessschritte. Welche einzelnen Arbeitsschritte müssen getan werden, um am Ende das gewünschte Ergebnis zu erreichen? Benennen Sie dabei auch unbedingt die beteiligten Personen sowie die Schnittstellen, also die Berührungspunkte zwischen den Teilprozessen.

Schnittstellen entstehen vor allem in der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen (zum Beispiel Verwaltung, Produktion, Marketing und Finanzen). Denn während sich die Mitarbeiter innerhalb einer Abteilung häufig gut kennen und auch verstehen, da sie tagtäglich miteinander auskommen müssen, werden in der Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg häufig Gruppenegoismen sichtbar.
Schnittstellen bieten somit das höchste Fehler- und damit auch ein hohes Optimierungspotential. Darum müssen diese auf einer Prozesslandkarte hervorgehoben und deutlich markiert werden.
Wie Sie Prozesse gemäß der DIN DE ISO 9001 optimal beschreiben können, lesen Sie in unserer Anleitung → Prozessdokumentation.

Schritt 3: Die Effizienz jeden Prozesses im Team bewerten & Schwachstellen identifizieren

Bewerten Sie anschließend gemeinsam in Ihrem Team die Qualität der einzelnen Prozessschritte, die Sie auf Ihrer Prozesslandkarte sehen. Halten Sie dabei schriftlich fest, an welchen Punkten alles Verbesserungsbedarf besteht. Dafür ist das Feedback der an diesen Prozessen beteiligten Mitarbeiter wichtig. Denn deren Erfahrung und Frust in der täglichen Arbeit mit den Prozessen sind die eindeutigsten Hinweise darauf, dass etwas in Ihrer Prozesslandkarte noch nicht rund läuft und noch nicht optimal durchdacht ist.

Die gemeinsame Prozessbewertung lässt sich perfekt in einem Meeting machen.
Alternativ können Sie auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bitten, einen Fragebogen mit einem einfachen Benotungssystem auszufüllen. Diese Fragebögen lassen sich beispielsweise schnell und einfach mit den Onlinetools „Microsoft Forms“ oder alternativ „Surveymonkey” erstellen.

Schritt 4: Die Prozesse auf Basis der Prozesslandkarte gezielt optimieren und verbessern

Als letzten Schritt gilt es, die einzelnen Prozessschritte anhand der Prozesslandkarte zu optimieren. Folgende Fragen werden Ihnen dabei helfen:

Was kann alles durch eine intelligentere Lösung ersetzt werden, so dass der Prozess schneller, effizienter und kostengünstiger abläuft?
Prüfen Sie, ob sich bestimmte, einzelne Aufgaben nicht bei einer Person bündeln lassen. Denn zu viele Köche verderben den Brei. So entsteht lediglich mehr Abstimmungsbedarf, der wertvolle Zeit kostet.
Fragen Sie Ihr Team, was alles grundsätzlich weglassen werden könnte. Denn ein Prozess ist erst dann optimal, wenn nichts mehr weggelassen werden kann, ohne dass sich dadurch das Ergebnis verschlechtert
Überprüfen Sie, ob sich durch eine andere Reihenfolge der Schritte Verbesserungen oder auch neue Synergien ergeben.

Praxisbeispiele: Das sind die häufigsten Optimierungspotenziale in Prozesslandkarten

In unserer Beratungspraxis zeigen sich immer wieder ähnlich gelagerte Optimierungspotenziale in den Prozesslandkarten. Natürlich hat jedes Unternehmen seine ganz individuelle Prozesslandschaft. Aber viele Prozesse gleichen sich auch über die Unternehmens- und sogar Branchengrenzen hinweg. Das gilt vor allem für die Management- und die Unterstützungsprozesse, aber auch für viele Kernprozesse. Daher ergeben sich oft auch ähnlich gelagerte Verbesserungspotenziale. Im Folgenden daher nun eine Übersicht über die häufigsten systematischen Schwachstellen (= Verschwendungsarten), auf die Sie Ihre Prozesslandkarte hin überprüfen sollten (zum Öffnen der Textfelder bitte das jeweilige Beispiel anklicken).

Häufigste Verschwendungsarten 1: Zu lange Suchzeiten

Jede mit Suchen verbrachte Zeit ist grundsätzlich eine verschwendete Zeit. Durch eine gute Organisation der Abläufe lassen sich die allgemeinen Suchzeiten erheblich minimieren. Häufig sind es die vermeintlich kleinen Schritte, die sich, wenn man die gesamte Prozesslandkarte anschaut, aufsummieren und zu einem enormen Einsparungspotential führen!

Manche Mitarbeiter suchen zum Beispiel bei Postsendungen an regelmäßig wiederkehrende Adressaten jedes Mal erneut die Anschrift aus dem Computer heraus. Das muss nicht sein.
Wenn Sie wiederkehrende Adressaten haben, dann können Sie den Prozess der Adressbeschriftung optimieren, indem Sie komplette Bögen mit Adressaufklebern für die häufigsten Adressen anlegen – so einfach kann eine wirkungsvolle Verbesserung aussehen!
Identifizieren Sie daher alle unnötige Suchzeiten auf Ihrer Prozesslandkarte – und achten Sie dabei auch auf vermeintliche Kleinigkeiten.
Hilfreiche Anregungen zur Verringerung der allgemeinen Suchzeiten in Unternehmen finden Sie auf unseren Themenseiten → Büroorganisation und → Ablagesystem .

Häufigste Verschwendungsarten 2: Unnötig lange Wartezeiten

Je umfangreicher und komplexer ein Prozess in Ihrer Prozesslandkarte ist und umso mehr Schnittstellen er aufweist, desto häufiger treten dabei auch Wartezeiten auf. Durch das Zusammenlegen von Tätigkeiten und das Vermeiden von Schnittstellen lassen sich die allgemeinen Wartezeiten jedoch zuverlässig und wirkungsvoll reduzieren.

Praxisbeispiel: In einem Beratungsprojekt haben wir die Auftragsbearbeitung so umgestellt, dass einzelne Kunden bestimmten Mitarbeitern fest zugewiesen wurden.
Diese haben die Kundenaufträge dann weitgehend allein bearbeiten können und zum Beispiel auch die Bestellung der benötigten Teile beim Lieferanten selbst vorgenommen. Das spart Absprachen und in der Summe viel unnötige Wartezeiten ein.
Dadurch hat sich gleichzeitig auch noch die Qualität des Kundenservice verbessert. Denn nun konnten die Mitarbeiter stets sofort Auskunft geben, wenn ihre Kunden Fragen hatten oder etwas verändern wollten (gemäß des One-Face-to-the-Customer-Ansatzes).

Häufigste Verschwendungsarten 3: Zu hohe Fehlerquoten

Eine hohe Fehlerquote verschwendet Arbeitszeit und Ressourcen und führt zu mehr Reklamationen. Diese wiederum binden Ressourcen im Kundenservice. Im schlimmsten Fall kommt es zu Produktionsrückständen oder auch teuren Rückrufaktionen.

Die Arbeit mit der Prozesslandkarte hilft, Lösungswege zur Entschärfung der häufigsten Fehlerquellen zu finden.
Machen Sie Ihrer Belegschaft aber zugleich auch deutlich, dass es nicht schlimm ist, wenn Fehler passieren. Vorausgesetzt, dass man auch daraus lernt und die richtigen Schlüsse zieht! Denn nur durch das Lernen aus den Fehlern wird gewährleistet, dass sich diese Fehler nicht wie in einer Endlosschleife andauernd wiederholen.
Mehr Tipps hierzu finden Sie in unseren Beiträgen → positive Fehlerkultur sowie → Betriebsblindheit vermeiden .

Häufigste Verschwendungsarten 4: Zu viel unnötige Informationen (Informationsflut)

Der Wunsch nach Transparenz und Mitbestimmung hat nicht selten eine Kehrseite. Häufig regiert dann nämlich das Motto: „Ich sage jedem alles, damit sich hinterher niemand beklagen kann.“ Dahinter steckt aber keine böse Absicht, die anderen mit Informationen zumüllen zu wollen, sondern vielmehr eine große Verunsicherung seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Das führt dazu, dass quasi jede und jeder in einer E-Mail in CC oder BCC gesetzt wird.
Fragen Sie daher mit einem Blick auf die Prozesslandkarte: Welche Informationen sind wo wirklich notwendig? Und wo leiden wir stattdessen unter Überinformation?
Machen Sie deutlich, dass Sie um Transparenz bemüht sind und sensibilisieren Sie gleichzeitige dafür, dass es sehr ineffektiv ist, wenn der berechtigte Wunsch nach Information zu einer wahren Informationsflut führt, die nicht mehr bewältigbar ist.
Hier finden Sie unsere Büro-Kaizen-Tipps und Methoden, wie man eine → E-Mail-Flut effektiv bewältigen kann !

Häufigste Verschwendungsarten 5: Zu lange Wege

Überprüfen Sie die Projektlandkarte auch auf lange Wegezeiten und unnötige Bewegungen von Mensch und Material. Denken Sie dabei auch an so Kleinigkeiten, wie die Anordnung der Dinge an Ihrem Arbeitsplatz. Je häufiger Sie bestimmtes Büromaterial oder andere Sachen benötigen, desto näher sollten sich diese an Ihrem Arbeitsplatz befinden. Daher sollte jeder Arbeitsplatz auch einen Schrank besitzen, in das die individuell wichtigsten Büromaterialien gelagert werden können, um diese nicht mehr ständig aus dem Nebenraum oder noch weiter her holen zu müssen.

Häufigste Verschwendungsarten 6: Unnötige Doppelarbeit

In Fällen, in denen mehrere Mitarbeiter an demselben Vorgang arbeiten, ist es normal, dass jeder Beteiligte aufs Neue die Unterlagen prüft. Das ist zwar schön, weil so Fehler besser entdeckt und vermieden werden. Der Kunde bezahlt diesen Mehraufwand allerdings nicht. Darum lohnt sich auch hier der kritische Blick auf Ihre Prozesslandkarte. Hilfreich könnte zum Beispiel ein Auftragsbegleitzettel sein, auf dem die geprüften Kriterien abgezeichnet werden. Jeder Beteiligte kann damit auf einen Blick erkennen, was bereits von wem geprüft wurde und was noch zu kontrollieren ist – ein einfacher, aber wirkungsvoller Ansatz, um unnötige Doppelarbeit auf breiter Linie zu vermeiden.

Häufigste Verschwendungsarten 7: Ineffiziente Bestandsüberwachung

Ein weiterer Blickwinkel, mit dem sich die Projektlandkarte betrachten lässt, ist der Blick auf die Bestände. Hohe Bestände mögen im Einkauf zwar billiger sein und schützen vor temporären Lieferengpässen. Allerdings wird dadurch nicht nur unnötig Kapital gebunden. Auch die Lagerung sowie die dann meist weiteren Wege (längere Wegezeiten) verursachen laufend Kosten.

Die Einführung eines Kanban-Systems ermöglicht eine „automatische” Bestandsüberwachung und stellt sicher, dass immer genug Material vorrätig ist.
Durch das selbststeuernde Kanban-Prinzip wird zudem gewährleistet, dass sich die Höhe der Bestände am tatsächlichen Verbrauch orientieren.
Hier finden Sie unsere Anleitung für die ursprünglich bei Toyota entwickelte → Kanban-Methode.

Diese Tools helfen beim Erstellen einer Prozesslandkarte (mit Video-Tutorial)!

Innerhalb der Bürosoftware-Suite Microsoft 365 gibt es auch die entsprechenden Tools, mit denen sich eine Prozesslandkarte der eigenen Prozessarchitektur im Unternehmen effizient erstellen lässt. Das sind vor allem das → Visualisierungstool Microsoft Visio für die visuelle Datenaufbereitung (siehe hierzu auch unser Video-Tutorial unten) sowie → Microsoft OneNote für die schriftliche Dokumentierung und Beschreibung. In das Universalnotizbuch OneNote lassen sich sämtliche Medienarten (Grafiken, Schaubilder, Texte, Tabellen, Audio- und Video-Dateien) integrieren und dann auch konfliktfrei gleichzeitig bearbeiten. Das ist ideal für eine Prozesslandkarte, zu der mehrere Personen parallel ihren Beitrag dazu beitragen! Noch mehr Tipps und Hintergründe zum Thema finden Sie unter folgenden Links.

Unsere Themenseite „Prozesse“: Hier finden Sie viele hilfreiche Strategien, Methoden & Tools rund um die Prozessplanung, -analyse und -optimierung.
Unsere Themenseite „Büroorganisation“: Eine gut funktionierende Büroorganisation ist eine der wichtigsten Grundlagen für effiziente Geschäftsprozesse.
Kostenloses Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere praxisnahe Checklisten, Anleitungen und Vorlagen für ein produktiveres Büro gratis herunterladen!

Büro-Kaizen Video-Anleitung: Prozessvisualisierung mit Microsoft Visio (für Einsteiger)

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