Wer hat an der Uhr gedreht? Ist es wirklich schon so spät? Immer wieder mache ich die Erfahrung, dass Überlastung und Zeitnot auch dadurch entstehen, dass man sich untereinander das Leben schwer macht. Prozesse sind nicht geklärt. Es kommt zu unnötigen Suchzeiten. Eine wartet auf den anderen. Lesen Sie, wie die Ermittlung der Durchlaufzeit, Ihnen helfen kann, effizienter und gelassener zu werden.
Was ist das Problem
Oft wird die Zeit, die der einzelne Mitarbeiter durch Fleiß und Anstrengung reduziert hat, innerhalb des Prozesses wieder verloren, weil es zu Wartezeiten, Suchzeiten oder zu unnötigen Unterbrechungen kommt. Wollen Sie Verschwendungen dieser Art identifizieren, sollten Sie die Durchlauflaufzeit ermitteln und sie mit der eigentlichen Bearbeitungszeit vergleichen.
So funktioniert es
Tipp Nr. 1 für eine Verbesserung der Durchlaufzeit: Messen Sie, wie lange ein Vorgang tatsächlich bearbeitet wird.
Messen Sie die Bearbeitungszeit. Wie viel Netto-Zeit wird für die Bearbeitung der einzelnen Schritte durch die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigt? Sie können dafür ein Formular einsetzen, das beispielsweise so aussieht:
Tipp Nr. 2 für eine Verbesserung der Durchlaufzeit: Erfassen Sie, wieviel Zeit der gesamte Prozess benötigt!
Wenn eine Anfrage ins Haus kommt – wie lange dauert es, bis ein Angebot gemacht wird? Oder: Wie schnell werden Reklamationen final bearbeitet? Ermitteln Sie also die gesamt Durchlaufzeit bzw. Brutto-Zeit des Prozesses. Entweder nutzen Sie das oben erwähnte Formular oder aber Sie ermitteln die Zeiten, indem Sie etwa auf Projektmappen mit einem Datumsstempel den Eingang und Ausgang der jeweiligen Mappe festhalten sowie die Bearbeitungszeit notieren.
Tipp Nr. 3 für eine Verbesserung der Durchlaufzeit: Setzen Sie beide Zahlen zueinander ins Verhältnis!
Das Verhältnis von Bearbeitungszeit zur Durchlaufzeit ergibt eine spannende Kennzahl. Bei Studien, in denen der Quotient aus Bearbeitungs- und Durchlaufzeit ermittelt wurde, ergab sich vielfach, dass ein Papier bzw. ein Vorgang 95 Prozent der gesamten Zeit auf die Weiterbearbeitung wartet.
Wer hat an der Uhr gedreht? Für mehr Effektivität ist es nie zu spät! Klick um zu TweetenTipp Nr. 4 für eine Verbesserung der Durchlaufzeit: Suchen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Verschwendungen!
Ermitteln Sie die Schritte im Prozess, an denen Ihre Durchlaufzeit verzögert wird und es zu Wartezeiten, Suchzeiten oder anderen Verschwendungen kommt.
Tipp Nr. 5 für eine Verbesserung der Durchlaufzeit: Sparen Sie Zeit durch Standardisierungen!
Schwankungen bei der Durchlaufzeit weisen auf die Notwendigkeit hin, die Standardisierung der Prozesse durch Checklisten, verbesserte Absprachen sowie eine effizientere Ablage voranzutreiben.
Darauf kommt es an
Erheben Sie die minimale, mittlere und maximale Bearbeitungs- sowie Durchlaufzeit. Je unterschiedlicher die gewonnenen Daten für die Durchlaufzeit sind, desto unausgeglichener ist der Prozess, was auf einen erhöhten Handlungsbedarf hinweist.
Was der Tipp bewirkt
Sie erkennen den Anteil der tatsächlichen Bearbeitungszeiten im Prozess und verstehen, welche Faktoren zu Problemen bei der Durchlaufzeit führen. Nur die Arbeitszeit, zu der tatsächlich am Produkt gearbeitet wird, ist wertschöpfende Zeit, die vom Kunden bezahlt wird. Alle andere Zeiten, die durch Warten oder Suchen entstehen, werden vom Kunden nicht bezahlt. Hier liegt das Verbesserungspotenzial. Sie reduzieren die Durchlaufzeit und können dadurch Zeit für neue Ideen oder Aufträge gewinnen, bzw. die Überstunden und die Gefahr der Überbelastung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reduzieren.
Extra-Tipp
Motivieren Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Durchlaufzeiten zu reduzieren und Sie auf Verschwendungen hinzuweisen. Belohnen Sie Verbesserungsvorschläge und ermutigen Sie dazu, kontinuierlich an der Verbesserung von Prozessen mitzuwirken.
Und Sie?
Haben Sie schon Erfahrungen mit dem Messen der Durchlaufzeit? Welche Potentiale haben Sie entdeckt?
