Ich schaff das – Mit klugem Selbstmanagement geht alles leichter



Der Chef erwartet von Ihnen eine Aufstellung, ein Kollege braucht die neuesten Zahlen und dann meldet sich auch noch ein wichtiger Kunde am Telefon. Wer sich allen Aufgaben gleichzeitig widmet, verliert schnell den Überblick und bewältigt nur einen Bruchteil der Arbeit. Unzufriedenheit breitet sich aus und es fällt Ihnen wahrscheinlich schwer, am Feierabend abzuschalten. Lassen Sie sich nicht länger von Ihrem Arbeitsvolumen lähmen: Mit einem optimalen Selbstmanagement schaffen Sie es, die Zeit und die Arbeit zu beherrschen.

Mit Selbstmanagement wird es übersichtlicher
Mit einem durchdachten Selbstmanagement wird es übersichtlicher.

Was ist das Problem

Es gibt immer wieder Arbeitstage, an denen sich die Aufgaben stapeln. Die aufkommende Arbeitsbelastung verbunden mit Zeitmangel führt häufig zu mentalen Blockaden. Wer in solchen Stresssituationen auf Multitasking setzt und mit mehreren Arbeiten gleichzeitig jongliert, verzettelt sich garantiert auf Nebenschauplätzen. Mit einem cleveren Selbstmanagement behalten Sie dagegen die obersten Prioritäten im Blick und bewältigen Ihre Arbeit mit Bravour.

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So funktioniert es

Unser Gehirn ist nicht fähig, komplexere Tätigkeiten gleichzeitig zu erledigen. Wenn Sie zwei Arbeiten gleichzeitig erledigen, wechselt Ihre Aufmerksamkeit immer nur von einer Aufgabe zur anderen. Sie brauchen auf diese Weise viel mehr Zeit, als wenn Sie sich jeweils nur auf eine Arbeit konzentrieren würden. Vergessen Sie Multitasking und setzen Sie stattdessen auf ein geschicktes Selbstmanagement. Wenn Sie sich endlich auf das Wesentliche konzentrieren, arbeiten Sie tatsächlich viel effizienter,

Selbstmanagement-Tipp Nr. 1: Verteilen Sie Prioritäten

Die Arbeit türmt sich auf Ihrem Schreibtisch? Keine Sorge, nicht alle Aufgaben sind gleichwertig. Bevor Sie sich auf den Berg stürzen, teilen Sie die Projekte in Kategorien ein. Wichtige Projekte erhalten die A-Priorität im Gegensatz zu den dringenden Projekten der B-und C-Prioritäten. Wichtig ist alles, was Sie Ihren Zielen näherbringt. Dringende Aufgaben erfordern dagegen Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit.
Prioritäten setzen spart Zeit und Nerven – Lesen Sie, wie es richtig geht.

Selbstmanagement-Tipp Nr. 2: Womit fangen Sie an

Beschäftigen Sie sich schon am Vorabend mit dem nächsten Arbeitstag. Wenn Sie nur eine Aufgabe erledigen könnten, welche wäre das? Sie müssen gar keine Entscheidung treffen sondern lassen Ihr kreatives Unterbewusstsein für sich arbeiten. Sie finden die Lösung quasi im Schlaf und wissen gleich, womit Sie den Arbeitstag beginnen.

Selbstmanagement-Tipp Nr. 3: Blenden Sie Störungen aus

Beginnen Sie den Arbeitstag sofort mit Ihrem priorisierten Projekt und versuchen Sie die Aufgabe trotz Störungen zu erledigen. Natürlich gibt es immer dringende Arbeiten, aber indem Sie sich auch auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, schaffen Sie einen optimalen Ausgleich.

Mit Selbstmanagement wird es übersichtlicher
Mit gutem Selbstmanagement blenden Sie Störungen aus.

Selbstmanagement-Tipp Nr. 4: Nutzen Sie ein Planungssystem

Organisieren Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit, indem Sie ein Zeitplanbuch oder ein elektronischen Planungssystem verwenden. Nehmen Sie einen Terminplaner, der zu Ihnen passt und mit dem Sie gerne arbeiten. So behalten Sie den Überblick und haben sogar Spaß dabei.

Selbstmanagement-Tipp Nr. 5: Schätzen Sie den Zeitaufwand

Nutzen Sie einen Kalender mit Tages- oder Wochenplanung. Hier vermerken Sie nicht nur Termine sondern tragen auch Ihre Projekte entsprechend der Prioritäten ein. Ordnen Sie allen Punkten ein Zeitbudget zu. Da ich den Zeitaufwand meistens unterschätze, multipliziere ich den geschätzten Zeitrahmen mit 1,5 Stunden. Zusätzlich plane ich Pufferzeiten ein.

Steigern Sie die Effizienz Ihres Selbstmanagements mit diesen sieben Tipps für einen guten Tagesplan.

Selbstmanagement-Tipp Nr. 6: Keine Angst vor Störungen

Im Arbeitsalltag ist es nicht immer möglich, eine Aufgabe nach der anderen wegzuarbeiten. Wenn Sie ein Telefonanruf stört oder Sie neue Anfragen erhalten, bewerten Sie die Situation neu. Ist es sinnvoll, die neue Tätigkeit sofort zu erledigen? Orientieren Sie sich an der 5-Minuten-Regel: Nimmt die neue Aufgabe nur wenige Minuten in Anspruch, bearbeiten Sie den Vorgang sofort. Alle längerfristigen Arbeiten erhalten einen Termin für die Bearbeitung. So vermeiden Sie, dass sich auf Ihrem Tisch unerledigte To-Do-Notizen auftürmen und Ihre Konzentration beeinträchtigen.

Störungen mit Selbstmanagement
Störungen welche sich nicht ausblenden lassen? Mit einem guten Selbstmanagement ist auch das kein Problem.

Selbstmanagement-Tipp Nr. 7: Vergessen Sie Multitasking

Konzentrieren Sie sich stets immer nur auf eine Aufgabe. Haben Sie diese komplett abgeschlossen, räumen Sie als abrundende Handlung die Unterlagen auf. Erst dann wenden Sie sich einem neuen Projekt zu.

Kein Multitasking mit Selbstmanagement
Bei einem guten Selbstmanagement hat man für Multitasking keinen Gebrauch mehr.

Darauf kommt es an

Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, Sie könnten mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Stattdessen richten Sie Ihre gesamte Konzentration auf ein Projekt entsprechend Ihrer Prioritätenliste.

Was der Tipp bewirkt

Es ist ein gutes Gefühl, wenn Sie ein Projekt fertig abschließen. Genießen Sie diesen Moment und räumen Sie nicht nur die Unterlagen sondern auch die Gedanken daran sinnbildlich in einen Ordner. So haben Sie den Kopf frei für neue Aufgaben.

Und Sie?

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