Der Zeitplan fürs Projekt: Verzetteln war gestern!



Ein Projekt kann nur gut laufen, wenn es gut organisiert wird. Und gut organisiert ist es nur dann, wenn der „Zeitplan Projekt” sitzt und allen Beteiligten absolut klar ist. Wie das geht, ohne ständig doppelte Informationen, Missverständnisse und Versäumnisse im Zeitplan des Projekts zu riskieren, weiß ich als Ihr Experte für effizientes Arbeiten im Büro. Meine Tipps bekommen Sie in diesem Artikel kostenlos – lesen Sie einfach rein!

Gute Projekte gibt es nur mit gutem Zeitplan! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Projekte haben ein klar definiertes Ziel, so weit, so gut. Doch der Weg, um zu diesem Ziel zu gelangen, ist nicht immer deutlich festgelegt. Die Folge liegt auf der Hand: Je mehr Kollegen beteiligt sind, umso größer die Gefahr, dass der Zeitplan fürs Projekt nicht eingehalten werden kann, sofern es denn überhaupt einen festen „Zeitplan Projekt” gibt. Jeder möchte sein Bestes geben, scheitert aber in der Praxis oft daran, dass die Aufgaben im Projektverlauf nicht klar verteilt sind, es keine klar definierten Zwischenziele gibt und irgendwie alle zwar das Ziel, nicht aber die Schritte bis dorthin vor Augen haben. Erfolgreiche Projekte sehen ganz anders aus – strukturiert, klar geregelt und mit einem nachvollziehbaren Zeitplan fürs Projekt.

Guter Zeitplan Projekt
Guter Zeitplan Projekt = gutes Projekt

So funktioniert es

Keine Sorge, ein „Zeitplan Projekt”, an dem sich alle orientieren können, ist wirklich einfach herzustellen. Im Folgenden gebe ich Ihnen einige Tipps direkt aus der Praxis, mit denen Sie aus Ihren künftigen Projekten ordentlich durchgeplante Prozesse mit klar definiertem Weg und eindeutigem Ziel machen. Sie werden sehen, es lohnt sich Tag für Tag, hier einmal ein gutes System zu integrieren.

Tipp 1 Zeitplan Projekt: Zuständigkeiten klar verteilen

Kaum zu glauben, aber ein Großteil der Versäumnisse im Laufe eines Projekts ist auf nicht klar festgelegte Zuständigkeiten zurückzuführen. Bevor Sie überhaupt an den eigentlichen Zeitplan des Projekts denken, sollten Sie im Team gemeinsam festlegen, wer im laufenden Projekt welche Aufgabe hat. Dazu gehört die Frage, wer welche Dinge übernimmt, aber auch, wer wen vertritt und wie die Aufgaben im Krankheitsfall verteilt werden. Wenn Sie die Zuständigkeiten zu Beginn einmal komplett klären, schafft dies die Basis für einen guten Zeitplan des Projekts. Denn der beste Plan kann nur eingehalten werden, wenn auch für unvorhergesehene Eventualitäten vorgesorgt wird. Halten Sie die Zuständigkeiten schriftlich fest, als Vorlage kann Ihnen beispielsweise diese Auflistung dienen, die Sie im Download-Center kostenlos herunterladen können.

Verteilung Zustaendigkeiten vor Zeitplan Projekt
Vor dem eigentlichen Zeitplan Projekt erfolgt die klare Verteilung der Zuständigkeiten.

Tipp 2 Zeitplan Projekt: ein Zeitplanbuch anlegen

Kein Projekt ohne Zeitplanbuch – wenn Sie diesen Grundsatz auch in Ihrem Büro verankern, werden Sie sich gewiss um einiges leichter tun. Der ganze Verlauf eines Projektes, gerade wenn es sich um langwierige Großprojekte handelt, steht und fällt mit dem Zeitplanbuch. Sie können wählen, ob Sie diese Form des Zeitplans fürs Projekt schriftlich auf Papier oder digital anlegen möchten. Wichtig ist nur, dass Sie es tun! Ein Tagesplan kann das Zeitplanbuch nicht ersetzen, denn das Ziel ist ein völlig anderes. Mit dem Zeitplanbuch strukturieren Sie das gesamte Projekt. Es enthält nicht nur Aufgaben, sondern auch Notizen und Register. Bevorzugen Sie die Papiervariante, lohnt sich ein praktischer Einband im A5-Format, als digitale Variante können Sie auf Outlook zurückgreifen. Dies ist vor allem dann praktisch, wenn Sie mobil arbeiten und auch von unterwegs auf das Zeitplanbuch zugreifen möchten. Planen Sie vorausschauend alle Aufgaben mit ausreichend Puffer (ich empfehle Ihnen die geschätzte Zeit mal Faktor 1,5) in Ihren Zeitplan fürs Projekt ein, bei größeren Projekten maximal Abschnitte von jeweils zwei Stunden. Wiederkehrende Aufgaben im Laufe des Projekts markieren Sie mit leicht erkennbaren Symbolen – so wird Ihr Zeitplanbuch übersichtlich und zum täglichen Begleiter während des Projekts.

Zeitplan Projekt mit Outlook
Zeitplan Projekt: Outlook kann Ihr digitales Zeitplanbuch werden.

Tipp 3 Zeitplan Projekt: Personal-Kanban beginnen

Gerade bei großen Projekten mit vielen Beteiligten bietet Personal-Kanban eine tolle Möglichkeit, alle Zwischenschritte im Blick zu behalten. Dieses Workflow-System kann Sie während des gesamten Projektes begleiten, von der Aufgabenverteilung bis zum Projektabschluss. Mit diesem einfachen aber genialen Instrument können Sie Aufgaben sortieren, abhaken und nach Priorität ordnen. Dank der klaren Übersicht in Spalten erkennt jeder im Büro beim ersten Blick, was noch zu tun ist und welche Aufgabe bereits erledigt wurde. Was Sie brauchen und wie Sie Personal-Kanban für Ihren Zeitplan des Projekts integrieren können, zeigt Ihnen diese Übersicht.

Darauf kommt es an

Mit einem guten „Zeitplan Projekt” sind Sie bereits gut aufgestellt. Aber sehr wichtig ist, dass Sie hier konsequent weiterdenken. Im Zeitplanbuch erfasste Hinweise auf ergänzende Dokumente sind der erste Schritt, wenn diese aber keiner der Mitarbeiter findet, leider dennoch vergebens. Nehmen Sie sich die Zeit, um eine strukturierte Projektablage zu schaffen, die für jeden Beteiligten klar nachvollziehbar ist. Das erspart lästige Suchzeiten und hält das Projekt im Fluss. Wertvolle Tipps zur richtigen Projektablage habe ich Ihnen in diesem separaten Artikel zusammenge-stellt.

Zeitplan Projekt Projektablage
Jeder Zeitplan Projekt braucht ergänzend eine gute Projektablage.

Was der Tipp bewirkt

Ein guter Zeitplan fürs Projekt nimmt Ihnen viel Druck von den Schultern, denn wenn alles strukturiert, klar verteilt und nachvollziehbar ist, entstehen wesentlich weniger Missverständnisse und doppelte Arbeitsläufe. Projekte können besser und schneller abgewickelt werden.

Erfolgreiche Abschluesse mit Zeitplan Projekt
Ein guter Zeitplan Projekt ermöglicht erfolgreiche Abschlüsse.

Und Sie?

Hatten Sie bereits einen „Zeitplan Projekt” oder möchten Sie nun damit beginnen? Dann teilen Sie diesen Artikel doch mit Ihren Kollegen und setzen Sie meine Tipps beim nächsten Projekt bereits um. Der Unterschied in Sachen Arbeitseffizienz wird Sie begeistern!



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