Verwaltungskosten sparen: 5 effiziente Tipps

18. Mai 2020

Verwaltungskosten sind in vielen Unternehmen die Stiefkinder der Buchhaltung. In jedem Jahresabschluss heißt es: Wir wollen die Verwaltungskosten senken. Doch im Geschäftsalltag haben andere Aufgaben den Vorrang und alles bleibt wie gehabt. Dabei sind keine aufwändigen Maßnahmen nötig, die viel Zeit beanspruchen. Schon kleine Veränderungen zeigen eine messbare Wirkung.

Kurze Definition: Verwaltungskosten sind alle Ausgaben, die nicht für die Produktion oder Dienstleistung eines Unternehmens entstehen und nicht zum Vertrieb zu rechnen sind.

Wenn auch Sie Verwaltungskosten sparen wollen, dann fangen Sie doch einfach mit einem meiner folgenden 5 Tipps an:

1. Cleveres E-Mail-Management für weniger Verwaltungskosten

E-Mails sind ein ernstzunehmender Kostenfaktor in Unternehmen. Von Jahr zu Jahr muss unser Postfach eine steigende Zahl von Nachrichten aufnehmen, darunter viele unnötige. Diese müssen alle gesichtet, bearbeitet und systematisiert werden. In vielen Unternehmen macht dieser Aufwand einen Teil der regelmäßig anfallenden Überstunden aus. Meine Empfehlung:

  • Sichten Sie die Nachrichten nicht, sondern bearbeiten Sie diese direkt.
  • Richten Sie täglich drei Zeitfenster für die E-Mail-Bearbeitung ein. Bewährt hat sich eine Spanne von 15 bis 20 Minuten, jeweils vor der Frühstücks- und Mittagspause und vor dem Feierabend. Gehen Sie nun so vor:
    • E-Mails, für die ein Kollege zuständig ist, leiten Sie direkt weiter.
    • E-Mails, die Sie in fünf Minuten erledigen können, bearbeiten Sie sofort.
    • E-Mails, die eine Aufgabe enthalten, verknüpfen Sie mit Ihrer To-do-Liste.
    • E-Mails mit Termin, verknüpfen Sie mit dem Kalender und tragen den Termin direkt ein.
    • E-Mails, die für Sie und Ihre Kollegen bedeutungslos sind, entsorgen Sie.

Sie werden sehen, diese Methode erspart Ihnen täglich einige Minuten, die sich über die Woche summieren. In dieser Zeit können Sie produktiv tätig sein – und haben schon Verwaltungskosten gespart.

Tipp: Mehr verblüffend einfache Methoden, mit einem klugen E-Mail-Management Verwaltungskoten zu sparen, finden Sie in meinem kostenlosen E-Book E-Mail-Stress ade!

Weniger E-Mail-Stress bedeutet weniger Verwaltungskosten.

2. Kürzere Suchzeiten entlasten die Verwaltungskosten

Suchzeiten sind ein leidiger Kostenfaktor, der oft unterschätzt wird. Doch unsere Arbeitseffizienzstudie ergab, dass etwa 13 Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit – also fast ein ganzer Arbeitstag – für das Suchen von analogen und digitalen Dokumenten verbraucht wird.

Wenn es Ihnen gelingt, hier einige Veränderungen einzuleiten, werden Sie überrascht sein, wie positiv sich diese auf die Produktivität in Ihrem Unternehmen auswirkt.

Die folgenden Tipps sind ein Anfang – mehr dazu finden Sie in dem E-Book unter diesem Kapitel.

  1. Geben Sie jedem Ding einen festen Platz – im Schreibtisch, im Regal und im Aktenschrank. Legen Sie die Dinge immer wieder an diesen Platz zurück. Falls Sie einen Gegenstand automatisch immer wieder woanders platzieren, suchen Sie einen Platz, der besser geeignet ist.
  2. Arbeiten Sie mit Visualisierungen: Beschriften Sie Regalfächer, nutzen Sie einheitlich beschriftetet Ordnerrücken und geben Sie jedem Unternehmensbereich eine Farbe, zum Beispiel:
  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Planung
  • Weiß: Kommunikation mit Kunden

Passen Sie die digitale Ablage der analogen an. Einheitliche Bezeichnungen für Ordner und Dokumente sorgen dafür, dass Sie sich gut orientieren können. Stimmen Sie die digitale Ablage – genauso wie die analoge – im Team miteinander ab. Einigen Sie sich auf ein gemeinsames einheitliches System. Hierzu habe ich auch ein Video für Sie:

Eine gut durchdachte Ablagestruktur reduziert messbar die Verwaltungskosten.

In unserem Downloadcenter stehen dazu noch weitere nützliche Tipps für Sie bereit. Hier finden Sie z.B. Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems.

3. Praktische Checklisten gegen unnötige Verwaltungskosten

Der nun folgende Tipp ist gar nicht spektakulär, kostet nur wenig Zeit und wirkt sich dennoch hocheffizient aus: Die Arbeit mit Checklisten. Mit Checklisten vermeiden wir Missverständnisse und Fehler, behalten den Kopf frei für produktive Prozesse und sparen damit kontinuierlich Verwaltungskosten.

Checklisten können für alle Abläufe angelegt werden, die sich wiederholen oder die von wechselnden Mitarbeitern ausgeführt werden. Hier einige Beispiele:

  • die Ordnung des Büros zum Feierabend
  • die Bereitstellung von Technik und Bewirtung im Tagungsraum
  • das Einhalten von Maßnahmen zur Arbeitssicherheit
  • die Einführung neuer Mitarbeiter
  • die Übergabe von Aufgaben an die Urlaubsvertretung
  • die Vorbereitung von Meetings und Seminaren
  • die Ordnung in der Teeküche

Gemeinsam genutzte Checklisten können Sie im Team entwickeln. Hier hat es sich bewährt, jeweils das Entstehungsdatum auf der Liste zu vermerken – so wird verhindert, dass ältere Versionen irrtümlich im Umlauf sind.

Ist die Checkliste fertig, wird sie in eine Folienhülle gesteckt und an einem prominenten Platz im jeweiligen Raum oder in einer Mappe mit allen Checklisten zum Arbeitsplatz aufbewahrt.

In unserem Downloadcenter finden Sie Checklisten-Muster zum kostenlosen Herunterladen. Diese können Sie direkt nutzen oder für sich selbst anpassen.

Und in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihr Leben dank Checklisten einfacher machen.

Besonders komfortabel für Ihr Team ist die Entwicklung von gemeinsam genutzten Checklisten in OneNote. Wie das geht, zeigen wir in einem kurzen Video:

OneNote Checklisten gemeinsam nutzen und Verwaltungskosten sparen.

4. Effiziente Besprechungen gestalten und Verschwendung von Verwaltungskosten vermeiden

Die bereits erwähnte Arbeitseffizienzstudie ergab, dass 60 Prozent der To-dos aus Besprechungen nicht umgesetzt werden. Hier wird Zeit verschwendet, die für produktive Tätigkeiten fehlt. Deshalb ist die effiziente Durchführung von Besprechungen eine wichtige Stellschraube im Kampf gegen unnötige Verwaltungskosten. Dies sind die wichtigsten Punkte:

  • Die genaue Formulierung der Themen.
  • Die Erstellung einer Tagesordnung.
  • Die Einladung nur an jene Personen schicken, die mit den Tagesordnungspunkten zu tun haben.
  • Bereits im Vorfeld zum Einreichen von Entwürfen und Vorschlägen zu den Themen auffordern.
  • Die Punkte, welche die meisten Teilnehmer betreffen, als erste besprechen. So können nach und nach Teilnehmer wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, anstatt auf „ihr“ Thema zu warten.
  • Die Redebeiträge zeitlich begrenzen. Dafür eignen sich große Sanduhren mit 1, 3 oder 5 Minuten Durchlaufzeit.
  • Die Diskussion sollte sich weniger auf die Probleme konzentrieren, sondern mehr auf die Lösungen.

Spielregeln für Besprechungen werden idealerweise von allen Abteilungen gemeinsam entwickelt. Die jeweils gültige Version findet als Aushang im Besprechungsraum einen gut sichtbaren Platz.

Verwaltungskosten werden gespart mit effizient durchgeführten Besprechungen.

Extra-Tipp: Halten Sie kurze Besprechungen im Stehen ab. Das ermöglicht eine gesunde Körperhaltung, hält die Konzentration frisch und bewahrt davor, das Treffen unnötig in die Länge zu ziehen.

In unserem Downloadcenter finden Sie unter dem Stichwort „Besprechungszimmer“ kostenlose Vorlagen und Checklisten, die Sie für die Organisation Ihrer effizienten Besprechungen nutzen können.

5. Eine Angstfreie Fehlerkultur etablieren und versteckte Verwaltungskosten aufspüren

Fehler kosten Geld und sind unangenehm – deshalb wollen wir sie vermeiden. Und deshalb kritisieren viele Chefs ihre Mitarbeiter für ihre Fehler – nicht selten vor dem gesamten Team. Die Folge: Fehler werden an Kollegen abgeschoben oder gleich ganz vertuscht. Denn wer mag bei so unangenehmen Konsequenzen schon persönlich dafür einstehen.

Dass dieses Vorgehen nicht nur die Arbeitsatmosphäre belastet und die Motivation bremst, ist vielen Führungskräften noch nicht bewusst. Und schon gar nicht, dass genau diese veraltete Fehlerkultur Verwaltungskosten verursacht, anstatt sie zu reduzieren. Denn wenn Fehler nicht behoben werden, summieren sich die Kosten.

Wir bei Tempus haben beste Erfahrungen damit gemacht, den Fehler von der Person zu trennen. Das heißt: Nicht der Verursacher steht im Fokus, sondern die Umstände werden genauestens geprüft. Denn oft liegt ein Fehler nicht an einer Fehlleistung des Mitarbeiters, sondern an einem Mangel im Prozess.

Fehler weisen uns darauf hin, an welchen Stellen wir Prozesse weiter optimieren können. Dafür fragen wir fünf Mal „Warum?“ – und finden so nicht nur die Ursache eines Fehlers, sondern gleich mehrere Stellschrauben, die wir ansonsten übersehen hätten.

Fehler sind wertvolle Chancen – und ich empfehle jedem meiner Kunden, diese zu nutzen:

Eine moderne Fehlerkultur erspart unnötige Verwaltungskosten.

Schon eine der hier beschriebenen Maßnahmen bringt den Mitarbeitern eine spürbare Entlastung und trägt dazu bei, dass die Verwaltungskosten messbar reduziert werden.



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