Verwaltungskosten – Die unsichtbare Seite des Eisbergs



Während in der Produktion der Gedanke der ständigen Verbesserung längst Normalität geworden ist, gibt es in den Büros und Verwaltungen noch jede Menge Einsparpotentiale. Ich bin überzeugt, vielerorts lassen sich Verwaltungskosten deutlich reduzieren. Gönnen Sie sich einen selbstkritischen Blick und lesen Sie meine TOP 9 der Verschwendungsarten in Verwaltungen.

Meistens sind es kleine Veränderungen, die einen großen nachhaltigen Nutzen erzielen. Klick um zu Tweeten

Faktor Nr. 1 für hohe Verwaltungskosten: Unnötige Suchzeiten

Immer wieder beobachte ich: Niemand hat Zeit zum Aufräumen, aber alle haben Zeit zum Suchen. Doch jede mit Suchen verbrachte Zeit ist verschwendete Zeit und hat Auswirkungen auf Ihre Verwaltungskosten. Das gilt für Akten, digitale Dokumente, E-Mails aber auch für Büroutensilien, Ersatzteile, Akkus und Ladegeräte. Sie wollen Verwaltungskosten reduzieren? Beenden Sie die Sucherei. Das Ziel ist, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden.

Hohe Verwaltungskosten
Hohe Verwaltungskosten durch unnötige Suchzeiten

Nähere Informationen erhalten Sie z.B. in den Blogbeiträgen
Dies ist ein Selbstbedienungsladen!-Wie Sie Ihre IT-Abteilung mit dem "Prinzip Selbstbedienungen" entlasten!
So sicher wie in Stein gemeißelt? Mit 5 W's zur perfekten Archivierung!

Faktor Nr. 2 für hohe Verwaltungskosten: Das Rad ständig neu erfinden

Wie ist noch einmal die Bestuhlung des Sitzungsraumes? Wie wechselt man die Farbpatrone des Druckers? Welche Dinge müssen bei der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beachtet werden? Bei vielen Aufgaben, die nicht alltäglich sind, sich aber doch in regelmäßigen Abständen wiederholen, stellt sich die Frage, ob auch tatsächlich an alles gedacht wurde. Das Rad wird dann immer wieder neu erfunden. Das macht Mühe, treibt die Verwaltungskosten in die Höhe und führt dennoch immer wieder zu Fehlern oder dazu, dass Dinge vergessen werden.

Senken Sie Verwaltungskosten, indem Sie mit Handbüchern, Checklisten und Visualisierungen arbeiten:

Fotos helfen weiter

Verwaltungskosten senken mit Visualisierungen
Verwaltungskosten können mit Visualisierungen gesenkt werden.

Ein einfaches Foto im Besprechungsraum zeigt z.B. die Anordnung der Getränke. Jeder kann zur jeder Zeit den Bestand auffüllen.

One-Minute-Lessons erleichtern die Bedienung

Verwaltungskosten senken mit Anleitungen
Mit kurzen und klaren Anleitungen lassen sich Verwaltungskosten senken.

Auch durch sogenannte „One-Minute Lessons” lassen sich Verwaltungskosten senken. In ihnen wird kurz erklärt, wie die Kaffeemaschine oder der Drucker zu verwenden sind.

Ein Sichtbuch bündelt Informationen

Gebümdelte Informationen senken Verwaltungskosen
Gebündelte Informationen helfen die Verwaltungskosten zu senken

In einem Sichtbuch werden alle wichtigen Informationen wie Telefonnummern, Steueridentifikationsnummern, Checklisten etc. festgehalten.

Faktor Nr. 3 für hohe Verwaltungskosten: Die Organisation von Büromaterial

Verwaltungskosten lassen sich auch dadurch reduzieren, dass Büromaterialschränke beschriftet und übersichtlich organisiert sind.

Organisation senkt Verwaltungskosten
Die Organisation von Büromaterial senkt Verwaltungskosten

Bestände werden durch Kanban-Karten überwacht, so dass immer ausreichend Papier, Stifte oder sonstige Arbeitsmaterialien vorhanden sind.

Um weitere Ideen zu bekommen, wie sich auf diesem Weg Verwaltungskosten verringern lassen, klicken Sie auf das Bild und schauen Sie im Video, wie die Arbeit mit Kanban-Karten funktioniert oder lesen Sie meinen Blogbeitrag "Er kann Sie kann! - Mit Kanban-Karten Bestände organisieren" .

Faktor Nr. 4 für hohe Verwaltungskosten: Unklare Zuständigkeiten


Wer kennt sich aus, wenn der eigentliche Ansprechpartner im Urlaub ist? Sie suchen und müssen sich durchfragen? Ein weiterer Kostentreiber der Verwaltungskosten! Wichtig ist, dass Regelungen für den Vertretungsfall getroffen werden.

Klare Zuständigkeiten senken Verwaltungskosten
Klare Zuständigkeiten erleichtern im Vertretungsfall die Verwaltungskosten zu senken

Faktor Nr. 5 für hohe Verwaltungskosten: Verplemperte Besprechungszeiten

Besprechungen sind wichtig, um gemeinsam neue Ideen zu entwickeln, Probleme an Schnittstellen zu vermeiden, Informationen auszutauschen. Doch häufig sind Besprechungen vergeudete Zeit und erzeugen hohe Verwaltungskosten.

Besprechungen erzeugen hohe Verwaltungskosten
Unstrukturierte Besprechungen erzeugen hohe Verwaltungskosten

Reformieren Sie Ihre Besprechungen und reduzieren Sie die Verwaltungskosten! Lesen Sie: Bullshit-Bingo oder Sitzungsrevolution? – Neun Tipps, wie sie den Besprechungsturbo anwerfen!

Faktor Nr. 6 für hohe Verwaltungskosten: Destruktiver Umgang mit Fehlern

Häufig sind die Verwaltungskosten unnötig hoch, weil Fehler nicht erkannt oder zwar erkannt, aber nicht angesprochen werden. Nicht selten bestimmt Angst die Kultur und nicht der Wunsch, besser zu werden!

Gute Zusammenarbeit senkt Verwaltungskosten
Ständige Verbesserung der Zusammenarbeit führt zur Senkung der Verwaltungskosten.

Bei einem meiner Kunden betrug die Fehlerquote bei einem wichtigen Prozess unglaubliche 40 Prozent. Sie ahnen die Auswirkungen auf die Verwaltungskosten! Es ging um die Eingabe von Daten für etwa 33.000 Verträge pro Jahr. Ein Azubi tippte die Daten ein, wobei die hohe Fehlerquote entstand. Danach wurden die Daten von einer Mitarbeiterin korrigiert – mit einer Quote von 0 Prozent. Die Analyse ergab, dass der Azubi sehr häufig abgelenkt wurde, weil er zugleich den Telefondienst hatte. Ein positiver Umgang mit Fehlern führt zu einer ständigen Verbesserung der Zusammenarbeit und zur Senkung von Verwaltungskosten.

Faktor Nr. 7 für hohe Verwaltungskosten: Überinformation

Ein großes Problem ergibt sich, wenn Absender von Informationen nicht genau kennzeichnen, welche Informationen relevant sind und diese Entscheidung dem Empfänger der Akten überlassen. Im Mailverkehr tritt ein ähnliches Phänomen auf: Die Mails, die man per cc bekommt, sind oft nicht relevant für alle Empfänger. Aber das muss erst herausgefunden waren – mit all den negativen Auswirkungen auf die Verwaltungskosten.

Klare Information senkt Verwaltungskosten
Unklare Infomation hat negative Auswirkungen auf die Verwaltungskosten.

Grund ist auch hier oft eine Verunsicherung der Mitarbeiter. So handeln sie nach dem Motto: „Ich sage jedem alles, damit hinterher niemand schimpfen kann.” Folgende Absprachen haben sich z.B. im Umgang mit E-Mails bewährt.

Faktor Nr. 8 für hohe Verwaltungskosten: Schlecht abgestimmte Prozesse

Immer wieder kommt es innerhalb von Prozessen zu langen Wartezeiten. Wartezeiten erhöhen die Verwaltungskosten. Je komplexer die Prozesse werden, desto häufiger treten sie auf. Ursache ist eine Arbeitsorganisation, bei der Prozesse viele Abteilungen durchlaufen und viele Schnittstellen zu überwinden haben. Hier hilft es, Tätigkeiten zusammenzufassen und dadurch Schnittstellen zu vermeiden.

Wartezeiten erhöhen die Verwaltungskosten
Wartezeite in Prozessen erhöhen die Verwaltungskosten.

Nähere Informationen für die Optimierung von Prozessen erhalten Sie in meinem Artikel:
Kurzer Prozess: 7 Kennzeichen eines permanent perfektionierten Prozesses

Faktor Nr. 9 für hohe Verwaltungskosten: Unnötige Bewegungen und lange Wege

Überdenken Sie die Anordnung der Dinge an Ihrem Arbeitsplatz. Je häufiger sie gebraucht werden, desto näher sollten sie sich an Ihrem Arbeitsplatz befinden. Ein Kunde lagerte beispielsweise Geschenke und Alkohol in der Nähe des Schreibtischs, während er Büromaterial wie Briefumschläge im Nebenraum holen musste. Andernorts wurde Weihnachtsschmuck im engen Großraumbüro aufbewahrt, obwohl der Platz für häufig benötigte Akten fehlte.

Kurze Wege optimieren Verwaltungskosten
Eine sinnvolle Aufbewahrung mit kurzen Wegen optimiert die Verwaltungskosten.

Alles, was Sie täglich benutzen, sollten Sie direkt greifen können, ohne aufstehen zu müssen. Die Dinge, die Sie seltener brauchen (wöchentlich), sollten in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes aufbewahrt werden. Es ist in Ordnung, wenn Sie aufstehen müssen. Was kaum gebraucht wird (monatlich oder noch seltener), sollte sich nicht in Ihrem Büro befinden. Benötigen Sie beispielsweise hin und wieder ein Laminiergerät, dann sollte dies in einem gemeinsam genutzten Raum oder Schrank aufbewahrt werden. Unterschätzen Sie nicht, welche Auswirkungen lange Wege auf Ihre Verwaltungskosten haben.

Wertvolle Tipps für mehr Arbeitseffizienz im Büro erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Tschüss Chaos–7 Tipps wie Sie wirksam ausmisten.

Und Sie?

Haben Sie Ergänzungen zu meiner Top 9? Welche Kostentreiber für Ihre Verwaltungskosten haben Sie identifiziert und wie haben Sie diese reduzieren können? Erzählen Sie uns Ihre Erfolgsstory! Wir freuen uns über Ihre Kommentare!





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