Die Kaizen Methode – Verbesserung durch Innovationsmanagement


Wer heute ein Unternehmen führt, kommt kaum um Qualitätsmanagement herum. Die Anforderungen sind hoch und wer schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet hat, weiß, wie wichtig Umsetzbarkeit ist. Hier setzt die Kaizen Methode an, die mit kleinen Schritten große Erfolge erzielt und dem Unternehmen damit hilft, Strukturen zu verbessern und Abläufe zu optimieren. Die Kaizen Methode ist aus der Wirtschaft heute nicht mehr wegzudenken. Dabei helfen festgelegte Werkzeuge der Kaizen Methode, um zu erkennen, was verbessert werden kann und verbessert werden sollte. Ursachen von Fehlern können so schneller und leichter gefunden werden und Verschwendung wird vermieden.

1. Was ist die Kaizen Methode?

Kaizen ist mehr als nur ein Organisationstool. Es beinhaltet eine Philosophie, die aus Japan zu uns gekommen ist. Weltweit wurde das Prinzip zwischen 1980 und 1990 durch Vorreiter in der westlichen Welt bekannt und ist heute sowohl in Europa als auch den USA fester Bestandteil des Qualitätsmanagements. Im Wesentlichen beschäftigt sich die Kaizen Methode mit der Verschlankung und Vereinfachung von Prozessen, die in kleinen, machbaren Schritten durchgeführt werden. Es handelt sich um einen Prozess, der kontinuierlich im Einsatz ist und das Unternehmen begleitet. Das Wort setzt sich zusammen aus „KAI“, was wir mit „Veränderung“ übersetzen würden und „ZEN“, was bedeutet „zum Besseren“.

Die Kaizen Methode konzentriert sich auf einen kontinuierlichen Prozess, der das Unternehmen begleitet.
Die Kaizen Methode konzentriert sich auf einen kontinuierlichen Prozess, der das Unternehmen begleitet.

Dabei setzt die Kaizen Methode auf verschiedene Leitprinzipien. Darunter fällt der Grundsatz, dass man gute Prozesse braucht, um gute Ergebnisse zu liefern sowie die Wichtigkeit von Teamarbeit und damit der Integration aller Mitarbeiter. Der Vorteil der Kaizen Methode liegt in der einfachen Anwendung, die dennoch große Erfolge erzielt.

Mit der Kaizen Methode lassen sich bei steter Aufmerksamkeit gute Ergebnisse erzielen.
Mit der Kaizen Methode lassen sich bei steter Aufmerksamkeit gute Ergebnisse erzielen.

2. Die Prinzipien und Grundlagen der Kaizen Methode

Die Kaizen Methode basiert auf fünf Grundlagen, die das Handeln der Mitarbeiter in kleinen Schritten verändern und leiten sollen. Dabei geht sie von verschiedenen Prinzipien aus, deren Philosophie die Grundlagen unterstehen. Die Kaizen Methode startet damit, dass tägliche Verbesserungen möglich sind und jeder Tag dafür genutzt werden sollte. Jede Veränderung soll allerdings in kleinen Schritten durchgeführt, Verschwendung von Material und Zeit vermieden werden. Nach der Kaizen Methode ist es wichtig, stets alle Mitarbeiter einzubinden: Sie funktioniert dann am besten, wenn jeder beteiligt ist. Das Management ist hierbei nicht nur dafür verantwortlich, die Umsetzung voranzutreiben und zu überschauen, es muss auch die nötigen Voraussetzungen schaffen. Jeder Mitarbeiter investiert einen Teil seiner Zeit darin, die Grundlagen der Kaizen Methode umzusetzen. Die Umsetzung führt nach und nach zu höheren Standards, die zur Regel werden, bevor sie vom nächsthöheren Standard abgelöst werden. Dabei stellt die Kaizen Methode einen realen Bezug zum Hier und Jetzt da. Alles wird vor Ort betrachtet, live gesehen und analysiert. Die eingesetzten Methoden sind unterschiedlicher Natur und der Anwendungsbereich ist offen. Die Kaizen Methode besagt, dass jeder Bereich – sei es Service, Produkte, Prozesse, Tätigkeiten oder der Arbeitsplatz selbst – verbessert werden kann.

Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung. (Zitat v. Jürgen Kurz)
Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung. (Zitat v. Jürgen Kurz)

Die Schwerpunkte der Kaizen Methode sind:

Kundenorientierung

Hier gilt der auch bei uns schon lange bekannte Spruch: „Der Kunde ist König“, wobei die Kaizen Methode nach internen und externen Kunden unterscheidet. Der externe Kunde ist der Verbraucher und der Blick auf ihn lässt das Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Die Kaizen Methode kennt aber auch den internen Kunden, womit der Kollege gemeint ist, der mit unserer Arbeit weiterarbeiten muss. Durch dieses Prinzip entwickelt sich auch innerhalb des Teams Respekt und damit eine Verbesserung der Qualität.

Kritikorientierung

Kritik wird nach der Kaizen Methode nicht als störender oder angreifender Faktor betrachtet, sondern ist eine stets willkommene Möglichkeit zur Verbesserung. Sie ist also auch unter Kollegen nicht nur erlaubt, sondern erwünscht, wobei es keine Ausnahmen gibt. Jeder Mitarbeiter kann und soll Kritik äußern und Verbesserungsvorschläge einbringen. Daraus ergibt sich der PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act.

Durch den PDCA Zyklus lassen sich durch vier Schritte höhere Qualitätsstandards etablieren.
Durch den PDCA Zyklus lassen sich durch vier Schritte höhere Qualitätsstandards etablieren.

Prozessorientierung

Die Kaizen Methode schaut weniger auf das Ziel als auf den Weg dorthin, wie wir es auch sonst schon von östlichen Philosophien kennen. Der Prozess selbst wird in den Mittelpunkt gestellt und betrachtet.

Qualitätsorientierung

Die Kaizen Methode arbeitet mit ständigen Qualitätskontrollen und setzt Qualitätsstandards, die im Laufe der Verbesserungen gehoben werden.

Standardisierung

Jede Verbesserung, die sich bewährt hat, wird als Standard festgesetzt und in den Prozess integriert. Dafür gibt es den sogenannten SDCA-Zyklus: Standardize → Do → Check → Act. Ist dieser Prozess abgeschlossen, beginnt das Ganze von vorne.

3. Die fünf Werkzeuge „5S“ der Kaizen Methode

Die fünf Grundlagen/Werkzeuge der Kaizen Methode werden auch als die 5S Methode beschrieben. Aus den „5S“ folgen einfache Verhaltensregeln, die jeder im Alltag umsetzen kann. Sie ergeben sich aus der Philosophie der Kaizen Methode, die auch als „3-Mu“ beschrieben wird. Dabei stehen die drei Ms für: Muda (Verschwendung), Muri (Überlastung) und Mura (Abweichung). Alle diese Punkte sollen vermieden werden, damit ein qualitätsorientierter Ablauf entstehen kann. Die folgenden 5S sind also eine Konkretisierung der 3-Mu:

  1. Seiri: Unnötiges wird aus dem Arbeitsbereich entfernt.
  2. Seiton: Die übrigen Dinge sollen geordnet sein und bleiben.
  3. Seiso: Der Arbeitsplatz sollte sauber sein.
  4. Seiketsu: Sauberkeit und Ordnung sollte zu einem persönlichen Anliegen des Einzelnen werden.
  5. Shitsuke: Die 5S sollten durch das Festlegen von Standards zur Gewohnheit werden.
Die 5S Methode ist ein Zirkel, der sich immer wiederholt und damit einfach anzuwenden ist.
Die 5S Methode ist ein Zirkel, der sich immer wiederholt und damit einfach anzuwenden ist.

Aus den 5S ergibt sich wiederum ein Aktionsplan, auch 5A Methode genannt, der die Prinzipien umsetzt und eine konkrete Handlungsanweisung gibt. Dies kommt der kleinschrittigen Denkweise des Kaizen Prinzips entgegen. Es ergeben sich folgende Aktionen:

  1. Aussortieren: Jeder Gegenstand wird geprüft und gegebenenfalls aus dem Arbeitsumfeld entfernt.
  2. Aufräumen: Alles wird geordnet.
  3. Arbeitsplatz kontinuierlich sauber halten: Reinigen der Gegenstände und überprüfen auf Defekte.
  4. Anordnungen zur Regel machen: Für die Einhaltung der Ordnung wird ein Verantwortlicher ernannt.
  5. Alle Punkte einhalten und stets verbessern: Jeder kümmert sich um die Einhaltung und Umsetzung und darum, wie die einzelnen Punkte von den einzelnen Mitgliedern des Teams eingehalten werden.

4. Voraussetzungen für die Anwendung der Kaizen Methode?

Da das Prinzip auf kleinen Schritten und einfacher Umsetzbarkeit beruht, gibt es kaum Voraussetzungen dafür. Das Einzige, was das Unternehmen benötigt, ist zunächst ein Mitarbeiter, der sich dafür verantwortlich fühlt und es den Mitgliedern des Unternehmens näherbringt. Sinnvoll ist es, hier jemanden einzusetzen, der ein Gespür dafür besitzt, wie viel die Mitarbeiter zum derzeitigen Zeitpunkt umsetzen können und der jeden dort abholt, wo er oder sie gerade steht.

Die Kaizen Methode führt zu einem reibungslosen Ablauf aller Abteilungen.
Die Kaizen Methode führt zu einem reibungslosen Ablauf aller Abteilungen.

Geeignet ist die Methode für alle, die Verbesserungen der Arbeitsprozesse anstreben und betriebliche Abläufe verbessern wollen. Doppelarbeit und unnötige Tätigkeiten können erkannt und vermieden werden, Qualitätsprobleme und Fehler können gefunden und behoben werden. Sehr viele Prozess- und Qualitätsprobleme lassen sich mit einem klareren Arbeitsablauf vermeiden. Die Kaizen Methode ist durch die Flexibilität und die leicht umsetzbaren Schritte für jedes Unternehmen geeignet.



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