Effektiv oder effizient: Wie arbeiten Sie?

Effektiv oder effizient: Ist das nicht so ziemlich dasselbe? Wie arbeitet man eigentlich selbst? Das Thema „Effektiv oder Effizient“ hat viele Facetten. Erfahren Sie mehr zum Begriff und nutzen Sie Anregungen, die Sie direkt in Ihrem Alltag umsetzen können.

Aber was genau bedeuten die beiden Begriffe? Im Berufsleben, etwa im Projektmanagement oder in der Mailverwaltung begegnet man den Wörtern häufig, ebenso beim Studium, der Ausbildung oder der Selbstorganisation. Allerdings werden beide Begriffe oft synonym verwendet, quasi gleich gesetzt. Doch obwohl sie eng miteinander zusammenhängen und das Eine ohne das Andere nicht gut funktioniert, gibt es einen wichtigen Unterschied. Der hat große Wirkung, vor allem, wenn es darum geht, nicht ständig auf derselben Stelle zu treten.

Was ist effektiv und was effizient?

Das klassische Beispiel visualisiert es so: Ein Mann will einen Baum mit einer Nagelfeile fällen. Mühsam und langwierig. Eine (Ketten-)Säge wäre natürlich die bessere Werkzeugwahl gewesen. Sie macht die Arbeit nicht nur leichter, sondern beschleunigt auch deren Erledigung. Die Nagelfeile steht für effektiv, sie hat einen Effekt, ist wirksam. Irgendwann führt der Einsatz zum Ziel. Nur effektiv arbeiten ist möglich, aber auf Dauer fühlt es sich nicht gut an. Man kommt nur mühsam voran. Die Säge symbolisiert die Effizienz. Mit ihr klappt es schneller, weniger aufwändig, wirtschaftlicher. In kurzer Zeit zum bestmöglichen Ergebnis. Es ist also effektiv, etwas zu tun, was einem ans Ziel bringt. Effizient dagegen ist es, das Ziel mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen und ein bestmöglichstes Ergebnis zu präsentieren.

Ohne das Ziel zu kennen oder überhaupt anzufangen läuft das nicht. Beide Begriffe lassen sich zwar voneinander abgrenzen, aber nicht komplett trennen. Sie gehören zusammen wie das Salz ins Meer und bedingen einander. Mit effektiv fängt alles an – der Begriff kommt auch im Alphabet an erster Stelle. Dann folgt Effizienz. Beides kombinieren – loslegen mit Verstand – das bringt uns voran. Die Herausforderung besteht meistens darin, das beste Vorgehen zur Erledigung der jeweiligen Aufgabe zu finden. Man kann es auch so zusammenfassen:

• Effektiv ist es, die richtigen Dinge zu tun, die zum Ziel führen.
• Effizient ist es, wenn man die Dinge richtig tut, mit geringem Aufwand zum bestmöglichen Ziel kommt.

Beispiel aus dem Projekt-Management

Ein alltägliches Szenario: Bei einem größeren Projekt fällt überraschend ein wichtiger Termin aus. Nun müssen alle, die mitarbeiten, informiert werden. Eine Kollegin bzw. ein Kollege übernimmt das. Stunden später treffen Sie sich zufällig in der Kaffeeküche. Sie erkundigen sich, wie es aktuell mit der Info-Weitergabe wegen des Terminausfalls steht. Die Antwort Ihrer Kollegin oder des Kollegen lautet etwa so: Puh, ich habe den ganzen Vormittag nur telefoniert. Keine Zeit für irgend etwas anderes – das ist ja ein gigantisches Projekt! Bis man da jeden erreicht hat – das dauert. Aber gerade vor fünf Minuten hab‘ ich den letzten erwischt – jetzt wissen alle Bescheid.

Das ist geradezu ein Paradebeispiel für Effektivität! Denn das, was getan wurde, nämlich telefoniert, brachte den gewünschten Effekt. Etwas wurde richtig gemacht, das Ziel ist erreicht. Aber: Einfacher wäre es gewesen, die Mitarbeiter mit einer Mail oder per Chat, etwa über einen Teamskanal, zu informieren und zusätzlich einige Schlüsselpersonen per Telefon zu kontaktieren. So hätte die Änderung schnell und mit viel weniger Aufwand die Beteiligten erreicht. Es lohnt sich also, vorm Anpacken einer Aufgabe zu überlegen, wie man vorgeht und effizient handelt.

Effizient statt nur effektiv – das können Sie selbst tun

In jedem Betrieb finden sich Effizienzkiller. Und nicht nur unter den Mitarbeitern! Es gibt etliche Umstände, die es erschweren die Dinge richtig zu tun:

1. Chaos am Arbeitsplatz, in der Ablage oder auf dem Desktop. Aufwändige Suchaktionen sind vorprogrammiert.
2. „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Die Arbeitsweise ist unflexibel, kostet Zeit und verursacht Ärger.
3. Nichts aufschreiben, keine Checklisten: „Das hab′ ich im Kopf.“ Oder notierte Aufgaben gar nicht erst umsetzen.
4. Langdauernde, wortreiche Meetings, die den eigenen Bereich oft nicht einmal streifen. Vertane Zeit!
5. Schlechte Kommunikation, fehlende Teamregeln. ungeklärte Zuständigkeiten. Wissen ist nicht für alle verfügbar, das Rad wird oft neu erfunden.

Wie stellt man es aber an, das eigene Tun zu optimieren? Das Wichtigste ist vielleicht: Seien Sie sensibel, neugierig und veränderungsbereit. Ein Vorgehen, das einmal als Lösung erarbeitet wurde, erweist sich nicht für immer und ewig als optimal. Strukturen in Firmen bleiben nicht gleich, das Personal wechselt, es ergeben sich neue Abläufe, ein langjährig genutztes Programm wird durch ein anderes ersetzt – viele Faktoren beeinflussen das Geschehen.

• Angenommen, Sie wünschen sich mehr Übersicht in Ihren E-Mails, einen leeren Posteingang. Sie legen los, erstellen Unterordner und verschieben fleißig die Nachrichten hinein. Nach einiger Zeit ist das Postfach so, wie Sie es wollten. Trotzdem: Bevor Sie mit einer solchen Aktion starten, sollten Sie einen Moment innehalten! Selbst wenn Sie kein PC-Freak sind, lohnt es, sich mit den Funktionen der Software vertrauter machen. Das kostet erst mal Zeit – stimmt. Doch der Aufwand rentiert sich. Vielleicht stoßen Sie auf die bedingte Formatierung, die Mails nach Ihren Vorgaben färbt und etwa alle Nachrichten vom Chef rot hervorhebt. Oder Sie entdecken Regeln und Quicksteps, die das Ablegen der Nachrichten automatisch übernehmen: eine Effizienzsteigerung. Wir haben für Sie unten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einfärben Ihrer Mails in Outlook zusammengestellt.
• Effizient ist es ebenso, Dinge abzugeben oder unangenehmes anzupacken. Konkret heißt das, statt eine stundenlange Google-Suche loszutreten besser den Experten oder Kollegen fragen – selbst dann, wenn Ihnen das eigentlich nicht liegt und Sie lieber niemanden um Rat fragen.
• Ähnlich gelagert ist dieser Fall: Im kurzen Telefonat mit dem Kunden erhalten Sie direkt die Infos, die Sie brauchen. Sogar eingefleischte Telefonmuffel bzw. Mailanhänger müssen eingestehen, dass es viel länger dauert, eine Mail so präzise zu formulieren, dass man durch sie ebenfalls alle benötigten Informationen erhält.

Mehr Effizienz im Alltag ergibt sich nicht nur durch eine smarte Verhaltensweise, sondern auch durch bestimmte Routinen. Als Führungskraft etwa delegieren Sie Aufgaben ans Team und zwar so, dass jeder nach seinen individuellen Stärken gefordert wird. Sind Sie Mitarbeiter verschaffen Sie sich ablenkungsfreie Zeiten, legen das Telefon auf Kollegen um oder rufen Mails nur zu festgelegten Zeiten ab. Schalten Sie Hinweise zum Eingang von Mails am besten ab. Geht auch: Wenn Sie auf die Nachricht einer besonderen Person warten und diese umgehend sehen müssen, können Sie sich von Outlook benachrichtigen lassen – personenbezogen. Mit solchen kleinen Änderungen schaffen Sie sich Freiräume und kommen leichter zum Ziel.

Stellen Sie sich immer wieder die Frage, ob Sie das eigene Vorgehen Ihrem Ziel wirklich näher bringt. Prüfen Sie außerdem die Art, wie Sie die Sache anpacken.

Vorteile von effizientem und effektivem Arbeiten

Effizient zu arbeiten erfordert vor allem Aufgeschlossenheit und Lernbereitschaft. Wer Effizienz ins Spiel bringt arbeitet produktiver, verwaltet Ressourcen einfach clever. In Firmen spart das Geld, Energie, Zeit und Personal. Behalten Sie dennoch stets im Hinterkopf: Effizienz geht nicht ohne Effektivität. Wenn Sie also effektiv und effizient sein möchten, tun Sie die richtigen Dinge richtig.

In 6 Schritten die bedingte Formatierung einrichten

Sie erhalten häufig Mails, die von jemand wichtigem kommen. Die sollten sofort bearbeitet werden und im Postfach ins Auge springen. Das erreichen Sie mit einer Formatierungsregel. So geht’s:

1. Wählen Sie in Outlook das Register → Ansicht, → Aktuelle Ansicht und → Ansichtseinstellungen.

   

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche → Bedingte Formatierung.
3. Fügen Sie eine neue Regel hinzu (oben rechts) und benennen Sie diese, etwa „MailvomChef“.
4. Wählen Sie weiter unten die Darstellung wie Schriftart und -farbe aus.
5. Klicken Sie anschließend auf → Bedingung. Tragen Sie auf dem Register Nachrichten hinter → Von die Adresse des Absenders ein oder suchen Sie diese aus dem Adressbuch aus.
6. Schließen Sie alle Dialogfelder mit → OK.

   

Ab sofort fallen die Nachrichten des Absenders sofort auf. Selbstverständlich können Sie auf viele weitere Details reagieren, beispielsweise auf ein Wort im Betreff oder auf Elemente, die eine Anlage enthalten. Viele weitere Anregungen, Arbeitshilfen und Anleitungen finden Sie unter: https://www.buero-kaizen.de/effizienz/