Produktivität & Effizienzsteigerung – diese 10 Fehler sollten Sie nicht machen, dann haben Burnouts keine Chance…



Unsere Welt ist rasant, anspruchsvoll – und eigentlich haben wir alle viel zu viele Aufgaben, derer wir nicht Herr werden. Job, Familie, Haus und Garten vielleicht – und dann wollen wir schließlich auch noch das Leben genießen und nicht nur gestresst nach Hause fahren. Was dann natürlich weniger schön ist, wenn Sie das mit schlechtem Gewissen tun, weil Sie diese Woche schon wieder das Sportprogramm haben sausen lassen. Weil ja so viel Arbeit wartet usw. und so fort … Klingt nach Ihrem Tagesablauf? Dann lesen Sie weiter …

Effizienzsteigerung ist keine Hexerei: 10-20% mehr sind sehr gut möglich

Wer wünscht sich da nicht ein Zaubermittel, das Dinge von selbst erledigt oder das Zeit einfach einspart und z. B. folgendes erzielt:

  • 1) 10 bis 20 % Effizienzsteigerung
  • 2) 20 % Flächenersparnis
  • 3) 40 % Suchzeiten-Reduzierung
  • 4) 25 % Verringerung der Durchlaufzeiten

Das sind alles Zahlen, die ich in all den Jahren meiner Tätigkeit in realitas belegen kann – ganz ohne Zaubermittel. Und diese Zahlen gelten nicht nur für kleine Unternehmen mit 5 Mitarbeitern, sondern auch für börsennotierte Unternehmen mit 20.000 Mitarbeitern.

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Infografik - Die 10 größten Effizienzkiller im Büro

Aber das ist noch nicht alles, denn durch diese Effizienzsteigerungen in vielerlei Hinsicht gehen noch weitere Vorteile einher:

  • Die Mitarbeiterzufriedenheit wird sich nachhaltig verbessern
  • Es werden weniger Schnittstellen in Prozessen nötig sei
  • Kundenwünsche können schneller erfüllt werden
  • Sie verbessern Ihre Wettbewerbsfähigkeit

Und diese Effizienz und die positiven Begleiterscheinungen können Sie ganz von alleine beheben, alleine schon, indem Sie folgende 10 Fehler vermeiden.

Effizienzsteigerung um 10 oder 20%? Klar geht das. Hier geht’s zu 10 Tipps als Basis für Ihr Ziel … Klick um zu Tweeten

Flop-10-Liste der Dinge, die Effizienzsteigerungen direkt unmöglich machen

1. Chaos am Arbeitsplatz: Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz und räumen Sie gezielt auf. Effizienzsteigerungen bis zu 22 % sind möglich, weil Sie nicht mehr so viel suchen müssen. Testen Sie doch einfach mal, wie gut es um Ihren Arbeitsplatz tatsächlich bestellt ist – mit unserer Checkliste Büro-Kaizen®: Arbeitsplatz.

2. Zu häufige Unterbrechung bei der Arbeit: denn oft benötigen Sie nämlich danach 20 Minuten, um wieder reinzukommen.

3. Zu häufige P(l)äuschchen mit Kollegen: z. B. in der Kaffeeküche oder wenn mal gerade einer vorbeikommt, denn auch danach müssen Sie sich wieder neu auf Ihre Arbeit konzentrieren.

4. Nutzlose Tätigkeiten: Pappkartons zerreißen oder Meeting-Bericht schreiben gehören vielleicht nicht in Ihren Aufgabenbereich oder führen auch zu gar nichts außer zu unnötigem Aufwand. Sprechen Sie im Team über den Sinn mancher Tätigkeiten.

5. Keine Ablagespielregeln: und die Suchzeiten können einen in den Wahnsinn treiben. Wie Sie ein perfektes Ablagesystem im Büro etablieren, lesen Sie hier.

6. Ungenaue Aussagen oder Vorgaben: Wer nicht weiß, was er genau tun soll, kann es nicht effizient tun. Aufgaben sollten klar definiert und verteilt werden.

7. Zu wenig Outlook-Know-how: Das tolle Tool hält zahlreiche Hilfsmittel bereit, die Ihren Berufsalltag um einiges leichter machen, man muss sich nur auskennen. Eine kleine Outlook-Schulung haben wir hier für Sie vorbereitet – oder wenn’s ein bisschen mehr Know-how sein soll: Buchen Sie eines unserer Intensivseminare fürs ganze Team, damit alle an einem Strang ziehen.

8. Zu viele To-do-Listen: Denn dann verlieren Sie schnell den Überblick – eine ist genug, z. B. über Outlook.

9. Alles im Kopf behalten wollen: wie schnell geht einem da etwas durch – organisieren Sie sich mit intelligenten Erinnerungsfunktionen – und Sie müssen Kollegen nicht mehr so oft für eine Rückfrage unterbrechen …

10. Dateien-Durcheinander auf dem PC: auch auf dem virtuellen Schreibtisch sollte Ordnung und Struktur herrschen, dann klappt’s auch mit der Effizienzsteigerung.

Zum Schluss noch ein kleiner Streifzug, was Sie alles an Effizienzsteigerung noch unternehmen können und mit welchen positiven Effekten Sie dann rechnen dürfen:

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Video - Effizienzsteigerung und Digitalisierung mit Büro-Kaizen

Beherzigen Sie meine Tipps, ich bin gespannt, ob Sie nicht schon alleine dadurch Effizienzsteigerung erleben können. Berichten Sie’s mir gerne. Ein Tipp noch zum Schluss: Wie Sie Ihre tägliche E-Mail-Flut ganz entspannt bewältigen lesen Sie in meinem kostenlosen E-Book „E-Mail-Stress ade“.



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