In deutschen Unternehmen wird permanent massiv verschwendet: Zeit, Geld, Talent! Wie Ihnen Lean Management Methoden dabei helfen, diese Verschwendungsquellen zu stoppen und was Sie konkret in Ihrem Unternehmen verbessern können, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag.

Lesedauer ca. 5 Minuten

Inhaltsverzeichnis

1. Definition: Was ist Lean Management? Welche Lean Management Methoden gibt es?

Lean Management ist eine Unternehmens- bzw. Managementphilosophie, die ursprünglich von dem japanischen Unternehmen Toyota entwickelt wurde. Diese Philosophie hat das Ziel alle Prozesse sowohl effektiv als auch effizient zu gestalten. Die Grundgedanken dieser Philosophie sind:

Den Kunden und dessen Bedürfnisse in den Fokus zu rücken sowie
Verschwendungsquellen aus Sicht des Unternehmens, wie auch des Kunden, zu identifizieren und zu reduzieren.

Dies ist nur möglich, indem die Prozesse verschlankt bzw. verkürzt, fehlerhafte Prozesse verbessert oder entfernt und die stetige Qualitätssteigerung angestrebt werden. Hierdurch lassen sich nicht nur Kosten sparen, sondern es wird auch im Sinne der Nachhaltigkeit gehandelt. Dies geschieht mit Hilfe der Lean Management Methoden.

Die Lean Management Philosophie wird mit Hilfe der Lean Management Methoden angewendet.

Prinzipien des Lean Managements

Das Lean Management umfasst unter anderem folgende Prinzipien:

Fehler vermeiden: Das Unternehmen und dessen Mitarbeiter bemühen sich frühzeitig Fehler zu identifizieren, zu analysieren und anschließend zu beheben. Dadurch sollen fehlerfreie und reibungslose Prozesse gewährleistet werden.
Prozesse standardisieren: Bei diesem Prinzip liegt der Fokus bei der Festlegung von klaren und transparenten Prozessen, um die Qualität zu steigern und Verschwendungen zu vermeiden.
Produktionsanlagen verbessern: Die Umgebung und die Ausstattung der Produktionsanlagen werden kontinuierlich verbessert, um Engpässe zu reduzieren, den Materialfluss zu optimieren und effizienter zu produzieren.
Kundenorientierung: Der Kunde und dessen Bedürfnisse stehen im Fokus des Unternehmens. Die Bedürfnisse des Kunden werden identifiziert und anschließend die Prozesse nach ihnen ausgerichtet. Somit können Produkte und Dienstleistungen angeboten werden, die die Kundenzufriedenheit maximieren.
Mitarbeiter fortbilden: Die Mitarbeiter werden stetig geschult und ihre Fähigkeiten gefördert, sodass sie aktiv an der Verbesserung der Prozesse teilhaben können. Die Weiterbildungsmaßnahmen stärken die Kompetenz der Mitarbeiter, wodurch das Engagement gegenüber dem Unternehmen wächst.

Mit Hilfe der Lean Management Methoden und Prinzipien sollen Verschwendungen eliminiert und die Qualität gesteigert werden.

Übersicht der Lean Management Methoden und Werkzeuge

Bei diesen Prinzipien setzen die Lean Management Methoden an. Nachfolgend haben wir Ihnen die wichtigsten Methoden und Werkzeuge aufgelistet.

2. Umsetzung & Anwendung der Lean Management Methoden

Sie können die Lean Management Methoden in allen Unternehmensbranchen und Bereichen anwenden. Sie müssen hierbei lediglich beachten, dass manche Methoden spezifisch für beispielsweise die Produktion oder die Logistik entwickelt wurden. In diesen Fällen müssen Sie den Grundgedanken bzw. die jeweiligen Schritte der Methode individuell an Ihre Situation anpassen.

Wichtig bei der Umsetzung der Lean Management Methoden ist, dass Sie nicht mit dem schwierigsten und langwierigsten Problem anfangen. Setzen Sie Ihre Mitarbeiter nicht unter Druck möglichst viele Veränderungen bzw. Verbesserungen so schnell wie möglich anzugehen. Am besten beginnen Sie mit leichteren Problemen, deren Behebung bereits eine Besserung bringen. Diese „kleinen“, aber wichtigen Erfolge pushen die Motivation Ihrer Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter werden sich somit Stück für Stück trauen, größere Probleme anzugehen. Bei schwierigeren Herausforderungen ist es auch empfehlenswert mehrere Lean Management Methoden kombiniert einzusetzen. Vergessen Sie hierbei jedoch nicht die Nachhaltigkeit der Veränderungen. Es sollte stets eine kontinuierliche Verbesserung angestrebt werden.

Die Lean Management Methoden lassen sich in allen Branchen und Unternehmensbereichen anwenden.

3. Studie: Verschwendung ohne Lean Management

In wohl jedem Büro wird massiv verschwendet ohne es zu bemerken. Scheinbar gut funktionierende Prozesse werden nicht hinterfragt, weil sie schon irgendwie laufen. Nur irgendwie laufen ist aber nicht genug. Unsere große Arbeitseffizienzstudie, die in Zusammenarbeit mit der AKAD University – Hochschule Stuttgart entstanden ist, zeigt, dass:

nur 63 % der To-dos aus Besprechungen umgesetzt werden.
fast 30 % der Arbeitszeit täglich nur für die Bearbeitung von Mails genutzt werden.
13 % der Arbeitszeit in ineffizienten Besprechungen verschwendet werden.
nur 55 % der Besprechungen protokolliert werden.
bei Projekten 39 % inhaltlich, terminlich und kostenmäßig nicht wie geplant laufen.
fast 20 % der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten und Dateien verwendet werden.

Effizient sieht irgendwie anders aus, oder? Sie als Führungskraft stehen in der Pflicht dieser Verschwendung ein Ende zu setzen.

Ohne die Anwendung von Lean Management Methoden steigt das Ausmaß der Verschwendungsquellen, wie E-Mail-Bearbeitung, Suchzeiten, etc. an.

4. Tipps: Lean Management Methoden reduzieren Verschwendungsquellen

Lean Management Methoden setzen hier an und machen aus So-lala-Abläufen richtig gute Prozesse. Der japanische Weg, den auch wir uns auf die Fahnen geschrieben haben, heißt Kaizen. Kaizen im Büro umfasst viele Teilaspekte. Drei der größten Verschwendungsquellen sind aber immer ähnlich. Mit unseren 3 nachfolgenden Tipps helfen wir Ihnen dabei, genau diese 3 auszuschalten.

Tipp 1 zu Zeitverschwendung

Zeit ist am Ende immer auch Geld. Wenn wir aber – so ergab es unsere Studie – 19 % der gesamten Arbeitszeit nur mit Suchen verbringen, verlieren wir Unmengen an wichtiger Zeit. Lean Management Methoden, wie Büro-Kaizen^®sie verfolgt, helfen dabei, die Zeitplanung intelligenter anzugehen. Indem Sie eine nachvollziehbare Struktur schaffen, reduzieren Sie die Suchzeiten automatisch. Dass diese Lean Management Methoden ein kluger Schachzug sind, zeigt sich rasch. Sie sind nicht gestresster, weil Sie immer schneller suchen müssen, sondern wesentlich entspannter, weil Ihnen die klare Struktur das Suchen erheblich erleichtert.

Tipp 2 zu Geldverschwendung

Eine schlanke und kostengünstige Struktur zu schaffen – genau das möchten Lean Management Methoden. Kostengünstiger zu arbeiten bedeutet auch, die eigenen Ausgaben kritisch zu hinterfragen. Hierbei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Zum einen verschwenden viele Unternehmen Geld, weil sie keinen Überblick über Ihre Materialien haben. Wenn dann die Flipchart nicht auffindbar ist oder im Besprechungsraum wieder der Beamer fehlt, werden Dinge doppelt und dreifach angeschafft, damit im Ernstfall zumindest ein Exemplar auffindbar ist. Auch hier spart eine klare Struktur nicht nur Suchzeit, sondern auch Anschaffungskosten. Notieren Sie übersichtlich, was beispielsweise zur Standardausstattung Ihres Besprechungszimmers gehört und stellen Sie sicher, dass dieses Equipment auch zuverlässig zur Verfügung steht. Wir haben hierzu eine kostenlose Checkliste für die Büroausstattung erstellt, die Sie sich als Vorlage für Ihre eigene Checkliste gerne runterladen können.

Tipp 3 zu Talentverschwendung

Tatsächlich gehört zum guten Lean Management auch, dass die Mitarbeiter motiviert sind, denn motivierte Mitarbeiter leisten nachweislich bessere Arbeit und entlasten dadurch auch die Chefetage. Um nun die eigenen Talente identifizieren zu können, empfehlen wir Ihnen regelmäßige persönliche Gespräche. Denn damit Sie diesen Punkt der Lean Management Methoden umsetzen können, müssen Sie erst einmal wissen, wer worin glänzt. Legen Sie sich einen Leistungsbeurteilungsbogen an und schaffen Sie dadurch Schritt für Schritt den Weg zu einer effizienten Aufgabenverteilung, bei der Mitarbeiter ihre Ideen umsetzen und Verbesserungen herbeiführen können.

5. Vor- und Nachteile der Anwendung von Lean Management Methoden

Da das Lean Management mehrere Methoden umfasst, können sich die Vor- sowie Nachteile je nach Umsetzung und Unternehmenssituation unterscheiden. Wichtig ist hierbei alle Chancen und Risiken mittels Analyse der eigenen Stärken und Schwächen abzuwiegen.

Vorteile von Lean Management	Nachteile von Lean Management
*Effizienzsteigerung*: Durch die Vermeidung von Verschwendung und die effektivere und effizienter Gestaltung von Prozessen wird die Produktivität gesteigert sowie Kosten reduziert.	*Schwierige Umsetzung*: Um Lean Management nachhaltig zu implementieren, bedarf es eine Anpassung der Unternehmenskultur. Dies erfordert nicht nur Zeit, sondern auch Bereitschaft die bisherigen Vorgänge zu überdenken.
*Qualitätssteigerung*: Durch die stetige Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen, im Sinne des Kunden, wird die Qualität nachhaltig verbessert.	*Fehlende Akzeptanz*: Mitarbeiter, die an die bestehenden Vorgänge und Strukturen gewöhnt sind, können Widerstand gegen die Veränderung bilden. Schulungen sowie transparente Kommunikation der Veränderungen, minimieren dieses Risiko.
*Kundenzufriedenheit*: Da der Kunde im Fokus steht und die Prozesse an seine Bedürfnisse angepasst werden, steigt die Zufriedenheit der Kunden, wodurch ein Wettbewerbsvorteil geschaffen wird.	*Umfassende Implementierung*: Lean Management erfordert eine unternehmensweite Implementierung, um sein ganzes Potenzial auszuschöpfen. Dies kann sowohl zeitintensiv als auch komplex sein.
*Mitarbeitermotivation*: Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die stetige Verbesserung der Prozesse fördert das entgegengebrachte Engagement und die Motivation. Dies wirkt sich außerdem positiv auf die gegenseitige Wertschätzung aus.	*Risiko der Überforderung*: Das ständige Streben nach mehr Effizienz kann bei den Mitarbeitern zu Überlastung führen.
*Flexibilität*: Aufgrund der stetigen Anpassung an den Markt, die Nachfrage und die Anforderungen des Kunden können die Unternehmen flexibel handeln und sich schneller anpassen als die Konkurrenz.	*Vernachlässigung kreativer Ideen*: Die standardisierten Prozesse und das Streben nach mehr Effizienz und Effektivität können dazu führen, dass kreative Ideen vernachlässigt bzw. übergangen werden.

6. Fazit: Lean Management Methoden

Lean Management Methoden sind eine gute Hilfestellung, aber Sie müssen auch zu Ihrem Unternehmen passen. Keine Firma dieser Welt arbeitet zu 100 % effizient. Wichtig ist es, die Maßnahmen herauszufiltern, die zu Ihnen passen. Nur wenn jeder im Team mit einer Veränderung mitgehen kann, entfaltet diese ihr volles Verbesserungspotenzial.

Es geht nicht nur um die Kostenersparnis – Lean Management Methoden verändern auch das gefühlte Arbeiten. Wenn Strukturen klar und verständlich sind, senkt das den Kostenaufwand, aber auch Missverständnisse und doppelt erledigte Aufgaben. Am Ende lohnt sich dies vor allem für das Arbeitsklima und schafft eine Verbesserung auf allen Ebenen.