Arbeiten Sie schon oder verschwenden Sie noch? Wie Sie durch Lean Managament Methoden die 3 größten Verschwendungsquellen loswerden



In deutschen Unternehmen wird permanent massiv verschwendet: Zeit, Geld, Talent! Wie Ihnen Lean Management Methoden dabei helfen, diese Verschwendungsquellen zu stoppen und was Sie konkret in Ihrem Unternehmen verbessern können, erkläre ich Ihnen.

Was ist das Problem

In wohl jedem Büro wird massiv verschwendet ohne es zu bemerken. Scheinbar gut funktionierende Prozesse werden nicht hinterfragt, weil sie schon irgendwie laufen. Nur irgendwie laufen ist aber nicht genug. Unsere große Arbeitseffizienzstudie zeigt, dass:

  • nur 60 % der To-dos aus Besprechungen umgesetzt werden
  • sechs Überstunden pro Woche im Schnitt völlig normal sind
  • ineffiziente Arbeitsorganisation 25 % unserer Zeit frisst

Effizient sieht irgendwie anders aus, oder?

So funktioniert es

Lean Management Methoden setzen hier an und machen aus So-lala-Abläufen richtig gute Prozesse. Der japanische Weg, den auch wir uns auf die Fahnen geschrieben haben, heißt Kaizen. Kaizen im Büro umfasst viele Teilaspekte. Drei der größten Verschwendungsquellen sind aber immer ähnlich. Mit meinen 3 nachfolgenden Tipps helfe ich Ihnen dabei, genau diese 3 auszuschalten.

Lean Management Methoden bringen Sie von Sand im Getriebe zu reibungslosen Abläufen
Lean Management Methoden bringen Sie von Sand im Getriebe zu reibungslosen Abläufen

Tipp 1: Zeitverschwendung

Zeit ist am Ende immer auch Geld. Wenn wir aber – so ergab es die Studie – 13 % der gesamten Arbeitszeit nur mit Suchen verbringen, verlieren wir Unmengen an wichtiger Zeit. Lean Management Methoden wie Büro-Kaizen® sie verfolgt, helfen dabei, die Zeitplanung intelligenter anzugehen. Indem Sie eine nachvollziehbare Struktur schaffen, reduzieren Sie die Suchzeiten automatisch. Dass diese Lean Management Methoden ein kluger Schachzug sind, zeigt sich rasch. Sie sind nicht gestresster, weil Sie immer schneller suchen müssen, sondern wesentlich entspannter, weil Ihnen die klare Struktur das Suchen erheblich erleichtert. Unser Workflow zeigt, wie Sie mit einer klugen Planung Suchzeiten reduzieren und Effizienz erhöhen. Laden Sie ihn sich gerne hier kostenlos herunter. Sehr viele weitere Tipps, um weniger zu suchen und mehr zu arbeiten, finden Sie auch hier im Blog.

Lean Management Methoden ermöglichen einen intakten Workflow ohne Verzögerungen.
Lean Management Methoden ermöglichen einen intakten Workflow ohne Verzögerungen.

Tipp 2: Geldverschwendung

Eine schlanke und kostengünstige Struktur zu schaffen – genau das möchten Lean Management Methoden. Kostengünstiger zu arbeiten bedeutet auch, die eigenen Ausgaben kritisch zu hinterfragen. Hierbei spielen verschiedene Faktoren mit herein. Zum einen verschwenden viele Unternehmen Geld, weil sie keinen Überblick über Ihre Materialien haben. Wenn dann die Flipchart nicht auffindbar ist oder im Besprechungsraum wieder der Beamer fehlt, werden Dinge doppelt und dreifach angeschafft, damit im Ernstfall zumindest ein Exemplar auffindbar ist. Auch hier spart eine klare Struktur nicht nur Suchzeit, sondern auch Anschaffungskosten. Notieren Sie übersichtlich, was beispielsweise zur Standardausstattung Ihres Besprechungszimmers gehört und stellen Sie sicher, dass dieses Equipment auch zuverlässig zur Verfügung steht. Wir haben hierzu eine kostenlose Checkliste erstellt, die Sie sich als Vorlage für Ihre eigene Checkliste gerne hier runterladen können.

Tipp 3: Talentverschwendung

Dass Unternehmen die Potenziale ihrer Mitarbeiter zu selten ausschöpfen, habe ich in diesem Artikel schon einmal angesprochen. Tatsächlich gehört zum guten Lean Management auch, dass die Mitarbeiter motiviert sind, denn motivierte Mitarbeiter leisten nachweislich bessere Arbeit und entlasten dadurch auch die Chefetage. Sehen Sie sich mein kleines Beispiel im Video an, das macht es noch einmal sehr deutlich.

Um nun die eigenen Goldgruben identifizieren zu können, empfehle ich Ihnen regelmäßige persönliche Gespräche. Denn damit Sie diesen Punkt der Lean Management Methoden umsetzen können, müssen Sie erst einmal wissen, wer worin glänzt. Legen Sie sich einen Leistungsbeurteilungsbogen wie diesen an und schaffen Sie dadurch Schritt für Schritt den Weg zu einer effizienten Aufgabenverteilung.

Jede #Lean Management Methode ist nur dann gut, wenn Sie zu Ihrem Unternehmen passt! Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Lean Management Methoden sind eine gute Hilfestellung, aber Sie müssen auch zu Ihrem Unternehmen passen. Keine Firma dieser Welt arbeitet zu 100 % effizient. Wichtig ist es, die Maßnahmen herauszufiltern, die zu Ihnen passen. Nur wenn jeder im Team mit einer Veränderung mitgehen kann, entfaltet diese ihr volles Verbesserungspotenzial.

Was der Tipp bewirkt

Es geht nicht nur um die Kostenersparnis – Lean Management Methoden verändern auch das gefühlte Arbeiten. Wenn Strukturen klar und verständlich sind, senkt das den Kostenaufwand, aber auch Missverständnisse und doppelt erledigte Aufgaben. Am Ende lohnt sich dies vor allem für das Arbeitsklima und schafft eine Verbesserung auf allen Ebenen.

Lean Management Methoden verbessern nachhaltig: wirtschaftlich und menschlich
Lean Management Methoden verbessern nachhaltig: wirtschaftlich und menschlich

Und Sie?

Wünschen Sie sich mehr konkrete Praxisbeispiele für Kaizen als Lean Management Methode? Genau die bekommen Sie in meinem Programm „Das Kaizen-Büro“ hier online. Ich wünsche Ihnen viel Freude beim Umsetzen!

Weiterführende Informationen:




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