Ordnung entsteht nicht von alleine. Sie muss geschaffen und erhalten werden. Ein wirksames Tool ist hier der Einsatz der 5S Methode. Der Begriff „5S Methode” steht für fünf japanische Begriffe, die alle mit „S” beginnen und die alle Tätigkeiten beschreiben, durch die dauerhafte Ordnung entsteht und erhalten bleibt. Im Deutschen ist die Methode auch als 5A Methode bekannt. Sie sind inhaltlich identisch.
Inhaltsverzeichnis
1. Definition der 5S Methode
In Deutschland wird die 5S Methode manchmal auch als 5A Methode bezeichnet.
Die 5S Methode entstand in Japan nach dem Zweiten Weltkrieg. Sie wurde als ein innovatives Produktionssystem für den Automobilhersteller Toyota von Taiichi Ono eingeführt. In dieser Zeit herrschten schlechte Bedingungen und die Ressourcen waren sehr knapp. Daher konnte mit der 5S Methode der gesamte Produktionsprozess verbessert werden. Somit wurde der Verlust von Material sowie das Werkzeug minimiert.
Die 5S Methode setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:
- Seiri (整理) – Sortieren
- Seiton (整頓) – Systematisieren
- Seiso (清掃) – Säubern
- Seiketsu (清潔) – Standardisieren
- Shitsuke (躾) – Selbstdisziplin
In den nächsten Kapiteln wird die Methode erklärt.
2. 5S Methode umsetzen
Die 5S Methode verhilft zu dauerhafter Ordnung am Arbeitsplatz. Sie sparen Wege- und Suchzeiten und werden erleben, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtert wird, da gemeinsame Absprachen gelten und Zuständigkeiten geklärt sind. Bitte übertreiben Sie es nicht. Einige sind so fanatisch, dass irgendwann beim Flipchart in der Rinne mit Klebeband markieren, wo die Stifte liegen. Ich halte das für übertrieben. Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an der 5S Methode zu kleben. Jedoch sollte alles, was Sie effizienter macht, auch diszipliniert und konsequent verfolgt werden.
Seiri – Sortieren
Alles, was Sie für die Arbeit an Ihrem Platz nicht benötigen, sortieren Sie aus. Alles, was Sie täglich brauchen, bekommt einen Platz in der unmittelbaren Nähe des Schreibtisches, also in den Schubladen oder Regalen in der direkten Nähe. Dazu gehören Arbeitsutensilien wie Locher, Taschenrechner, Klammeraffe genauso wie die Unterlagen der aktiven Projekte, die Sie in dieser Woche bearbeiten. Allen anderen Dinge, die regelmäßig aber nicht täglich benötigt werden, geben Sie einen Platz in Ihrem Büro. Was häufiger benötigt wird, wird laut 5S Methode näher an den Arbeitsplatz sortiert, was weniger benötigt wird, findet einen Platz weiter weg. So werden Weg- und Suchzeiten minimiert.
Seiton – Systematisieren
Wir formulieren: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Jeder Ordner, jedes Kabel, jeder Taschenrechner und Akku hat seine Heimat. Dort sind die Dinge zu finden, dorthin werden sie nach Benutzung zurück geordnet. Sämtliche Ersatzteile für den Bereich der EDV können bei uns z.B. im EDV-Raum gefunden werden. Damit hat die Sucherei ein Ende, wenn jeder Gegenstand seinen festen Platz hat. Wenn klar ist, wo zum Beispiel der Locher steht, es eventuell sogar eine markierte Fläche gibt, hat auch die Fragerei ein Ende. Sowohl der, der sucht als auch die, die gestört wird, sparen sich Zeit und Frust! Für die digitale Ablage habe ich Ihnen hier einige praktische Tipps zusammengefasst.
Seiso – Säubern
Machen Sie es sich zur Routine, am Ende eines Arbeitstages Ihren Schreibtisch zu ordnen und das Büro sauber zu hinterlassen. Fallen Ihnen Dinge auf, die defekt sind, wechseln Sie diese aus oder legen Sie sich eine Erinnerung in die Posteingangsschale, damit für Ersatz gesorgt werden kann.
Seiketsu – Standardisieren
Standardisieren Sie Ihre Beschriftungen und Vorgänge. Arbeiten Sie mit einheitlichen Kennzeichnungen und Visualisierungen bei der Ordnerbeschriftung. Hängen Sie in der Nähe von Geräten wie Kopierer oder Kaffeemaschine Zuständigkeiten aus. Arbeiten Sie mit Checklisten! Ein Haken auf der Checkliste gibt Ihnen Sicherheit! Standardisierungen helfen Ihnen, nichts zu vergessen. Sie befreien Ihr Gehirn von der quälenden Frage: „Habe ich an alles gedacht?”
Shitsuke – Selbstdisziplin
Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Doch der fünfte Punkt der 5S Methode geht noch darüber hinaus: Shitsuke fordert Selbstdisziplin und ständige Verbesserung (Kaizen). Wir arbeiten gerne mit gemeinsam vereinbarten Spielregeln, z.B. zum Umgang mit E-Mails. Seien Sie sensibel für ständige Verbesserungen. Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann scheuen Sie sich nicht, alles zu ändern!

3. 5S Methode Beispiele
Jetzt wird es praktisch! Hier lesen Sie ein Beispiel für die Anwendung der 5s Methode.
Seiri – Sortieren
Hier ist es wichtig, dass sie alle Werkzeuge und Materialien Am Arbeitsplatz in drei Bereiche aufteilen: wichtig (ständig benötigt), zum Teil wichtig (ab und an benötigt) und unwichtig (fast nie benötigt). Jetzt schauen Sie Ihren Arbeitsplatz an und sortieren alles Überflüssige aus. Räumen Sie alles weg, was Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen. Diese Dinge sorgen nur für Chaos und einen unübersichtlichen Arbeitsplatz.
Seiton – Systematisieren
Nun haben Sie Ihren Arbeitsplatz von unnötigen Dingen befreit. Jetzt ist es wichtig, eine sinnvolle und optimierte Ordnung festzulegen. Beschriften Sie die Schubladen oder Fächer, sodass die nicht mehr benötigten Gegenstände wieder auf ihren festen Platz kommen und beim nächsten mal leicht wiedergefunden werden. Bei dieser Aufgabe können Sie sich folgende Fragen stellen: Wie viele Objekte gehören hier maximal drauf? Wo befindet sich was, wenn es nicht gebraucht wird? Was fehlt, was muss hin?
Seiso – Säubern
Räumen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsplatz auf! Um das Säubern zu erleichtern, sollen Sie die Ursache von Verschmutzung und Unordnung erkennen und das Problem an der Wurzel packen. Somit lässt sich Unordnung nachhaltig vermeiden und das aufräumen geht schneller.
Seiketsu – Standardisieren
Haben Sie die ersten drei Schritte erfolgreiche bewältigt, sollte dies der Standard an Ihrem Arbeitsplatz werden. Die optimierte Ordnung sollte nun allen klar und verständlich sein. Die Standardisierung sorgt dafür, dass auch Kollegen in der Urlaubsvertretung oder Neueinsteiger sich sofort überall zurecht finden.
Shitsuke – Selbstdisziplin
Die ersten vier Schritte nehmen Sie mit in Ihren Tagesablauf mit auf und machen diese zu Ihrer Gewohnheit. Falls Sie dabei noch ein bisschen Unterstützung brauchen, legen Sie eine Checkliste an. Irgendwann werden Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen und das Sortieren, Systematisieren und Säubern geht ganz automatisch. Bis dahin müssen die meisten zu Beginn den alten Verhaltensmustern entgegenwirken. Dies geschieht mit der Selbstdisziplin, ohne sie herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieder das alte Chaos.
Viel Erfolg beim durchführen der 5S Methode und erfreuen Sie sich über einen leeren und aufgeräumten Arbeitsplatz.
4. Vorteile und Nachteile der 5S Methode
Vorteile | Nachteile |
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5. 5A Methode
In Deutschland ist die 5S Methode auch als 5A Methode bekannt geworden. Die 5 As stehen für:
- Aussortieren unnötiger Dinge
- Aufräumen nach Plan
- Arbeitsplatz sauber halten
- Anordnungen zur Regel machen
- Alle Punkte einhalten und ständig verbessern