Fünf ist Trümpf – mit der „5S-Methode” zu dauerhafter Ordnung



Erinnern Sie sich noch an Post-Rolf aus der Postwerbung in den neunziger Jahren? Er war der Meinung „Fünf ist Trümpf!” Auch wir denken: Fünf ist Trümpf! Um genau zu sein: Die 5S-Methode ist Trümpf! Lesen Sie, wie Sie mit einem zielgerichteten Einsatz der 5S-Methode dauerhaft Chaos und Unordnung am Arbeitsplatz vermeiden.

Was ist das Problem

Ordnung entsteht nicht von alleine. Sie muss geschaffen und erhalten werden. Ein wirksames Tool ist hier der Einsatz der 5S-Methode. Der Begriff „5S-Methode” steht für fünf japanische Begriffe, die alle mit „S” beginnen und die alle Tätigkeiten beschreiben, durch die dauerhafte Ordnung entsteht und erhalten bleibt. Im Deutschen ist die Methode auch als 5A-Methode bekannt. Sie sind inhaltlich identisch.

mit 5S-methode zur dauerhaften Ordnung
So wenden Sie die 5S-Methode erfolgreich an.

So funktioniert es

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 1: Seiri – Sortieren Sie aus!

Alles, was Sie für die Arbeit an Ihrem Platz nicht benötigen, sortieren Sie aus. Alles, was Sie täglich brauchen, bekommt einen Platz in der unmittelbaren Nähe des Schreibtisches, also in den Schubladen oder Regalen in der direkten Nähe. Dazu gehören Arbeitsutensilien wie Locher, Taschenrechner, Klammeraffe genauso wie die Unterlagen der aktiven Projekte, die Sie in dieser Woche bearbeiten.

Allen anderen Dinge, die regelmäßig aber nicht täglich benötigt werden, geben Sie einen Platz in Ihrem Büro. Was häufiger benötigt wird, wird laut 5S-Methode näher an den Arbeitsplatz sortiert, was weniger benötigt wird, findet einen Platz weiter weg. So werden Weg- und Suchzeiten minimiert.
Wenn Sie erfahren möchten wie Sortieren und Ordnung im E-Mail-Postfach geht, empfehle ich Ihnen den Download "Posteingang verarbeiten statt sichten".

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 2: Seiton - Legen Sie die Dinge ordentlich ab!

Wir formulieren: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Jeden Ordner, jedes Kabel, jeder Taschenrechner und Akku hat seine Heimat. Dort sind die Dinge zu finden, dorthin werden sie nach Benutzung zurückgeordnet. Sämtliche Ersatzteile für den Bereich der EDV können bei uns z.B. im EDV-Raum gefunden werden.

Haben die Dinge einen festen Platz, entfällt die Sucherei: „Wo ist denn der Locher?” – „Ja, ich habe ihn Dir doch ins Büro gestellt!” – „Da ist er aber nicht!”.

Wenn klar ist, wo der Locher steht, es eventuell sogar eine markierte Fläche gibt, hat die Fragerei ein Ende. Sowohl der, der sucht als auch die, die gestört wird, sparen sich Zeit und Frust!
Für die digitale Ablage habe ich Ihnen hier einige praktische Tipps zusammengefasst.

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 3: Seiso - Halten Sie Ihren Bereich sauber!

Machen Sie es sich zur Routine, am Ende eines Arbeitstages Ihren Schreibtisch zu ordnen und das Büro sauber zu hinterlassen.

Fallen Ihnen Dinge auf, die defekt sind, wechseln Sie diese aus oder legen Sie sich eine Erinnerung in die Posteingangsschale, damit für Ersatz gesorgt werden kann.

Auch im Hinblick auf Ordnung und Sauberkeit empfiehlt sich die Anwendung von Checklisten.

Vorschaubild

Folgende zwei Links können Sie beim Aufräumen und Sauberhalten unterstützen:

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 4: Seiketsu - Standardisieren Sie!

Standardisieren Sie Ihre Beschriftungen und Vorgänge. Arbeiten Sie mit einheitlichen Kennzeichnungen und Visualisierungen bei der Ordnerbeschriftung. Mehr Tipps zur Beschriftung von Ordnern finden Sie hier. Mit diesen Tipps sparen Sie sich bares Geld.

Hängen Sie in der Nähe von Geräten wie Kopierer oder Kaffeemaschine Zuständigkeiten aus.

Arbeiten Sie mit Checklisten! Ein Haken auf der Checkliste gibt Ihnen Sicherheit!

Standardisierungen helfen Ihnen, nichts zu vergessen. Sie befreien Ihr Gehirn von der quälenden Frage: „Habe ich an alles gedacht?”

Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an einer Methode zu kleben. Klick um zu Tweeten

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 5: Shitsuke – Seien Sie selbstdiszipliniert!

Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Doch der fünfte Punkt der 5S-Methode geht noch darüber hinaus: Shitsuke fordert Selbstdisziplin und ständige Verbesserung (Kaizen). Wir arbeiten gerne mit gemeinsam vereinbarten Spielregeln, z.B. zum Umgang mit E-Mails oder EDV-Ablagespielregeln.

Seien Sie sensibel für ständige Verbesserungen. Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann scheuen Sie sich nicht, alles zu ändern!

Darauf kommt es an

Bitte übertreiben Sie es nicht. Einige sind so fanatisch, dass irgendwann beim Flipchart in der Rinne mit Klebeband markieren, wo die Stifte liegen. Ich halte das für übertrieben. Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an der 5S-Methode zu kleben. Jedoch sollte alles, was Sie effizienter macht, auch diszipliniert und konsequent verfolgt werden.

Was der Tipp bewirkt

Die 5S-Methode verhilft zu dauerhafter Ordnung am Arbeitsplatz. Sie sparen Wege- und Suchzeiten und werden erleben, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtert wird, da gemeinsame Absprachen gelten und Zuständigkeiten geklärt sind.

Übrigens ...

In Deutschland ist die 5S-Methode auch als 5A-Methode bekannt geworden. Die 5 As stehen für:

  • Aussortieren unnötiger Dinge
  • Aufräumen nach Plan
  • Arbeitsplatz sauber halten
  • Anordnungen zur Regel machen
  • Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Und Sie?

Welche positive und herausfordernden Erfahrungen machen Sie an Ihrem Arbeitsplatz mit der 5S-Methode? Schreiben Sie mir!

Wenn Sie auch Ihr Homeoffice und Ihre private Ablage optimieren möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „Die 20 Büro-Kaizen-Tools“. Sie finden das eBook im Downloadbereich.



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17 Kommentare
  • Wer soll denn die ganzen Listen und Zuständigkeiten und all das schreiben? Wie entscheidet man, wo die ganzen Sachen aufbewahrt werden? Mal brauche ich dies, mal das – das ist doch immer ganz verschieden.

    • Vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Es ist ein wichtiger Punkt, den Sie ansprechen. Wenn man z. B. Checklisten erstellt, dann geht es nicht darum, zunächst einmal 100 Checklisten zu erstellen, sondern einfach anfangen die Dinge zu formulieren. Bspw. wenn Sie eine Betriebsveranstaltung planen, dann müssen Sie ohnehin überlegen was Sie alles brauchen. Sichern Sie nach der Veranstaltung einfach diese Listen und fragen Sie sich was Sie nicht gebraucht haben bzw. was noch auf die Liste sollte. Die speichern Sie dann ab für die nächste Veranstaltung. Wenn Sie dort mit der Liste arbeiten, ergänzen bzw. streichen Sie wieder und so wird die Liste besser und besser, ganz nach dem Kaizen-Prinzip der ständigen Verbesserung.

      Die zweite Frage, die Sie stellen geht in Richtung Ablage. Da gilt das Kaizen-Prinzip „alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“. Da ist es wichtig, dass Sie überlegen, wo die besten Plätze für die Checklisten sind. Die kann man entweder bei den einzelnen Veranstaltungen ablegen oder zentral.
      Wir haben uns als Team dafür entschieden, Checklisten zentral abzulegen. Das kann bei Ihnen aber auch ganz anders sein. Wichtig ist, dass Sie gemeinsam entscheiden.

      Herzliche Grüße
      Jürgen Kurz

  • Und wann nimmt man sich die Zeit zum „Aussortieren“, neu ablegen, usw.? Meine Erfahrung: Alles, was nur im Team geht, ist oft langatmig und zäh, weil es immer mindestens einen gibt, der „dagegen“ ist. Und bis der überzeugt wurde, sind drei der anderen schon abgesprungen. Also wurstelt jeder weiterhin alleine vor sich hin – obwohl es besser gehen könnte… Aber, ehrlich gesagt, ich bin da nun auch schon ermüdet und halte nur noch meine „eigenen Sachen“ in Ordnung.

    • Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, feste Termine für Verbesserungsprojekte zu definieren. Wichtig ist dann, dass gemeinsam im Team entschieden wird. Ich habe immer wieder erwähnt, dass es Personen gab, die wie von Ihnen beschrieben, sich nicht ganz konsequent an die gemeinsam vereinbarten Spielregeln gehalten haben. Dort erlebte ich dann aber regelmäßig auch eine „Selbstheilungskraft“ der Gruppe. Wenn alle sich auf bestimmte z. B. Ablagespielregeln festlegen und manche sich nicht daran halten, dann führt dies regelmäßig zu einem gewissen „Gruppendruck“, der an dieser Stelle sogar ganz gut ist.

      Machen Sie sich bitte bewusst, dass 80 % Erfolg immer noch besser sind als 0 %. Selbst wenn wir nie die perfekte Situation erreichen, dass sich alle immer an die Spielregeln halten, ist das immer noch besser, als wenn jeder macht, was er will. Deshalb bitte nicht aufgeben. Manchmal kann es auch hilfreich sein, jemand von außen zu holen, der solche Prozesse moderiert. Wenn ich Sie unterstützen kann, bitte einfach melden (j.kurz@tempus.de).

  • Man kann ja viel schreiben, aber nichts geht übers Ausprobieren. So schwer ist das doch gar nicht und so speziell auch nicht. Ich finde das in dem Artikel gut erklärt und kann nur bestätigen, dass die Arbeit durch die einfache und logische Ordnung viel einfacher wird.

  • Macht Checklisten, Leute! Und plant schon mal, was ihr mit der gesparten Zeit anstellen wollt! Beste Grüße – Chr. Schumann

    • Hallo Herr Schumann,
      es freut mich, dass Ihnen Checklisten geholfen haben. Ich verstehe was Sie meinen, mir geht es genau so. Ich bin regelmäßig in meinem Apartment in Kroatien. Für die Rückreise habe ich immer eine Checkliste was im Apartment alles gemacht werden muss (Geräte ausstecken, Kühlschrank ausräumen, …). Ich empfinde das immer als sehr entspannend, denn vorher hatte ich immer die Angst, dass etwas vergessen wird. Deshalb empfinde ich die Arbeit mit Checklisten auch als entspannend und zeitsparend.

      Herzlichst Ihr Jürgen Kurz

  • Ich bin schon lange ein Fan von Kaizen. Richtig angewendet, kann man wirklich viel Zeit – und Platz – sparen. Im Grunde lässt sich das Prinzip auch auf den Haushalt anwenden. Wie bei einer Besteckschublade – alles hat seinen Platz. Oder im Homeoffice, im Kleiderschrank, oder, oder…

  • Also, ganz ehrlich, man kann es auch übertreiben mit der Normierung. Ich finde, der Kreativität sollte auch genügend Raum gegeben werden. Wenn alle nur alles „nach Vorschrift“ erledigen, bleibt ja kein Raum mehr für eigene Ideen.

    • Hallo Herr Ring,

      ich sehe das genau wie Sie. Normierung oder Standardisierung soll helfen, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten. Es sollen zeitliche Freiräume geschaffen werden, die dann kreativ für Innovationen, Prozessverbesserungen, … genutzt werden. Gut ist, was Ihnen gut tut. Menschen sind unterschiedlich. Gehen Sie einfach so weit wie es sich für Sie gut und richtig anfühlt. Wenn Sie im Team arbeiten, besprechen Sie das im Team. Da wird es sicherlich nötig sein, gemeinsamen Konsens zu finden.

      Herzlicher Gruß
      Jürgen Kurz

  • Wir haben das probiert, so durchzuziehen. Und es hat sich schon seit längerer Zeit bewährt. Wenn alle mitreden können, kriegt man die Einigung darauf, wo was liegen oder stehen soll und wie die Ordner beschriftet werden, schon hin und alle halten sich daran. So ist das jedenfalls bei uns. (Kosmetikbranche)

  • Und wenn dann sich alle endlich geeinigt haben, wo was liegen soll und was das schönste Ordner-Etikett ist – dann ist die Arbeitswoche um und das wirklich Wichtige ist liegen geblieben. Andererseits: Ganz ohne Ordnung geht’s auch nicht. Es kommt wohl auf den individuellen Mittelweg an.

    • Von Erich Kästner stammt eines meiner Lieblingszitate: „Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“. Es ist allerdings auch nicht schlimm, wenn mal zuhause etwas liegen bleibt. Ich mache das bei mir so, dass ich meine persönliche Ablage in einer Ablageschale sammle. Wenn nach einiger Zeit die Ablage bis zu einem bestimmten Punkt gefüllt ist und ich Lust habe, dann mache ich die Ablage. Wenn sich dadurch bei Ihnen keine Probleme ergeben, dass z. B. Zahlungen nicht rechtzeitig gemacht werden usw. dann ist es nicht schlimm, wenn auch mal etwas liegen bleibt im Homeoffice.

      Es grüßt Sie herzlichst
      Jürgen Kurz

  • Besonders sinnvoll finde ich das Standardisieren der Ablagen. Allerdings müssen da wirklich alle Kollegen mitziehen, sonst nützt es nix. Und das ist schwierig, weil sich manch einer in seiner „kreativen Freiheit“ eingeschränkt fühlt.

    • Die Freiheit des Einzelnen endet, wo das Gesamte in Gefahr ist. Kreativ ablegen macht ja vielleicht sogar Spaß. Nachdem das Problem beim Ablegen aber das Wiederfinden ist, hört spätestens da der Spaß auf. Wichtig ist, die Kollegen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Da darf es gerne kreative Lösungen geben. Dann sollten sich aber alle an Spielregeln halten. In unseren Schulungen frage ich immer, ob die Menschen schon mal unter Zeitdruck etwas gesucht hatten und wie es ihnen dabei ging. Das ist ein Gefühl auf das viele verzichten können. Deshalb ist ein gutes und durchgängiges Ablagesystem notwendig.


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