Mit der „5S Methode” zu dauerhafter Ordnung im Büro

Ordnung entsteht nicht von alleine. Sie muss geschaffen und erhalten werden. Ein wirksames Tool ist hier der Einsatz der 5S Methode. Der Begriff „5S Methode” steht für fünf japanische Begriffe, die alle mit „S” beginnen und die alle Tätigkeiten beschreiben, durch die dauerhafte Ordnung entsteht und erhalten bleibt. Im Deutschen ist die Methode auch als 5A Methode bekannt. Sie sind inhaltlich identisch.

1. Definition der 5S Methode

In Deutschland wird die 5S Methode manchmal auch als 5A  Methode bezeichnet.

Die 5S Methode entstand in Japan nach dem Zweiten Weltkrieg. Sie wurde als ein innovatives Produktionssystem für den Automobilhersteller Toyota von Taiichi Ono eingeführt. In dieser Zeit herrschten schlechte Bedingungen und die Ressourcen waren sehr knapp. Daher konnte mit der 5S Methode der gesamte Produktionsprozess verbessert werden. Somit wurde der Verlust von Material sowie das Werkzeug minimiert.

Die 5S Methode setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

  • Seiri (整理) – Sortieren
  • Seiton (整頓) – Systematisieren
  • Seiso (清掃) – Säubern
  • Seiketsu (清潔) – Standardisieren
  • Shitsuke (躾) – Selbstdisziplin

In den nächsten Kapiteln wird die Methode erklärt.

2. 5S Methode umsetzen

Die 5S Methode verhilft zu dauerhafter Ordnung am Arbeitsplatz. Sie sparen Wege- und Suchzeiten und werden erleben, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtert wird, da gemeinsame Absprachen gelten und Zuständigkeiten geklärt sind. Bitte übertreiben Sie es nicht. Einige sind so fanatisch, dass irgendwann beim Flipchart in der Rinne mit Klebeband markieren, wo die Stifte liegen. Ich halte das für übertrieben. Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an der 5S Methode zu kleben. Jedoch sollte alles, was Sie effizienter macht, auch diszipliniert und konsequent verfolgt werden.

Seiri – Sortieren

Alles, was Sie für die Arbeit an Ihrem Platz nicht benötigen, sortieren Sie aus. Alles, was Sie täglich brauchen, bekommt einen Platz in der unmittelbaren Nähe des Schreibtisches, also in den Schubladen oder Regalen in der direkten Nähe. Dazu gehören Arbeitsutensilien wie Locher, Taschenrechner, Klammeraffe genauso wie die Unterlagen der aktiven Projekte, die Sie in dieser Woche bearbeiten. Allen anderen Dinge, die regelmäßig aber nicht täglich benötigt werden, geben Sie einen Platz in Ihrem Büro. Was häufiger benötigt wird, wird laut 5S Methode näher an den Arbeitsplatz sortiert, was weniger benötigt wird, findet einen Platz weiter weg. So werden Weg- und Suchzeiten minimiert.

Seiton – Systematisieren

Wir formulieren: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Jeder Ordner, jedes Kabel, jeder Taschenrechner und Akku hat seine Heimat. Dort sind die Dinge zu finden, dorthin werden sie nach Benutzung zurück geordnet. Sämtliche Ersatzteile für den Bereich der EDV können bei uns z.B. im EDV-Raum gefunden werden. Damit hat die Sucherei ein Ende, wenn jeder Gegenstand seinen festen Platz hat. Wenn klar ist, wo zum Beispiel der Locher steht, es eventuell sogar eine markierte Fläche gibt, hat auch die Fragerei ein Ende. Sowohl der, der sucht als auch die, die gestört wird, sparen sich Zeit und Frust! Für die digitale Ablage habe ich Ihnen hier einige praktische Tipps zusammengefasst.

Seiso – Säubern

Machen Sie es sich zur Routine, am Ende eines Arbeitstages Ihren Schreibtisch zu ordnen und das Büro sauber zu hinterlassen. Fallen Ihnen Dinge auf, die defekt sind, wechseln Sie diese aus oder legen Sie sich eine Erinnerung in die Posteingangsschale, damit für Ersatz gesorgt werden kann.

Seiketsu – Standardisieren

Standardisieren Sie Ihre Beschriftungen und Vorgänge. Arbeiten Sie mit einheitlichen Kennzeichnungen und Visualisierungen bei der Ordnerbeschriftung. Hängen Sie in der Nähe von Geräten wie Kopierer oder Kaffeemaschine Zuständigkeiten aus. Arbeiten Sie mit Checklisten! Ein Haken auf der Checkliste gibt Ihnen Sicherheit! Standardisierungen helfen Ihnen, nichts zu vergessen. Sie befreien Ihr Gehirn von der quälenden Frage: „Habe ich an alles gedacht?”

Shitsuke – Selbstdisziplin

Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Doch der fünfte Punkt der 5S Methode geht noch darüber hinaus: Shitsuke fordert Selbstdisziplin und ständige Verbesserung (Kaizen). Wir arbeiten gerne mit gemeinsam vereinbarten Spielregeln, z.B. zum Umgang mit E-Mails. Seien Sie sensibel für ständige Verbesserungen. Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann scheuen Sie sich nicht, alles zu ändern!

Die 5S-Methode hilft den Arbeitsplatz dauerhaft zu optimieren.
Die 5S Methode hilft den Arbeitsplatz dauerhaft zu optimieren.

3. 5S Methode Beispiele

Jetzt wird es praktisch! Hier lesen Sie ein Beispiel für die Anwendung der 5s Methode.

Seiri – Sortieren

Hier ist es wichtig, dass sie alle Werkzeuge und Materialien Am Arbeitsplatz in drei Bereiche aufteilen: wichtig (ständig benötigt), zum Teil wichtig (ab und an benötigt) und unwichtig (fast nie benötigt). Jetzt schauen Sie Ihren Arbeitsplatz an und sortieren alles Überflüssige aus. Räumen Sie alles weg, was Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen. Diese Dinge sorgen nur für Chaos und einen unübersichtlichen Arbeitsplatz.

Seiton – Systematisieren

Nun haben Sie Ihren Arbeitsplatz von unnötigen Dingen befreit. Jetzt ist es wichtig, eine sinnvolle und optimierte Ordnung festzulegen. Beschriften Sie die Schubladen oder Fächer, sodass die nicht mehr benötigten Gegenstände wieder auf ihren festen Platz kommen und beim nächsten mal leicht wiedergefunden werden. Bei dieser Aufgabe können Sie sich folgende Fragen stellen: Wie viele Objekte gehören hier maximal drauf? Wo befindet sich was, wenn es nicht gebraucht wird? Was fehlt, was muss hin?

Seiso – Säubern

Räumen Sie regelmäßig Ihren Arbeitsplatz auf! Um das Säubern zu erleichtern, sollen Sie die Ursache von Verschmutzung und Unordnung erkennen und das Problem an der Wurzel packen. Somit lässt sich Unordnung nachhaltig vermeiden und das aufräumen geht schneller.

Studie mit der AKAD Hochschule

Seiketsu – Standardisieren

Haben Sie die ersten drei Schritte erfolgreiche bewältigt, sollte dies der Standard an Ihrem Arbeitsplatz werden. Die optimierte Ordnung sollte nun allen klar und verständlich sein. Die Standardisierung sorgt dafür, dass auch Kollegen in der Urlaubsvertretung oder Neueinsteiger sich sofort überall zurecht finden.

Shitsuke – Selbstdisziplin

Die ersten vier Schritte nehmen Sie mit in Ihren Tagesablauf mit auf und machen diese zu Ihrer Gewohnheit. Falls Sie dabei noch ein bisschen Unterstützung brauchen, legen Sie eine Checkliste an. Irgendwann werden Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen und das Sortieren, Systematisieren und Säubern geht ganz automatisch. Bis dahin müssen die meisten zu Beginn den alten Verhaltensmustern entgegenwirken. Dies geschieht mit der Selbstdisziplin, ohne sie herrscht am Arbeitsplatz schon bald wieder das alte Chaos.

Viel Erfolg beim durchführen der 5S Methode und erfreuen Sie sich über einen leeren und aufgeräumten Arbeitsplatz.

4. Vorteile und Nachteile der 5S Methode

Vorteile Nachteile
  • Der Arbeitsplatz wird sauberer und sicherer
  • Die Produktivität der Mitarbeiter wird erhöht
  • Beschleunigung der Arbeit dank klarer Ordnung von Materialien
  • Durch die Entsorgung überflüssiger Gegenstände wird Platz geschaffen
  • Stress wird reduziert
  • Transparenz wird erhöht
  • Die Zufriedenheit steigt mit einem sauberen und strukturierten Arbeitsplatz
  • Umfangreiche Mitarbeitereinbindung
  • Qualitätssteigerung durch Fehlervermeidung
  • Gefahr der Überregulierung
  • Die Einführung der 5S Methode kostet viel Zeit
  • Es wird keine Rücksicht auf Individualität genommen
  • Entsorgung von wichtigen Materialien
  • Gefahr des Einprägens von starren Arbeitsroutinen

5. 5A Methode

In Deutschland ist die 5S Methode auch als 5A Methode bekannt geworden. Die 5 As stehen für:

  • Aussortieren unnötiger Dinge
  • Aufräumen nach Plan
  • Arbeitsplatz sauber halten
  • Anordnungen zur Regel machen
  • Alle Punkte einhalten und ständig verbessern


17 Kommentare

  • 5S und Kreativität? Eine super Team!
    4 Stunden am Tag für Brainstorming, Konzeption, Ausprobieren herausnehmen – kein Problem wenn ich mein Daily Business mit einem smarten System erledigt bekomme und nicht unnötig meine Energie bei „kleinen Problemchen“ lasse.
    Diese Gelassenheit bildet eine nährreiche Grundlage, einfach mal was Neues auszuprobieren. Es nimmt gerade bei kreativen Aufgaben den Druck raus, weil man nicht auf Knopfdruck kreativ sein muss, sondern sich selbst Freiraum und Ressourcen schafft. Die Praxis von 5S hilft bei kreativen und neuen Aufgabenstellungen schneller in einem Flow zu kommeen. Sichtbare Erfolge stellen sich aus meiner persönlichen Erfahrung zeitnah und nachhaltig ein.

  • Wer soll denn die ganzen Listen und Zuständigkeiten und all das schreiben? Wie entscheidet man, wo die ganzen Sachen aufbewahrt werden? Mal brauche ich dies, mal das – das ist doch immer ganz verschieden.

    • Vielen Dank für Ihren Kommentar.

      Es ist ein wichtiger Punkt, den Sie ansprechen. Wenn man z. B. Checklisten erstellt, dann geht es nicht darum, zunächst einmal 100 Checklisten zu erstellen, sondern einfach anfangen die Dinge zu formulieren. Bspw. wenn Sie eine Betriebsveranstaltung planen, dann müssen Sie ohnehin überlegen was Sie alles brauchen. Sichern Sie nach der Veranstaltung einfach diese Listen und fragen Sie sich was Sie nicht gebraucht haben bzw. was noch auf die Liste sollte. Die speichern Sie dann ab für die nächste Veranstaltung. Wenn Sie dort mit der Liste arbeiten, ergänzen bzw. streichen Sie wieder und so wird die Liste besser und besser, ganz nach dem Kaizen-Prinzip der ständigen Verbesserung.

      Die zweite Frage, die Sie stellen geht in Richtung Ablage. Da gilt das Kaizen-Prinzip „alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“. Da ist es wichtig, dass Sie überlegen, wo die besten Plätze für die Checklisten sind. Die kann man entweder bei den einzelnen Veranstaltungen ablegen oder zentral.
      Wir haben uns als Team dafür entschieden, Checklisten zentral abzulegen. Das kann bei Ihnen aber auch ganz anders sein. Wichtig ist, dass Sie gemeinsam entscheiden.

      Herzliche Grüße
      Jürgen Kurz

  • Und wann nimmt man sich die Zeit zum „Aussortieren“, neu ablegen, usw.? Meine Erfahrung: Alles, was nur im Team geht, ist oft langatmig und zäh, weil es immer mindestens einen gibt, der „dagegen“ ist. Und bis der überzeugt wurde, sind drei der anderen schon abgesprungen. Also wurstelt jeder weiterhin alleine vor sich hin – obwohl es besser gehen könnte… Aber, ehrlich gesagt, ich bin da nun auch schon ermüdet und halte nur noch meine „eigenen Sachen“ in Ordnung.

    • Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, feste Termine für Verbesserungsprojekte zu definieren. Wichtig ist dann, dass gemeinsam im Team entschieden wird. Ich habe immer wieder erwähnt, dass es Personen gab, die wie von Ihnen beschrieben, sich nicht ganz konsequent an die gemeinsam vereinbarten Spielregeln gehalten haben. Dort erlebte ich dann aber regelmäßig auch eine „Selbstheilungskraft“ der Gruppe. Wenn alle sich auf bestimmte z. B. Ablagespielregeln festlegen und manche sich nicht daran halten, dann führt dies regelmäßig zu einem gewissen „Gruppendruck“, der an dieser Stelle sogar ganz gut ist.

      Machen Sie sich bitte bewusst, dass 80 % Erfolg immer noch besser sind als 0 %. Selbst wenn wir nie die perfekte Situation erreichen, dass sich alle immer an die Spielregeln halten, ist das immer noch besser, als wenn jeder macht, was er will. Deshalb bitte nicht aufgeben. Manchmal kann es auch hilfreich sein, jemand von außen zu holen, der solche Prozesse moderiert. Wenn ich Sie unterstützen kann, bitte einfach melden (j.kurz@tempus.de).

  • Man kann ja viel schreiben, aber nichts geht übers Ausprobieren. So schwer ist das doch gar nicht und so speziell auch nicht. Ich finde das in dem Artikel gut erklärt und kann nur bestätigen, dass die Arbeit durch die einfache und logische Ordnung viel einfacher wird.

  • Macht Checklisten, Leute! Und plant schon mal, was ihr mit der gesparten Zeit anstellen wollt! Beste Grüße – Chr. Schumann

    • Hallo Herr Schumann,
      es freut mich, dass Ihnen Checklisten geholfen haben. Ich verstehe was Sie meinen, mir geht es genau so. Ich bin regelmäßig in meinem Apartment in Kroatien. Für die Rückreise habe ich immer eine Checkliste was im Apartment alles gemacht werden muss (Geräte ausstecken, Kühlschrank ausräumen, …). Ich empfinde das immer als sehr entspannend, denn vorher hatte ich immer die Angst, dass etwas vergessen wird. Deshalb empfinde ich die Arbeit mit Checklisten auch als entspannend und zeitsparend.

      Herzlichst Ihr Jürgen Kurz

  • Ich bin schon lange ein Fan von Kaizen. Richtig angewendet, kann man wirklich viel Zeit – und Platz – sparen. Im Grunde lässt sich das Prinzip auch auf den Haushalt anwenden. Wie bei einer Besteckschublade – alles hat seinen Platz. Oder im Homeoffice, im Kleiderschrank, oder, oder…

  • Also, ganz ehrlich, man kann es auch übertreiben mit der Normierung. Ich finde, der Kreativität sollte auch genügend Raum gegeben werden. Wenn alle nur alles „nach Vorschrift“ erledigen, bleibt ja kein Raum mehr für eigene Ideen.

    • Hallo Herr Ring,

      ich sehe das genau wie Sie. Normierung oder Standardisierung soll helfen, Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten. Es sollen zeitliche Freiräume geschaffen werden, die dann kreativ für Innovationen, Prozessverbesserungen, … genutzt werden. Gut ist, was Ihnen gut tut. Menschen sind unterschiedlich. Gehen Sie einfach so weit wie es sich für Sie gut und richtig anfühlt. Wenn Sie im Team arbeiten, besprechen Sie das im Team. Da wird es sicherlich nötig sein, gemeinsamen Konsens zu finden.

      Herzlicher Gruß
      Jürgen Kurz

  • Wir haben das probiert, so durchzuziehen. Und es hat sich schon seit längerer Zeit bewährt. Wenn alle mitreden können, kriegt man die Einigung darauf, wo was liegen oder stehen soll und wie die Ordner beschriftet werden, schon hin und alle halten sich daran. So ist das jedenfalls bei uns. (Kosmetikbranche)

  • Und wenn dann sich alle endlich geeinigt haben, wo was liegen soll und was das schönste Ordner-Etikett ist – dann ist die Arbeitswoche um und das wirklich Wichtige ist liegen geblieben. Andererseits: Ganz ohne Ordnung geht’s auch nicht. Es kommt wohl auf den individuellen Mittelweg an.

  • Das sind interessante Tipps. Doch wie kriege ich die Sache mit der Selbstdisziplin im Homeoffice hin?

    • Von Erich Kästner stammt eines meiner Lieblingszitate: „Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“. Es ist allerdings auch nicht schlimm, wenn mal zuhause etwas liegen bleibt. Ich mache das bei mir so, dass ich meine persönliche Ablage in einer Ablageschale sammle. Wenn nach einiger Zeit die Ablage bis zu einem bestimmten Punkt gefüllt ist und ich Lust habe, dann mache ich die Ablage. Wenn sich dadurch bei Ihnen keine Probleme ergeben, dass z. B. Zahlungen nicht rechtzeitig gemacht werden usw. dann ist es nicht schlimm, wenn auch mal etwas liegen bleibt im Homeoffice.

      Es grüßt Sie herzlichst
      Jürgen Kurz

  • Besonders sinnvoll finde ich das Standardisieren der Ablagen. Allerdings müssen da wirklich alle Kollegen mitziehen, sonst nützt es nix. Und das ist schwierig, weil sich manch einer in seiner „kreativen Freiheit“ eingeschränkt fühlt.

    • Die Freiheit des Einzelnen endet, wo das Gesamte in Gefahr ist. Kreativ ablegen macht ja vielleicht sogar Spaß. Nachdem das Problem beim Ablegen aber das Wiederfinden ist, hört spätestens da der Spaß auf. Wichtig ist, die Kollegen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Da darf es gerne kreative Lösungen geben. Dann sollten sich aber alle an Spielregeln halten. In unseren Schulungen frage ich immer, ob die Menschen schon mal unter Zeitdruck etwas gesucht hatten und wie es ihnen dabei ging. Das ist ein Gefühl auf das viele verzichten können. Deshalb ist ein gutes und durchgängiges Ablagesystem notwendig.

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