Fünf ist Trümpf – mit der „5S-Methode” zu dauerhafter Ordnung



Erinnern Sie sich noch an Post-Rolf aus der Postwerbung in den neunziger Jahren? Er war der Meinung „Fünf ist Trümpf!” Auch wir denken: Fünf ist Trümpf! Um genau zu sein: Die 5S-Methode ist Trümpf! Lesen Sie, wie Sie mit einem zielgerichteten Einsatz der 5S-Methode dauerhaft Chaos und Unordnung am Arbeitsplatz vermeiden.

Was ist das Problem

Ordnung entsteht nicht von alleine. Sie muss geschaffen und erhalten werden. Ein wirksames Tool ist hier der Einsatz der 5S-Methode. Der Begriff „5S-Methode” steht für fünf japanische Begriffe, die alle mit „S” beginnen und die alle Tätigkeiten beschreiben, durch die dauerhafte Ordnung entsteht und erhalten bleibt. Im Deutschen ist die Methode auch als 5A-Methode bekannt. Sie sind inhaltlich identisch.

mit 5S-methode zur dauerhaften Ordnung
So wenden Sie die 5S-Methode erfolgreich an.

So funktioniert es

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 1: Seiri – Sortieren Sie aus!

Alles, was Sie für die Arbeit an Ihrem Platz nicht benötigen, sortieren Sie aus. Alles, was Sie täglich brauchen, bekommt einen Platz in der unmittelbaren Nähe des Schreibtisches, also in den Schubladen oder Regalen in der direkten Nähe. Dazu gehören Arbeitsutensilien wie Locher, Taschenrechner, Klammeraffe genauso wie die Unterlagen der aktiven Projekte, die Sie in dieser Woche bearbeiten.

Allen anderen Dinge, die regelmäßig aber nicht täglich benötigt werden, geben Sie einen Platz in Ihrem Büro. Was häufiger benötigt wird, wird laut 5S-Methode näher an den Arbeitsplatz sortiert, was weniger benötigt wird, findet einen Platz weiter weg. So werden Weg- und Suchzeiten minimiert.
Wenn Sie erfahren möchten wie Sortieren und Ordnung im E-Mail-Postfach geht, empfehle ich Ihnen den Download "Posteingang verarbeiten statt sichten".

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 2: Seiton - Legen Sie die Dinge ordentlich ab!

Wir formulieren: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Jeden Ordner, jedes Kabel, jeder Taschenrechner und Akku hat seine Heimat. Dort sind die Dinge zu finden, dorthin werden sie nach Benutzung zurückgeordnet. Sämtliche Ersatzteile für den Bereich der EDV können bei uns z.B. im EDV-Raum gefunden werden.

Haben die Dinge einen festen Platz, entfällt die Sucherei: „Wo ist denn der Locher?” – „Ja, ich habe ihn Dir doch ins Büro gestellt!” – „Da ist er aber nicht!”.

Wenn klar ist, wo der Locher steht, es eventuell sogar eine markierte Fläche gibt, hat die Fragerei ein Ende. Sowohl der, der sucht als auch die, die gestört wird, sparen sich Zeit und Frust!
Für die digitale Ablage habe ich Ihnen hier einige praktische Tipps zusammengefasst.

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 3: Seiso - Halten Sie Ihren Bereich sauber!

Machen Sie es sich zur Routine, am Ende eines Arbeitstages Ihren Schreibtisch zu ordnen und das Büro sauber zu hinterlassen.

Fallen Ihnen Dinge auf, die defekt sind, wechseln Sie diese aus oder legen Sie sich eine Erinnerung in die Posteingangsschale, damit für Ersatz gesorgt werden kann.

Auch im Hinblick auf Ordnung und Sauberkeit empfiehlt sich die Anwendung von Checklisten.

Vorschaubild

Folgende zwei Links können Sie beim Aufräumen und Sauberhalten unterstützen:

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 4: Seiketsu - Standardisieren Sie!

Standardisieren Sie Ihre Beschriftungen und Vorgänge. Arbeiten Sie mit einheitlichen Kennzeichnungen und Visualisierungen bei der Ordnerbeschriftung. Mehr Tipps zur Beschriftung von Ordnern finden Sie hier. Mit diesen Tipps sparen Sie sich bares Geld.

Hängen Sie in der Nähe von Geräten wie Kopierer oder Kaffeemaschine Zuständigkeiten aus.

Arbeiten Sie mit Checklisten! Ein Haken auf der Checkliste gibt Ihnen Sicherheit!

Standardisierungen helfen Ihnen, nichts zu vergessen. Sie befreien Ihr Gehirn von der quälenden Frage: „Habe ich an alles gedacht?”

Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an einer Methode zu kleben. Klick um zu Tweeten

Die 5S-Methode – Begriff Nr. 5: Shitsuke – Seien Sie selbstdiszipliniert!

Damit Ordnung und Sauberkeit aufrechterhalten werden, ist Disziplin erforderlich. Doch der fünfte Punkt der 5S-Methode geht noch darüber hinaus: Shitsuke fordert Selbstdisziplin und ständige Verbesserung (Kaizen). Wir arbeiten gerne mit gemeinsam vereinbarten Spielregeln, z.B. zum Umgang mit E-Mails oder EDV-Ablagespielregeln.

Seien Sie sensibel für ständige Verbesserungen. Es geht nicht darum, etwas festzuhalten, sondern es geht darum, Ziele zu erreichen. Und wenn das mit einer anderen Methode besser geht, dann scheuen Sie sich nicht, alles zu ändern!

Darauf kommt es an

Bitte übertreiben Sie es nicht. Einige sind so fanatisch, dass irgendwann beim Flipchart in der Rinne mit Klebeband markieren, wo die Stifte liegen. Ich halte das für übertrieben. Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an der 5S-Methode zu kleben. Jedoch sollte alles, was Sie effizienter macht, auch diszipliniert und konsequent verfolgt werden.

Was der Tipp bewirkt

Die 5S-Methode verhilft zu dauerhafter Ordnung am Arbeitsplatz. Sie sparen Wege- und Suchzeiten und werden erleben, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtert wird, da gemeinsame Absprachen gelten und Zuständigkeiten geklärt sind.

Übrigens ...

In Deutschland ist die 5S-Methode auch als 5A-Methode bekannt geworden. Die 5 As stehen für:

  • Aussortieren unnötiger Dinge
  • Aufräumen nach Plan
  • Arbeitsplatz sauber halten
  • Anordnungen zur Regel machen
  • Alle Punkte einhalten und ständig verbessern

Und Sie?

Welche positive und herausfordernden Erfahrungen machen Sie an Ihrem Arbeitsplatz mit der 5S-Methode? Schreiben Sie mir!

Wenn Sie auch Ihr Homeoffice und Ihre private Ablage optimieren möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „Die 20 Büro-Kaizen-Tools“. Sie finden das eBook im Downloadbereich.





Schlagwörter: , , ,


Das könnte Sie auch interessieren...
3 Kommentare
  • Besonders sinnvoll finde ich das Standardisieren der Ablagen. Allerdings müssen da wirklich alle Kollegen mitziehen, sonst nützt es nix. Und das ist schwierig, weil sich manch einer in seiner „kreativen Freiheit“ eingeschränkt fühlt.

    • Die Freiheit des Einzelnen endet, wo das Gesamte in Gefahr ist. Kreativ ablegen macht ja vielleicht sogar Spaß. Nachdem das Problem beim Ablegen aber das Wiederfinden ist, hört spätestens da der Spaß auf. Wichtig ist, die Kollegen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Da darf es gerne kreative Lösungen geben. Dann sollten sich aber alle an Spielregeln halten. In unseren Schulungen frage ich immer, ob die Menschen schon mal unter Zeitdruck etwas gesucht hatten und wie es ihnen dabei ging. Das ist ein Gefühl auf das viele verzichten können. Deshalb ist ein gutes und durchgängiges Ablagesystem notwendig.


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.