Das Kaizen Prinzip für Büro und Unternehmen

14. April 2020

„Daiji no mae no shōji“ lautet ein japanisches Sprichwort. Es bedeutet übersetzt so viel wie „Wer Großes will, muss zuerst das Kleines tun“. Kein Wunder also, dass unsere asiatischen Mitmenschen so effiziente Unternehmen auf die Beine stellen. Aber wie kriegen sie kontinuierliche Verbesserung und ständige Effizienzsteigerung unter einen Hut? Ganz einfach: Mit dem Kaizen Prinzip. Erfahren Sie in unserem Blog mehr über das japanische Erfolgsgeheimnis!

Was ist Kaizen – eine Definition

Kurz und knapp: Kaizen spiegelt einerseits eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, als auch ein methodisches Konzept zur kontinuierlichen Verbesserung wider. Dabei steht „Kai“ im Japanischen für „Veränderung“ und „Zen“ für „zum Besseren“. Vor allem die Ressourcen Zeit, Geld und Nerven sollen dabei eingespart und verändert werden. Mit Kaizen soll die Qualität Ihres Unternehmens kontinuierlich, das heißt also ständig, verbessert werden. Damit das funktioniert, muss auf allen Ebenen zusammengearbeitet werden – von der Strategie der Chefetage bis zur helfenden Hand, die das Papier für den Drucker nachlegt.

Wie funktioniert das Kaizen Prinzip?

Das Kaizen Prinzip beruht auf der ganzheitlichen Steigerung von Qualität in Ihrem Unternehmen. Qualität bedeutet hierbei nicht nur, dass Sie ein gutes Produkt verkaufen. Die hohe Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, die Optimierung der Arbeitsprozesse sowie die Verbesserung der Stellung auf dem Markt stehen ebenfalls auf der Agenda. Integrieren Sie den KVP, den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess, in die Führung und das Management Ihres Unternehmens.

Setzen Sie Qualitätssteigerung auf die Agenda

Die 5 „S“ im Kaizen Prinzip

Aber wie überträgt man Kaizen nun auf den Schreibtisch und den Arbeitsplatz der Mitarbeiter? So: Durch 5 praktische Durchführungsregeln. Dabei haben sich diese 5 „S“ etabliert.

  1. Seiri: Ordnung schaffen: Entfernen Sie alles nicht Notwendige von Ihrem Arbeitsbereich!
  2. Seiton: Ordnungsliebe: Ordnen Sie die Dinge und bewahren Sie sie an ihrem richtigen Platz auf!
  3. Seiso: Sauberkeit: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber!
  4. Seiketsu: persönlicher Ordnungssinn: Machen Sie diese 5 „S“ durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!
  5. Shitsuke: Disziplin: Machen Sie Sauberkeit und Ordnung zu Ihrem persönlichen Anliegen!

Versuchen Sie außerdem Ihren Arbeitsplatz als Ort zu sehen, wo wertschöpfende Arbeit verrichtet wird. In unseren weiteren Blogs haben wir hilfreiche Tipps für Sie, wie Sie Ihren Schreibtisch dauerhaft aufräumen, ein 7-Schritte Programm zum Aufräumen des Schreibtisches und ein Ordnungssystem für den Schreibtisch. In unserem Download-Center finden Sie darüber hinaus praxiserprobte Checklisten, Anleitungen und vieles mehr.

Ordnung und Sauberkeit sind wichtige Pfeiler der 5 „S“ des Kaizen

Die Kaizen-Spielregel für Ihr Unternehmen

Spielregeln sind für das Kaizen-Prinzip ein wichtiger Träger der Kommunikation untereinander. Nicht nur die 5 „S“ helfen Ihnen dabei, Kaizen in Ihr Unternehmen zu integrieren, sondern auch eine einfache und klare Regel zu Strategien.

Erst wenn Sie die wirkliche Ursache für ein Problem kennen, und diese gemeinsam mit den Mitarbeitern gefunden haben, wird eine Lösung erarbeitet und umgesetzt. Diese Lösung sollte von Dauer sein und für jeden „Akten-Fall“ funktionieren. Vermeiden Sie Notlösungen, sondern arbeiten Sie gezielt eine umfassende Lösung aus.

Kaizen rund um die Uhr

Kaizen wird im Japanischen selbst nicht als alltäglicher Vorgang angesehen. Vielmehr ist es zu einem Event geworden. Daher auch der Begriff des Kaizen-Prinzips. Es ist eine Methode, die natürlich auf vielerlei Lebens- und Arbeitsbereiche übertragen werden kann.

Für Unternehmen ist es jedoch ein guter Anfang Kaizen zum alltäglichen Verhalten im Büro machen zu wollen – vergessen Sie einen Kaizen-Tag oder ein Kaizen-Seminar. Nur wenn Kaizen vollständig in den Arbeitsalltag integriert ist, wird es Erfolg bringen. Dabei müssen sich alle Mitarbeiter an einer Umsetzung auf Dauer beteiligen.

Wie Kaizen den Wert Ihrer Firma steigert

Ganz klar: Gutes Arbeitsklima, zufriedene Mitarbeiter sowie ein effizientes Management sind das A und O für die Steigerung des Firmenwerts. Auch hierbei wird Ihnen Kaizen helfen. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein, und zwar so, dass sie öfter Eigeninitiative ergreifen. Erschaffen Sie systematische Anreizsysteme und fördern Sie dadurch die Motivation. Glauben Sie mir, das wird sich am Ende betriebswirtschaftlich rechnen!

Mit der Toyota Formel können Sie ganz einfach den Wert Ihrer Firma errechnen:

Firmenwert = Anzahl der Mitarbeiter x Fähigkeiten x Motivation

Machen Sie Kaizen sichtbar!

Mitarbeiter einmal zu motivieren ist das eine, sie aber dauerhaft zu motivieren ist das andere. Hat sich eine Optimierung als gut und gewinnbringend herausgestellt, zeigen Sie das ruhig Ihren Mitarbeitern. Feiern Sie den neuen Standard!

Das Visualisieren von Erfolgen hat den sogenannten Leuchtturm-Effekt für die Mitarbeitermotivation. Als Leuchtturm können dabei Menschen, Unternehmen oder Organisationen gesehen werden. Sie haben quasi einen „Experten-Status“ und andere hören ihnen gerne zu. Geben Sie einem Mitarbeiter ein gutes Feedback zu einer eigenen Idee oder stellen Sie Nachfragen, entsteht dieser „Experten-Status“. Ihr Mitarbeiter wird motiviert sein, diesen Status auch weiterhin innezuhaben.

Wie läuft eigentlich Büro-Kaizen?

Selbstverständlich haben auch wir es uns zum Ziel gesetzt, Kaizen in unseren Arbeitsalltag zu integrieren. Wir arbeiten kontinuierlich daran uns zu verbessern und machen dies auch sichtbar. In unserem Büro bei tempus haben wir mehrere Röhren aus Plexiglas aufgestellt. Diese sollen die Kennzahlen von bestimmten Themen visualisieren. Haben wir ein Monatsziel erreicht, wird es durch die eingeworfenen Bälle veranschaulicht. Diese haben eine motivierende Signalwirkung auf unsere Mitarbeiter. Gerne können Sie hier nachlesen, wie Prozessvisualisierung bei der Erreichung von Unternehmenszielen hilft.

Mit Kaizen Ziele visualisieren


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Experte für modernes und agiles Arbeiten

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Gründer und Erfinder von Büro-Kaizen

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