Kaizen-Prinzip: Was ist das eigentlich? Teil 1 – So verstehen Sie, wie auch Ihre tägliche Arbeit damit zusammenhängt …



Zeit, Geld und Nerven – Kaizen am Arbeitsplatz soll genau diese wichtigen Ressourcen einsparen. Aber wie?

Bei Kaizen geht es um Qualität – und deren fortlaufende Verbesserung. Wie das Kaizen-Prinzip funktioniert und was es heißt, seine Vorteile auch für Ihren Büroalltag umzusetzen, will im Unternehmen jedoch zunächst richtig verstanden sein – von der Strategie der Chefetage bis zur helfenden Hand, die Papier für den Drucker nachlegt.

Dazu habe ich hier einmal ein paar Meinungen von anderen „Experten“ zusammengetragen, um einen möglichst praxisnahen Überblick zu geben. Also: Was hat es auf sich mit Kaizen im Büro?

Wikipedia: Kaizen in aller Kürze

Kaizen ist: „[...] ein methodisches Konzept, in deren Zentrum das Streben nach kontinuierlicher und unendlicher Verbesserung steht. [...] In Europa steht dabei die kontinuierliche Qualitätssteigerung und Kostensenkung im Vordergrund und wird daher als integraler Bestandteil des Qualitätsmanagements gesehen.“ Wikipedia unter: https://de.wikipedia.org/wiki/Kaizen

Kaizen im Büro soll also die Qualität der Arbeit steigern. Qualität muss dabei als umfassender Begriff betrachtet werden – und bedeutet nicht nur, ein gutes Produkt zu verkaufen. Es bedeutet auch: die Zufriedenheit der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen zu steigern. Die Arbeitsprozesse zu optimieren. Die Stellung am Markt zu verbessern. Und dazu gehören alle Teile des großen Ganzen eines Unternehmens: angefangen von der arbeitserleichternden Checkliste für die Ausstattung des Besprechungsraumes bis zur erfolgreichen Einführung neuer Produkte und deren Vermarktung.

kaizen-prinzip-infografik-buero-kaizen
Infografik: Was ist Büro-Kaizen? Hier klicken und die komplette Infografik sichten.

Kaizen ist also: kontinuierliche Verbesserung der Qualität. Schauen wir nun genauer hin.

Kaizen an meinem Schreibtisch: der Arbeitsplatz

Kaizen hat Grundlagen und praktische Durchführungsregeln: die 5S-Bewegungen integrieren Ihren Arbeitsplatz als Ort, wo die wertschöpfende Arbeit verrichtet wird, also in der Regel: Ihren Schreibtisch. Sie lauten:

Seiri
Ordnung schaffen: Entferne alles nicht Notwendige aus deinem Arbeitsbereich!

Seiton
Ordnungsliebe: Ordne die Dinge und bewahre sie an ihrem richtigen Platz auf!

Seiso
Sauberkeit: Halte deinen Arbeitsplatz sauber!

Seiketsu
persönlicher Ordnungssinn: Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit!

Shitsuke
Disziplin: Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen!“

unter: https://de.wikipedia.org/wiki/Kaizen#Die_5S-Bewegungen

Kaizen-Prinzip im Büro – was ist das eigentlich? ... Klick um zu Tweeten

Zum immer aufgeräumten Schreibtisch – meinem Spezial-Thema – habe ich natürlich jede Menge nützliche Ideen bereits versammelt, z. B. unter:

Oder auch praxiserprobte Checklisten, Anleitungen oder zum Workflow – diese finden Sie in unserem Download-Center.

Als nächstes betrachten wir den Punkt, dass alle Mitarbeiter bei Kaizen an einem Strang ziehen sollen.

Kaizen für alle: die Spielregeln

Im Experten-Interview sagt Lisa-Katherina Schutter:

„Was gefällt Ihnen am Arbeiten mit Lean und Kaizen besonders? Was ist anders?
Ganz klar: Das Arbeiten mit Standards. Und zwar Standards, die sich weltweit im Team leicht ausrollen und von allen umsetzen lassen. „Poka Yoke“ ist hier das Stichwort. Wer mit Kaizen startet, unterläuft erstmal eine kleine Japanisch-Kunde. Und das Denken in Ursachen statt in Lösungen. Es sei denn, es brennt gewaltig. Dann ist natürlich erst einmal „löschen“ angesagt. Aber generell gilt: Erst wenn wir im Team die Ursache eines Problems finden, können wir es nachhaltig beheben. Wir Menschen sind tendenziell immer schnell darin, Lösungen zu finden. Die Krux ist aber, die Ursache des Problems zu erkennen, ‚an der Wurzel zu packen‘ und dieses dann systematisch und nachhaltig zu eliminieren, sodass wir nicht in drei Monaten vor dem gleichen Thema stehen.“

kaizen-prinzip-jahr-Gelegenheiten
Das Jahr hat 365 Tage- Nutzen Sie diese Gelegenheiten.

Lisa-Katherina Schutter.

Hier kommt der Begriff der Spielregel auf den Tisch: Wenn wir die Ursachen für ein Problem kennen – z. B. für die schlechte Auffindbarkeit von Akten im Archiv – erst dann setzen wir eine Lösung ins Werk. Und zwar eine Lösung, die auf Dauer und für jeden „Akten-Fall“ funktioniert – eben auch deshalb, weil wir uns alle für das Einsortieren ab sofort an die neuen, verbesserten Spielregeln halten. Damit genau dieses Problem nie wieder auftritt.

Lesen Sie in Teil 2, was die Begriffe Kontinuität, Firmenwert und Messbarkeit für Kaizen bedeuten.

Übrigens: Natürlich arbeiten wir im Büro Kaizen selbst kontinuierlich daran, uns zu verbessern – ist doch klar. Videos sind ein zeitgemäßes Mittel, Infos schnell, aufmerksamkeitsstark und mobil an Mann und Frau zu bringen. Deshalb gibt es auch unseren youtube-Kanal – der ständig wächst um weitere Videos zu Kaizen & Co im Büro. Schauen Sie doch einfach mal vorbei - hier und klicken Sie Abonnieren.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: