Termintreue: Versprochen ist versprochen



„Niemand hat die Absicht, einen Flughafen zu eröffnen.” Ich sehe den Slogan und das Bild von Walter Ulbricht, das Grafiker dazugesetzt haben und muss grinsen. Im Jahr 2010 wurde die Eröffnung des Berliner Flughafens zum ersten Mal verschoben, seitdem gab der Aufsichtsrat immer neue Eröffnungstermine heraus – von denen bisher keiner eingehalten wurde. Die Folgen sind ein enormer Imageverlust der Hauptstadt und ein millionenschweres finanzielles Desaster. Lesen Sie, wie Sie falsche Versprechungen vermeiden können und Termintreue gelingt.

Was ist das Problem

Die Folgen und das internationale Echo in der Presse mögen in den meisten Fällen kleiner als im Fall des BER sein, doch auch im Kleinen lässt sich häufig das Phänomen beobachten, dass man „ja” sagt, obwohl man keine Zeit hat. Man fühlt sich genötigt, Versprechungen abzugeben, obwohl man besser geschwiegen hätte.

Termintreue versprechen
Termintreue bedeutet, auch versprochene Termine einzuhalten.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für mehr Termintreue: Erfassen Sie die tatsächliche Durchlaufzeit Ihrer Vorgänge!

Wir unterscheiden zwischen Bearbeitungs- und Durchlaufzeit. Die Bearbeitungszeit ist die Netto-Zeit, die für die Bearbeitung der einzelnen Schritte durch die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigt wird. Die Durchlaufzeit ist die Brutto-Zeit eines Prozesses, also die Zeit, die benötigt wird, z. B. wenn eine Anfrage ins Haus kommt, bis ein Angebot gemacht wird.

Termintreue Verhältnis Durchlauf Bearbeitungszeit
Bearbeitungs- und Durchlaufzeit sind wichtige Kennzahlen für Termintreue.

Wenn Sie beide Zahlen zueinander ins Verhältnis setzen, ergibt dies eine spannende und für die Termineinhaltung wichtige Kennzahl. Es ist immer wieder erstaunlich, doch häufig macht die tatsächliche Bearbeitungszeit nur einen Bruchteil der gesamten Durchlaufzeit aus. Hier lässt sich enormes Zeitsparpotential entdecken.
Mehr Informationen zur Durchlaufzeit erhalten Sie hier Wer hat an der Uhr gedreht? Messen Sie die Durchlaufzeit und sparen Sie Zeit und Geld!

Termintreue darf kein Zufallsprodukt sein. Sie muss Standard sein! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 2 für mehr Termintreue: Untersuchen Sie das Potential an Verschwendungen!

Ermitteln Sie die Schritte im Prozess, an denen Ihre Durchlaufzeit verzögert wird und es zu Wartezeiten, Suchzeiten oder anderen Verschwendungen kommt, die verlässliche Termine gefährden.

Termintreue durch Prozesslandkarte
Prozesslandkarten decken Verschwendungen auf, die die Temintreue gefährden.

Hilfreich ist an dieser Stelle die Erstellung einer Prozesslandkarte. Mit ihrer Hilfe lassen sich die unterschiedlichen Prozesse visualisieren. Häufig ist man erstaunt, wie viele unterschiedliche Arbeitsschritte notwendig sind und wie viele Schnittstellen es gibt. Wenn Sie diese im Detail anschauen, werden weitere Zeitsparpotentiale sichtbar! Tipps und Hinweise dazu finden Sie in meinem Blogbeitrag Die Prozesslandkarte Teil 2: Die volle Peilung für Ihr Unternehmen Schritt für Schritt!

Tipp Nr. 3 für mehr Termintreue: Arbeiten Sie mit KVP-Teams!

KVP ist die Abkürzung für „Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess”. Auch im Hinblick auf die Termintreue bearbeiten KVP-Gruppen Probleme, die ein einzelner Mitarbeiter nicht lösen kann. Während einer KVP-Sitzung kommen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammen, die von dem Problem der Termineinahltung betroffen sind, und die zur Lösung beitragen können.

Termintreue durch KVP
KVP-Gruppen bearbeiten auch Probleme hinsichtlich Termintreue.

Gerade Perfektionisten und sehr sachorientierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entfalten hier auf eine sehr positive Art und Weise ihr Potential und tragen somit proaktiv zum Unternehmenserfolg bei.

Tipp Nr. 4 für mehr Termintreue: Reagieren Sie frühzeitig und proaktiv!

Schwankungen bei der Durchlaufzeit weisen auf die Notwendigkeit hin, die Standardisierung der Prozesse durch Checklisten, verbesserte Absprachen sowie eine effizientere Ablage voranzutreiben.

Vorschaubild

Wenn die Prozesse klar definiert sind, wirkt sich das direkt auf die Termintreue aus, da vermieden wird, dass das Rad ständig neu erfunden werden muss und man am Prozess selber kontinuierlich lernen und verbessern kann.

Termintreue durch Checklisten
Standardisierung der Prozesse durch Checklisten verbessert Termintreue.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Checklisten erhalten Sie in meinen Artikel Abgehakt: Wie Checklisten Ihr Leben leichter machen.

Tipp Nr. 5 für mehr Termintreue: Planen Sie Pufferzeiten!

Sie wollen mehr Termintreue? Verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Zeit. Die verbleibenden 40 Prozent stehen Ihnen so für unerwartete Anfragen und plötzliche Herausforderungen zur Verfügung. Die Zahl ist ein persönlicher Erfahrungswert und muss auf Ihre Situation möglicherweise angepasst werden.

Termintreue steuern durch Zeitplanung
Termintreue lässt sich mit einer optimalen Zeitplanung steuern.

Darauf kommt es an

Seien Sie ehrlich - ohne Kompromisse, auch in Fragen der Termintreue! Ich bin überzeugt, einer der wichtigsten Faktoren für die Entscheidung von Kunden, mit Ihnen zu arbeiten, ist Vertrauen. Ich mache die Erfahrung, dass eine ehrliche Terminplanung und eine frühe Problemanzeige im Fall des Falles wirksamer sind als leere Versprechungen und Vertröstungen!

Was der Tipp bewirkt

Eine Analyse der Bearbeitungs- und Durchlaufzeit und daraus folgende ständige Verbesserungen der Prozesse bewirkt, dass Sie gleichzeitig besser und schneller werden und dass Termintreue kein Zufallsprodukt sondern Standard in Ihrem Unternehmen ist.

Wie Sie gemeinsam Termine abstimmen können finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Doodle-Umfrage im Download-Bereich.

Und Sie?

Ist das Thema Termintreue eine Herausforderung für Sie? Schreiben Sie mir, ich bin mir sicher, dass mein Team und ich Sie an diesem Punkt wirksam unterstützen können!



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