Sie haben Ihr Ziel erreicht: Prioritäten setzen wie ein Profi!



Was wollte ich jetzt eigentlich? Das haben Sie sich bestimmt schon oft gefragt und im stressigen Arbeitsalltag kann es leicht passieren, dass man von seinen wichtigen Aufgaben abgelenkt wird. Eigentlich ganz normal. Aber woran liegt es, dass manche ihr Tagespensum mit Leichtigkeit schaffen und andere sich immer wieder verzetteln? Ganz einfach, die Erfolgreichen haben einen Plan!

Prioritäten setzen im Arbeitsalltag
Bei vielen Aufgaben müssen Sie Prioritäten setzen.

Die Eine-Priorität-Methode

Fragen führen oft zum Ziel und auch hier liegt die Lösung in einer simplen Frage für Ihren Arbeitstag: Wenn ich heute nur eine einzige Aufgabe erledigen könnte, welche wäre das? Diese Frage sollten Sie sich schon abends stellen, denn so kann das Gehirn über Nacht bereits Ideen entwickeln. Starten Sie Ihre Arbeit am Morgen dann direkt mit dieser Hauptpriorität, die Sie sich gesetzt haben.

Wichtig, wichtiger, am wichtigsten

Mithilfe der richtigen Definition lässt sich die eine Aufgabe mit der höchsten Priorität ganz leicht ausfindig machen: Es ist die wichtigste Aufgabe. Und wichtig ist alles, was Sie Ihren Zielen näherbringt. Wenn da nur nicht die vielen dringenden Sachen wären, die Ihren Workflow stören und unmittelbar erledigt werden müssen. Durch den Fokus auf Ihre Hauptaufgabe, können Sie nach einer Arbeitsunterbrechung aber ganz einfach zu Ihrem Plan zurückkehren. Ihre restlichen Tagesaufgaben organisieren Sie nach demselben Prioritäten-Prinzip und zwar indem Sie sich fragen, welches Projekt Sie angehen würden, wenn Sie noch ein weiteres bearbeiten könnten. Vervollständigen Sie so Ihre Aufgaben-Liste für den Tag und setzen Sie Ihre nächstwichtigsten Prioritäten. Für Ihr Projekt mit der Priorität 1 gilt aber, dass Sie versuchen sollten, es an diesem Tag abzuschließen.

Fast geschafft!

Wenn Sie zusätzlich noch mit einer Tages- oder Wochenplanung arbeiten, sind Sie schon fast am Ziel, Profi im Prioritäten-Setzen zu werden. Dafür können Sie verschiedene Tools nutzen wie z.B. Outlook, Things oder Goalscape, mit denen Sie Ihre Projekte im Handumdrehen in die richtige Reihenfolge bringen. Und weil doppelt besser hält, ordnen Sie Ihren Aufgaben nicht nur Prioritäten, sondern auch Zeitbudgets zu. Noch professioneller wird es, wenn Sie den Zeitaufwand mit 1,5 multiplizieren und etwas Puffer einplanen.

Mit Tagesplanung Prioritäten setzen
Um Prioritäten setzen zu können, brauchen Sie eine Zeitplanung, die Sie z.B. im Outlook Kalender hinterlegen können.

Was der Tipp bewirkt

Mit dieser Methode zum Prioritäten-Setzen gehört die Aufschieberitis der Vergangenheit an, denn Sie werden sich klar über Ihre wichtigsten Projekte und erledigen sie nach Plan. Durch Ihre Prioritäten-Liste behalten Sie den Überblick, auch wenn es mal stressig wird. Außerdem bleibt Ihre Planung durch die Zeitbudgets realistisch, was Sie davor bewahrt, sich den Terminkalender zu überladen.

Der Plan ist gut, aber …

Prioritäten setzen ist das eine, Prioritäten durchsetzen das andere. Denn am Ende zählt schließlich das Ergebnis. Damit Ihr Plan aufgeht, können Sie außerdem noch diese Tipps beherzigen:

1. Erledigen Sie immer nur eine Aufgabe auf einmal bzw. fangen Sie erst ein neues Projekt an, wenn das vorherige abgeschlossen ist.

2. Hilfsbereitschaft unter Kollegen ist schön, aber sagen Sie auch freundlich und bestimmt „Nein”, wenn Sie keine Zeit haben. Ihre Prioritäten-Liste ist dabei eine gute Argumentationshilfe, denn so können Sie das aktuell wichtigere Projekt Ihren Kollegen gegenüber direkt benennen.

3. Ein großes Projekt bearbeiten Sie am besten „häppchenweise”, indem Sie es einfach in kleinere Aufgaben aufteilen und entsprechend durchplanen. Und mit jedem erreichten Etappenziel können Sie sich immer wieder neu motivieren!

4. Und damit Ihnen nicht auf halber Strecke zum Ziel die Puste ausgeht, sollten Sie auch bewusst Pausen zum Energieauftanken einplanen.

In unserem Ratgeber „Jede Menge Tipps gegen Alltagsstress” finden Sie viele weitere Vorschläge, wie Sie Ihre Ziele besser erreichen können.
Und jetzt viel Spaß beim professionellen Prioritäten-Setzen und geben Sie sich ein wenig Zeit, bis Sie diese Methode verinnerlicht haben. Dranbleiben lohnt sich!

Und Sie?

Kennen Sie auch ein System, um Prioritäten zu setzen? Oder haben Sie Anregungen oder Fragen? Wir sind auf Ihre Tipps gespannt!



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