Microsoft Teams: Die neue Aufgaben-App für Planner, Outlook und To-Do vereint erstmals alle Aufgaben in einer einzigen Übersicht – Anleitung inklusive Video-Tutorial!

Microsoft hat in Teams eine neue Aufgaben-App für den Planner integriert, mit der erstmals alle eigenen Aufgaben aus den verschiedenen Microsoft-Produkten an einem einzigen zentralen Ort zusammengeführt werden. Schluss mit den separaten Datensilos in Teams, Outlook, To-Do und Planner – alle Aufgaben können nun zusammen in Teams angezeigt werden! Wie praktisch und zeitsparend das ist, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieser Seite.

1. Der bisherige Aufgaben-Flickenteppich in den verschiedenen Microsoft/Office 365 Anwendungen

In allen drei Microsoft-Produkten Outlook (E-Mail-Client), Planner (Projektmanagement-Tool) und To-Do (Wunderlistnachfolger) spielen Aufgaben eine zentrale Rolle – egal ob persönlich erstellte oder zugewiesene Aufgaben. Dabei war es bislang jedoch leider nicht möglich, alle eigenen Aufgaben aus den verschiedenen Programmen in einer einzigen Aufgabenliste fusioniert anzeigen zu lassen. So musste man stets die verschiedenen Aufgabenbereiche im Blick behalten und mittels Anwendungshopping unter einen Hut bringen. Diese Zeiten sind nun mit der neuen Aufgaben-App in Teams (dem zentralen Kommunikations- und Kollaborations-Tool in Office 365), mit der alle Aufgaben in einer einzigen Oberfläche zusammengefasst werden, endlich ein und für alle Mal vorbei!

2. Wie heißt denn nun die neue Aufgaben-App in Microsoft Teams für den Planner, Outlook und To-Do?

Warum Microsoft die äußerst praktische Neuerung so behutsam einführt, ist unklar. Fakt ist jedoch, dass die neue Aufgaben-App mit der praktischen Gesamtaufgabenübersicht zunächst im Sommer 2020 unter dem Namen der bisherigen „Planner-App“ in Teams eingeführt wurde und dann teilweise mehrfach umbenannt werden soll.

• Die bisherige Planner-App in Teams wurde also zunächst umgestaltet und erweitert – der Namen blieb jedoch vorerst erhalten.
• Für den englischen Sprachraum plant Microsoft dann in einem zweiten Schritt den Name dieser erweiterten Aufgabenfunktion in „Tasks by Planner and To-Do“ umzubenennen (Tasks = engl. für „Aufgaben“).
• Wenn sich alle Nutzer an die Neuerung gewöhnt haben, soll die neue Funktion/App dann wiederum einige Monate später schließlich nur noch „To-dos“ heißen (in Deutschland vermutlich „Aufgaben“).

3. Bebilderte Anleitung: Wie die neue Aufgaben-App „Planner“ in Teams funktioniert

Schritt 1: Die neue Aufgaben-/Planner-App in Teams hinzufügen

Öffnen Sie Ihre Microsoft Teams-Anwendung und klicken Sie dann in der vertikalen Menüleiste am linken Bildschirmrand unten auf die Schaltfläche → Apps (Abb. 1). Geben Sie anschließend in das Sucheingabefeld „Planner“ ein und klicken Sie dann auf die entsprechende Kachel in dem Anzeigenfenster rechts daneben.

• Tipp: Sollten Sie die Planner-/Aufgaben-App öfters verwenden, können Sie sich diese auch an die Menüleiste in Teams anheften. Dann ist diese Funktion immer sofort verfügbar.
• Klicken Sie dafür die Planner-Schaltfläche in der Menüleiste einfach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem Kontextmenü die Option → Anheften aus.

Schritt 2: Wie ist die neue Aufgaben-/Planner-App in Microsoft Teams aufgebaut? Übersicht

Die neue Planner-App in Teams zeigt Ihnen alle Ihre fusionierten Aufgaben aus den Programmen Outlook, Planner, To-Do und Teams in zwei getrennten Bereichen an. Dies ist einmal der Bereich „Meine Aufgaben Microsoft To-Do“ mit Ihren persönlichen Aufgaben (aus Outlook und To-Do) sowie direkt darunter der Bereich mit allen Ihren Aufgaben aus Ihren mit anderen gemeinsam genutzten Planner-Plänen (siehe Abb. 2).

Folgende Kategorien stehen Ihnen unter „Meine Aufgaben“ ab sofort in Teams zur Verfügung:

• To-dos: Hier finden Sie alle Ihre persönlichen Aufgaben aus Outlook und To-Do, die in der Regel niemand außer Ihnen einsehen kann. Alle entsprechenden Aufgaben werden Ihnen in der Liste auf der rechten Bildschirmhälfte angezeigt. Diese können Sie nun filtern, bearbeiten und mit einem Klick auf die erste Zeile auch neue → + Aufgaben hinzufügen.
• Wichtig: In diesem Bereich finden Sie eine gesonderte Aufstellung mit allen Aufgaben, die mit der Priorität „wichtig“ versehen wurden (dem roten Ausrufezeichen).
• Geplant: Hier werden alle Aufgaben aus Outlook, Planner und To-Do in Teams gelistet, die mit einem konkreten Fälligkeitsdatum versehen und geplant wurden.
• Mir zugewiesen: Hier werden alle Aufgaben angezeigt, die Ihnen von anderen zur Bearbeitung zugewiesen wurden. Dies sind in der Regel überwiegend Aufgaben aus gemeinsamen Planner-Projektplänen.
• Neue Liste oder Plan hinzufügen: Sie können über den Button → + Neue Liste oder Plan auch eine individuelle Aufgabenkategorie hinzufügen und gestalten. Dies kann, wie in unserem Praxisbeispiel im Video-Tutorial unten, beispielsweise für die Jahresplanung erfolgen, um übergeordnete strategische Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.

Folgende Optionen stehen Ihnen im Bereich „Gemeinsam genutzte Pläne“ zur Verfügung:
Zunächst werden Ihnen in diesem Aufgabenbereich nur all die Teams aufgelistet, in denen Sie überhaupt geteilte Planner-Pläne verwenden. Durch einen Klick auf ein Team werden Ihnen dann all die Aufgaben-Boards/Pläne angezeigt, die für dieses Team angelegt wurden. In unserem Praxisbeispiel im Video-Tutorial weiter unten sind das am Beispiel unseres Marketing-Teams die drei eigenständigen Planner-Aufgabenpläne für (1.) Messen, (2.) den Newsletter sowie (3.) Social-Media (siehe Abb. 3).

• Liste: Die entsprechenden Aufgaben werden Ihnen in Teams zunächst standardmäßig in einer Liste angezeigt. Diese neue Listenansicht ermöglicht Ihnen erstmals auch das gleichzeitige Verwalten mehrerer Aufgaben auf einmal. So können Sie zum Beispiel mit gedrückter Strg-Taste mehrere Aufgaben auf einmal auswählen und diese gesammelt einer anderen Person zuweisen, den Bearbeitungsstatus auf einmal ändern, das Fälligkeitsdatum bearbeiten, einem anderen Bucket zuordnen, in einen anderen Plan verschieben, löschen etc. Sie müssen diese Aktionen also künftig nicht mehr für jede Aufgabe einzeln durchführen – das ist eine deutliche Zeitersparnis durch die neue Aufgaben-App in Teams!
• Board: Mit einem Klick auf die Registerkarte → Board können Sie sich die Aufgaben des ausgewählten Planner-Plans auch in den gewohnten Buckets (= thematische Spalten) anzeigen lassen (siehe Abb. 4).
• Diagramm: In der Diagrammansicht wird Ihnen der Bearbeitungsstatus Ihrer Planner-Aufgaben in Teams statistisch-visuell aufbereitet, was besonders für Projektleiter wichtig ist.
• Zeitplan: In dieser Darstellung erhalten Sie eine Kalenderansicht (Wochen- oder Monatsansicht), in der die jeweiligen Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum eingeordnet werden.

4. Die neue Planner-Aufgaben-App wird in Ihrem Teams nicht angezeigt?

Ob Ihnen die neue Planner-Aufgaben-App in Teams angezeigt wird, hängt ganz von Ihrer Office/Microsoft 365 Lizenz ab. Denn in Ihrem Office-Plan muss natürlich die Berechtigung für das Planner-Tool enthalten sein. Wer für den Planner nicht bezahlt, kann diesen natürlich auch nicht nutzen – auch nicht via Teams. Welche Office-Pläne alles den Planner enthalten, können Sie → hier in dieser Microsoft-Übersicht einsehen.

5. Extra-Tipp: Den Planner in Teams richtig nutzen – Aufgaben erstellen, verwalten und verteilen

Aufgaben sind das zentrale Element nicht nur in Teams, sondern auch im Planner. Denn letzteres ist ein reines Projektmanagement-Tool. Der Planner ist dabei einfacher aufgebaut (und dadurch leichter bedienbar) als Microsofts größerer Bruder „Project“ und eignet sich dadurch auch für kleinere Projekte im alltäglichen Arbeitsalltag sehr gut. Die Aufgabenerstellung und das Aufgabenzuweisen erfolgen dabei sehr intuitiv nach dem Kanban-Prinzip. Was das genau bedeutet und wie Sie den Planner optimal für Ihr Aufgabenmanagement nutzen, erfahren Sie in folgenden beiden Büro-Kaizen-Beiträgen.

• Microsoft Planner: Übersichtliche Aufgabenplanung und Verwaltung mit den drei Oberflächen Board, Zeitplan und Diagrammseite.
• Microsoft Planner: Kanban, Scrum – und dann? Wie man Projektaufgaben visuell organisiert.
• Kostenlos zu mehr Büroeffizienz: Viele nützliche Tipps, Checklisten und praxiserprobte Anleitungen rund um die zentralen Themen im Büro (z.B. Schreibtisch, digitales Arbeiten, Team, Besprechungen, Personalarbeit und Vertrieb) finden Sie → in unserem kostenlosen Büro-Kaizen Download-Center!

6. Video-Tutorial zur neuen Aufgaben-App in Teams plus unser beliebtes Microsoft-Planner-Tutorial!

Planner und Teams sind das neue Dreamteam von Microsoft. Wie Sie beide optimal nutzen und ideal miteinander kombinieren, zeigen wir Ihnen hier in folgenden zwei Video-Tutorials.

Video-Tutorial: Microsoft/Office 365

Erster Eindruck: To Do & Planner Aufgaben zentral in Teams!

(Dauer 09:02 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Teams Video-Tutorials:

1. 00:00 Einleitung
2. 00:20 Hinzufügen der Aufgaben-App
3. 00:55 Aufbau der To-dos-App
4. 01:13 Übersicht über Aufgaben aus To Do
5. 02:55 Gemeinsam genutzte Pläne aus Planner
6. 04:30 Die neue Listen-Ansicht
7. 06:34 Mein erster Eindruck
8. 07:18 Diese Funktionen fehlen noch
9. 08:03 Fazit

Video-Tutorial: Microsoft Planner

(Dauer 26:31 Minuten)

Inhalt dieses Microsoft Planner Video-Tutorials:

1. Was ist Microsoft Planner? (00:39)
2. Einen neuen Plan erstellen (03:14)
3. Neue Aufgaben anlegen (10:39)
4. Aufgaben-Übersicht in Planner & To-Do (17:02)
5. Verknüpfung mit Microsoft Teams (21:10)
6. Mein Fazit (24:21)