„Kaizen“ anstatt „Koi-Sinn“



„Sehr gut seid ihr noch lange nicht“, sagt manch ein Lehrer zu seinen Schülern. Und er vergibt konsequent als höchste Bewertung ein „Gut“, niemals ein „Sehr gut“. Manche Schüler verlieren durch dieses System den Mut; ihre Bemühungen scheinen ihnen sinnlos zu sein. Kein Wunder, sie resignieren, weil sie glaubten, dass sie nie perfekt sein würden. Andere jedoch fühlen sich eher angespornt. Sie lernen daraus: Wir können – und wollen – uns ständig verbessern; egal, wie gut wir schon sind.Um ständige Verbesserung geht es auch bei Kaizen – jedoch ohne Entmutigung, sondern mit Motivation, Leidenschaft und Freude an vielen Erfolgen.

Hier stelle ich Ihnen einige pragmatische Ansätze von Kaizen vor. Außerdem erhalten Sie praktikable Tipps dafür, wie Sie Kaizen auch in Ihrem Unternehmen anwenden können.

INHALTSVERZEICHNIS

Lebendig durch Wandel

„Das Leben gehört dem Lebendigen an, und wer lebt, muss auf Wechsel gefasst sein“, schrieb einst Johann Wolfgang von Goethe. Mit dieser Aussage hat er die Philosophie von Kaizen treffend beschrieben, ohne sie zu kennen. Denn das japanische Wort „Kaizen“ bedeutet genau das: „Kai“ steht für Wandel, „Zen“ bedeutet „zum Besseren“. Kaizen ist deshalb ein höchst lebendiges Prinzip.

Der „Wandel zum Besseren“ ist einerseits eine Philosophie, andererseits ein Konzept von Methoden, mit denen sich Prozesse verbessern lassen. Erstmals nach dem Zweiten Weltkrieg zeigte Kaizen als Managementkonzept seine Stärke und brachte den geschwächten Autohersteller Toyota wieder zum Blühen.

Ich habe mir vor einigen Jahren überlegt, dass die Prinzipien von Kaizen sich auch auf die Abläufe in Büros umsetzen lassen müssten. Das hat sich bestätigt und inzwischen gibt es Büro-Kaizen, mit dem schon viele meiner Kunden die Abläufe in ihren Büros erfolgreicher und entspannter gestalten konnten. Denn das ist eine Seite an Kaizen, die ich besonders liebe: Es geht nicht um härteres Arbeiten mit mehr Druck, sondern um klügeres Arbeiten mit mehr Effizienz.

Klug und entspannt arbeiten mit Kaizen.
Klug und entspannt arbeiten mit Kaizen.

Mitdenken erwünscht - das ist Kaizen

Kaizen ist keine Ansammlung von formalen Vorgaben, sondern ein komplexes Prinzip, in dessen Umsetzung die Mitarbeiter aktiv mit einbezogen werden. Dabei werden Fehler als Chance zur Verbesserung gesehen, denn Kaizen geht davon aus, dass es immer wieder etwas zu verbessern gibt; Perfektion ist nur ein gedachter Zustand, den wir anstreben, aber nicht dauerhaft erreichen können.

Im Kaizen werden die Mitarbeiter als „Mitunternehmer“ gesehen, was ihre Bindung an das Unternehmen stärkt und sie zum kreativen Mitdenken motiviert.

Lese-Tipp für Mitdenker:
Hier habe ich für Sie Drei Tipps für eine motivierende Mitarbeiterführung zusammengestellt.

Auf Spurensuche

Die Studie zur Arbeitseffizienz, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchführten, deckte die größten Effizienzkiller auf, darunter:

  • 1. Lange Suchzeiten
  • 2. Unterbrechung der Arbeit durch E-Mails und andere Störungen
  • 3. Ungenügende Mitarbeiterzufriedenheit

Mit Kaizen die Effizienzkiller im Büro aufspüren und schrittweise beseitigen
Mit Kaizen die Effizienzkiller im Büro aufspüren und schrittweise beseitigen

Test-Tipp für Gründliche:
Sie möchten die Effizienzkiller in Ihrem Unternehmen aufspüren und einen ersten Hinweis darauf erhalten, wo Ihr Unternehmen steht? Dafür empfehle ich Ihnen den Selbsttest aus meinem Buch „Für immer aufgeräumt“. Er steht im Downloadbereich kostenlos für Sie bereit.

Der Selbsttest zeigt, welche Bereiche sich mit Kaizen verbessern lassen.
Der Selbsttest zeigt, welche Bereiche sich mit Kaizen verbessern lassen.

Kleine Schritte – Große Wirkung

Kaizen erlaubt es uns, schrittweise vorzugehen und dort zu beginnen, wo es am leichtesten geht. Es ist also nicht nötig, sofort das ganze Büro oder die ganze Abteilung „umzukrempeln“. Schon kleine Veränderungen – die übrigens fast nichts kosten – erzielen messbare Erfolge.

Der Satz „Sehr gut seid ihr noch lange nicht“ – bekommt im Kaizen die Antwort: „Gut so, denn wir verbessern uns ständig.“

Kontinuierliche Verbesserung in kleinen Schritten – das ist Kaizen.

Kontinuierliche Verbesserung in kleinen Schritten – das ist Kaizen.

Nehmen wir als Beispiel das Thema „Suchzeiten“. Etwa 13 Prozent der Arbeitszeit verbringen Büroarbeiter mit dem Suchen von Unterlagen und Dateien. Das sind pro Stunde fast acht Minuten, also etwa eine Stunde täglich. Mit Kaizen ist es möglich, die Suchzeiten auf höchstens eine Minute zu verkürzen.

Stellt sich in dem Test heraus, dass auch in Ihrem Unternehmen die Suchzeiten unnötig lang sind, können Sie zum Beispiel folgende Schritte gehen:

  • 1. Platz schaffen: Ausräumen und Entsorgen
  • 2. Platz verteilen: Aufräumen
  • 3. Platz behalten: Regen definieren und einhalten

Und so gehen Sie dabei vor:

1. Platz schaffen

Im Büroalltag sammeln sich viele Dinge an, die nicht mehr benötigt werden: Papiere und Prospekte, defekte oder unbenutzte Bürowerkzeuge, überflüssige Materialien. Sortieren Sie alle diese Dinge aus und freuen Sie sich über den so gewonnenen Platz.

Download-Tipp für Entsorger:
Für viele geschäftliche Dokumente gelten Aufbewahrungsfristen. Im Downloadcenter steht für Sie eine Liste aller Aufbewahrungsfristen bereit.

Liste der Aufbewahrungsfristen
Liste der Aufbewahrungsfristen

2. Platz verteilen

Ein Grundgedanke von Kaizen lautet: Jedes Ding hat seinen Platz. Gehen Sie dabei so vor:

  • Alles, was Sie täglich benutzen, bringen Sie direkt am oder im Schreibtisch unter.
  • Alles, was Sie öfter brauchen, bringen Sie in der Nähe Ihres Schreibtisches unter.
  • Alles, was Sie selten brauchen, kann sich weiter entfernt befinden.

Kurz-Tipp für Clevere:
Für Stifte und Bürowerkzeuge eignen sich Schubfächer im Schreibtisch oder im Rollcontainer. Mit Trennelementen halten Sie die einmal geschaffene Ordnung in den Schubfächern aufrecht.

Kaizen empfiehlt: Jedes Ding an seinen Platz. Trennelemente im Schubfach helfen dabei.
Kaizen empfiehlt: Jedes Ding an seinen Platz. Trennelemente im Schubfach helfen dabei.

3. Platz behalten

Einfach, jedoch wirksam: Legen Sie Spielregeln für die Ordnung fest. Der Vorteil davon ist, dass Sie nicht immer wieder neu überlegen müssen, wohin Sie ein Bürowerkzeug oder Dokument legen. Der einmal festgelegte Platz wird routinemäßig immer wieder vergeben. Sie sparen also Zeit beim Suchen und beim Aufräumen. Wenn Sie noch mehr kleine Ordnungs-Tipps mit großer Wirkung kennenlernen möchten, dann habe ich hier für Sie die

Praxis-Tipps für Zeitsparer:
Wie Sie ideale Plätze für Büromaterialien finden, was Klebezettel mit dem Einsparen von Suchzeiten zu tun haben und was es mit dem Beschriften von Ordnern auf sich hat, verrate ich Ihnen in meinem Artikel: Aufräumen mit System: 10 Spielregeln für Sieger.

Und wenn Sie wissen möchten, wie Sie nie wieder aufräumen müssen, dann ist das folgende Video genau richtig für Sie:

Mit Kaizen nur noch einmal aufräumen – und dann nie wieder.
Mit Kaizen nur noch einmal aufräumen – und dann nie wieder.

Wir sind nicht perfekt – und das ist gut so

Wer perfekt ist, der ist „ganz oben“ angekommen und kann sich nicht mehr verbessern. So ist perfekt sein gleichbedeutend mit Stillstand. Denn wo keine Verbesserung möglich ist, tritt man auf der Stelle, bewegt sich nicht mehr vorwärts. Deshalb sind lange Suchzeiten, unklare Strukturen und überholte Abläufe für uns Fehler, die wir begrüßen, weil sie uns zur Bewegung anregen.

Kaizen bedeutet ja, dass wir ständig besser werden und aus unseren Fehlern lernen. Allerdings brauchen wir dafür eine positive Fehlerkultur. Wenn etwas nicht gut genug funktioniert, fragen wir nicht: „An wem lag es?“ Sondern: „Woran lag es?“ Auf diese Weise vermeiden wir, dass sich Mitarbeiter kritisiert und damit unwohl fühlen; stattdessen konzentrieren wir uns direkt auf die sachlichen Zusammenhänge.

#Fehler sind #Freunde, die uns den Weg zeigen. Klick um zu Tweeten

Erfolg durch Zufriedenheit

Im Kaizen werden Mitarbeiter nicht als „Kostenfaktoren“ gesehen, sondern als Potenzial eines Unternehmens. Ihre Erfahrung, ihre Begeisterung und ihre Kreativität fließen in das Unternehmen ein – wenn sie motiviert sind und zufrieden sind.

Macht Zufriedenheit nicht träge? Nein, ganz und gar nicht. Wer zufrieden ist, wendet sich seiner Arbeit positiv zu, ist eher kreativ und arbeitet effizienter. Zufriedene Mitarbeiter verbessern sich deutlich mehr als unzufriedene.

Die oben beschriebene positive Fehlerkultur trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit entscheidend bei. Welche Methoden Büro Kaizen noch bereithält, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu stärken, finden Sie in meinem

Lese-Tipp für Umsichtige:
Fünf Tipps, mit denen Sie garantiert die Mitarbeiter steigern ist eine Zusammenstellung von einfachen und dabei hoch wirksamen Ansätzen, aus Mitarbeitern zufriedene Mitarbeiter machen.

Und Sie?

Was bedeutet für Sie Kaizen im Büro? Welche Ansätze und Methoden sind Ihnen am meisten nützlich, um sich zu verbessern? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Das Thema Kaizen begeistert mich und meine Mitarbeiter. Wir lieben es, unsere Leser und Kunden zu inspirieren und ihnen dabei zu helfen, sich ständig zu verbessern. Dafür halten wir eine Vielzahl von Anregungen und Praxistipps bereit.

Großer Beliebtheit erfreut sich unser kostenloser 12-teiliger E-Mail-Kurs Endlich frei. Hier vermittle ich Ihnen die Top-Strategien aus meiner 15-jährigen Erfahrung, mit denen Sie zunehmend entspannter und erfolgreicher arbeiten. Ich lade Sie gern ein, sich hierfür anzumelden.

Strategien von Büro-Kaizen in 12 Teilen: Endlich frei
Strategien von Büro-Kaizen in 12 Teilen: Endlich frei

Mein zweiter Tipp ist ein Video, in dem ich Ihnen zeige, wie Sie in sieben Schritten Ihren Schreibtisch für immer aufräumen:

In 7 Schritten den Schreibtisch für immer aufräumen – mit Kaizen-Regeln.
In 7 Schritten den Schreibtisch für immer aufräumen – mit Kaizen-Regeln.

Sie möchten wissen, wieviel Potenzial zur Verbesserung in Ihrem Unternehmen steckt? Dann melden Sie sich jetzt für den Einsparungs-Rechner an:

Der Einsparungsrechner zeigt, welche Bereiche sich mit Kaizen verbessern lassen.
Der Einsparungsrechner zeigt, welche Bereiche sich mit Kaizen verbessern lassen.



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