Überlastungsanzeige? Fehlanzeige! – Mit Verantwortung und Umsicht zum Erfolg (Teil 1/2)



Ich bin überzeugt, mit Büro-Kaizen® steigern Sie die Arbeitseffizienz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und betreiben zudem eine erfolgreiche Burn-out-Prävention. Die Überlastungsanzeige wird zur Fehlanzeige und es entsteht eine gelungene Win-Win-Situation für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für das Unternehmen. Denn gesunde, zufriedene und zielführend arbeitende Mitarbeiter steigern den Gewinn Ihres Unternehmens. Überlastungsanzeige? Fehlanzeige!

Bei Überlastungsanzeigen sofort reagieren
Mit Büro-Kaizen steigern Sie die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter, aber keiner Ihrer Mitarbeiter wird eine Überlastungsanzeige machen.

Überlastungsanzeigen erhöhen das Burnout-Risiko

In regelmäßigen Abständen erscheinen Sondermagazine mit Titeln wie „Ausgebrannt. Das überforderte Ich” (Der Spiegel, Nr. 4, 24.1.2011). Büro-Kaizen® setzt genau hier an. Es hilft, dass das Formular mit der Überlastungsanzeige seltener zum Einsatz kommt und zeigt, dass ein sozial verantwortliches Handeln auch als wirtschaftlich erfolgreiches Unternehmen möglich ist. Ich bin überzeugt, gerade in einem Arbeitsumfeld, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht, kann effizient gearbeitet und zugleich erfolgreich gewirtschaftet werden.

Tipp Nr. 1 gegen die Überlastungsanzeige: Nutzen Sie Büro-Kaizen® als Frühwarnsystem

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter eine Überlastungsanzeige schreibt, ist es häufig schon zu spät. Seien Sie sensibel für stille Überlastungsanzeige. Beachten Sie Überlastungssignale, die sich im Vorfeld ankündigen. Der Schreibtisch quillt über und die Dokumente stapeln sich im Postfach des Mitarbeiters.

In aller Regel sind solche Staus ein Indikator dafür, dass die Prozesse nicht mehr passen. Das kann beispielsweise daran liegen, dass ein Bereich (zu) schnell wächst und die Strukturen noch nicht angepasst wurden. Es gilt, nach den Ursachen zu forschen. Dabei ist sicherzustellen, dass der Mitarbeiter bis zur Klärung der Ursache Unterstützung bekommt. Lassen Sie es nicht bis zur Überlastungsanzeige kommen. Seien Sie proaktiv! Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Tipp Nr. 2 gegen die Überlastungsanzeige: Büro-Kaizen® setzt bewusst auf eine proaktive Fehlerkultur

Immer wieder entsteht Stress, weil Fehler unterlaufen und es dadurch, dass die Fehler wieder behoben werden müssen, zu Mehrarbeit kommt. Stress dieser Art kann deutlich reduziert werden, indem wir bei der Wurzel ansetzen und Lösungen finden, wie Fehler von vornherein vermieden werden können. Im Büro-Kaizen® gilt das Prinzip der ständigen Verbesserung. So sorgen z. B. Verbesserungsvorschlagwesen oder Kanban-Karten dafür, dass Arbeitsabläufe fortlaufend optimiert und Flüchtigkeitsfehler vermieden werden können. Statt einem Formular mit einer Überlastungsanzeige habe ich lieber zehn Formulare mit vorbeugenden Verbesserungsvorschlägen in meinem Posteingang!

Tipp: In diesem Video sehen sie, wie aus Fehlern Chancen werden.

Vorschaubild

Durch die Umsetzung der Tipps und Anregungen, die Sie bei Büro-Kaizen® erhalten, sind auch Sie in der Lage, an Ihrem Arbeitsplatz rasch spürbare Verbesserungen zu erzielen. Wenn ich meine Kunden nach Abschluss einer Umsetzungsberatung danach frage, wie sie die Verbesserungen einschätzen, werden durchschnittlich folgende Werte genannt:

  • 10 bis 20 % Effizienzsteigerung
  • 20 % Flächenersparnis
  • 40 % Reduzierung der Suchzeiten
  • 25 % Verringerung der Durchlaufzeiten

Lernen Sie unsere Büro-Kaizen® Methode kennen! Machen Sie einen Termin mit uns aus! Wir kommen gerne einmal zu Ihnen!

Im 2. Teil unserer Reihe zur Überlastungsanzeige erfahren Sie, wie Sie den Überblick über Ihre Projekte behalten und gelassen bleiben, auch wenn es einmal stressig wird.





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