„To do” oder „Not to do”: Warum Sie Ihren E-Mail-Posteingang nicht als To-do-Liste missbrauchen sollten



Ich finde To-do-Listen wunderbar: Ich schreibe auf, was zu erledigen ist – und kann die Aufgaben nach und nach abarbeiten. Ich vergesse nichts und weiß am Ende des Tages, was ich geschafft habe. Wenn Sie aber Ihren E-Mail-Posteingang als To-do-Liste missbrauchen, passiert genau das Gegenteil: Ihre Posteingang-To-do-Liste wird immer voller, größer und unübersichtlicher, weil sich die To-dos unter allen sonstigen Mails befinden. Die Folge: Sie werden wichtige Termine, Informationen, Anfragen & Co übersehen und verbummeln. Sie wissen am Feierabend nie ganz genau, ob sich in Ihrem Posteingang noch irgendwo eine wichtige Aufgabe verbirgt, die Sie heute dringend abarbeiten müssen. Mit anderen Worten: Anstatt Struktur und Ruhe in Ihre Arbeit zu bekommen, herrscht Chaos und Unruhe. Hier ein paar Tipps, wie Sie E-Mails sinnvoll in Ihre To-do-Liste integrieren.

To-do-Liste nicht missbrauchen
Ein vernünftiger Umgang mit Ihrem Posteingang bzw. Ihrer To-do-Liste ist wichtig.

Was ist das Problem

Ich gebe zu: Die Versuchung ist groß, den E-Mail-Posteingang als To-do-Liste zu missbrauchen. Wahrscheinlich haben Sie Ihr E-Mail-Programm permanent offen und im Blick, um keine wichtige Mail zu verpassen. Sie lassen die To-do-Mail einfach da, wo sie ist, weil Sie sie später abarbeiten möchten. Könnte klappen – klappt aber nicht. Denn bei den meisten Menschen treffen ständig weitere Mails im Minuten-Takt ein, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Die To-do-Mail rutscht immer weiter nach unten – und verschwindet auf Nimmerwiedersehen im Nirvana. Aus der „To do” wird „Not to do”.

To-do-Listen sind toll – aber nicht im Posteingang! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Der Posteingang ist zunächst nur eine Sammelstelle aller E-Mails, die Sie bekommen. In Ihrem virtuellen Briefkasten landen z.B. schnelle Mitteilungen von Kollegen und Kunden, wichtige Dateien, Einladungen, Termine, Newsletter, Anfragen und vieles mehr.

Extra-Tipp

Durch eine gezielte Abarbeitungs-Strategie, meistern Sie diese E-Mail-Flut ganz entspannt. 22 wertvolle Tipps, wie Sie Ihre E-Mails entspannt abarbeiten, finden Sie hier.

So gehen Sie grundsätzlich vor

  • Nutzen Sie eine separate To-do-Liste für alle Aufgaben
  • Eine einfache Textdatei reicht
  • Oder nutzen Sie z.B. die Aufgaben-Verwaltung von Microsoft Outlook

Aufgabenliste für To-do-Liste
Nutzen Sie die Aufgabenliste in Outlook, um eine funktionierende To-do-Liste zu haben.

So geht's besser – Schritt für Schritt

      1. Arbeiten Sie Ihre E-Mail nach der 5-Minuten-Regel und dem Prinzip „Verarbeiten statt sichten” ab.
      2. Arbeiten Sie alles ab, was Sie in 5 Minuten bearbeiten können.
      3. Übertragen Sie alles andere in Ihre Aufgaben-Liste.
      4. Ändern Sie die Betreffzeile, damit sie als Aufgabe erkennbar ist. Idealerweise nehmen Sie hier eine klare Aufgaben-Bezeichnung, die den nächsten Schritt benennt.
      5. Erstellen Sie eine Aufgabe für jeden To-do-Punkt, den Sie in der Mail finden
      6. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Ihren Prioritäten
      7. Arbeiten Sie Ihre Aufgaben nach Ihrem Plan ab

Vier erprobte Tipps gegen die E-Mail-Flut finden Sie hier.

Und Sie?

Was sagen Sie zu diesem Tipp zum Thema To-do-Liste? Wie meistern Sie die E-Mail-Flut?



Schlagwörter: , ,


Das könnte Sie auch interessieren...
1 Kommentar

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.