Die extra-schmale To-do-Liste: 3 Tipps gegen Aufgabenstaus



Wenn Ihre To-do-Liste zum To-do-Katalog mutiert, läuft was schief. Ich gebe Ihnen in diesem Beitrag 3 effektive Tipps für eine schlanke und vor allem schaffbare To-do-Liste.

Was ist das Problem

Sie können einen verschneiten Berghang mit Skiern in kurzer Zeit auf sicheren Pfaden erfolgreich nach unten fahren. Sie können aber auch von einer Lawine erfasst werden und ungestüm nach unten poltern. Ob Sie da wirklich heil ankommen, ist fraglich. Genauso ist es auch mit den Aufgaben auf Ihrer täglichen To-do-Liste. Wenn diese Liste die Ausmaße einer Lawine annimmt und Unmassen an unerledigten Dingen auf sie wirft, sind Sie nicht mehr in der Lage, zu steuern. Wenn Sie allerdings eine Struktur haben – ähnlich wie der Skifahrer eine klar begrenzte Fahrstrecke – sieht das schon ganz anders aus. Dann kommen Sie nicht nur mit Ach und Krach ins Ziel, sondern geordnet, stressfrei und effizient. Machen Sie aus Ihren To-do-Listen also keine Lawinen, sondern befahrbare Pisten. Zu viele To-Dos sind Gift für erfolgreiche Tage, das zeigt auch mein kurzes Video.

So funktioniert es

Nehmen Sie sich nicht mehr vor, als Sie schaffen können, denn das frustriert nur und sorgt für Stress. Mein wichtigster Tipp ist es, die To-do-Liste schlank zu halten und nicht zu überladen. Und ja, es gibt Möglichkeiten, wie das gelingt. Und ja, dabei bekommen Sie trotzdem alles – sogar noch besser – erledigt. Sie werden überrascht sein, wie einfach es sein kann.

Zu viel zu tun, heißt gar nichts schaffen. Verkleinern Sie Ihre To-do-Liste!
Zu viel zu tun, heißt gar nichts schaffen. Verkleinern Sie Ihre To-do-Liste!

Tipp 1 für die schlanke To-do-Liste: Automatisieren, was sich automatisieren lässt

Das Kopierpapier nachfüllen und neue Prospekte bestellen sind ohne Frage wichtig, weil Sie sonst weder arbeits- noch wettbewerbsfähig sind. Auf die tägliche To-do-Liste gehören solche Dinge trotzdem nicht. Ganz einfach, weil Sie diese Prozesse mit einfachen Mitteln automatisieren und enorm beschleunigen können. Zum Beispiel mit Kanban. Hierbei erstellen Sie aussagekräftige Regieanweisungen, die Sie an Ort und Stelle, also direkt am Prospektständer oder beim Kopierpapier, hinterlegen. Auf der Karte steht dann, was zu tun ist. Wer die Karte findet, wird aktiv und braucht dafür keine fünf Minuten Zeitaufwand. Eine enorm zeitsparende Vorgehensweise, die Ihre tägliche To-do-Liste enorm reduzieren kann. Sehen Sie sich gerne mein Beispiel einer Kanban-Karte im Download-Center an und nutzen Sie dieses praktische Tool. Wie das genau geht, habe ich Ihnen zusätzlich unter diesem Beitrag verlinkt.

Materialbestellung gehört nicht auf die To-do-Liste, sondern kanban-gesteuert.
Materialbestellung gehört nicht auf die To-do-Liste, sondern kanban-gesteuert.

Tipp 2 für die schlanke To-do-Liste: Auf das Wesentliche beschränken!

Wichtig ist es, dass Sie nicht alles, was irgendwann ansteht, gleich auf die To-do-Liste packen. Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick und priorisieren Sie Aufgaben. Unterscheiden Sie dabei zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben. Ein tolles Instrument, um das richtige Priorisieren zu lernen, ist das Eisenhower-Prinzip. Sie lernen hierbei A-Prioritäten zu setzen und unwichtigere Dinge nach hinten zu stellen. Wenn Sie mehr über diese Methode erfahren möchten, lege ich Ihnen diesen Beitrag ans Herz, der das Eisenhower-Prinzip genau erklärt.

To-do-Listen mit kluger Priorisierung helfen bei Ihrer Zeitplanung.
To-do-Listen mit kluger Priorisierung helfen bei Ihrer Zeitplanung.

Tipp 3 für die schlanke To-do-Liste: Dopplungen vermeiden

Sie glauben gar nicht, wie viele Lawinen in manchen Büros losrollen und die völlig identischen Aufgaben beinhalten. Gerade doppelte Zuständigkeiten und doppelte Aufgaben rauben Ihnen Zeit. Klären Sie unbedingt, wer für was zuständig ist und leiten Sie entsprechende Mails weiter, bevor die nächste Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste und auf der des eigentlich zuständigen Kollegens zugleich landet. Sonst arbeiten Sie doppelt und haben im Nachgang einen zusätzlichen Abstimmungsaufwand. Wir arbeiten in unserem Haus mit solchen Zuständigkeitsaushängen, die klar zeigen, wer was macht. Und wer was eben nicht tun muss. In diesem Blogbeitrag finden Sie eine Anleitung, wie das Ganze funktioniert.

Wer macht was und was gehört nicht auf meine To-do-Liste? Klare Zuständigkeitsregelungen helfen weiter.
Wer macht was und was gehört nicht auf meine To-do-Liste? Klare Zuständigkeitsregelungen helfen weiter.

Darauf kommt es an

Nehmen Sie sich täglich ein paar Minuten Zeit für Ihre To-do-Liste und sparen Sie dadurch mehrere Stunden. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste klug anlegen, können Sie Ihre Zeit dafür nutzen, die wichtigen Dinge gut zu erledigen. Und nicht dafür, wie ein aufgescheuchter Feuerlöscher den einen Brandherd nach dem anderen zu löschen. Oder eben konzept- und kopflos den Hang herunterzupollern.

Nehmen Sie sich nicht zu viel vor: Übervolle #To-do-Listen sind wie Lawinen, schlanke hingegen die sichere Piste. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Sie arbeiten mit einer schlanken To-do-Liste wesentlich entspannter. Aber Sie arbeiten auch effizienter. Dopplungen werden vermieden, Unklarheiten von Anfang an ausgeräumt. Win-win für alle Beteiligten, die lieber sicher als überrollt zum Tagesziel gelangen möchten.

Wer eine kluge To-do-Liste führt, arbeitet effizienter und stressfreier.
Wer eine kluge To-do-Liste führt, arbeitet effizienter und stressfreier.

Und Sie?

Läuft Ihnen auch die Zeit davon und Sie wünschen sich kluge Anleitungen für effizientere Arbeitsweisen? Die To-do-Liste ist der Anfang, mein Programm „Endlich geschafft“ die konsequente Fortführung. Lernen Sie dort, wie einfach Sie täglich 30 Minuten sparen und sinnvoller einsetzen können. Hier geht's zu weiteren Informationen und zur Anmeldung.

Weiterführende Informationen:



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