Personal-Kanban – testen Sie ein einfaches und motivierendes Tool für Ihre Aufgabenverwaltung!



Ich bin ein Effizienz-Forscher, ein Prozessabenteurer, ein Strukturoptimierer. Ich will mehr in weniger Zeit schaffen. Ich suche ständig nach Wegen, effizienter zu werden und meine Aufgabenverwaltung zu optimieren. Ich stelle mir dann vor, was ich mit der gewonnenen Zeit machen kann: Mit meiner Familie zusammen sein, eine neue Idee entwickeln, ein Buch lesen. Eine Methode zur Aufgabenverwaltung, auf die ich gestoßen bin, heißt Personal-Kanban. Sie ist ein genauso spannendes und wie einfaches Tool zur Aufgabenverwaltung, das für bestimmte Situationen des Arbeitsalltags sehr wirksam und motivierend sein kann.

Was ist das Problem

Nicht jeder will seine Aufgabenverwaltung digital z.B. mit Outlook organisieren. Mancher braucht etwas Visuelles, Handfesteres, Motivierendes. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihre Arbeit vor allem von einem festen Ort und Büro aus und ohne Auswärtszeiten erledigen, bietet sich für die Aufgabenverwaltung die Methode Personal-Kanban an.

So funktioniert es

Kanban ist japanisch und bedeutet „Signal”. Normalerweise nutzen wir das Kanban-Prinzip für die Überwachung von Beständen. Als Signal dienen dort Karten, die anzeigen, dass nur noch eine bestimmte Stückzahl z.B. des Kopierpapiers zur Verfügung steht. Auch bei Personal-Kanban kommen Karten als Signal zum Einsatz. Allerdings nutze ich die Karten im Bereich der Aufgabenverwaltung zum Festhalten meiner ToDo's. Die Karten geben mir hier das Signal, wieweit ich mit der Erledigung meiner Aufgaben für diese Woche schon gekommen bin.

Personal-Kanban: Ein wirksames und einfaches Tool zur Aufgabenverwaltung. Klick um zu Tweeten

Schritt Nr. 1 zu einer Aufgabenverwaltung mit Personal-Kanban: Sie benötigen ein Brett oder ein Whiteboard

Sie brauchen eine Fläche, auf der Sie schreiben können. Sollten Sie kein Whiteboard haben, können Sie auch ein Brett oder eine Pappe verwenden. Oder Sie nutzen einfach einen Bogen Flipchartpapier und befestigen ihn an einer Wand oder an einer Tür. Ich kenne sogar jemanden, der für sein Personal-Kanban eine alte - zum Glück noch unbenutzte - Pizzaschachtel verwendet hat.

Schritt Nr. 2 zu einer Aufgabenverwaltung mit Personal-Kanban: Beschriften Sie die Spalten

Ihre Tabelle sollte dem Foto ähneln.

  • Die 1. Spalte (breit) trägt den Titel: „ToDo's” oder „Aufgaben”. Hier werden alle Aufgaben der aktuellen Woche gesammelt.
  • Die 2. Spalte (schmal) wird mit „Heute” überschrieben. Hier befestigen Sie die jeweiligen Aufgaben, an denen Sie heute arbeiten werden.
  • In der 3. Spalte (breit) sammeln Sie die Aufgaben, die Sie erledigt haben. Sie überschreiben sie mit „Done” oder „Erledigt”.

Schritt Nr. 3 zu einer Aufgabenverwaltung mit Personal-Kanban: Nutzen Sie unterschiedliche Farben

Um eine Balance zwischen den verschiedenen Aufgaben- und Lebensbereichen zu halten, bieten sich verschiedenfarbige Klebezettel an. In unserem Beispiel haben wir außerdem die Zeilen beschriftet und die Rubriken „Selbstständigkeit”, „Werbetexten”, „Artwork” und „ich” verwandt. Die farbliche Unterscheidung und die Beschriftung erleichtern die Erkennbarkeit.

Schritt Nr. 4 zu einer Aufgabenverwaltung mit Personal-Kanban: Leeren Sie am Ende der Woche die 3. Spalte

Beim Wochenrückblick, sehen Sie das Erledigte auf einen Blick. Leeren Sie am Ende der Woche die 3. Spalte und füllen Sie die 1. Spalte mit den Aufgaben der nächsten Woche. Mich motiviert es, zu sehen, was ich alles geschafft habe. Aus diesem Grund nehme ich die kleinen Zettel auch nicht direkt ab, wenn ich die Aufgabe erledigt habe, sondern genieße den Moment am Ende der Woche mir das Erledigte noch einmal in Erinnerung zu rufen, um dann die neue Woche zu planen.

Schritt Nr. 5 zu einer Aufgabenverwaltung mit Personal-Kanban: Nehmen Sie sich Zeit für die Zettel, die nicht verschoben wurden

Wenn ein To-do-Zettel auch noch nach einigen Wochen da hängt, ist offensichtlich, dass diese Aufgabe, so, wie sie da steht, nicht zu erledigen ist. Fragen Sie sich: Muss ich die Aufgabe streichen, delegieren oder in Teilschritte zerlegen?

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Darauf kommt es an

Personal-Kanban eignet sich als visuell ansprechendes Tool der Aufgabenverwaltung vor allem für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihre Aufgabenliste nicht außer Haus nutzen müssen. In diesem Fall ist Personal-Kanban ein einfaches, motivierendes und wirksames Tool.

Was der Tipp bewirkt

Mit Personal-Kanban sieht man sofort, was schon erledigt ist. Zudem haben Sie immer die Dinge im Blick, die erledigt werden müssen, um die eigenen Ziele zu verwirklichen.

Und Sie?

Ich bin an Ihren Ideen für eine perfekte Aufgabenverwaltung interessiert! Welche Tools nutzen Sie?



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