OneNote ist das unbekannteste und am meisten unterschätzte Office-Programm von Microsoft! Gerade wenn unterschiedliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig auf Informationen zugreifen müssen, bietet das Programm eine einfache Lösung, um Aufgaben, Notizen, Ideen, Fotos, Skizzen, Protokolle in einer übersichtlichen Struktur zu speichern. Sollten Sie noch nicht mit OneNote arbeiten, hilft Ihnen das folgende OneNote-Tutorial beim Erstellen Ihrer eigenen Wissensdatenbank.
Inhaltsverzeichnis
Welche Vorteile hat das Arbeiten mit OneNote?
- Die Dateien werden automatisch synchronisiert. Jeder, der zugreift, ist also auf dem aktuellen Stand.
- Sie können hier viele Arten von Informationen sammeln: Texte, Bilder, Audioaufnahmen, Videos und anderes mehr.
- Sie können von unterwegs per Tablet oder Smartphone auf Ihre Notizen zugreifen, diese aktualisieren sowie neue Notizen anlegen.
- Verschiedene Informationen lassen sich übersichtlich organisieren.
Eine sinnvolle OneNote-Struktur entwickeln
Bevor Sie ein Notizbuch anlegen und mit Inhalten füllen, empfehlen wir Ihnen, über die Struktur der Inhalte nachzudenken. Überlegen Sie sich, in welchen Bereichen Sie OneNote einsetzen möchten.
Auf dem Foto sehen Sie die Mindmap unserer Mitarbeiterin. Sie hat sich im beruflichen Bereich für die folgenden Notizbücher entschieden:
- Projekte
- Termine
- Personal
- Vertrieb
- Meetings
- Wissen
- Team
OneNote Tutorial: Notizbücher, Abschnitte und Seiten anlegen
Die einzelnen Notizbücher lassen sich nun übersichtlich organisieren:
- Notizbücher (1): Für die Bereiche „Projekte”, „Termine”, „Personal” usw. legen Sie jeweils unterschiedliche Notizbücher an.
- Abschnitte (2): Jedes Notizbuch hat mehrere Abschnitte. Alle wichtigen Informationen, auf die Sie per OneNote zugreifen wollen, können Sie beispielsweise in einem Abschnitt „Wichtige Infos” ablegen. Weitere Abschnitte könnten „Checklisten” oder „Ablaufbeschreibungen” heißen.
- Seiten (3): Innerhalb des Abschnitts fügen Sie dann Seite für Seite die wichtigen Informationen ein, z. B. indem Sie Seiten für die Themen „Zuständigkeiten”, „Kostenstellenplan”, „Telefonliste” etc. anlegen.
Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass OneNote das unbekannteste Office-Programm von Microsoft ist. Gleichzeitig sind wir überzeugt, dass OneNote jedem Menschen das Leben unendlich erleichtern kann. Um die tollen Möglichkeiten von OneNote bekannter zu machen, haben wir all unser Wissen in ein eBook gepackt.
In OneNote Notizen zentral dokumentieren
Nun können Sie loslegen und Ihre Materialien für sich und Ihr Team speichern. Beispiele für Themen, die sich mit OneNote organisieren lassen, sind:
- Projekte
- Veranstaltungsvorbereitung
- Personalgespräche
- Organigramm
- Terminpläne
- Besprechungsprotokolle
- Urlaubskalender
- Planung Geschäftsreisen
- E-Mail-Spielregeln
- Arbeitsplatzspielregeln
- Servicestandards
- Spielregeln Firmenwagen
- Wichtige Adressen
- und noch vieles mehr…
Screenshots mit Tastenkombination in OneNote erstellen
Suchen Sie auch die Möglichkeit relativ einfach mal kurz einen Screenshot z. B. von einer Webseite abzulegen, um ihn später weiterzuverwenden? Das ist mit OneNote kein Problem. Aus allen Anwendungen heraus können Sie mit nur einer Tastenkombination Screenshots in OneNote integrieren. Egal ob OneNote gestartet ist oder nicht.
- Drücken Sie dazu die Tastenkombination win + Shift + S
- Anschließend können Sie mit der Maus den Ausschnitt wählen, für den Sie einen Screenshot erstellen möchten.
- Nach der Auswahl startet ein Dialogfenster, in dem Sie den Speicherort (Notizbuch, Abschnittsgruppe, Abschnitt oder Seite) bestimmen können [1]. Nach der Auswahl des Speicherorts klicken Sie auf den Button „An den ausgewählten Speicherort senden“ [2]. Schon ist der Screenshot in Ihr Notizbuch integriert.
Audioaufzeichnung in OneNote nutzen und durchsuchbar machen
Neben den normalen Texten können Sie in OneNote auch Audio-Aufzeichnungen machen. Das ist vor allem dann sehr praktisch, wenn Sie gerade mal keine Tastatur zur Hand haben und nur einen kurzen Gedanken festhalten möchten. Die Funktion gibt es auch in der Smartphone App von OneNote.
Audio aufzeichnen am PC
- Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt „Einfügen“ [1] und dann auf „Audio aufnehmen“ [2].
- Die Aufnahme startet sofort und es erscheint ein neuer Menüpunkt „Aufzeichnen…“.
- Zum Beenden oder Pausieren der Aufzeichnung klicken Sie auf „Pause“ oder „Beenden“.
Audio aufzeichnen mit dem Smartphone
- Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Aufnahmen später gespeichert werden soll [1]
- Starten Sie die Aufnahme mit einem Fingerdruck auf das Mikrofonsymbol [2]
- Beenden Sie die Aufnahme bei einem weitern Fingerdruck auf „Stopp“ [3]
- Die Audioaufzeichnung wird direkt in OneNote abgespeichert.
Audioaufzeichnung durchsuchbar machen
- Auch die Audioaufnahmen können Sie für die Suche in OneNote indizieren. Achten Sie dazu auf eine deutliche Sprache bei Ihren Aufnahmen. Um die Suche in Audiodateien zu aktivieren klicken Sie im Menü auf „Datei“ und dann „Optionen“.
- Anschließend wählen Sie die Option „Audio und Video“ [1] und markieren dort den Punkt „Such nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren“ [2]. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ [3].
Schnelle Navigations-Links innerhalb von OneNote einfügen
Innerhalb Ihrer Notizbücher können Sie durch den Einsatz von Links eine gute Navigation zu Ihren verschiedenen Notizen herstellen. Bei der Arbeit im Team hilft Ihnen das vor allem beim schnellen Zugriff auf Informationen.
Navigationslink herstellen
- Für einen Navigations-Link klicken Sie mit rechten Maustaste auf eine Seite, ein Notizbuch, einen Abschnitt oder eine Abschnittsgruppe [1].
- Anschließend wählen Sie „Link zu Seite kopieren“ [2]. Über die Tastenkombination für Einfügen ([Strg] + [V]) können Sie den Link dann an einer beliebigen Stelle in Ihren Notizen einfügen.
Probieren Sie auch diese Alternative: Sie können den Titel einer Seite in zwei eckige Klammern => [[ ]] fassen. OneNote fügt dann automatisch einen Link zu der jeweiligen Seite hinzu. Sollte die Seite noch nicht bestehen, erstellt OneNote eine neue Seite mit dem gewählten Titel.
OneNote-Erweiterungen (Add-Ins) nutzen
Sollte Ihnen auch mit diesen Tipps und Tricks der Funktionsumfang von Microsoft OneNote nicht reichen, können Sie über Erweiterungen noch mehr aus dem digitalen Notizhelfer rausholen. Welche Add-Ins wir Ihnen für Ihre Arbeit mit OneNote empfehlen können, lesen Sie hier: „OneNote Add-Ins: Praktische Erweiterungen für Ihr Notizbuch“
Extra-Tipp: Organisation von Arbeitsabläufen in OneNote
In OneNote lassen sich nicht nur Informationen sammeln. Auch für die Darstellung und Organisation von Arbeitsabläufen ist OneNote optimal geeignet. Ich nutze OneNote beispielsweise für die Erstellung unserer Blogbeiträge.
- Abschnitt 1 – „In Bearbeitung”: Hier lege ich die Texte ab, an denen ich gerade arbeite. Sind sie fertig bearbeitet, wandern sie in Abschnitt 2.
- Abschnitt 2 – „Rechtschreibekorrektur”: Hier liegen alle Texte, die vor der Veröffentlichung noch einmal Korrektur gelesen werden sollen. Ist das geschehen, wandert der Artikel in Abschnitt 3.
- Abschnitt 3 – „Online”: Hier liegen alle Artikel, die bereits online sind.
Video-Tutorial: 15 versteckte OneNote Funktionen, die Du kennen musst!
(Dauer 15:23 Minuten)
Inhalte des Video:
- Einleitung 00:00
- Objekte ohne Raster verschieben 00:25
- Text einfach aus Bild kopieren 01:22
- Outlook Besprechungsdetails einfügen 02:35
- E-Mail-Signatur anpassen (Seite per E-Mail senden) 03:27
- Notizbuchliste und Seitenliste rechts/links einstellen 04:27
- Wow: OneNote kann rechnen 05:38
- Bunte Textboxen als Post-Its nutzen 06:27
- Seiten automatisch sortieren 07:27
- OneNote Feed einblenden (letzte Änderungen) 08:16
- Automatisches Backup einstellen 08:48
- Gelöschte Notizen wiederherstellen 09:52
- Links zu anderen Seiten erstellen 10:51
- Hilfslinien/ Gitternetzlinien nutzen 12:13
- Erweiterte Suche mit Syntax 12:42
- Inhaltsverzeichnis und neue Seiten erstellen („Seiten verknüpfen“) 13:49
11 Kommentare