Haaaaaalt, stopp! Vom Fluch und Segen der Unterbrechung


Nur in den seltensten Fällen kommt sie gelegen und meist unerwartet: Eine Unterbrechung, die ablenkt, aus der Konzentration reißt und mit jeder Wiederholung mehr nervt. In Büros haben wir einen ganzen Zoo an „Unterbrechungstieren” angehäuft: Das Telefon, die Türklingel, haufenweise piepende E-Mails, das schnurrende Faxgerät, der papierhungrige Kopierer und allen voran das vibrierende und brummende Smartphone: Es ist nicht einfach, sich in diesem Chaos eine ruhige Minute frei von jeder Unterbrechung zu schaffen.

Unterbrechungen können Probleme schaffen, aber auch Probleme lösen. Klick um zu Tweeten

Dabei ist für viele Arbeitnehmer Ruhe am Arbeitsplatz essentiell um wichtige Aufgaben konzentriert und korrekt durchführen zu können. Ein Buchhalter, der 50 Telefongespräche am Tag führen muss, wird früher oder später drei Nullen zu viel oder zu wenig an eine Rechnung hängen - peinlich für alle Beteiligten, teuer für das Unternehmen.

Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie Sie mit dem Thema Unterbrechung im Büro sinnvoll umgehen können. Denn neben den störenden Unterbrechungen gibt es auch solche, die Konzentration und Fokussierung dienlich sind: Bewusste, kleine Pausen fördern das Denkvermögen.

Unterbrechung im Arbeitsalltag
Unterbrechung im Arbeitsalltag ist keine Mangelware.

Den Unterbrechungsmarathon unterbrechen

„So kann ich nicht arbeiten!” – der Klassiker schlechthin unter den spontanen Ausbrüchen im Büro, wenn es mal wieder eine Unterbrechung zu viel war. Konzentriertes, unterbrechungsarmes arbeiten lässt sich aber durchaus realisieren – die Lösungen müssen dabei weder kompliziert noch kostspielig sein.

Einige einfache Ideen, wie Unterbrechungen deutlich reduziert werden können:

1. Schaffen Sie Ordnung am Arbeitsplatz

Neben den vielfältigen Kommunikationskanälen entstehen unnötige Unterbrechungen auch durch lange Suchzeiten. Griffbereit liegende Unterlagen und Büromaterialien verkürzen die Suchzeiten und damit die Unterbrechung. Ein aufgeräumtes Büro hat also nicht nur mir preußischen Sekundärtugenden und gesteigerter Produktivität, sondern auch mit Entspannung zu tun.

2. Schaffen Sie Ruhezonen im Büroalltag

Wenn knifflige Konzentrationsaufgaben zu erledigen sind, kann schon das Tippen des Schreibtischnachbarn wahnsinnig machen. Stehen Ihnen geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung, sollten Sie daher über die Einrichtung eines Ruhearbeitsraumes zum Arbeiten ohne Unterbrechung nachdenken. Nach Möglichkeit still, natürlich ohne Telefon und etwas abseits vom Geschehen können sich Ihre Mitarbeiter hier gut konzentrieren. Sollten keine Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, ist natürlich auch die Nutzung des Besprechungszimmers oder des Pausenraums möglich.

Unterbrechungen im Büro reduzieren
Versuchen Sie Unterbrechung im Büro zu vermeiden.

3. Schaffen Sie Frieden durch räumliche Aufteilung

Auch wenn es vordergründig sinnvoll erscheint die Buchhaltung und den Vertrieb in einem Raum unterzubringen: die dauernden Telefongespräche des Vertrieblers werden den mit Abrechnungen befassten Buchhalter zuverlässig wahnsinnig machen – ständiges unterbrechen lässt Fehler entstehen. Achten Sie daher bei der räumlichen Aufteilung der Arbeitsplätze darauf, dass eher laute und eher stille Arbeitsplätze nicht in unnötige Konflikte geraten. Das Einziehen von Trennwänden, schallschluckende Materialen (evtl. die Verlegung eines Teppichbodens o.ä.) können den Schallpegel im Büro wirksam dämpfen.

4. Schnelle Hilfe durch die „Stille Stunde”

Wenn der Platz für einen Ruhearbeitsraum nicht reicht, können Sie auch eine „Stille Stunde“, vorzugsweise am Nachmittag, einführen. In der Stillen Stunde sollten im Raum keine unnötigen Telefongespräche geführt werden, nach Möglichkeit werden die Telefone in die Zentrale umgeleitet. Ohne Unterbrechungen lassen sich die komplizierten Probleme des Tages auch in Unternehmen bewältigen, die nur einen großen Raum zur Verfügung haben. Hierzu ist es natürlich wichtig, im Dialog mit allen Mitarbeiten genaue Regeln zur Stillen Stunde aufzustellen und die auch einzuhalten.

Einfach mal Pause machen oder die positive Art der Unterbrechung

Die Diskussion dauert schon lange, die Besprechung zieht sich, alle sind müde und ein Ergebnis ist nicht in Sicht? Hier kommt eine Unterbrechung wie gerufen. Sorgen sie mit einer kleinen Pause dafür, dass sich die Mitarbeiter neu fokussieren können. Eine wohlgezielte Unterbrechung kann dieser kritischen Entscheidungssituation Wege aufzeigen, die vorher noch hinter hitzigen Argumenten und Stress verborgen waren. Trinken Sie einen Kaffee, atmen Sie durch, gehen Sie vor die Tür und kommen Sie erholt wieder – um die Sache zu einem guten Abschluss zu bringen.

Positive Unterbrechung schaffen
Schaffen Sie sich ruhig mal eine positive Unterbrechung – Pause darf sein.

Niemand ist eine Insel - aber...

In diesem Beitrag haben Sie das Phänomen Unterbrechung von zwei Seiten kennengelernt. Unterbrechungen können Probleme schaffen, aber auch Probleme lösen. Wenn Sie einen hohen Lärm- und Stresspegel im Büro haben, Mitarbeiter über zu viele Störungen ihrer Konzentration klagen und die Qualität zu leiden beginnt, ist es schon zu spät. Sorgen Sie daher bei Mitarbeitern, die für die gewissenhafte Durchführung ihrer Aufgaben auf Ruhe angewiesen sind, für eine möglichst unterbrechungsarme Umgebung.

Pausen, und seien sie noch so kurz, sind jedoch immer eine willkommene Art der Unterbrechung. Ein kurzer Moment des Durchatmens, des Besinnens, des Zurücknehmens lässt Sie und Ihre Mitarbeiter die Dinge klarer sehen. Sorgen Sie daher insbesondere bei längeren Besprechungen dafür, das regelmäßige Pausen in der Tagesordnung vorgesehen sind. Dann stimmen das Ergebnis und die Motivation - dank einer klugen Unterbrechung.

Ihre Erfahrungen mit guten und schlechten Unterbrechungen

Ich würde mich wie immer sehr freuen, wenn Sie Ihren Arbeitsalltag kurz unterbrechen würden und mir Ihre Erfahrungen mitteilen: Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen mit Unterbrechungen um? Welche sind Ihnen willkommen, welche unwillkommen, was würden Sie gerne verändern? Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar – ich freue mich auf Ihre Ideen.



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2 Kommentare
  • Ungeplante Unterbrechungen wie “…kannst mal schnell…” sind hinderlich und man muss vielleicht dann da auch mal Nein sagen können.Plane dann lieber ein Zeitfenster für den Kollegen,dann ist man auch konzentriert bei der Sache.

  • […] nicht in jedem Büro sind kürzere Pausenzeiten möglich. Dennoch sollten Sie versuchen alle 30 Minuten einmal eine 5-minütge Pause […]


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