Effizient Notizen machen – Schluss mit dem Datensalat im Kopf



Telefonnummern auf der Restaurantquittung, Ideen auf der Serviette und am Computer-Monitor kleben Post-its mit wichtigen Terminen - im Berufsalltag geht es nicht ohne hilfreiche Erinnerungen! Aber wenn von allen Seiten Daten, Fakten und Informationen auf Sie einströmen, sind Sie ohne ein klares System immer nur am Suchen oder neu sortieren. Es kostet viel zu viel Energie, diese vielen losen Stränge nicht aus den Augen zu verlieren. In Ihrem Kopf rotiert es geradezu, und diese vielen Gedanken hindern Sie daran, konzentriert zu arbeiten. Ich zeige Ihnen in 5 Schritten, wie Sie dieses Chaos bändigen, indem Sie effizient Notizen machen.

Notizen machen mit System
Wenn Sie viele Notizen machen, brauchen Sie ein System, um den Überblick zu behalten.

Was ist das Problem

Es gehört zum Arbeitsalltag, Notizen zu machen. Bei Besprechungen haben Sie einen Block dabei, Telefonnotizen kritzeln Sie auf ein Blatt Papier oder Post-its, im Seminar nutzen Sie das zur Verfügung gestellte Papier – merken Sie schon, wie sich das Durcheinander ausbreitet? Hinzu kommen noch weitere wichtige Informationen wie Aufgaben oder Termine, die Sie wahrscheinlich digital festhalten. Dieser breite Fächer an unterschiedlich festgehaltenen Notizen bedeutet für Sie puren Stress! Wenn Sie nicht immer wieder diese Aufzeichnungen sichten, übersehen Sie garantiert wichtige Daten, was für das Unternehmen finanzielle Verluste nach sich ziehen kann.

So funktioniert es

Schritt Nr. 1: Verwenden Sie möglichst nur ein Ordnungssystem

Das größte Chaos entsteht, wenn Sie unterschiedlichen Notizen machen. Post-its, Notizzettel und Einträge in Outlook können Sie einfach nicht gleichzeitig im Blick behalten und Sie verlieren den Überblick. Suchen Sie sich deshalb ein System für Ihr Notizmanagement, dass Ihnen und Ihren Ansprüchen gerecht wird. Schreiben Sie Informationen gerne per Hand auf oder nutzen Sie lieber ein digitales Programm? Es ist nicht so entscheidend, was Sie einsetzen, denn kein Medium ist dem anderen überlegen. Wichtig ist, dass dieses System schnell verfügbar ist und Sie sich damit wohl fühlen.

Schritt Nr. 2: Entdecken Sie die Möglichkeiten digitaler Notizen

Über Handy oder Laptop können Sie jederzeit und an jedem Ort digitale Notizen machen. Diese haben den Vorteil, dass Sie sich alphabetisch oder nach Datum sortieren lassen. Außerdem ist es leicht möglich, alle Informationen entsprechend zu verknüpfen oder weiterzuverarbeiten. Und mit der Stichwort-Suche finden Sie alle Informationen zu einem bestimmten Projekt oder Auftrag. Wenn Sie ohnehin mit Microsoft Office Outlook arbeiten, nutzen Sie die vorhandene Funktion, um Notizen zu machen. Ich arbeite schon lange mit OneNote, dem besten Programm für meine Notizen. Es bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Informationen zu clustern und entsprechend abzulegen. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie das Programm OneNote für Ihre Notizen nutzen.

Notizen mache mit OneNote
Mit dem Software-Programm OneNote stellen Sie Ihre Notizen plattformübergreifend zur Verfügung.

Schritt Nr. 3: Gar nicht Retro – Schreiben Sie Ihre Notizen auf Papier

Nicht jeder begeistert sich für die digitale Form, um Notizen zu machen. Auch die althergebrachte Methode hat seine Vorteile: Laut einer Studie der Princeton University bleiben Informationen besser im Gedächtnis, wenn sie per Hand mit dem Stift notiert werden. Wer seine Notizen auf dem Papier festhält, ist außerdem nicht den Tücken der Technik wie Abstürzen oder leeren Akkus ausgeliefert. Etwas schwieriger ist es, die Notizen anschließend zu verwalten. Überlegen Sie sich deshalb ein System, wo Sie Ihre Informationen aufbewahren getreu dem Motto von Büro-Kaizen®: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Verzichten Sie auf Post-its für wichtige Informationen und setzen Sie lieber ein zuverlässiges Wiedervorlagesystem ein. Empfehlenswert sind die Vorgangsmappen von MAPPEI oder CLASSEI. Hier können Sie die Notizen bestimmten Tagen oder Monaten zuordnen. Mit diesen Tipps behalten Sie bei Ihrer Wiedervorlage stets den Überblick.

Notizen machen und festhalten
Mit Sortiermappen behalten Sie Ihre Notizen im Blick.

Schritt Nr. 4: Sie sind kein Stenograf – schreiben Sie effizient mit

Oft sind Notizen sehr unübersichtlich und enthalten zu viele Informationen. Wenn Sie alles ungefiltert notieren, brauchen Sie anschließend viel Zeit, um die wichtigsten Inhalte herauszufiltern. Es kann auch leicht passieren, dass Sie erforderliche weitere Arbeitsschritte übersehen. Verzichten Sie deshalb darauf, alles minutiös mitzuschreiben und halten Sie lieber einzelne Schlüsselwörter fest: „Auftrag X: Abgabe 01.12.2017“, „Gesetzesänderung ab Juli“, Praktikant von xx bis xx“. Besonders übersichtlich halten Sie Notizen mit der Cornell Methode fest. Hierbei teilen Sie das Blatt in zwei Spalten. Rechts stehen die Notizen und auf der linken Seite stehen Schlagworte, Fragen und die nächsten Arbeitsschritte.
Lesen Sie in diesem Beitrag mehr über die Cornell Methode.

Wer sucht, der findet? Wenn Sie Notizen effizient machen, finden Sie alle Daten ohne zu suchen! Klick um zu Tweeten

Schritt Nr. 5: Notizen regelmäßig aussortieren

Sie können noch so effizient Ihre Notizen machen, wenn Sie nicht regelmäßig aussortieren, verlieren Sie mit der Zeit den Überblick. Gewöhnen Sie sich an, in regelmäßigen Abständen Ihre Notizen zu durchforsten und auszudünnen. Erledigte Aufgaben oder veraltete Informationen kommen in den Papierkorb oder werden gelöscht. Nehmen Sie sich immer wieder Zeit für das Aufräumen. Denn so verhindern Sie, dass sich im Lauf der Zeit ein immer größer werdendes Chaos an Daten ansammelt. Sie finden sich immer weniger zurecht und die Suchzeiten erhöhen sich unnötig. Als Anregung habe ich Ihnen meine Erfolgstipps zusammengestellt, wie Sie erfolgreich aussortieren.

Darauf kommt es an

Gewöhnen Sie sich an, alle Ihre Ideen mit der von Ihnen bevorzugten Methode zu notieren. Viele Menschen haben die besten Einfälle, wenn Sie duschen, joggen oder im Bett liegen. Ich schicke mir dann zur Erinnerung eine E-Mail, damit auch dieser Geistesblitz nicht verloren geht.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie effizient Notizen machen, räumen Sie Ihren Datensalat im Kopf auf. Sie befreien sich von vielen Dingen, die sonst Ihre Gedanken und Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen würden. So können Sie viel konzentrierter arbeiten.

Und Sie?

Haben Sie schon ein System entdeckt, wie Sie effizient Notizen machen? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Erfolgstipps.

Extra-Tipp:

Schauen Sie doch einmal unseren YouTube-Beitrag „Büro-Kaizen® digital“ an. Er enthält spannende Tipps zum mobilen Arbeiten.



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