Die 5a-Methode für mehr Ordnung und Selbstorganisation

25. März 2020

Einfach alle Papierberge wegzaubern, mit einem Fingerschnipp alle Notizen, Akten und Memos sortiert an Ort und Stelle, der Schreibtisch ordentlich, alles übersichtlich griffbereit für das aktuelle Projekt – ein Traum.

Allerdings einer, der wahr werden kann, denn mit der 5A-Methode gelingt es Ihnen, sich und Ihre Arbeit dauerhaft zu organisieren.

Diese Methode der Selbstorganisation besteht aus 5 einfachen Tricks, die Ihnen helfen, sofort wieder Herr oder Frau über Ihren Schreibtisch, Ihre Ablage und Ihre Unterlagen zu werden.

Chaos und Unordnung ist nichts, was den Geist beflügelt. Es frisst Zeit, Energie und frustriert. Die 5a-Methode ist die Waffe gegen das Chaos.

Warum gelingt Ordnung auf dem Schreibtisch nicht?

Bevor wir uns darum kümmern, wie Ordnung entsteht, lohnt der Blick darauf, warum sie regelmäßig verschwindet.

Die besten Vorsätze nützen nichts, wenn man nicht dran bleibt. So einfach? Ja.

Warum fällt es uns so schwer, die neuen Vorsätze einzuhalten? Weil sie noch keine Routinen sind. Die 5a-Methode ist eine ideale Methode, um im Büro die Grundlagen der Selbstorganisation zu schaffen und durch einfache Schritte beizubehalten.

Beherrscht das Genie das Chaos? Nein. Das Chaos belastet den Geist. Die 5a-Methode schafft Ordnung und Struktur.

Denn ganz klar ist: Ohne schlüssige Selbstorganisation gehen Sie in der Flut an Aufgaben unter und haben am Ende des Tages das Gefühl, trotz der vielen Arbeit nicht fertig geworden zu sein.

So gelingt es, durch die 5a-Methode effizienter zu arbeiten:

Tipp Nr. 1: Aussortieren – Wie Platz schaffen?

In einem chaotischen Büro verschwenden Sie zu viel Zeit und Energie mit Suchen. Wo sich die Zettel und Akten stapeln, besteht die Gefahr, dass wichtige Dokumente zu „Unterlagen“ werden – zu Papier, was unter Papier liegt.

Dazu kommt: Diese Stapel belasten Sie, stören Ihre Konzentration und Sie verlieren den Überblick.

Selbstorganisation mit der 5a-Methode heißt: Nur was wirklich mehrmals täglich griffbereit sein muss, verdient sich seinen Platz auf dem Schreibtisch.

Erster Schritt auf dem Weg zu mehr Ordnung und Selbstorganisation ist also das Aussortieren.

  • Ihr Arbeitsplatz ist reserviert für Arbeitsmittel, die Sie regelmäßig täglich benötigen.
  • Materialien, die Sie meist nur wöchentlich brauchen, verstauen Sie schnell greifbar, zum Beispiel in Schubladen.
  • Was seltener als wöchentlich benötigt wird, kann in Flur oder Keller ausgelagert werden, damit es keinen Platz wegnimmt, aber bei Bedarf geholt werden kann.
  • Das gilt auch für wichtige, aber selten benutzte Daten auf externen Datenträgern wie CDs, Software-CDs und Co.
  • Alles, was sie nicht mehr brauchen, kann entsorgt werden. Stellen Sie sich gleich einige Behälter für Altpapier, Restmüll und Elektrogeräte bereit.
  • Nicht nur Papiere und Utensilien sind damit gemeint, sondern auch Daten und E-Mails. Löschen Sie regelmäßig nicht mehr benötigte Daten auf dem PC und in den Mailordnern (auch im Papierkorb).

Tipp Nr. 2: Aufräumen – Wie einen Platz finden?

Nachdem die Berge von Papier und Büromaterial nun geschmolzen sind, ist es Zeit, sich eine Struktur zu überlegen.

Jedes Ding erhält einen festen, sinnvollen Platz. Das erspart langes Suchen und aufwendiges Verstauen an ungeeigneten Orten.

Überlegen Sie sich deshalb, wo jeder Gegenstand im Büro am besten aufgehoben ist.

So gelingt die Materialorganisation mit der 5a-Methode: Jedes Ding an seinem Platz und jeder sieht sofort, was nachbestellt werden muss.

Ein weiteres wichtiges Hilfsmittel sind Ablageschalen am Arbeitsplatz. Das hat sich sicherlich rumgesprochen. Bei Büro-Kaizen gibt es nur noch eine Ablageschale, in der man alles sammelt.

Das heißt: Alles, was dort landet, wird sofort verarbeitet, wenn es innerhalb von 5 Minuten an den richtigen Ort gelangt, also in Projektmappen oder in die dazugehörige Dateiablage. Lesematerial kommt auf den Lesestapel.

Aufgaben und Dokumente, die in Ihrem Posteingangskörbchen landen und nicht innerhalb 5 Minuten erledigt werden können, können beispielsweise in einen Pultordner gepackt werden. Machen Sie sich dann sofort einen Termin in ihren Kalender, an dem Sie sich darum kümmern. So gelingt es, dass das Posteingangskörbchen bei Feierabend leer ist und trotzdem nicht vergessen wird.

Weitere Ablageschalen oder Dokumenten-Organizer sollten nur dann Platz auf Ihrem Schreibtisch finden, wenn sie zum Arbeitsprozess gehören.

Generell gilt: Eine Ablageschale ist kein dauerhafter Sammelort und vor allem das Posteingangskörbchen sollte bei Feierabend leer sein.

Tipp Nr. 3: Arbeitsplatz sauber halten – Wie Ordnung halten?

Natürlich müssen sie nicht mit einem kleinen Handstaubsauger und Desinfektionsmittel in der Schublade den Büroalltag bestreiten, aber klar ist: Sie fühlen sich viel wohler, wenn Sie auf Sauberkeit in Ihrem Büro achten.

Wenn Sie anfallenden Schmutz und Unordnung sofort entfernen, wächst Ihnen nie wieder das Chaos über den Kopf. In der Praxis habe ich oft beobachtet, dass viele Menschen gerne den Fußboden als Ablagefläche benutzen und buchstäblich kaum vorankommen. Sie ersticken im wahrsten Sinne in Arbeit und schaffen keinen Schritt, ohne über andere Aufgaben zu stolpern.

Wichtige Regel: Der Fußboden ist kein erweiterter Schreibtisch und keine Alternative zum Schrank, sondern der Ort für den Stand-Computer, Altpapierkiste, Mülleimer, die Tasche und Schuhe.

Für die Oberflächen gilt:

  • Arbeitsumfeld und Arbeitsmittel sauber halten
  • Schmutz gleich beim Entstehen beseitigen
  • Ordnung und Sauberkeit zur Gewohnheit werden lassen

Tipp Nr. 4: Arbeitsstandards definieren – Wie Strukturen schaffen?

Im nächsten Schritt geht es darum, die Grundordnung in Ihrem Büro zu sichern. Das funktioniert am besten, indem Sie Spielregeln für den Arbeitsalltag festlegen.

Das hat zweierlei Vorteile: Sie gewinnen Zeit, weil Sie alles an seinem Platz finden und Sie haben den Materialverbrauch im Blick und können Engpässe vorbeugen.

Mit schriftlich festgelegten Standards finden sich Auszubildende und neue Mitarbeiter schneller zurecht und auch die 5a-Methode ist im Nu verinnerlicht.

Halten Sie alle Standards schriftlich fest und sammeln Sie diese mit Checklisten für alle leicht zugänglich in einem Foliensichtbuch. Dann kann sich auch die Vertretung leicht einarbeiten und zurechtfinden. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie mit einem Foliensichtbuch das Chaos bändigen.

  • Legen Sie die Grundausstattung der Schreibtischschublade fest: Kugelschreiber, Bleistift, Schere, Büroklammern, Marker, Heftklammern und steuern Sie die Bestände durch Kanban
  • Wenn Sie den Platz für Locher, Büroklammern und Ordner beschriften, fällt es Ihnen viel leichter, diese wegzuräumen. Beschriften Sie Schränke, Schubladen, Ablagen so, dass auch neue Mitarbeiter sich zurechtfinden.

Wichtiger noch als die Ordnung bei den Arbeitsmaterialien ist die Organisation der Arbeit selbst. Auch hier gibt es sinnvolle Konzepte der Selbstorganisation, die dafür sorgen, dass effizienter mit mehr Struktur gearbeitet werden kann.

So gelingt die Arbeitsorganisation im Büro:

  • Erstellen Sie einfache, nachvollziehbare Regeln und Checklisten für wiederkehrende Arbeitsprozesse und legen Sie diese aus. Unter diesem Link finden Sie eine Checkliste für den Arbeitsplatz und eine Checkliste für die Abteilung.
  • Memos oder Arbeitsunterlagen werden nur noch mit Namenskürzel, Dateispeicherpfad und Datum in Umlauf gebracht.

Tipp Nr. 5: Alle Punkte einhalten und ständig verbessern – Wie dranbleiben?

Was am Anfang anstrengend und ungewohnt ist, wird sich nach einer Zeit zur Routine etabliert haben.

Viele dieser Tipps wie Checklisten und das Beschriften, das Aufräumen und Sortieren erfordern zu Beginn mehr Aufwand als später im laufenden Betrieb. Es ist also normal, dass es in der ersten Zeit noch an einigen Ecken hakt und Sie das Gefühl haben, dass das Schaffen der Strukturen mehr Zeit kostet als die Ordnung spart. Geben Sie sich und der 5a-Methode etwas Zeit.

Es ist auch normal, dass Sie Ihre Standards nachbessern und überarbeiten müssen, wenn Sie Ihre Ziele erreichen möchten. Überprüfen Sie deshalb vierteljährlich, ob die bestehenden Regeln umgesetzt werden und passen Sie sie eventuell neuen Veränderungen an.

Laden Sie sich hier KOSTENLOS praktische Vorlagen herunter, die Ihnen helfen, Ihr Verbesserungspotenzial in Sachen Selbstorganisation zu entdecken:
Checkliste Büro-Kaizen: Arbeitsplatz
Checkliste Büro-Kaizen: Abteilung

Es sind im Grunde nur diese fünf Schritte, die Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, ein vorzeigbares und strukturiertes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle gerne aufhalten, weil es Raum zum Arbeiten gibt, ohne dass Unordnung und Chaos die Stimmung belasten. Machen Sie sich bitte klar: Unordnung ist nicht Teil der Kreativität, sondern lenkt ab, belastet, frisst Zeit und Energie.

Fangen Sie am besten sofort damit an, die 5a-Methode umzusetzen und freuen Sie sich auf Ihr aufgeräumtes Büro, wo alles seinen Platz hat. Ich verspreche Ihnen: Sie werden spürbar effizienter und befreiter arbeiten können.

Was sind Ihre Tricks für mehr Ordnung? Berichten Sie mir davon! So können wir voneinander lernen.

Wie geht es weiter?

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