Hex-Hex – Mit der 5A-Methode zaubern Sie dauerhafte Ordnung



Wünschten Sie sich manchmal, Sie könnten wie Bibi Blocksberg mit einem Zauberspruch endlich Ordnung im Büro schaffen? Es ist ja auch wie verhext: Kaum ist der Schreibtisch leergeräumt, türmen sich schon wieder bedrohliche Berge von Akten, Notizen und Memos. Je mehr sich das Chaos ausbreitet, desto frustrierter werden Sie. Die gute Nachricht, Sie brauchen keinen Zauberstab. Mit der 5A-Methode gelingt es Ihnen, sich und Ihre Arbeit dauerhaft zu organisieren.

So ohne 5a-Methode
So muss es, dank der 5A-Methode, nicht mehr aussehen.

Was ist das Problem

Trotz der besten Vorsätze ist es schwierig, im quirligen Büroalltag dauerhaft für Sauberkeit und Ordnung zu sorgen. Ist der Arbeitsplatz morgens noch wunderbar aufgeräumt, türmen sich schon nach wenigen Stunden die unterschiedlichsten Papiere zu gigantischen Stapeln. Ohne schlüssige Selbstorganisation gehen Sie in dieser Flut an Aufgaben unter. Und noch schlimmer, Sie haben am Ende des Tages das Gefühl, trotz der vielen Arbeit nicht fertig geworden zu sein. Sie sind frustriert und verlieren den Spaß an Ihrem Job. Lassen Sie es nicht so weit kommen sondern nutzen Sie die wirksame 5A-Methode, um endlich wieder effizient zu arbeiten.

So funktioniert es

In vielen Fällen ist es nicht möglich, den Arbeitsaufwand zu verringern. Aber Sie können sich und Ihre Arbeitsweise besser organisieren. Mit der 5A-Methode zur Selbstorganisation legen Sie klare Regeln und verbindliche Standards fest. Diese helfen Ihnen, diszipliniert am Ball zu bleiben.

Tipp Nr. 1: Aussortieren – Schaffen Sie Platz

Es ist einfach nicht möglich in einem chaotischen Büro Höchstleistungen zu bringen. Sie suchen nach Unterlagen, räumen Aktennotizen von einer Ecke in die andere oder verlieren den Überblick. Verschenken Sie nicht länger Ihre wertvolle Energie und Konzentration sondern beginnen Sie sofort mit dem Aussortieren:

  • Auf Ihren Arbeitsplatz gehören nur noch Arbeitsmittel, die Sie regelmäßig täglich benötigen.
  • Materialien, die Sie nur wöchentlich brauchen, verstauen Sie in Schubladen.
  • Selten verwendete Materialien lagern Sie am besten aus, zum Beispiel in die Schränke im Flur oder Keller. Hier stehen sie nicht im Weg und sind doch leicht erreichbar.
  • Alles, was sie nicht mehr brauchen, sortieren Sie aus. Stellen Sie sich gleich einige Behälter für Altpapier, Restmüll und Elektrogeräte bereit. Entsorgen Sie alles, was Sie nicht mehr benötigen.
  • Denken Sie auch daran, Ihr E-Mail-Programm regelmäßig aufzuräumen. Diese Tipps helfen, das Chaos in der E-Mail-Ablage zu beenden.

Alles hat Platz 5A-Methode
Mit der 5A-Methode hat alles seinen Platz am Schreibtisch.

Tipp Nr. 2: Aufräumen – Jedes Ding erhält seinen Stammplatz

Haben die Büromaterialien einschließlich Aktenordner keinen festen Platz, werden sie immer wieder von einer Ecke in die andere geräumt. Und dann kommt das große Suchen, weil die Dinge einfach nicht wiedergefunden werden. Überlegen Sie sich deshalb, wo jeder Gegenstand im Büro am besten aufgehoben ist. Ein weiteres wichtiges Hilfsmittel sind maximal zwei Ablageschalen pro Arbeitsplatz: Eine für Post und eine für Sonstiges. Legen Sie nur Papiere ab, die zum Arbeitsprozess gehören. Eine Ablageschale ist kein Sammelbehälter. Achten Sie darauf, dass der Posteingangskorb abends immer leer ist.

Ablageschale am Arbeitsplatz 5a-Methode
Die Ablageschale ist bei der 5A-Methode wichtig für die Ordnung am Arbeitsplatz

Tipp Nr. 3: Arbeitsplatz sauber halten – Räumen Sie sofort auf

Sie fühlen sich viel wohler, wenn Sie auf Sauberkeit in Ihrem Büro achten. Wenn Sie anfallenden Schmutz und Unordnung sofort entfernen, wächst Ihnen nie wieder das Chaos über den Kopf. In der Praxis habe ich oft beobachtet, dass viele Menschen gerne den Fußboden als Ablagefläche benutzen und quasi in Ihrer Arbeit ertrinken. Verzichten Sie in Zukunft auf dieses zeitraubende Multitasking und erledigen Sie nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig. Auf dem Fußboden stehen nur noch:

  • Computer
  • Mülleimer
  • Ihre Tasche
  • Ein paar Schuhe
  • Evt. Altpapierkiste

Tipp Nr. 4: Arbeitsstandards definieren – Legen Sie schriftliche Listen an

Im nächsten Schritt geht es darum, die Grundordnung in Ihrem Büro zu sichern. Das funktioniert am besten, indem Sie Spielregeln für den Arbeitsalltag festlegen. Sie gewinnen nicht nur Zeit, weil Sie alles an seinem Platz finden. Durch Arbeitsstandards haben Sie auch den Materialverbrauch im Blick und können Engpässe vorbeugen. Halten Sie alle Standards schriftlich fest und sammeln Sie diese mit Checklisten für alle leicht zugänglich in einem Foliensichtbuch. Dann kann sich auch die Vertretung leicht einarbeiten und zurechtfinden. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie mit einem Foliensichtbuch das Chaos bändigen.

  • Legen Sie die Grundausstattung der Schreibtischschublade fest: Kugelschreiber, Bleistift, Schere, Büroklammern, Marker, Heftklammern
  • Wenn Sie den Platz für Locher, Büroklammern und Ordner beschriften, fällt es Ihnen viel leichter, diese wegzuräumen.
  • Schluss mit fehlenden Materialien, die den Arbeitsfluss unterbrechen. Dieser Beitrag erklärt Ihnen, wie Sie die Vorräte durch Kanban steuern.
  • Erstellen Sie einfache, nachvollziehbare Regeln und Checklisten für wiederkehrende Arbeitsprozesse und legen Sie diese aus. Unter diesem Link finden Sie eine Checkliste für den Arbeitsplatz und eine Checkliste für die Abteilung.
  • Memos oder Arbeitsunterlagen werden nur noch mit Namenskürzel und Datum in Umlauf gebracht.

Staendige Verbesserung mit 5a-Methode
Ständige Verbesserung mit der 5A-Methode.

Tipp Nr. 5: Alle Punkte einhalten und ständig verbessern – Bleiben Sie am Ball

Anfangs werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass es noch an einigen Ecken harkt. Es ist normal, wenn Sie Ihre Standards nachbessern und überarbeiten müssen, wenn Sie Ihre Ziele erreichen möchten. Überprüfen Sie deshalb vierteljährlich, ob die bestehenden Regeln umgesetzt werden und passen Sie sie eventuell neuen Veränderungen an.

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Darauf kommt es an

Investieren Sie etwas Zeit und setzen Sie die 5A-Methode konsequent um. Allerdings gibt es nicht die eine perfekte Lösung für alle. Wandeln Sie deshalb die Vorschläge so ab, dass sie zu Ihnen und Ihrem Büroalltag passen.

Was der Tipp bewirkt

Trennen Sie sich von dem Gedanken, Unordnung sei ein Ausdruck Ihrer Kreativität.
Ein chaotischer Arbeitsplatz belastet Ihre Psyche, denn Sie so sind nicht der Chef über Ihre Arbeit. Mit einem freien Schreibtisch räumen Sie auch das Durcheinander im Kopf auf. Sie verkürzen die Suchzeiten und arbeiten wesentlich effizienter. Die Arbeit geht Ihnen viel leichter von der Hand und Sie sind rundum zufrieden mit Ihrem Arbeitsplatz.

Und Sie?

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