Es ist ein Drama mit den Akten: Sie quellen über, verstopfen das Büro und wenn man den richtigen Ordner sucht, ist er nicht da. Doch das muss nicht so sein! Erfahren Sie, wie Sie mit dem richtigen Ablagesystem dauerhaft Ordnung in Ihr Büro bringen.
Was ist das Problem
Jeden Tag landen eine Vielzahl von Informationen auf unserem Schreibtisch in unserem Büro. Ein funktionierendes Ablagesystem muss gewährleisten, dass die unterschiedlichen Informationen so abgeheftet werden, dass sie nicht verloren gehen oder vergessen werden und dass sie schnell und einfach wiedergefunden werden können.
So funktioniert es
Ein funktionierendes Ablagesystem im Büro besteht aus folgenden Elementen:
- einem Eingangsort für neue Unterlagen,
- einer Wiedervorlage für Terminsachen,
- einem Ort für lebendige Akten
- und einem Archiv.
Tipp Nr. 1 für das perfekte Ablagesystem: Etablieren Sie in Ihrem Büro eine Posteingangsschale!
Ganz am Anfang eines Ablagesystems steht der Ort für neue Unterlagen. Wir empfehlen Ihnen für alle analogen Informationen wie Briefe, Telefonnotizen, Rechnungen, interne Dokumente, einen einzigen Ort im Büro – nämlich die Posteingangsschale – zu etablieren.
Einmal am Tag nehmen Sie sich Zeit und arbeiten die Posteingangsschale ab. Sie sortieren die Unterlagen entweder den jeweiligen Terminsachen und Projekten in Ihrem Ablagesystem in Ihrem Büro zu oder bearbeiten Sie gemäß der 5-Minuten-Regel direkt.
Tipp Nr. 2 für das perfekte Ablagesystem: Verwenden Sie für Terminsachen eine Wiedervorlage in Ihrem Büro!
Für alle Unterlagen, die konkreten Terminen zugeordnet werden können, verwenden Sie innerhalb Ihres Ablagesystems eine Wiedervorlage. Solche Unterlagen sind z.B. Rechnungen mit einem Zahlungsziel, eine Telefonnotiz mit einem Rückruftermin oder die Tickets für das Konzert. Gängige Wiedervorlagesysteme sind Pultordner, Hängeregister oder das System von Mappei bzw. Classei.
Pultordner gibt es mit einer Numerierung von 1-31 im Fall der eine Zuordnung nach Tagen, bzw. 1-12, wenn die Zuordnung anhand von Monaten geschehen soll.
Größere Projekte lassen sich besser in einer Wiedervorlage aus Hängeregistern ablegen.
Wenn Sie auf der Suche nach einem durchgängigen Ablagesystem für Ihr Büro sind, sollten Sie sich auch einmal die Produkte von Classei und Mappei anschauen. Die Firmen haben ein eigenes, geniales Konzept für die gesamte Ablage entwickelt und bieten auch tolle Wiedervorlagesysteme an.
Tipp Nr. 3 für das perfekte Ablagesystem: Lagern Sie lebendige Akten in Ihrem Büro
Nehmen wir an, Sie arbeiten an einem Projekt mit einem Kunden, bei dem es mehrere Besprechungstermine gibt. Die Akte mit den Unterlagen für den nächsten Termin haben Sie, wie oben beschrieben, in Ihre Wiedervorlage gelegt. Was ist aber mit der Akte mit den Unterlagen der drei letzten Meetings? Diese legen Sie im Projektordner des Kunden ab. Der Ordner muss nicht am Schreibtisch gelagert werden, aber er steht als Teil des Ablagesystems in Ihrem Büro.
Tipp Nr. 4 für das perfekte Ablagesystem: Abgeschlossene Projekte gehören ins Archiv
Damit das Ablagesystem im Büro nicht endlos wächst, machen Sie regelmäßig Platz in Ihrem Büro für neue Projekte. Dazu räumen Sie den Ordner mit dem abgeschlossenen Projekt des Kunden, den Sie als letztes betreut haben, ins Archiv. Sollte der Kunde noch eine Rückfrage zu dem Projekt haben, sind die Akten nicht verschwunden. Sie blockieren aber auch keinen Platz mehr in Ihrem Büro!
Tipp Nr. 5 für das perfekte Ablagesystem: Mit fünf W-Fragen zum Ziel
Das Ablegen von Dateien lässt sich durch fünf W-Fragen stark vereinfachen: Wer legt was wo wie und wie lange ab? Mehr darüber erfahren Sie hier:
Schneller effizient: mit 5 Fragen zur optimalen Dokumentenablage
Darauf kommt es an
Ein Ablagesystem ist dann perfekt, wenn es einfach und klar ist. Ein Test, den wir immer wieder in Beratungsgesprächen miteinander durchführen ist die Aufgabe, eine Information innerhalb von einer Minute aufzufinden. In unserem Haus sind wir genau darum bemüht: jede Information sollte innerhalb einer Minute von allen Beteiligten gefunden werden. Probieren Sie es einmal bei sich aus!
Was der Tipp bewirkt
Ein durchdachtes Ablagesystem kann viel Zeit und Ärger ersparen. Sie reduzieren Such- und Wartezeiten und vermeiden Stress und Frust.
Extra-Tipp
Klären Sie nicht nur, wo was hingehört, sondern führen Sie am besten auch klare und einheitliche Beschriftungen ein. Solche Visualisierungen erleichtern das Auffinden und Zurückstellen von Akten im Büro. Einige Informationen dazu erhalten Sie hier:
Wie das richtige Beschriften von Ordnern zum Effizienzmotor in Ihrem Büro wird
Und Sie?
Welches Ablagesystem nutzen Sie in Ihrem Büro? Wo hakt es? Schreiben Sie mir, ich unterstütze Sie gerne bei der Suche nach einer guten Lösung!
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