Auf einen Blick – So legen Sie für Ordnerrücken eine Vorlage in Word an



Stehen Sie auch immer öfter hilflos vor Ihren Aktenregalen und -schränken und erkennen quasi nicht mehr den Wald vor lauter Bäumen? Zwar sind die Ordner nach einer mehr oder weniger logischen Systematik aufgestellt, aber trotzdem sehen Sie einfach nicht die Akte, die Sie gerade brauchen. Lästige Suchzeiten vor Aktenregalen entstehen meistens, wenn die Ordnerrücken zu klein oder nicht aussagefähig beschriftet sind. Mit einer Vorlage in Word stellen Sie ganz schnell einheitliche und übersichtliche Beschriftungen her.

Einheitliche Ordnerrücken Vorlage
Eine praktische und übersichtliche Beschriftung mit einer Ordnerrücken Vorlage.

Was ist das Problem

Wer während der laufenden Arbeit eine neue Akte anlegt, nimmt sich häufig nicht die Zeit, den Ordnerrücken zu beschriften. Stattdessen wird schnell ein handschriftliches Kürzel auf das Einschiebeblatt gekritzelt. Nach kürzester Zeit verblasst die Schrift und wird unleserlich. Es entstehen ineffiziente Suchzeiten, wenn Ordner nicht aussagefähig beschriftet werden. Außerdem sieht es professioneller aus, wenn Sie das visuelle Erscheinungsbild der Ordnerrücken im Sinne des Corporate Design einheitlich gestalten.

Ihr Wegweiser durch den Akten-Dschungel: Gestalten Sie Ordnerrücken als Vorlage in Word. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Einigen Sie sich in Ihrem Unternehmen auf eine einheitliche Gestaltung der Ordnerrücken. Dafür entwerfen Sie eine Vorlage in Word, in der Sie Schriftart, Schriftgröße und Design wie zum Beispiel das Firmenlogo festlegen. Auf die Vorlage haben alle Mitarbeiter und Kollegen Zugriff.

So finden Sie Vorlagen für den Ordnerrücken in Microsoft Office Word 2007
Öffnen Sie ein neues Dokument in Word 2007 und klicken Sie auf Neu. In den Vorlagen wählen Sie Etiketten aus. Wenn Sie Andere Beschriftungen anklicken, finden Sie Vorlagen für Ordnerrücken. Für große Ordner eignet sich die Vorlage Ordner Allgemeine Ablage, für die kleinere Variante ist die Vorlage Ordner schmal Besprechung geeignet. Die Vorlagen können Sie entsprechend Ihren Vorstellungen bearbeiten.

Erstellen Sie in drei Schritten eine Vorlage für den Ordnerrücken in Microsoft Office Word 2010

1. Schritt: So finden Sie die richtige Etiketten-Vorlag

Öffnen Sie zunächst ein neues Word-Dokument und wählen Sie im oberen Menü das Register Sendungen aus. Klicken Sie auf das Registerblatt Etiketten. In dem sich öffnenden Fenster Umschläge und Etiketten gehen Sie auf Optionen.

Ordnerrücken Vorlage mit Word
Eine Ordnerrücken Vorlage ganz leicht erstellen in Word 2010.

In dem sich öffnenden Fenster Etiketten einrichten finden Sie eine Vielzahl von Vorlagen. Dafür suchen Sie unter dem Punkte Etikettenhersteller das entsprechende Unternehmen heraus und klicken anschließend auf die entsprechende Etikettennummer. Die entsprechenden Daten finden Sie auf dem Etikett Ihres Ordners. Schließen Sie den Vorgang mit OK ab.

Ordnerrücken vorlage Etiketten einrichten
Etiketten einrichten beim erstellen einer Ordnerrücken Vorlage.

2. Schritt: Entwerfen Sie ein einheitliches Textformat für die Ordnerrücken

Sie befinden sich jetzt wieder in dem Fenster Umschläge und Etiketten. Klicken Sie auf Neues Dokument. Sie erhalten eine Seite mit mehreren Ordnerrückenvorlagen, die Sie nach Wunsch gestalten können. Legen Sie Schriftart und Schriftgröße fest. Unter Layout können Sie die Textrichtung verändern. Bei Einfügen wählen Sie das gewünschte Bild oder grafische Logo aus. Probieren Sie so lange aus, bis Sie die gewünschte Vorlage entworfen haben und übertragen Sie diese auf die anderen Felder. Anschließend speichern Sie die Vorlage unter einem aussagekräftigen Namen für alle zugänglich ab.

3. Schritt: Eine eigene Etiketten-Vorlage gestalten

Es kann sein, dass Sie bei den Vorgaben des Etikettenherstellers nicht Ihre Marke finden. Dann klicken Sie stattdessen auf Neues Etikett… Messen Sie mit einem Lineal oder Maßband die erforderlichen Maße Ihres Ordnerrückens ab. In das Fenster Etikettendetails tragen Sie die entsprechenden Daten ein. Vergeben Sie unter Etikettennamen einen neuen Begriff für Ihre Vorlage. Wenn Sie die Schaltfläche OK aktivieren, erscheint die Seite mit den Aktenrücken-Vorlagen, die Sie wie in Schritt 2 beschrieben formatieren und abspeichern. Die Vorlage finden Sie aber auch, wenn Sie das Fenster Etiketten einrichten öffnen und unter Etikettenhersteller: Andere/Benutzerdefiniert sowie den neuen Begriff bei Etikettennummer anklicken.

Ordnerrücken Vorlage Etikettendetails
Die Etikettendetails bearbeiten beim erstellen einer Ordnerrücken Vorlage.

Extra-Tipp

Achten Sie darauf, dass die Ordner mit großen Buchstaben beschriftet sind, die Sie auch mit etwas Abstand noch lesen können. Wenn Sie die Ordner zusätzlich mit dem Kunden- oder Lieferantenlogo versehen, verkürzen sich die Zugriffszeiten spürbar. Farben sind eine weitere Möglichkeit, mehr System in den Umgang mit Ordner zu bringen. Zum Beispiel kann jede Abteilung Aktenordner einer Farbe benutzen. So sieht jeder auf den ersten Blick, die roten Ordner gehören in die Buchhaltung oder die grünen zur Personalabteilung. Wenn es in Ihr System passt, können Sie alternativ auch jedem Jahr eine Farbe zuordnen. In diesem Beitrag finden Sie weitere Tipps für ein perfektes Ablagesystem.

Ablegesystem übersichtlich Ordnerrücken Vorlage
Ein einheitliches Ablagesystem mit einheitlichen Ordnerrücken Vorlagen.

Darauf kommt es an

Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern und Kollegen, dass für jede neue Akte sofort die Beschriftung für den Ordnerrücken ausgedruckt wird. Mit der angelegten Vorlage in Word dauert dieser Vorgang nur wenige Minuten. Denn was nicht gleich erledigt wird, wird immer weiter hinausgeschoben und verbleibt.

Was der Tipp bewirkt

Im Lauf der Arbeitsjahre sammeln sich sehr viele Ordner zu verschiedenen Prozessabläufen an. Eine klare Beschriftung hilft Ihnen, sich auf einen Blick zurechtzufinden. Wenn Sie für Ihre Ordnerrücken eine Vorlage in Word entwerfen, können Sie jederzeit aussagefähige Etiketten ausdrucken. Neben einem optisch ansprechenden, professionellen Erscheinungsbild verkürzen Sie Ihre Suchzeiten. Vielleicht helfen Ihnen diese Tipps weiter, die Suchzeiten im Büro zu reduzieren.

Und Sie?

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Ihr Wegweiser durch den Akten-Dschungel: Gestalten Sie Ordnerrücken als Vorlage in Word.



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