Vorbereitung ist alles – so geht konzentriertes Arbeiten


Chaos am Schreibtisch ist ein großer Feind konzentrierten Arbeitens – doch es gibt viele weitere wichtige Vorbereitungen. Bildquelle: Adobe Stock – thodonal

Das Handy klingelt, der Chef kommt mit einem dringenden Extra-Anliegen und das E-Mail-Postfach quillt über – im Trubel des Berufsalltags kristallisiert sich vor allem eine Fähigkeit als essenziell heraus: das konzentrierte Arbeiten. Doch wie lässt sich inmitten der Ablenkungen Raum für konzentrierte Arbeitsphasen schaffen? Der Schlüssel dazu ist die richtige Vorbereitung.

Alle wichtigen Arbeitsmittel bereithalten

Konzentriertes Arbeiten beginnt nicht unbedingt im Kopf, sondern bei der richtigen Ausstattung des Arbeitsplatzes. Hier dürfen technische Hürden nicht den Arbeitsfluss behindern und physisches Durcheinander kein mentales Chaos verursachen. Elementar für den geistigen Fokus sind die folgenden Aspekte:

1. Die technische Ausstattung

Konzentrierte Arbeitsphasen sind nicht möglich, wenn die erforderliche Technik nicht reibungslos funktioniert. Das beginnt bei einem ausreichenden Datenvolumen für Mobilgeräte. Wer viel mit mobilen Endgeräten arbeiten muss (z.B. Design-Testing oder Social Media Management) benötigt dafür ein passendes Datenvolumen in Bezug auf die Online-Nutzung. Geht es nur um den Nachrichten-Austausch, ist der Anspruch beispielsweise geringer als bei der Nutzung von Video-Plattformen. Auch eine angemessene Internet-Geschwindigkeit am Arbeits-PC und die erforderliche Rechenleistung des Computers sind je nach Aufgabengebiet entscheidend. Zusätzlich sollte die Software mit den unbedingt nötigen Features vorhanden sein und sich auf dem neuesten Stand befinden.

2. Ordnung

Nichts lenkt mehr ab, als ein Chaos auf dem Schreibtisch, welches die fokussierten Arbeitsphasen durch die Suche nach den erforderlichen Unterlagen unterbricht. Klarheit schafft, wer sich ein System aus Ordnern und Ablagen aufbaut, das wichtige Dokumente stets verfügbar hält und selten Genutztes systematisch archiviert.

 

Ein gut sortierter Arbeitsplatz fördert die Konzentration mehr als viele denken. Bildquelle: Adobe Stock – stokkete

3. Licht und ergonomische Büromöbel

Die mentale Leistungsfähigkeit kann ein Mensch nur dann ausschöpfen, wenn seine körperlichen Bedürfnisse erfüllt sind. In punkto Büroarbeit heißt das: Idealerweise herrscht am Schreibtisch eine helle und angenehme Beleuchtung und ergonomische Büromöbel passen sich der Physiologie des Nutzers optimal an: Um Nackenverspannungen zu vermeiden, sollte die oberste Bildschirmzeile leicht unterhalb der horizontalen Blickachse liegen. Zusätzlich ermöglichen Armlehnen auf der Höhe der Tischplatte sowie die Lendenwirbelsäulenstütze des Schreibtischstuhls eine schonende Sitzhaltung.

Ablenkungen eliminieren

Ablenkungen von außen stören die Konzentration erheblich. Im Idealfall sollten sie während einer konzentrierten Arbeitsphase einfach abgeschaltet werden können. Praktisch funktioniert das mit den folgenden Grundsätzen:

1. Feste Kommunikationszeiten einrichten

E-Mails oder andere schriftliche Digitalnachrichten sollten gestresste Büroarbeiter, wenn möglich, zu zwei festen Zeitpunkten am Tag, z.B. am Vormittag und kurz vor Feierabend, durchsehen und beantworten. Wer sich daran hält, erzieht den Kommunikationspartner automatisch dahin, dass er die Antworten nur innerhalb der definierten Zeiträume erwartet. In der Zwischenzeit ergibt sich Raum für konzentriertes Arbeiten, ohne das Gefühl, ständig das Postfach checken zu müssen. Für dringende Anliegen sollten wichtige Kunden oder Mitarbeiter währenddessen eine Notfall-Telefonnummer erhalten. Solche Kommunikationszeiten sind natürlich nur dann möglich, wenn ein Mitarbeiter auch wirklich selbstbestimmte Arbeitsphasen nutzen kann.

2. Deep Work

Phasen der vertieften Konzentration werden idealerweise durch nichts und niemanden gestört. Dazu gehört es, die Bürotür zu schließen, das Smartphone stumm zu schalten und sämtliche Push-Benachrichtigungen in den Browsereinstellungen abzuschalten. Die Isolation von äußeren Einflüssen bietet dann die besten Bedingungen, um sich voll und ganz einer bestimmten Aufgabe zu widmen. Allerdings sollten die eigenen Ambitionen dabei angemessen ausfallen: Vielen Menschen gelingt es höchstens, sich 25 bis 45 Minuten lang auf einen Sachverhalt zu konzentrieren – danach braucht der Kopf eine kurze Pause, um neue Kraft zu schöpfen. Hier gilt es, sich allmählich an das persönliche Konzentrations-Maximum heranzutasten.

3. Absprachen mit sich selbst

Wer nervös wird, weil er beim konzentrierten Arbeiten nicht ständig in Verbindung mit Kommunikationskanälen steht oder weil er themenfremde Einfälle, die ihm zwischendurch kommen, nicht vergessen will, braucht zwei simple Arbeitsmittel: einen Küchenwecker und einen Notizblock. Mit dem Küchenwecker steckt man die Phase des konzentrierten Arbeitens ab und vereinbart mit sich selbst, die Chats und Nachrichten erst beim nächsten Klingeln wieder zu überprüfen. Das macht den Kopf bis dahin frei für das fokussierte Arbeiten. Stichpunkte, die zwar wichtig sind, jedoch nicht zur aktuellen Aufgabe gehören, werden in einem Wort notiert, um sie zu fixieren, dann aber bis zum nächsten Klingeln des „Konzentrations-Weckers“ vergessen.

Ablenkungen behindern die Konzentration – es bedarf also entsprechender ablenkungsfreier Phasen. Bildquelle: Adobe Stock – Andrey Popov

Ziele klar definieren

Ablenkungen können nicht nur von außen kommen. Viele Berufstätige generieren sie innerlich, indem sie beim Abarbeiten der einen Aufgabe bereits an die nächste und übernächste denken. Hier hilft nur, den Arbeitstag konkret zu planen:

1. Flexible To-Do-Listen

Wer bereits am Morgen festlegt, in welchen Stunden des Arbeitstages er welche Aufgabe unterbringt, läuft Gefahr, seinem Plan nach unerwarteten Unterbrechungen bis zum Feierabend verzweifelt hinterher zu hetzen. Das erzeugt Stress und mindert die Konzentrationsfähigkeit. Besser funktionieren modulare To-Do-Listen, bei denen die wichtigen Arbeitsschritte sowie ihre mutmaßliche Dauer notiert werden.
Auch Pausen sollte man stets in den Zeitplan einkalkulieren. Digitale Stundenpläne erlauben dann, dass die Aufgaben provisorisch in eine Reihenfolge gebracht werden, aber nach unvorhergesehenen Änderungen auch verschoben und getauscht werden können. Wenn sich der geplante Arbeitsablauf dem Geschehen in der Realität flexibel anpassen kann, gewinnt der Arbeitende ein Gefühl der Kontrolle zurück und setzt mehr mentale Kraft für konzentriertes Arbeiten frei.

2. Den größten Frosch zuerst schlucken

Am Vormittag ist die Konzentrationsfähigkeit der meisten Menschen besonders stark. Es bietet sich deshalb an, die anspruchsvollste Aufgabe des Tages gleich als erstes oder zumindest irgendwann im Zeitraum zwischen 8.30 und 11.30 zu erledigen. Das schafft Erfolgsgefühle und steigert die Motivation für den Rest des Tages.

Rein physiologisch lässt es sich allerdings kaum vermeiden, zwischen 13.00 und 15.00 Uhr in das sogenannte „Mittagstief“ zu geraten. Zwischen 16.00 und 18.00 Uhr kommt es dann bei den meisten Menschen erneut zu einem Leistungshoch, das sich für eine weitere Phase des konzentrierten Arbeitens anbietet.

3. Große Aufgaben zergliedern

Wer vor einem umfangreichen Projekt steht, fühlt sich nicht selten von der Anforderung erschlagen und verliert arbeitstechnisch die Orientierung. Hier ist es erforderlich, das Großprojekt direkt zu Beginn in kleinste Arbeitseinheiten zu zergliedern. Bei jedem definierten Schritt muss der Betreffende anschließend entscheiden, ob er ihn selbst erledigt oder delegieren sollte.

Soll die Aufgabe weitergeben werden, muss vorab vielleicht erst die Entscheidung fallen, wer dafür qualifiziert ist. Im Ganzen wird aus einem Großprojekt auf diese Weise eine Kette bzw. ein Netz aus konkreten Arbeitsschritten, das sich nun auch in einem Zeitrahmen platzieren lässt. Den einzelnen Bausteinen kann man sich jetzt mit Konzentration widmen.

Checklisten sind eine wunderbare Hilfe bei der Selbstorganisation. Bildquelle: Adobe Stock – Nuthawut

Eigendokumentation führen

Wer Schritte zur Steigerung seiner Konzentration unternimmt, sollte gleichzeitig eine Erfolgskontrolle durchführen. Zu erfahren, wie man Arbeitsschritte auf einmal effizienter und schneller bewältigt, motiviert stark und steigert den Spaß bei der Arbeit. Die folgenden Faktoren sind dabei entscheidend:

  • Zeit: Hier bilden Routine-Aufgaben den besten Referenz-Punkt. Wer neue Techniken der Konzentration in seinen Arbeitsalltag einführt, sollte an jenen Aufgaben messen, wie viel schneller sie sich durch das Eliminieren von Ablenkungen und das setzen von fixen Zeitspannen erledigen lassen. Erfolge können hier den Anreiz setzen, sich in punkto Schnelligkeit regelmäßig selbst zu unterbieten.
  • Qualität: Das Feedback von Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden bildet einen wichtigen Anhaltspunkt für den Erfolg des konzentrierten Arbeitens. Wie reagieren Außenstehende auf die Resultate, die sich aus den neuen Arbeitstechniken ergeben? Bemerken sie unter Umständen anerkennend, dass das Arbeitsprodukt kaum Fehler aufweist oder eine besonders kreative Idee beinhaltet? Die Früchte einer trainierten Konzentrationsfähigkeit zeigen sich schließlich nicht immer im hohen Arbeitstempo, sondern häufig in einem Qualitätssprung des Resultats.
  • Den Kopf frei bekommen: Wer seine Arbeitstage systematisch plant und viele Phasen der Konzentration darin unterbringen kann, wird unter Umständen bemerken, nach Feierabend besser abschalten zu können. Schließlich steigern die wachsenden Erfolge das Selbstvertrauen, sich einer Aufgabe zu ihrem festen Zeitpunkt widmen und sie abschließen zu können. Die freie Zeit lässt sich so auch gedanklich für die schönen Dinge des Lebens nutzen.

Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung viel schaffen

Spontan seinen Arbeitsplan umwerfen, um sich notfallmäßig einem wichtigen Projekt zu widmen – das muss der Konzentration nicht schaden. Denn fokussierte Arbeitsphasen sind prinzipiell jederzeit möglich, wenn das Umfeld durch das richtige Equipment und das Ausschalten von Ablenkungen darauf vorbereitet wird. Wer dann noch lernt, sein Arbeitspensum kleinteilig zu gliedern und mit flexiblen Plänen zu arbeiten, den kann keine Überraschung aus dem Workflow werfen.

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