Raus aus dem kreativen Chaos, her mit dem Strukturplan



Sind Sie ein kreativer Kopf und lieben es, neue Ideen zu entwickeln und genormte Strukturen zu erweitern? Dann fühlen Sie sich von einem Strukturplan vielleicht eher eingeengt als unterstützt. Ich lade Sie heute ein, sich die Einsatzmöglichkeiten von Strukturplänen anzuschauen. Denn Zeit sparen, Abläufe optimieren und Freiraum für das Entwickeln neuer Ideen zu schaffen, das wird Ihnen gefallen – gerade, wenn Sie sich zu den kreativen Büroarbeitern zählen.

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Ein Strukturplan schafft Freiraum für Kreativität.

INHALTSVERZEICHNIS

Kreatives Chaos

Die Vorstellung vom „kreativen Chaos“ hält sich hartnäckig. Sie soll auf Albert Einstein zurückgehen und auf seinen Spruch „Das Genie beherrscht das Chaos“. Deshalb hängen viele Büroarbeiter der Vorstellung an, Kreativität gelingt dann, wenn es möglichst wenige Strukturen und Regeln gibt. Dabei brauchen neue Ideen einen klaren Raum und können erst mit einem Strukturplan wirklich umgesetzt werden.

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Ein Strukturplan schafft die Freiheit für das Abenteuer Kreativität.

In der Produktion ist das ganz normal; ein Bauplan liegt jedem Produkt zugrunde – sei es ein Bleistiftanspitzer oder ein Auto. Im Büro tun wir uns noch immer schwer damit. Das Ergebnis ist dann ein Chaos, das gar nicht kreativ ist, sondern Zeit und Ressourcen verschlingt. Denn bei übervollen Ablagekörben, stagnierenden Projekten oder Festplatten, die einem Irrgarten ähneln, müssen wir uns nicht wundern, wenn Überstunden an der Tagesordnung sind.

Download-Tipp: Wussten Sie, dass Büroarbeiter täglich 55 Minuten mit der Suche nach Papieren und Ordnern verbringen? Dieser und andere Effizienzkiller haben mit unzureichend ausgereiften Strukturen zu tun. Holen Sie sich mein kostenloses E-Book mit Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems mit praktikablen Tipps, die sofort Zeitgewinn verschaffen.

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Mit Hilfe einfach umsetzbarer Tipps lässt sich ein Strukturplan zur Optimierung der Ablage erstellen.

Versuch macht klug

Wenn ich zu meinen Kunden komme, dann begegnen mir so manches Mal skeptische Mitarbeiter. Sie können sich nicht vorstellen, dass Strukturpläne für Arbeitsabläufe und Ablagespielregeln tatsächlich eine Entlastung darstellen. Sobald sie jedoch die ersten Schritte ausprobiert haben, sind sie überzeugt: Ein Strukturplan entlastet, genauso wie eine Checkliste oder die Arbeit mit Vorlagen.

Lese-Tipp für mehr Effizienz: Checklisten lassen sich für viele Vorgänge einsetzen. Sie entlasten die Konzentration und senken die Fehlerquote. Lesen Sie hier, wofür Sie Checklisten einsetzen können und wie sich selbst passende Checklisten erstellen: Einfach, schnell, zuverlässig.

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Der Solist

Schauen wir uns einen Einzelarbeitsplatz an. Ist ein Arbeitsplatz aufgeräumt, steigt die Arbeitseffizienz um 20 Prozent – davon sind Büroarbeiter überzeugt, die wir in einer großen Arbeitseffizienzstudie befragt haben.

Aus dieser Studie ergab sich auch, dass 13 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dateien und Unterlagen aufgewendet werden. Das sind 30 Arbeitstage pro Jahr! Dieses Potential lässt sich besser für das Entwickeln und Realisieren von Ideen einsetzen. Deshalb ist für Projekte, die alle betreffen, ein gemeinsamer Strukturplan von großem Vorteil. So können vertretende Mitarbeiter sich sofort zurechtfinden und Aufgaben eines abwesenden Kollegen problemlos übernehmen – und alle „Solisten“ ziehen an einem Strang.

Download-Tipp für Tester: Sind die Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen einheitlich und sinnvoll strukturiert? Machen Sie den Selbsttest und finden Sie Potential zur Verbesserung.

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Wo stehen Sie? Aus den Testfragen können Sie einen Strukturplan für die Arbeitsplätze erstellen.

Das Team

Innerhalb der Abteilung hat es sich bewährt, für gemeinsam genutzte Unterlagen einen Strukturplan aufzustellen. Ob auf Papier oder digital – ein einheitliches Ablagesystem verkürzt Suchzeiten und vereinfacht die Verständigung.

So könnte ein Strukturplan für die gemeinsame digitale Ablage aussehen:

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Ein Strukturplan zur digitalen Ablage verkürzt Suchzeiten.

Tipp für Kreative: Wenn Sie einen Strukturplan erstellen, nutzen Sie die Mindmap-Methode. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber: Anschaulich und in Farbe

Das Projekt

In nächster Zeit wollen Sie gemeinsam mit einigen Mitarbeitern ein Projekt verwirklichen? Dann probieren Sie einmal die folgenden Tipps für einen Strukturplan aus:


Tipp 1: Gut gerahmt
Zu den Rahmenbedingungen für Ihren Strukturplan gehören diese Punkte:

  • Das Ziel
    Lesetipp für Zielbewusste: Jeder Plan braucht ein klar definiertes Ziel. Mit der SMART-Methode formulieren Sie Ihr Ziel konkret und erfolgsträchtig: The Winner takes it all
  • Der Termin
    Lese-Tipp für Zeitplaner: Mit diesen bewährten Tipps erstellen Sie einen Zeitplan für Ihr Projekt.
  • Die Ressourcen
    Dazu gehört das finanzielle Budget, aber auch die Arbeitsstunden, die von den beteiligten Mitarbeitern geleistet werden können.

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Ein Strukturplan ist die Landkarte für den Weg zum Ziel.


Tipp 2: Die Ebenen
Die Art der verschiedenen Ebenen richtet sich nach dem konkreten Projekt. Zum Beispiel können hier Arbeiten erfasst sein, die Sie selbst ausführen und solche, die Sie an externe Dienstleister vergeben. Entsprechend teilen Sie die Ressourcen auf.

Tipp für leichteres Arbeiten. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter einen Strukturplan erstellen, hat sich das gemeinsame Notizbuch mit OneNote bewährt. So kann jeder den aktuellen Arbeitsfortschritt verfolgen.

In dem folgenden Video zeige ich Ihnen, wie einfach es ist, ein OneNote-Notizbuch anzulegen und gemeinsam zu nutzen:

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OneNote ist ein Tool, das auch beim Entwickeln eines Strukturplanes gute Dienste leistet.


Tipp 3: Visualisieren
Jetzt wird es kreativ: Für das Visualisieren der einzelnen Abschnitte in Ihrem Strukturplan können Sie eine Mind-Map anlegen. Wie das sogar in OneNote geht, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Mindmap in OneNote erstellen und gemeinsam nutzen.

Sie möchten lieber auf Papier arbeiten? Dann könnte Ihr Mind-Map so aussehen:

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Ein Mind-Map auf Papier visualisiert den Strukturplan.

Spezial-Tipp für Erfolgreiche: Sie möchten gelassen und erfolgreich arbeiten? Dann melden Sie sich für meinen 12-teiligen E-Mail-Kurs „Endlich frei“ an und erfahren Sie, mit welchen bewährten Strategien funktioniert:

12-strategien-wie-sie-erfolgreich-und-gelassen-arbeiten
12 Strategien wie Sie erfolgreich und gelassen arbeiten

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie beim Erstellen eines Strukturplanes gemacht? Unterstützt er Ihre Kreativität? Welche Methode hat für Sie funktioniert? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Ein Strukturplan kann ganz unterschiedlich aussehen – je nachdem, ob er für einen Arbeitsplatz, die Abläufe in einer Abteilung oder für ein Projekt erstellt wird. Hier gebe ich Ihnen Tipps zum Weiterlesen, die Ihre Kreativität beflügeln und die Abläufe vereinfachen.

Ein Beispiel für das Erstellen eines Projekt-Strukturplanes habe ich Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt: Mit einem Strukturplan zu effizienteren Projekten.

Drei Strukturfragen und die Antworten von Büro-Kaizen habe ich hier für Sie zusammengestellt: Struktur pur – auf der Suche nach Klarheit.

Und wenn Sie sich fragen, ob Sie künftig auf OneNote verzichten können, dann liefert Ihnen dieses Video 10 Antworten darauf:

10-gruende-onenote-buero-nicht-verzichten
10 Gründe, warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können.



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