Struktur pur – Auf der Suche nach Klarheit



Mit der Struktur eines Unternehmens ist es wie mit einem Hemd: wächst man, lässt sich das Hemd nur noch eine Zeit lang tragen. Irgendwann passt es nicht mehr. Unternehmen ändern sich, einzelne Bereiche wachsen, andere werden kleiner. Es lohnt sich, immer wieder einmal die Arbeit im „System Unternehmen” zu verlassen und am System zu arbeiten. Lesen Sie, wie die Struktur Ihrer Arbeit überprüfen.

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Was ist das Problem

Die strukturelle Veränderung potenziert sich, da die verbesserte Struktur nicht nur einmalig sondern permanent im System wirkt. Darum lohnt es sich überall dort, wo sich Prozesse häufig wiederholen und alltäglich werden, darüber nachzudenken, ob die Struktur hinter dem Prozess effizient ist. Je regelmäßiger ein Prozess abläuft, je alltäglicher er also ist, desto interessanter ist er für die Suche nach Fehlerquellen, Doppelarbeit, unnötigen Wartezeiten etc.

Struktur gibt alltaeglichem Gestalt
Eine Struktur gibt dem alltäglichen Ablauf eine sichtbare Gestalt.

So funktioniert es

Die Struktur-Frage Nr. 1: Welche Strukturen lassen sich verbessern?

In den meisten Fällen hat es sich bewährt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Prozess der Optimierung von Prozessen und der Struktur mit einzubeziehen. In einem Unternehmen habe ich diesen Aushang mit einem „Problemspeicher” des Rationalisierungskuratoriums der Deutschen Wirtschaft (RKW)
gesehen.

Problemspeicher hilft bei Struktur
Ein Beispiel für das Unterstützen einer Struktur: der Problemspeicher.

Sollte eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter ein Problem erkennen, das er oder sie nicht allein lösen kann, dann besteht hier die Möglichkeit, die Gedanken zu notieren. Wenn das nächste Mal das Team zusammensitzt, schauen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam auf die Liste und klären, welches Struktur-Problem hinter den genannten Punkten steht. Sie klären gemeinsam, was sie als Erstes gemeinsam angehen möchten.

Weitere Informationen zum Thema Verbesserungsmanagement erhalten Sie in meinem Blogbeitrag mit dem Titel Besser geht’s immer! Entdecken Sie das Potenzial eines Verbesserungsvorschlagswesens!

Die Struktur-Frage Nr. 2: Sind die richtigen Leute beteiligt?

Wieviel Zeitverschwendung entsteht, weil Arbeiten und Prüfvorgänge doppelt ausgeführt werden? Wieviel Zeitverschwendung entsteht dadurch, dass zu viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Informationen zugeschmissen werden und wie häufig sitzen Personen in einem Meeting, die mit den Punkten, die auf der Tagesordnung stehen, eigentlich überhaupt nichts zu tun haben?

Überprüfen Sie Ihre Struktur darauf, ob die richtigen Menschen einbezogen werden. Wo sind in der Struktur zu viele Menschen beteiligt? Wo werden zu wenige Personen einbezogen? Wo arbeiten die falschen Leute aufgrund Ihrer Struktur zusammen? Klären Sie die Zuständigkeiten und Vertretungen. Treffen Sie Vertretungsregelungen und legen Sie diese schriftlich fest. Beginnen Sie damit, dass Sie eine Tabelle erstellen, auf der Zuständigkeiten sowie die Vertretungen aufgelistet sind. Sie sehen dann auch sofort, wo es Leerstellen in der Struktur gibt.

Klare Zustaendigkeiten wichtig fuer Struktur
Klare Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen verbessern nicht nur die Struktur sondern auch das Miteinander.

Diese Tabelle mit der Struktur der Zuständigkeiten können Sie an einem zentralen Ort, etwa am Kopierer, aushängen. Sie eignet sich auch dazu, neuen Mitarbeitern eine schnelle Orientierung über Ihre Struktur zu ermöglichen. Im nächsten Schritt können Sie ein Sichtbuch anlegen, das als Handbuch der Abteilung fungiert und in dem die Aufgaben klar beschrieben sind. Auch entsprechende Checklisten gehören hier hinein.

Sichtbuch mit wichtigen Info Struktur
Das Sichtbuch mit allen wichtigen informationen zur Struktur.

Ein solches Handbuch hilft dabei, eine Vertretung einzuarbeiten. Im Falle der Vertretung stellt es sicher, dass die entsprechenden Aufgaben erledigt werden und keine Wartezeiten entstehen. Es ist nicht nur sinnvoll, die Tätigkeiten aufzulisten und zu beschreiben. Es kann auch nützlich sein, diese zeitlich zu ordnen. Klären Sie, in welcher Struktur welche Tätigkeiten wann zu erledigen sind: täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich, sporadisch, …

Weitere Informationen über das Sichtbuch erhalten Sie hier:
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Die Struktur-Frage Nr. 3: Lassen sich Schnittstellen reduzieren, zusammenfassen oder verändern?

Eine Firma, die ich vor einiger Zeit beriet, hatte drei Mitarbeiter, die sich mit der Erstellung und Kalkulation von Aufträgen befasste. Es konnte sein, dass ein Kunde mit drei verschiedenen Personen Kontakt hatte. Zwischen diesen drei Personen gab es keine gute Abstimmung und Struktur, so dass es vorkam, dass im schlimmsten Fall alle drei Personen den kompletten Prozess der Angebotserstellung durchgingen. Das war in diesem Fall besonders problematisch, da die Firma sehr große Metallplatten bearbeitete. Diese bestanden aus Spezialstahl mit großem Gewicht und die Materialpreise änderten sich stündlich. Aufgrund der Bedeutung des Materialanteils in der Kalkulation hat sich somit auch der Preis stündlich verändert. Es konnte also sein, dass die Anfrage mehrere Sachbearbeiter im Haus zu unterschiedlichen Zeiten erreichte und sie dem Kunden verschiedene Preise mitteilten – obwohl es sich um ein und denselben Auftrag handelte. Das Problem lag in der Struktur! Die Lösung bestand darin, dass erstellte Angebote an einem zentralen Platz im Büro in gemeinsame Angebotsboxen einsortiert wurden.

Übersichtliche Bblage fuer Struktur
Eine übersichtliche Ablage ist ebenfalls wichtig für die Struktur.

Im Fall einer Anfrage hatte jeder Mitarbeiter Zugriff auf den aktuellsten Informationsstand und konnte auf die Kalkulation zurückgreifen. Es musste nur der Metallpreis geändert werden. So entstand keine Doppelarbeit und der Auftritt gegenüber den Kunden war wesentlich professioneller.

Extra-Tipp

Ich habe gute Erfahrungen mit rotierenden Zuständigkeiten innerhalb einer Struktur gemacht. Das geht sicherlich nicht bei allen Positionen innerhalb einer Struktur. Doch gerade bei wiederkehrenden Tätigkeiten aus dem Bereich des Backoffices können rotierende Zuständigkeiten sehr hilfreich sein. Wenn z.B. aus jeder betroffenen Abteilung jemand mal die Zuständigkeit für die Teeküche übernommen hat, dann wird nach und nach jedem klar, wie viel Arbeit es macht, bestimmte Dinge in Ordnung zu halten. Ergebnis ist, dass die Menschen mit größerer Sorgfalt mit diesen Dingen umgehen und die gemeinsam vereinbarten Spielregeln eher einhalten.

Eine Struktur gibt einem alltäglichen Ablauf eine sichtbare Gestalt. Klick um zu Tweeten

Darauf kommt es an

Treten Sie nicht in die Falle, alles regeln und hundertprozentig gestalten zu wollen. Fragen Sie, was ein nächster guter Schritt ist und setzen Sie diesen zeitnah um. Eine kontinuierliche Verbesserung der Struktur in kleinen Schritten hat sich als effizienter erwiesen als die langwierige Suche nach der 150 prozentigen Lösung. Oft reicht es mit 80 Prozent zu starten und immer wieder zu fragen, wie Sie 100 Prozent erreichen können.

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie mit der Struktur von Arbeitsabläufen und Prozessen? Wo haben Sie Lösungen gefunden, die Sie nach vorne gebracht haben? Schreiben Sie mir! Ich freue mich über Ihre Beiträge!





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