Niemand macht gern Fehler – für Perfektionisten jedoch sind sie ein Gräuel. Sie haben es deshalb oft schwerer als ihre Kollegen. Deshalb ist mein heutiger Artikel der richtige für Sie, wenn Sie sich danach sehnen, Fehler zu vermeiden, ohne Angst vor dem Versagen zu empfinden. Das Zauberwort heißt: Checklisten.
Routine entlastet Perfektionisten
Immer dieselben Handgriffe in der gleichen Reihenfolge – Routineaufgaben stehen bei vielen Büroarbeitern in einem schlechten Ruf. Sie gelten als unkreativ und langweilig. Doch Routine hat einen großen Vorteil: Sie optimiert Abläufe, die sich wiederholen und entlastet damit unser Gehirn; denn einmal verinnerlicht, laufen diese Handgriffe wie von selber ab.
Deshalb lautet mein Rat an Perfektionisten und alle, die es sich leicht machen wollen: Schaffen Sie bewusst Routinen und nutzen Sie dafür Checklisten! Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Kapitel.
Checklisten helfen Perfektionisten
Der Pilot, der Raumfahrer, der Arzt – sie alle werden ihrer großen Verantwortung gerecht, indem sie mit Checklisten arbeiten. So vermeiden sie lebensgefährliche Fehler und entlasten ihre Konzentration. Sie müssen nicht alles im Kopf behalten – die Checkliste gibt ihnen die Sicherheit, an alles gedacht zu haben. Was sich für Piloten bewährt hat, kann im Büro nicht schaden, denken Sie? Das stimmt. Deshalb gebe ich Ihnen hier eine Anleitung zum Erstellen von Checklisten:
Sammeln Sie alle Routinetätigkeiten, also alle Aufgaben, die regelmäßig anfallen. Das sind im Büro zum Beispiel:
- Besprechungen planen
- Gäste bewirten
- Handgriffe beim Verlassen des Büros
- Post bearbeiten
- Telefonnotizen machen
Erfassen Sie die einzelnen Schritte für jede Aufgabe. Ordnen Sie diese Schritte entsprechend ihrer Reihenfolge und listen Sie sie untereinander auf.
Download-Tipp: In unserem Downloadcenter haben wir für Sie verschiedene Checklisten zusammengestellt – als Anregung oder zum direkten Einsatz. Beispiele sind
Checkliste für die Teeküche, Checkliste für ausscheidende Mitarbeiter, Checkliste für Technik und Bewirtung bei Besprechungen.
Beim Entwickeln eigener Checklisten ist es hilfreich, die drei verschiedenen Typen zu kennen. Hier eine Übersicht dazu:
Lese-Tipp: Einsatzbeispiele für die drei Typen von Checklisten finden Sie in meinem Artikel Wie Sie Ihr Leben dank Checklisten leichter machen.
Checklisten können Sie an jedem Arbeitsplatz in einem Ordner sammeln. Alternativ oder zusätzlich finden sie ihren Platz als Aushang in dem entsprechenden Räumen, zum Beispiel im Besprechungsraum oder in der Teeküche. Mit einem praktischen digitalen Tool erleichtern Sie sich und Ihrem Team den Umgang mit den kleinen Helfern:
Mit OneNote der perfekte Check im Team
OneNote ist ein kleiner Alleskönner aus dem Hause Microsoft – eine kostenlose Zugabe zum Office 2010 und höher.
Für Ihre Checklisten legen Sie einfach ein OneNote-Notizbuch an. Nutzen Sie die Checklisten-Funktion und profitieren Sie von den Anklick-Kästchen. So geht’s:
Über OneNote können Sie Checklisten mit Ihren Kollegen teilen und gemeinsam daran arbeiten, sie ständig zu verbessern – ganz im Sinne von Kaizen.
Download-Special für Perfektionisten und alle, die ihren Büroalltag optimieren wollen: Nutzen Sie den kostenlosen Einsparungsrechner und entdecken Sie, wo sich noch Potential zur Optimierung versteckt. Hier geht’s zum kostenlosen Download.
Zwei weitere praxiserprobte und garantiert hilfreiche Tipps für Perfektionisten finden Sie in meinem Artikel: Sind Sie ein Perfektionist?
