Schön und gut: Projektstrukturplan – bitte Kritik-Brille aufsetzen!



Es ist wie bei einem Kind, das man ins Erwachsenenleben begleitet: Sie haben ihm das Rüstzeug an die Hand gegeben und einige gute Ratschläge – und dann muss es irgendwann einfach in die weite Welt hinaus. Und eigene Ideen entwickeln und sich ausprobieren. So ähnlich ergeht es auch vielen meiner Kunden: Sie müssen das, was ich Ihnen aus meinem Erfahrungsschatz weitergegeben habe, anwenden und vor allem eines zeigen: dass Optimierungen an vielen Stellen möglich sind. Z. B. auch beim Projektstrukturplan.

Projektstrukturplan – immer wieder hinterfragen!

Wir sind oft eingefahren, z. B. in der Art, wie wir Projekte angehen und strukturieren. Manch einer löst Dinge intuitiv, andere nutzen einen Projektstrukturplan, der immer wieder in leicht veränderter Form zur Anwendung kommt. Bei Kaizen kommt es genau darauf an: die Organisation auf den Prüfstand zu stellen und nach Optimierungen zu suchen. Nur so bleiben Sie flexibel und können ein nahezu perfektes Ergebnis erzielen – denn wenn auch absolute Perfektion nicht möglich ist, bleibt das Streben danach ein selbst ein lohnendes Ziel.

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Hinterfragen Se immer wieder Ihren Projektstrukturplan

Optimierungen – wie funktioniert das am besten?

Gehen wir jetzt am besten ins Detail: Wie funktioniert das überhaupt, z. B. einen Projektstrukturplan konkret zu verbessern?

1. Suchen Sie nach Engpässen:

Wo stauen sich üblicherweise Aufgaben bzw. an welchen Stellen gibt es immer wieder Probleme?

2. Nutzen Sie die bewährte „5 x Warum“-Technik:

Hier beleuchten Sie ein bestimmtes Problem gründlich, indem Sie 5 zentrale Fragen rund um eine aufgetretene Situation stellen wie „Warum lief das Faxgerät nicht?“ oder „Warum wurde nicht rechtzeitig der neue Toner bestellt?“. Eventuell kommen Sie dann dahinter, dass ein grundsätzlich organisatorisches Problem vorherrscht, für das Sie eine funktionierende Lösung im Unternehmen finden müssen. Und Sie werden sehen, danach lösen sich auch andere Schwierigkeiten.

3. Wägen Sie verschiedene Lösungsmöglichkeiten ab:

Am besten machen Sie’s schriftlich. Sie stellen Voraussetzungen, Folgen, Kosten-Nutzen-Rechnung sowie Nachhaltigkeit möglicher Lösungen in einer Tabelle zum Vergleichen zusammen.

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4. Denken Sie nicht alleine – holen Sie Mitarbeiter und Kollegen ins Boot:

Viele Köpfe helfen bei Problemanalyse und Lösungs-Brainstorming. So entfalten Sie die volle Kraft des Kaizen-Denkens. Arbeiten Sie auch hier am besten schriftlich. Auch ein gut eingeführtes Vorschlagswesen im Unternehmen kann einiges zur Verbesserung und zu neuen Ideen beitragen. Mehr über das Thema Vorschlagswesen, berichte ich Ihnen hier im Beitrag „Die besten Berater sitzen im eigenen Haus“.

5. Denken Sie nicht schneller, sondern intelligenter:

Auf mehr Herausforderungen in neuen Projekten reagieren wir oft mit mehr arbeiten. Das vernebelt uns dann die Sicht, wenn es um die klare Struktur oder mögliche Optimierungen geht. In meinem Beitrag „Smarter arbeiten: Selbstorganisation und Zeitmanagement“ zeige ich Ihnen, wie Sie mehr Herausforderung und berufliches Zeitkontingent in Einklang bringen und so die Übersicht behalten.

Wie gehen Sie für einen Projektstrukturplan vor – haben Sie ein Schema F oder sind Sie eher der Intuitive? Und wo sehen Sie Schwachstellen Ihres Systems? Ich bin neugierig und freue mich auf regen Kommentar-Austausch!



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