Einfach einladend: So regeln Sie die Terminsuche für Ihr nächstes Meeting!



Fünf Personen – ein Wunsch: Wir finden einen Termin für ein Meeting. Was einfach klingt, ist häufig sehr schwer: fünf verschiedene Kalender, fünf verschiedene Interessen und eine Vielzahl von Absprachen und Notwendigkeiten. Häufig ist es so, wenn der Letzte geantwortet hat, hat die Erste Ihre freien Termine für Ihr Meeting schon längst wieder vergeben. Erfahren Sie, wie Sie mit Doodle® ein gemeinsames Datum für Ihr Meeting zu finden.

Was ist das Problem

Es wird immer schwieriger, Termine für Meetings mit mehr als zwei Teilnehmern zu koordinieren. Bei Anfragen per E-Mail oder Telefon entsteht ein enormer Aufwand. Wenn dann die Dienste einer treuen Assistentin oder es eines Assistenten fehlen, ist die Frustrationsgrenze schnell erreicht. Mit dem simplen Online-Tool namens „Doodle®” ist es ein Leichtes, Termine für Meetings festzulegen.

Schwierige Terminsuche für Meetings
Legen Sie mit Doodle ganz einfach Termine für Meetings fest.

So funktioniert es

Mit einfachen Formularfeldern kreiert man seine Terminabstimmung für Meetings, gibt seinen Namen an und erhält einen Link zu seiner Umfrage. Dieser kann nun an beliebig viele Personen weitergegeben werden. Die Teilnehmer folgen dem Link, geben ihre Namen ein und machen ihr Häkchen bei allen Meeting-Terminen, an denen Sie könnten. Die Erstellung einer Terminumfrage erfolgt in wenigen Schritten.

Schritt Nr. 1 zum Meeting-Termin: Klicken Sie hierzu auf „Termin finden”

Wenn Sie im Internet die Seite www.doodle.de aufrufen, erscheint folgendes Fenster.

Terminfindung für Meetings auf Doodle
Zum erstellen eines Termins für Ihr Meeting klicken Sie auf "Termin finden".

Klicken Sie auf „Termin finden”, um die Daten für Ihr Meetings einzugeben!

Schritt Nr. 2 zum Meeting-Termin: Klicken Sie hierzu auf „Termin finden”

Tragen Sie zunächst den Titel des Meetings sowie alle weiteren Informationen in das Formular ein.

Informationen für das Meeting eingeben
Geben Sie nun die Informationen ein, welche die Kollegen über das Meeting wissen müssen.

Unter Örtlichkeit können Sie den Raum für das Meeting verzeichnen oder angeben, ob es sich um eine Video- oder Telefonkonferenz handelt.

Eintragen welche Art eines Meetings
Hier können Sie Örtlichkeit und Art des Meetings eingeben.

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail-Adresse anzugeben. So verpassen Sie später nicht, wenn die Teilnehmer Ihres Meetings ihre Termine eingetragen haben. Klicken Sie danach auf weiter!

Schritt Nr. 3 zum Meeting-Termin: „Terminvorschläge”

Durch einen Klick auf den doppelten Pfeil lassen sich die Monate auswählen.

Mögliche Termine des Meetings eintragen
Hier können Sie eintragen an welchen Tagen Sie für das Meeting Zeit haben.

Nun können Sie Termine, die für Ihr Meeting in Frage kommen, durch Anklicken in Ihre Auswahlliste mit aufnehmen. Die ausgewählten Termine werden beim Auswählen grün hinterlegt. Über diese Termine werden die Teilnehmer des Meetings später abstimmen. Es kann jederzeit über das Feld „Zurück” eine vorherige Angabe verändert werden.

Durch einen Klick auf „Weiter” erreichen Sie die Zeitauswahl.

Schritt Nr. 4 zum Meeting-Termin: Wählen Sie die Uhrzeit!

Die folgende Auswahl der Zeitangabe ist optional. Hier können Zeitpunkte und Intervalle zu den jeweiligen Meetings vorgeschlagen werden. Bei der Wahl, ohne Zeitangaben weiterzugehen, werden lediglich die Tage als Termine zur Abstimmung dienen.

Uhrzeiten für das Meeting auswählen
Hier können Sie die Uhrzeiten für das Meeting eintragen.

Doodle® erkennt das Uhrzeitenformat automatisch. Sie können als z.B. einfach „8-10” eintragen und Doodle® erstellt daraus automatisch das Format 08:00 - 10:00. Für jeden Meeting-Termin können beliebig viele Uhrzeiten oder auch Zeitintervalle angesetzt werden, über die dann abgestimmt werden kann.

Klicken Sie auch hier auf „Weiter”!

Schritt Nr. 5 zum Meeting-Termin: Weitere Optionen einfügen?

Doodle® bietet einfache Umfragen an, bei denen die Teilnehmer des Meetings ausschließlich angeben, ob sie an dem Meeting teilnehmen können oder nicht. Für die meisten Umfragen reicht das.

Weitere Optionen zum Meeting
Hier wird eine Umfrage geschickt, bei der geschaut wird ob die Teilnehmer Zeit für das Meeting haben oder nicht.

Wünschen Sie ein zusätzliches Feld „Wenn es sein muss” oder wollen Sie als einziger die Antworten angezeigt bekommen, so klicken Sie auf Einstellungen und setzen ein Häkchen bei der jeweiligen Option.

Einstellungen zum Meeting
Hier können Sie bei Einstellungen noch weitere Optionen zum Meeting auswählen.

Dieser Schritt ist optional und kann aber auch ohne Weiteres übergangen werden.

Schritt Nr. 6 zum Meeting-Termin: Wählen Sie, wie die Personen eingeladen werden sollen!

Die Umfrage für Ihr Meeting ist nun erstellt. Jetzt können Sie auswählen, wie Sie Ihre Umfrage bekanntmachen möchten.

Welche Personen werden zum Meeting eingeladen
Hier können Sie eingeben welche Personen Sie zum Meeting einladen möchten.

Die einfachste Lösung ist, die Teilnehmer des Meetings per Link einzuladen. In diesem Fall erhalten Sie zwei E-Mails. Eine davon enthält den Link, den Sie in Ihre E-Mail kopieren und dann über Ihr E-Mail-Programm versenden können. Alternativ können Sie die E-Mail Adressen aus Ihrem Kontakteverzeichnis selber kopieren und eine persönliche Nachricht hinzufügen.

Einladen der Personen zum Metting
Sie können die Person ganz einfach durch einen Link, aber auch mit einer personlichen Nachricht zum Meeting einladen.

Wählen Sie Ihre bevorzugte Möglichkeit und klicken Sie auf „Fertigstellen”.

Schritt Nr. 7 zum Meeting-Termin: Schauen Sie in Ihr Postfach!

Haben Sie die erste Möglichkeit „Einladung selber verschicken” gewählt, sollten Sie nun zwei E-Mails erhalten:

      1. Eine dieser E-Mails enthält einen Link, über den Sie direkt auf den Verwaltungsbereich Ihrer Meeting-Anfrage zugreifen können. Hier können auch noch nachträglich Veränderungen vorgenommen werden. Für Benutzer ohne Benutzerkonto ist diese E‐Mail wichtig, da ohne den darin enthaltenen Link die Umfrage nicht mehr nachträglich bearbeitet werden kann!
      2. In einer zweiten E‐Mail erhalten Sie den öffentlichen Link zu Ihrer Meeting-Umfrage. Diesen können Sie per E-Mail an alle Teilnehmer verschicken. Über diesen Link können die Teilnehmer der Umfrage dann ihre Daten eingeben.

Link für das Meeting erhalten
Nun erhalten Sie einen Link, bei dem Ihre Kollegen die Daten zum Meeting eintragen können.

Doodle® informiert Sie per E-Mail, wenn Personen sich an der Meeting-Umfrage beteiligt haben. Bewahren Sie dennoch beide E-Mails gut auf, damit Sie weiter auf die Umfrage zugreifen können.

Ergebnis des Meetings
Hier können Sie nun schauen, an welchem Tag alle beteiligten Zeit für das Meeting haben.

Sie können nun auf einen Blick erkennen, an welchem Termin die meisten Personen Zeit für ein Meeting haben.

Darauf kommt es an

Bitten Sie alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihres Meetings bis zu einem von Ihren festgesetzten Termin zu antworten. Bitten Sie außerdem, dass die angeschriebenen Personen sich die Termine zunächst freihalten und nicht anderweitig belegen. Informieren Sie zeitnah, wenn der Doodle® abgeschlossen ist!

Auch ohne eine Vielzahl von Absprachen möglich – Vereinfachen Sie Ihre Terminfindung mit Doodle! Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Bei Anfragen für Meetings mit mehr als zwei Personen können Sie mit Doodle® enorm Zeit sparen. Anstatt viele E-Mails zu lesen und auszuwerten oder Telefonate zu führen, hilft Doodle®, mit einem Blick zu erfassen, an welchen Termin die meisten Personen für ein Meeting zur Verfügung stehen.

Extra-Tipp

Wenn Sie Doodle® mit Ihrem Google-Konto verbinden, sehen Nutzerinnen und Nutzer Ihr Google+ Profilbild und Sie ersparen sich die Namenseingabe. Doodle lässt sich außerdem mit diversen Adresskonten verknüpfen. Das ist sinnvoll, wenn Sie häufiger doodlen und z.B. ein Nutzer von Office365 sind. All diese Funktionen sind kostenlos. Erst wenn Sie auch eine Verknüpfung zu Ihrem Kalender nutzen wollen oder mit Ihrem eigenen Webseitennamen arbeiten wollen, fallen Gebühren an.

Und Sie?

Schreiben Sie mir von Ihren Erfahrungen mit Doodle® bei der Meeting-Vorbereitung! Welche Funktionen finden Sie besonders hilfreich?



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